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Archive for the ‘Instalación de un sistema de gestión documental’ Category

Llevo varios meses hablando de gestión documental y me parece que este blog se parece cada vez más a un curso y menos a un reflejo de mis experiencias prácticas, así que comienzo una nueva «sección» muy práctica en la que voy a recomendar productos concretos, los mismos que recomiendo a mis clientes o que utilizamos a diario en la empresa, porque, a fin de cuentas, también yo soy usuario de un programa de gestión documental (obviamente ArchivaTech) y puedo aportar mi experiencia diaria, evidentemente bastante subjetiva por más que intente lo contrario.

Esta entrada se complementa muy bien con una anterior titulada «Escaneado de documentos» que, a su vez, es una de «las 5 patas de un proyecto de gestión documental«. Pero ahora me centraré en el hardware, en el escáner que utilizamos para convertir esos documentos en papel que me ocupan tanto espacio y que en unos segundos convierto en un fichero PDF, JPG, Word… pulsando un botón.

El problema al comprar un escáner es el mismo que al comprar un portátil (o un coche, o un móvil…): (más…)

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Después de tantas entradas «teóricas», creo que es el turno de una más práctica, casi totalmente práctica. Y de un tema tan poco «técnico» como éste, que no es más que la necesidad de ordenar los archivos. Puede parecer una tontería, yo mismo he dudado si merece la pena hablar de ésto hasta hace unos minutos, pero hay dos motivos por los que me he decidido ha tratar este asunto: en primer lugar porque es una petición que me hacen con relativa frecuencia los nuevos clientes de nuestro software: ayudarles a crear el «árbol de carpetas inicial». En segundo lugar, porque he revisado el servidor de ficheros de la oficina (como parte del procedimiento de control de las copias de seguridad que exige la norma ISO 27001) y me he encontrado un auténtico desastre (para mi vergüenza, lo reconozco).

Así que ahí van unos cuantos consejos básicos y evidentes que, sin embargo, ni muchos menos aplican todos los usuarios cuando archivan sus documentos, importantes o no. (más…)

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Los programas de reconocimiento óptico de caracteres, abreviados habitualmente por OCR (por Optical character recognition) son un clásico del software genérico pero no todo el mundo los conoce ni los aprovecha como merecen.

Convertir un documento en papel en un fichero Word o una hoja Excel, editable, es decir, que nos permite corregir el texto y copiar frases o párrafos, es muy útil en muchos casos. En la práctica no se utilizan con la frecuencia que cabría esperar, en parte por desconocimiento, por el hecho de tener que pagar una cantidad extra por un programa más o menos exótico (para un usuario de a pie) y en buena parte porque somos poco tolerantes a los errores de las máquinas: si el resultado no es prácticamente perfecto, se desprecia la herramienta (esto mismo ocurre con los traductores automáticos, pero esa es otra historia y otro blog).

Pero, centrándonos en la gestión documental, el uso de los OCR sí que tiene un sitio muy claro en el que aprovechar sus ventajas: en el «indexado» de los documentos (más…)

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Otra de las 5 patas de un proyecto de gestión documental que tenía pendiente. Por obvia, a veces se olvida. Pero el día que la echas en falta, te das cuenta de tu error, demasiado tarde.

Hace un par de días comentaba con un amigo (esto se llama deformación profesional), cómo llevaban lo de las copias de seguridad. «No lo sé. Las hacía José Antonio y como se fué del trabajo, ya no las hace nadie, creo…» Estamos hablando de ¡más de 2 años! Si este puente les roban los ordenadores, el miércoles yo creo que alguno se va directamente a su casa. Y estas cosas pasan. Hay inundaciones (más…)

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papelesOtra de las 5 patas de un proyecto de gestión documental. La más evidente, la primera, la mas pesada y, en muchas ocasiones, la culpable de que fracase una instalación.

Es obvio que el primer paso para librarse de las montañas de papeles que desbordan archivos, estanterías y mesas (por no hablar de un amigo que ya los amontona directamente en el suelo de su despacho) es convertir estos documentos en papel en ficheros informáticos con ayuda de un escáner. (más…)

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archivadoresLas ventajas de instalar un programa de gestión documental en una empresa o en un organismo público son muchas (y ya las he comentado en otras ocasiones) pero hay situaciones en las que una necesidad concreta justifica por sí sola la instalación.

Liberar unos cuantos metros cúbicos es uno de los más frecuentes.

Hace unos días visité a un posible cliente que me llevó directamente a la secretaría (es una Facultad con miles de alumnos) y me enseñó su archivo: varias docenas de armarios metálicos llenos de expedientes. ¡Y solo son los últimos años! (más…)

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Cuando una empresa o Administración afronta un proyecto de implantación de un sistema de gestión documental lo más habitual es que tenga muy claro que va a escanear «papeles» para, entre otras cosas, liberar espacio físico. Sin embargo, un proyecto «completo» es mucho más que escanear. De hecho, puede tener hasta cinco módulos o partes claramente diferenciadas, si bien es verdad que una instalación que requiera todos estos módulos suele ser de gran volumen de documentos y, sobre todo, con una exigencia muy alta en la seguridad. (más…)

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