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Archive for the ‘casos reales’ Category

Nadie duda del éxito de Google. La mayoría de nosotros lo usamos a diario para buscar «algo» en Internet. Un artículo científico, una noticia local, el último modelo de ultrabook de Lenovo… El buscador sirve para todo.

Pero ¿por qué usamos Google y no los otros? ¿Por qué Yahoo ha fracasado?, a pesar de que llegó al mercado antes que Google y era la empresa de moda en los primeros años de Internet.

La palabra que lo define todo es «relevancia«. O «algoritmo», que todo el mundo usa sin saber muy bien qué significa.

El éxito de Google fue mostrar en los primeros lugares de los resultados de las búsquedas aquello que realmente estábamos buscando.

Cómo lo hacen es un secreto tan bien guardado como la fórmula de la Coca Cola. Las famosas 200 variables (dicen) que contempla el algoritmo para clasificar las páginas Web y ordenarlas de tal forma que los resultados más «relevantes» aparezcan los primeros.

Pero yo no iba a hablar ahora del éxito de Google (es algo muy conocido) sino de su principal problema: la «basura», los resultados «no relevantes» que aparecen con frecuencia donde no deberían, es decir, en la primera página de resultados. Un problema creciente que sufrimos todos con frecuencia. Un problema que a veces no podemos resolver, a pesar de cambiar las palabras para buscar, usar las comillas, añadir otras opciones… (más…)

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SIMO 2011El SIMO no es lo que era. La gran «Feria» de la informática, cita obligada de los profesionales y amantes de la tecnología, se ha quedado en un encuentro reducido, limitado y prescindible.

Sin embargo, esta reducción de tamaño también tiene algunas ventajas y, sobre todo, el nuevo enfoque estrictamente profesional lo hace mucho más eficaz. Los visitantes no han venido de paseo. Buscan respuestas concretas, productos concretos, posibles socios. Casi todas las consultas merecen la pena. Y no hay niños pidiendo caramelos o bolígrafos.

Este año el SIMO ha coincidido con el último lanzamiento de Apple, el iPhone 4S. Obviamente por casualidad. Apple no cuenta con el SIMO, como tampoco lo hacen los demás fabricantes cuando lanzan nuevos productos. El mercado es muy exigente y casi nadie espera para lanzar sus novedades. Puede que cuando lo hagas tus competidores te hayan adelantado.

Pero, a pesar de todo, tres días hablando con 40 ó 50 visitantes «profesionales», además de con algunos expositores vecinos, proporcionan algunas noticias interesantes y reflexiones que voy a compartir con vosotros, de forma bastante desordenada.

1.- La gestión documental sigue de moda. Este año nos limitamos a poner información de nuestros dos programas de gestión documental: ArchivaTech y ArchivaClinic para que el visitante ocasional tuviera claro qué es lo que ofrecíamos. El resultado fue una sucesión casi ininterrumpida de personas interesándose por nuestra oferta. Hace tiempo que los programas de gestión documental dejaron de ser aplicaciones caras y complejas, exigentes en cuanto a los requisitos de los equipos de almacenamiento. Aplicaciones limitadas, en definitiva, a grandes empresas o Administraciones. (más…)

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Hace mucho tiempo que considero las tiras de Mafalda como una auténtica guía, con frases tan geniales como «la vida moderna es más moderna que vida» (conozco a muchos ejecutivos de grandes empresas a las que se aplica perfectamente) o la declaración de rendición de Felipe: «hasta mis debilidades son más fuertes que yo». Hay muchas más.

Y hoy quiero recordar una que me viene a la memoria con frecuencia en muchos momentos, normalmente tratando con nuevos clientes, o ayudando a algún familiar en algún apuro (tecnológico), como pronto entenderéis.

Comenta Mafalda con uno de sus amigos: «Los perros, para vivir, tienen que ser perros. Los gatos, gatos y los caballos, caballos. Pero el hombre tiene que ser fontanero, abogado, ingeniero…»

Un buen trabajo suele estar prececido de años de estudio, primero en el colegio y luego en la universidad. Años de esfuerzo durante los que te enseñan conocimientos «artificiales» que no puedes adquirir fácilmente sin ayuda: matemáticas, física, química, cardiología… materias difíciles que exigen horas de estudio y práctica para ser dominadas y que, finalmente, te permitirán acceder al mercado laboral y desempeñar una profesión o un trabajo que no tiene nada que ver con «ser un hombre», sin más, un hombre prehistórico que caza con sus manos y unas piedras.

Ese es el peaje que hay que pagar para vivir en esta moderna sociedad.

