Con frecuencia me consultan, a través de este mismo blog o en mi página Web, www.archivatech.es, sobre los pasos a dar para poner en marcha una «empresa de gestión documental». Aunque es un asunto que he tratado «lateralmente» en varios post anteriores, voy a escribir uno específico para contestar a todos estos lectores interesados (y para ahorrarme algunas docenas de correos electrónicos de contestación).
Lo primero, sin duda: léete este blog. De arriba a abajo. No es imposible: un visitante del pasado SIMO me dijo que lo había hecho. Y no es broma. En estos 160 posts, escritos en los tres últimos años, hay mucha, mucha información interesante para alguien que quiere comenzar un proyecto relacionado con la gestión documental.
Lo segundo, si no lo has hecho hace un momento: léete el post «Las 5 patas de un proyecto de gestió documental» y visiona el video con detenimiento. Es un primer paso imprescindible: saber a qué «parte» de la gestión documental te quieres dedicar. Porque ese es el …
Tercer paso: decidir la parcela de la «gestión documental» en la que vas a trabajar. Lo más corriente, entre mis lectores (o al menos entre los que me consultan) es que estén pensando en poner en marcha una empresa de digitalización de documentos en papel. Es un mercado floreciente, muy activo en Europa y EEUU, aunque algo maduro, y con un gran futuro en países emergentes como casi cualquiera de Latinoamérica (supongo que en muchos otros lugares del mundo, pero tengo pocos lectores de Birmania o Angola, por aquello del idioma).
Además de ofrecer servicios de digitalización, hay otras tareas o servicios que puedes ofrecer a empresas y Administraciones Públicas:
1.- Consultoría. Sobre la mejor forma de archivar sus documentos (en papel o en formato electrónico), flujo de trabajo, seguridad en el manejo… Evidentemente estas empresas deben estar dirigidas por expertos en la materia: documentalistas o archiveros.
2.- Seguridad de los documentos (electrónicos), en forma de implementación de firma digital, manejo de permisos y niveles de acceso…
3.- Custodia de la documentación en papel. Habitualmente se ofrece a las empresas (o AAPP) retirar sus documentos de la oficina central (con frecuencia en el centro de la ciudad y, por tanto, con un alto coste de utilización del espacio), custodiarlos en alguna nave a las afueras de la ciudad (con un coste muy inferior), clasificación de los documentos y, con frecuencia, un servicio de entrega de cualquier documento solicitado.
4.- Destrucción de la documentación en papel y demás soportes físicos. Habitualmente de una forma segura, es decir, garantizando que nadie ha accedido a los documentos y que la destrucción es irrecuperable. Con frecuencia se expide un certificado que es necesario en determinadas empresas para documentos muy delicados (como historiales clínicos de pacientes de hospitales).
5.- Copias de seguridad de los archivos electrónicos. Normalmente como complemento de algún otro servicio, habitualmente el de digitalización.
Por supuesto hay otro «negocio» que es desarrollar un software para la gestión de los documentos electrónicos pero para eso ya existe ArchivaTech y espero que ninguno de mis lectores me pida consejos para hacerme la competencia.
De todos estas posibilidades la que genera más consultas en este blog es la de ofrecer servicios de digitalización. Y no es extraño. Hay una gran demanda, hay una importante oferta. Pero al ser un trabajo muy artesanal (a pesar de los escáneres de alta velocidad), la necesidad de este tipo de servicio es muy importante y el coste de estos trabajos muy significativo, por lo que el mercado no para de crecer.
Obviamente, y no lo digo porque me interese, se han acabado esos «tiempos» en los que se entregaban al cliente 20 ó 30 DVDs con los documentos digitalizados en carpetas, sin más. Cualquier empresa de digitalización que quiera dar un «buen» servicio al cliente le ofrecerá incluir todos los archivos electrónicos perfectamente clasificados e «indexados» en una base de datos robusta y, preferiblemente, gestionada por un «buen» programa de gestión.
Aquí mi consejo es muy claro:
1.- Elegir una base de datos estándar (como Oracle, SQL Server, MySQL o alguna similar), nunca un sistema «propietario» de una PYME que te ata al creador de la base de datos. En todo el mundo hay técnicos que entienden de Oracle o SQL en general y es una garantía de acceso a los documentos que el cliente valora con seguridad.
