Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Segunda entrada sobre la importancia de elegir un programa adecuado para nuestras necesidades.

El problema de instalar un producto desproporcionado es aún más frecuente en el software. Después de todo, una PYME con 10 ó 15 usuarios dificilmente instalará un armario rack del tamaño de una nevera industrial lleno de servidores, SAIs, switches… para ejecutar un programa de contabilidad que funciona perfectamente en un netbook  de 300€ (aunque siempre habrá un vendedor que lo intente), pero sí ocurre con frecuencia que esa misma PYME instala un programa del que solamente utilizará el 10% de sus opciones.

El software no ocupa espacio físico, no se ve a simple vista que un programa es monstruoso. Y muchas veces se están vendiendo programas para PYMES que no son más que versiones más o menos aligeradas de aplicaciones pensadas para grandes empresas americanas, con cientos o miles de usuarios y varias delegaciones repartidas en diferentes ciudades. ¡Esto pasa todos los días!

El problema viene una vez instalado el software. Estas aplicaciones son tan complejas, tienen tantas opciones, funciones, parámetros… que abruman a los usuarios, incapaces de aprender a utilizar más que unas cuantas funciones básicas.

Centrándome en los programas de gestión documental, como prometí y simplificando mucho (lo que implica cometer algunos errores), hay 3 grandes grupos:

1.- Gestores de nombres y posiciones.

Programas con un interfaz amigable que permiten organizar los ficheros grabados en el disco duro en una estructura virtual. Son poco más que un juguete porque no aportan seguridad, no resuelven la búsqueda de documentos y solo son válidos, normalmente, para un equipo.

2.- Bases de datos documentales.

Programas que almacenan “físicamente” los ficheros (documentos) en una base de datos situada habitualmente en un solo ordenador (un servidor). Tienen un interfaz de usuario propio y opciones de gestión “avanzada» que incluyen búsquedas muy potentes (al producirse en una base de datos centralizada) y, sobre todo, aumentan sustancialmente la seguridad de los documentos almacenados.

3.- ECM (enterprise content management) Programas de gestión de contenido empresarial.

Son una evolución de los anteriores, a los que añaden funcionalidades adicionales: gestión particularizada de determinados documentos, integración con los portales web y servidores de correo electrónico de la compañía, búsquedas por criterios complejos… Están dirigidos a empresas con cientos o miles de usuarios por lo que resultan demasiado complejos, y caros, para pymes. Una instalación típica puede costar de medio a un millón de euros y necesitar entre 6 y 18 meses para su instalación. 

Al igual que con los coches, no hay uno mejor que otro. Pero sí uno más adecuado para cada situación (usuario). Si quieres gestionar los documentos del ordenador de tu casa, instala un programita de gestión documental que viene de regalo con el escáner. En una oficina con 5-25 usuarios, un programa basado en una base de datos. En ZARA, un ECM, y de los buenos.

Por supuesto las barreras no están perfectamente marcadas y la oferta se superpone en muchos escenarios, pero al menos no te compres un autobús de 60 plazas para salir a cenar al centro.