Ha llegado la hora de la gestión documental (electrónica)
Al igual que en las pasarelas de París o Milán, en el mundo de la informática vemos desfilar «modas» cíclicas que aparecen con la regularidad de las estaciones. Algunas efímeras, otras duraderas, las menos: revolucionarias. Y, al igual que con los trajes, hay modas que debemos seguir para no quedarnos «obsoletos», sobre todo si vendes algún producto. Nada hay más destructivo en la imagen de una marca que vender un producto «pasado de moda», obsoleto, superado, anticuado. Pero ojo que tan malo como llegar tarde a esta fiesta lo es llegar demasiado pronto. Si eres Coca Cola o Google puede que tú solito puedas «imponer» una nueva moda. Sacar un producto que revolucione el mercado puede ser un desastre si los consumidores no lo quieren y hay que tener muy buena «imagen de marca» para convencerlos de sus bondades, para «crear» nuevas necesidades. Apple lo hace frecuentemente. Las PYMES díficilmente podemos permitirnos ese riesgo.
Llegar tarde, por supuesto, es igualmente muy negativo. Ya está «todo el pescado vendido» (me encanta ese refrán). El mercado está «maduro», hay mucha competencia y pocos clientes nuevos por captar.
Toda esta introducción tiene un objetivo, aunque no lo parezca. Quería hablar del «año de la gestión documental». Ese momento dulce en el que el mercado «explota», en el que los posibles clientes se convencen, en el que todo el mundo habla de la oficina sin papeles. Ese momento en el que no vendes, sino que te compran. Te vienen a buscar. Existe una demanda de un producto que tú tienes.
Ya he perdido la cuenta de «los años de…» que he vivido. «Este será el año del despegue definitivo del DNIe, …de la factura electrónica, …del tablet PC, …de los Mac, que hundirán al PC». La mayor parte de las veces son argumentos de marketing, más voluntariosos que reales. Son más un deseo que una realidad. Aunque a veces sí que se concretan. Por ejemplo, 2009 ha sido, sin duda, el año del despegue del libro electrónico. Amazon vendió más libros electrónicos en las pasadas navidades que libros en papel. Y hubo un «año de las redes locales». Durante mucho tiempo se hablaba de que todos los ordenadores estarían conectados. Y al final se consiguió. Aunque mucho más tarde de lo esperado y tan lentamente que no llamó la atención. Fue una evolución lenta, no una revolución.
Ahora parece que vamos a llegar al «año del documento electrónico». Y, como otras modas, tendencias, tecnologías… la adopción está siendo lenta, casi imperceptible. Pero está llegando.
He querido hablar de esto porque en los tres días de presencia en el SIMO Network, la feria de informática que se ha celebrado en Madrid, nos ha sorprendido el interés de los visitantes de nuestro stand por la gestión documental. Concretamente, por las soluciones para «librar» a las empresas de los documentos en papel. Docenas de personas se han interesado. De todo tipo de empresas e instituciones. Para digitalizar contratos, facturas, notas manuscritas, historiales clínicos… ya es un clamor: hay que librarse de los papeles y trabajar solamente con documentos electrónicos. ¡Por fin ha calado el mensaje! Por ahorro de espacio, por ahorro en la búsqueda de documentos, por seguridad, … por ecología (ya somos todos conscientes de que un papel en blanco es un recurso escaso, si queremos salvar los bosques). Superados los miedos al documento electrónico, ahora que ya todos los utilizamos a diario, las ventajas saltan a la vista y la adopción de un sistema que me permita convertir todos esos metros cúbicos de papel en archivos que pueda manejar con mi ordenador es el paso siguiente.
No obstante, aún quedan algunas dudas importantes que resolver y algunos escollos, sobre todo legales, que sortear. Prueba de ello es la pregunta que nos han hecho muchos de los visitantes: ¿puedo destruir los documentos en papel una vez los he digitalizado?
Como me gustaría contestar a todos que sí, pero no puedo. Aún no. Falta un poco (creo que un poco, veremos si los legisladores están a la altura).