2.- Mi segundo consejo es elegir un «buen» programa. Siempre pongo «buen» entre comillas porque hay mucha oferta pero grandes diferencias entre los programas. En precio, en funcionalidades y, desde luego, en facilidad y agilidad de uso. De nada me sirve tener 50.000 documentos en PDF si la consulta y acceso es lenta y farragosa. La rapidez de acceso debe ser una características absolutamente irrenunciable. Y hay muchos programas que lo consiguen, y otros muchos que no. Elige bien.
Mi consejo final: adelante. Hay mercado. Hay demanda. Hay oportunidades. No te metas en la parte complicada (consultoría de archivado) si no es tu especialidad, pero asesorándote bien (consultándome en este blog, por ejemplo), puedes poner en marcha una empresa muy rentable.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
Hola Fernando:
Parece facil, y me ha quedado claro.
Pero mi pregunta es q hacemos cuando el cliente entra en la parte complicada. Le decimos q esa no es nuestra especialidad?
Es dificil vender si no ofertamos lo q nos demandan. No te parece?
Muchas gracias por tu informacion.
No hay duda alguna: siempre la verdad. Puedes ganar una venta con una respuesta más o menos acertada, pero fracasar en la ejecución del trabajo.
Mi estrategia de fondo es muy clara: aliarse con empresas o personas complementarias. Nosotros ponemos nuestra «parte», el software, y otros ponen, cuando lo solicitan, la consultoría, las copias de seguridad remotas, la indexación…
En conjunto la oferta cubre las espectativas del cliente, pero cada empresa aporta su especialidad al «equipo».
Totalmente de acuerdo, de eso se trata, zapatero a su zapato, de eso se trata.
Muy buen post. En mi opinión, añadiría que hoy en día no tiene demasiado sentido desarrollar un software de gestión documental desde 0. Es un mercado boyante, sí, pero también muy competitivo y un proyecto de desarrollo requiere mucho tiempo y dinero. Lo mejor en estos casos es distribuir software de terceros, bien propietario o libre. Creo que Archivatech también se distribuye a través de partners. Es el mejor modelo. Un saludo de un documentalista. 😉
Aprecio tu comentario, sobre todo por venir de un documentalista.
Con frecuencia me adentro, ligeramente, en vuestro terreno y algunos compañeros tuyos no lo ven muy bien.
Siempre le digo a los clientes que la consultoría, de manos de un experto, es importante pero los muy pequeños con frecuencia se la saltan y se limitan a pedirnos consejo a nosotros, que de lo que sabemos es de software.
Buen post, como siempre, y buena publicidad de tu producto 🙂 También se puede ver otro punto de vista, el tamaño del cliente o su especialidad, es decir, la competencia entre empresas que desarrollan o instalan «lo mismo», en este caso gestión documental se anula cuando los sectores o tamaños son distintos. Es más, ahí puede haber una simbiosis muy ventajosa.
En este caso creo que es un buen sistema asociarse entre empresas que tienen un gestor documental orientado a PYMES y otra que se orienta a Empresas de tamaño más grande, o gestores documentales de tipo general a gestores personalizados y configurados para profesionales del derecho, para farmacéuticas, AAPP, etc.
Si encima usan un sistema estándar de comunicación documental como es el caso de CMIS (SharePoint, Documentum, Alfresco,…) y se basan en normas técnicas como ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad) así como estándares como la Norma ISO 30300 (http://www.iso30300.es/), etc. genial, aunque tampoco es imprescindible ya que como tú siempre dices, al fin y al cabo, la satisfacción del cliente es lo último y eso está por encima de todo 😉
Es un planteamiento interesante que comparto. No puedes tener un producto que sea apropiado para TODOS los posibles clientes por lo que tener un socio/colaborador que ofrezca tu mismo producto en cuanto a funcionalidad pero que no es competencia directa porque el tipo de usuario es distinto (sobre todo si es por tamaño).
No es fácil delimitar la «parcela» de cada uno, pero si se consigue es ideal.
Aunque parezca raro, tenemos esa relación con una empresa que vende software de gestión documental 100% en la nube. ¡Que decida el cliente! pero yo le ofrezco todas las opciones posibles.