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Archivadores con las facturasAprovechando la relativa calma del mes de agosto, además de pintar la oficina hemos decidido librarnos de unas cuantas docenas de archivadores, sobre todo las copias en papel de las facturas emitidas de los últimos 10 años.

Como me paso el día convenciendo a clientes y amigos de las ventajas de la gestión documental (electrónica), he decidido digitalizar personalmente algunos años, además de algún otro expediente antiguo al que ya le tenía ganas. Ha sido bastante pesado, aburrido, y me ha costado algo más de tiempo del que esperaba, pero ha sido una experiencia muy interesante para comprobar si merece la pena digitalizar el archivo, que ya te adelanto que sí, que lo merece, aunque no es ni mucho menos un problema trivial.

Desde hace unos tres años (también empecé en agosto) utilizo nuestro programa de gestión documental y mi escáner ScanSnap S1500 para digitalizar y archivar todos los documentos que utilizo en la empresa. Me va bastante bien. Muchos de los que me visitan se sorprenden de que no tengo apenas un papel encima de la mesa. Me costó un poco al principio y de vez en cuando se me acumulan algunos, tras un viaje o unos días con más trabajo del habitual. Pero estoy al día. Lo que yo llamo el «archivo vivo» lo tengo controlado. Y lo disfruto cada día. Encuentro los documentos fácilmente. Mando una copia por e-mail. Imprimo un recibo que me pide un cliente… No me lleva más de unos minutos diarios «mantener» al día mis papeles.

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La paradoja del vendedor.

La paradoja del vendedor¿Cómo empiezas el trabajo cada mañana? O más bien, ¿por dónde empiezas?

Básicamente hay dos opciones:

a) Primero las cosas importantes, a menudo largas y complicadas. Luego las tareas «secundarias» y pequeñas.

b) Empezar por «despejar la agenda», la mesa, la bandeja de entrada… de pequeñas tareas antes de afrontar las más complejas y, con frecuencia, también más importantes y largas.

Ya sé que es una clasificación muy subjetiva y, sin duda, simplista. Todo este artículo va a tener este problema, me temo. Pero sigo avanzando a ver si saco alguna conclusión.

A mí me gusta más la opción b. Antes de enfrentarme a una tarea complicada, sobre todo si sé que me va a llevar bastante tiempo (pongamos 2 ó 3 horas seguidas) antes, como decía, me gusta despejar mi lista de «tareas pendientes». Por ejemplo, trabajo habitualmente con la mesa totalmente libre de papeles, salvo los que esté utilizando en ese momento para la tarea concreta que estoy desarrollando.

Creo que es una costumbre de mis tiempos de estudiante en la universidad, cuando mi mesa no era muy grande y los apuntes, libros y notas de cada asignatura ocupaban toda mi superficie de trabajo y no había, por tanto, hueco para papeles o libros de otras materias. Pero quizás no sea una costumbre, sino una forma de ser. Creo que la expresión «maniático del orden» ya la he usado en este blog anteriormente.

Costumbre o no, antes de afrontar una tarea larga me gusta dar un repaso a la bandeja de entrada del correo, mi documento con la lista de tareas pendientes y, por supuesto, a papeles que tenga encima de la mesa o notas amarillas pegadas en el monitor. Me resulta mucho más fácil concentrarme y dedicarme «en exclusiva» durante una o varias horas a una sola tarea.

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Algunos consejos para resolver pequeñas «averías».

Arreglos en el PCMe gusta pensar que este blog resulta útil a gente «normal», a usuarios «corrientes»  que encuentran aquí consejos útiles para su trabajo con las herramientas informáticas en general y la gestión documental en particular. Es por eso que voy a compartir una experiencia que, aunque carente de todo «glamour» tecnológico y sofisticación técnica, puede resultar útil a algún lector. Hoy he ahorrado una llamada al servicio técnico de la ADSL, un tiempo sin acceso a Internet a la espera de su visita y una, seguramente, abultada factura. ¡Y todo por no rendirme al pensar que todos los problemas «tecnológicos» tienen una solución terriblemente complicada! Creo que el premio merece la pena, aun a riesgo de escribir un artículo bastante vulgar y corriente.

Me centro: situación típica de un familiar: ordenador nuevo, ni idea de informática (ni ganas de aprender nada) y petición de ayuda al «experto» de la familia aprovechando una visita. Le arranco el equipo, configuro el idioma y poco más. Afortunadamente en esto hemos avanzado mucho. (más…)

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ISO 27001Esta semana recibimos una de las visitas más temidas: el auditor de AENOR. Es lo más parecido a volver al colegio a examinarse de una asignatura. Y por muy bien que lo hayas preparado, siempre hay algunos temas que no llevas demasiado bien.