Gracias por tu comentario. Enriquece este blog.
buenos dias, soy mary Silvia de Bolivia, me gustaria montar una empresa de gestion documental y archivos… me gustaria que me oriente por favor
mi mail es aranibarmary@gmail.com
hola soy Natalia de la cuidad de Concordia E. Rios Argentina…. me gustaria dedicarme a la digitalizacion de documentos y facturas quisiera me brinden un poco mas de informacion acerca de este proyecto que quiero llevar a cabo. gracias.
Hola Natalia. En este momento estoy en un congreso de gestión documental en Colombia.
Cuando vuelva a la oficina, ya el lunes, te contestaré con detalle a tu correo electrónico.
Espero poder darte algunas ideas que te ayuden.
Un saludo y hasta pronto.
Estimada Natalia:
Lo primero que te recomiendo es que repases este blog. Hay más de 160 entradas y muchas de ellas te pueden ser de gran utilidad en tu empresa.
Especialmente importante es la que se titula «Las 5 patas de un proyecto de gestión documental». Podrás ver que hay otras actividades además de la digitalización, que es la más evidente.
Para montar la empresa necesitas uno o varios escáneres de «productividad» y es más que recomendable que te manejes con soltura con software OCR para el indexado de documentos cuando son repetitivos.
Otro aspecto importante es que decidas si le vas a entregar a tus clientes los documentos en archivos sueltos o dentro de un gestor documental, como ArchivaTech. Sin duda esta opción es mucho más recomendable si el volumen es de más de unos pocos cientos, lo que debe ser habitual. Te puede ayudar mucho al preparar una oferta manejar con soltura algún programa de gestión documental y hacer una oferta «integral» que puede incluir en algunos casos la destrucción de parte de la documentación.
Cuando vayas adelantando en el proyecto puedes preguntarme de nuevo para ir concretando más. Es difícl responder a una pregunta tan genérica.
Un saludo.
Hola soy Martin tengo que entregarle al cliente en un DVD toda la documentacion digitalizada pero me gustaria que el buscador se pueda ejecutar desde el cd sin tener que instalarlo y que no sea un buscado por muy complejo, que podria hacer
Como dice el refrán, «No puedes nadar y guardar la ropa». El DVD no te da muchas opciones. Lo ideal es montarle una base de datos que indexe todo el contenido.
Lo más sencillo que se me ocurre es que le montes Google Desktop. Es gratuito para un solo usuario en un ordenador. No lo he probado para indexar CDs pero supongo que puede funcionar. Aunque con lo baratos que son los discos duros externos sería más fácil y rápido que le montes los datos en uno.
Buenas tardes Fernando,
Hace poco que trabajo como consultora independiente, y en estos momentos se me plantea la necesidad de tener que realizar un proyecto completo de organización del archivo de una gran empresa desde el principio (empezar a ordenar de cero la documentación que se encuentra tirada y desorganizada por las oficinas y el edificio de archivo), hasta el desarrollo de una base de datos o implantación de una herramienta informática que recoja y controle toda la organización física. Ello me plantea un problema y es el presupuestar toda esa actividad porque son muchas cuestiones a tener en cuenta y detalles y, hasta ahora, no he tenido que hacerlo nunca. ¿Me podrías aconsejar alguna web o recurso que me ayude a realizar mi presupuesto? Muchas gracias.
Hola Isabel:
No es una pregunta sencilla porque como bien indicas son diferentes conceptos o tareas que tienes que presupuestar, cada una de ellas con sus peculiaridades. El principal problema es que cada proyecto es distinto y no vas a encontrar una «calculadora» de presupuestos porque las variables son demasiadas.
Pero para intentar ayudarte, te hago una lista de algunas ideas.
Haciendo un repaso rápido (y me dejaré alguna tarea seguro):
1.- Consultoría sobre el sistema de archivo. Aquí tienes que estimar las horas que vas a necesitar y facturar por horas.
2.- Base de datos o herramienta informática. Mi consejo, sin duda, es que utilices una herramienta del mercado. Es muchísimo más económico que tratar de montar un sistema a medida, salvo que sea muy sencillo, lo que no parece adecuado para este cliente. Para que te hagas una idea, ArchivaTech cuesta 3.000€ y puede gestionar fácilmente cientos de miles de documentos con control de acceso y utilidades muy potentes de búsqueda, incluyendo la localización física de los documentos.