Este es ya nuestro cuarto «examen» y creo que en estos 4 años, desde que nos decidimos a implantar la norma ISO 27001, hemos aprendido algunas cosas que merecen comentarse. No es, en absoluto, un repaso a la norma ni pretendo ser académico (eso lo digo siempre). Se trata simplemente de algunas reflexiones y, sobre todo, algunas enseñanzas que se pueden aplicar a cualquier empresa.

En realidad fuimos muy osados (o inconscientes) e implantamos al mismo tiempo la norma ISO 9001, sistema de gestión de la calidad, y la 27001, sistema de gestión de la seguridad de la información (vaya nombrecito). Es como un matrimonio sin hijos que tiene gemelos: si con uno te cambia la vida, dos a la vez es una locura. La ventaja, tanto para los gemelos como para la implantación de la norma, es que hay bastantes «sinergias» y el trabajo y esfuerzo no es el doble.

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¡Productividad! esa palabra que llena la boca de los políticos, de los analistas (sean de tecnología o economía), de los sindicatos y la patronal… omnipresente en todos los máster, cursos, talleres y reuniones de empresarios. La panacea universal, que todos persiguen y pocos alcanzan. Todos andan buscando la forma de ser más productivos: los autónomos (para volver antes con la familia), los empleados (para lo mismo, en teoría), las empresas (para reducir costes y ser más competitivos, otra palabra mágica), los políticos (para que las multinacionales no se vayan a otros países, la temida deslocalización)…

Todos la buscan y resulta que ahora voy yo y digo que comprando dos monitores de 24 pulgadas, con un coste total de menos de 400€, puedes incrementar tu productividad de forma INMEDIATA. Sí, así de fácil.

Peana para monitor de ordenador (más…)

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fracaso en gestión documentalAlgunos errores comunes al implantar software de gestión documental

A nadie le gusta que las instalaciones fracasen. Desde luego al cliente, ya sea un despacho de abogados, una gestoría, un ayuntamiento… que después de gastarse unos miles de euros, perder bastantes horas, o días, aprendiendo cómo funciona el nuevo «invento», y varias visitas, siempre molestas, de la empresa instaladora se encuentran al cabo de unas semanas con un programa que no usa nadie y que nadie quiere usar.

Pero tampoco le gusta a las empresas que venden los programas. Quizás a algún vendedor «puro y duro», de los que aparecen continuamente por la puerta hasta conseguir la venta pero nunca más, una vez han cobrado su comisión. Son los menos. La empresa que desarrolla, vende, instala y da soporte a una aplicación no quiere que fracasen las instalaciones. Dan mucho trabajo, crean muy mala imagen, no siempre resultan rentables. Y no te apetece encontrarte al cliente por la calle. Si, además, el modelo de cobro es el pago por uso o similar, el desastre es completo.

Pero, a pesar de que a nadie le gusta, muchas instalaciones de programas de gestión documental fracasan estrepitosamente. Conozco bastantes, incluso alguna propia.

Y la pregunta es ¿se puede evitar? ¿podemos saber, tanto clientes como proveedores, que una instalación NO va a salir bien, a priori?

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Algunas claves sobre el proceso y los costes

En las últimas semanas varios clientes, ciertos o posibles, me han planteado su «proyecto» de instalar un programa de gestión documental y digitalizar sus archivos «históricos» en papel (que no es lo mismo que los archivos «vivos», de documentos recientes, como ya comenté en una entrada anterior).

Vamos, que tienen archivadores grandes como neveras llenos de papeles, cuando no habitaciones enteras. Y quieren liberar el espacio y, por supuesto, poder acceder fácilmente a los documentos una vez escaneados los papeles. Evidentemente no les basta con «fotocopiarlos» y guardarlos en un disco duro, o en varios DVDs. Necesitan hacer lo que los expertos en documentación llaman «indexar» los documentos, que no hay que confundir con la indexación de los campos de una base de datos.

«Indexar» un documento es el proceso de añadir información estructurada a las imágenes que se obtienen con un escáner (u otro dispositivo). Puede ser algo tan sencillo como un título más o menos descriptivo, «Factura 23 del año 2010», o puede ser un proceso bastante largo si añadimos más información. Por ejemplo, Nombre del autor, fecha, etiquetas que describan el contenido,… Es fácil darse cuenta que en el proceso de digitalización de un archivo el tiempo empleado en «indexar» cada documento (formado frecuentemente por varios papeles, no necesariamente de igual tamaño) y en clasificarlo (colocarlo en la carpeta o apartado previsto en la base de datos documental) es normalmente mucho mayor que el tiempo que necesita el escáner para digitalizar los papeles que forman el documento.

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