3.- Digitalización. Es la parte más costosa del proyecto aunque no me ha quedado claro si te han pedido esta tarea. En este mismo blog hay varios posts dando un precio orientativo.
4.- Clasificación física de los documentos, como alternativa a la digitalización. Una vez más es una tarea a facturar por horas, aunque en este caso el personal necesario no es cualificado y es mucho más barato.
Espero haberte ayudado algo, aunque tu pregunta no es sencilla.
Hola, quisiera montar una empresa de gestión documental, mi pregunta sería ¿ Cuánto hay que invertir?. Tengo muchas ganas de empezar un nuevo proyecto, la idea se me ocurrio ordenando los archivos de donde trabajo, una gestoría.
Me voy a leer todo lo que dices, espero que salga todo bien.
y si pudes orientarme de como me tengo que mover te lo agradecería. Saludos
Hola Mariló:
Para empezar a pequeña escala solo necesitas un ordenador y un buen escáner. Si solo te vas a dirigir a empresas con documentos de tamaña DIN A4 como máximo, un Fujitsu fi6130 es suficiente. Menos no. Estamos hablando de unos 1.000€.
Esta pregunta me la han hecho muchas veces y en el blog hay varios post sobre el tema. Si miras en los comentarios, y mis respuestas, encontrarás mucha información.
Si necesitas resolver alguna duda concreta también me puedes mandar un correo a direccion@mtcsoft.es
Un saludo.
Hola Fernando,
Un placer saludarte por este medio y desde ya muy agradecido por tu tiempo, mi consulta es en cuanto a la codificacion de los documentos a ser digitalizados o escaneados, ¿existe una norma estandarizada de codificacion? y ¿cual es el costo mínimo por cada documento digitalizado o escaneado?
Una vez más muchas gracias por tu tiempo.
Un saludo y éxitos.
Sí que hay algunas normas sobre digitalización de documentos. Se utilizan en archivos de entidades «oficiales» y en muchas bibliotecas. Nunca he tratado el tema porque, como dice el título, este es un blog para «gente normal» y estas normas son de profesionales y en archivos muy «formales». Pero tomo nota como tema pendiente.
En cuanto al coste mínimo, no lo hay. Depende del tipo de documentación y muchas variables más. Hay varios post en este blog que tratan ese tema con mucho detalle.
Hola Fernando, antes que nada, que bien que nos compartas la informacion sobre la digitalizacion tal y como lo haces aqui.
Respecto al comienzo de una empresa de digitalizacion en pequeña escala, mencionas que un ordenador y un buen escáner(Fujitsu fi6130) es suficiente, pero me gustaría preguntarte por el software, me queda claro que el ArchivaTech, como software de gestion documental, en una etapa inicial pudiera quedar pendiente, pero algun software en que se pueda realizar la digitalizacion, indexacion y que pueda proveer la correspondiente busqueda, de manera que el cliente quede satisfecho hasta este punto.
Pudieras hacer algunas recomendaciones ???.
Gracias de antemano.
Hola David:
Quizás no has entendido bien cómo funciona ArchivaTech. Sirve para todo lo que comentas: clasificar los documentos con información personalizada (indexación), búsqueda por cualquier palabra (incluyendo contenido)… y mucho más. No es un programa para una etapa inicial. Es válido para millones de documentos y miles de usuarios. Al utilizar Oracle para almacenar los documentos, no hay límite ni problemas de seguridad, independientemente del volumen de datos y usuarios.
Un saludo.
una pregunta se puede ganar dinero en el proceso de eliminacion documental
Por supuesto. Hay empresas que se dedican exclusivamente a esa tarea. La parte más interesante es la «destrucción certificada» y, por supuesto, tiene un coste para la empresa o administración pública que encarta el trabajo.
lo que pasa que soy muy bueno clasificando y organizando documentos en archivos estatales como privados ya varios años, pero estoy pensando hacer mis propios servicios no se si me puedes dar una escala de precios de estos servicios te lo agradeceria
No te puedo dar precios porque depende mucho del trabajo concreto: lugar, tipo de documentos, situación física…
Aprovecho para recomendarte que, cuando escribas, utilices puntos al final de cada frase y mayúscula a continuación. Facilita la lectura.
Hola, muy buenas tus publicaciones. Estoy muy interesada en emprender un proyecto como este, me gustaría me asesoras en algo. Mi idea inicial es llevar la propuesta a pequeñas empresas, tenia pensado ofrecer la entrega de la información en cd, pero veo que tienes un programa de gestión de documentos. la pregunta es en caso de optar por archivtech, si la empresa lo a merita, tendría que comprar una licencia por cada empresa a la cual preste el servicio? o cuál seria tu recomendación en mi caso que voy a dar mis primeros pasos en este negocio. Muchas gracias por tu atención y colaboración.
Si vas a dejar la documentación escaneada en las oficinas de cada cliente, sí, cada uno de ellos debe adquirir una licencia de ArchivaTech. Empiezan en 1.000€.
Si conservas tú los documentos en un servidor propio y les das acceso a través de Internet, no tienen que comprar la licencia. Solo tienes que tenerla tú, incluyendo el módulo de acceso Web.
Para tus primeros pasos, hay varias entradas en este blog en las que explico cómo empezar este tipo de negocio.
Un saludo.
holaa!!. había perdido la dirección web de tu blog :(. Podrías regalarme un correo donde pueda ponerme en contacto. Gracias
Para hablar de ArchivaTech me puedes mandar un correo a direccion@mtcsoft.es
Hola fernando como estas, soy estudiante de gestión documental, en una competencia nos exigen preparar un propuesta para la organización de un fondo acumulado, seria de gran utilidad, que me enfocaras en este tema un poco, dándome una sugerencia de como iniciar este proceso
Hola Andrea. Es este blog hay varios post que comentan tu necesidad con bastante detenimiento. Te sugiero que los busques y los leas.
Un saludo.
muchas gracias por tu colaboración.
Hola,
¿Sería aconsejable apoyarse en un programa de gestión documental para poder montar la empresa?
Saludos.
El software de gestión documental es una herramienta de gestión, como lo es un ERP o CRM.
Para una empresa muy pequeña puede ser suficiente un buen uso del sistema de archivos de Windows pero si el volumen de documentos y de usuarios crece, un buen programa de gestión documental puede ser imprescindible para manejar el trabajo diario con los documentos.
Hola fernando, mi nombre es daniel,te hablo de BsAs argentina,me interesa mucho el tema,yo podría armar el negocio desde deposito de documentacion,digitalisacion, y destrucción de documentos. Pero no tengo esperencía en el tema,habría alguna manera de poder guiarme en el negocio o conbinar algo similar.
Todo lo que necesitas saber está en Internet. Es un tópico pero es real. En este mismo blog tienes cientos de ideas que te pueden ayudar. Y hay muchos similares y miles de videos. Es más complicado que tener un manual o ir a un curso pero la información la tienes a tu alcance.
Hola!
Me ha alegrado mucho encontrarme con tu blog, sobre todo en este momento. Los post son muy interesantes y clarificantes. Gracias
Hola, soy de Panamá, sabes que mi primer empleo fue en un banco, como auxiliar de archivo.. y ya han pasado casi 10 años, y he tenido otros empleos y ver la necesidad que hay en optimizar la calidad en como reposan los documentos en las empresas me a llamado la atención, deseo emprender un servicio en mi país sobre la gestión de documentación.. si tienes un enlace directo para escribirte y puedas brindarme mas información te estaría muy agradecido.
Me puedes mandar un correo a direccion@mtcsoft.es pero para preguntas concretas, dudas puntuales.
Por otra parte, antes de nada deberías repasar el blog, si no lo has hecho ya, porque hay mucha información en los diferentes post. No contesto de forma individual preguntas que están resueltas en el blog, no tendría tiempo de trabajar. Un saludo.
Hola Fernando:
Recientemente migre a Chile, soy administradora y quiero comenzar un proyecto de gestión documental para pequeñas empresas y condominios, iniciando por la organización de documentos y digitalización. Existe un software de gestión documental especial para condominios ?, Agradezco tus recomendaciones, Saludos.
No que yo sepa. Tendrías que usar uno genérico y configurar sus carpetas y, quizás, el flujo de aprobación de documentos.