En realidad es algo más complicado. La respuesta correcta es: en algunos casos sí puedes y en otros aún no. Depende del tipo de documentos en papel que quieras destruir. El «año de la gestión documental» será realidad cuando las leyes lo permitan. Algo se ha hecho ya pero falta un empujón adicional para que el documento electrónico sustituya masivamente al documento en papel.
Me gustaría concretar más la respuesta pero creo que me llevaría más espacio que el recomendable para una sola entrada así que voy a plantear algunos casos concretos y los desarrollaré más adelante. Lo voy a hacer informalmente, más como planteamiento del problema que como solución. Admito, gustoso, comentarios y aclaraciones para ir desarrollando el tema en próximas entradas. De algunos documentos ya he hablado, pero los repaso de nuevo, brevemente, para que tengamos un vistazo general del problema.
Y el problema es: ¿Puede mi empresa / despacho / administración / hospital… sustituir los documentos en papel por sus equivalentes electrónicos? Depende del tipo de documento. Empezaré por los más sencillos (insisto que solo unas notas, los detalles más adelante):
1.- Contratos nuevos. Sin duda alguna. Lo que hay que hacer es firmar digitalmente el documento electrónico (un contrato en Word, o en PDF o similar). No imprimir el documento en papel, firmarlo con un bolígrafo y luego escanearlo. NO. Firmar directamente el archivo, con un certificado digital «reconocido», como el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, o el DNIe (estos en España) o cualquier otro de una entidad certificadora reconocida.
2.- Contratos antiguos en papel, firmado manualmente. Aunque hay algunas voces que dicen que ya es posible escanear y conservar una copia electrónica firmada digitalmente, yo tengo serias dudas de que esto sea así. Y el problema es que si un juez te pide el documento original y no admite la versión electrónica, puede ser tarde para rectificar porque hayas destruido el documento en papel. Seguro que esto será posible en breve, si no lo es ya. Es lo que todos estamos esperando. Es el último escollo para desplazar al papel. Si lees ésto y crees que ya hay una legislación que lo permite, estaré encantado de que me la cites. Pero con detalles, por favor. En el SIMO he hablado con algunos fabricantes de escáneres que dicen que ya es posible, pero no me han aportado detalles como para que pueda aconsejar a un cliente que escanee y destruya sus contratos originales. De todas formas, lo veremos pronto.
3.- Facturas emitidas. No hay duda: desde hace tiempo es posible sustituir la copia que debe guardar la empresa emisora de la factura por un sistema que permita imprimirla a petición del inspector de Hacienda que lo requiera (recuerdo que hablo para España, que es la legislación que conozco).
4.- Facturas recibidas. Aquí tampoco hay dudas: la famosa «digitalización certificada de facturas». Ya he comentado anteriormente que la legislación es desastrosa y que más que favorecer la destrucción del papel parece que busca poner obstáculos. Debe cambiar. Mientras tanto, solo es «práctica» para grandes volúmenes de facturas, decenas de miles al año, o para empresas con pocos proveedores que permitan automatizar el proceso.
5.- Otros documentos no formales. Aunque parezca obvio recordarlo, en muchas empresas gran parte de los papeles que se utilizan a diario no tienen valor legal, al menos con el concepto de «originales»: faxes, fotocopias, correos electrónicos, documentos en formato Word o PDF que se envían sin firmar digitalmente… todos estos documentos se pueden digitalizar (los de papel) y destruir porque no tienen más valor en papel que su equivalente digitalizado. Los que ya son electrónicos, lo que hay que hacer es no imprimirlos, para luego escanarlos. Parece una tontería pero muchas veces se imprimen los documentos para guardarlos en una carpeta en papel a pesar de que ya el uso del ordenador está totalmente generalizado. Todos estos, directamente a nuestro programa de gestión de documentos electrónicos.
En resumen: el santo grial de la gestión documental (electrónica) es un reglamento que de plena validez a la digitalización de documentos. Un proceso similar al de la digitalización certificada de facturas que homologue programas que garanticen que el documento escaneado es una copia fiel del original en papel y que no se ha modificado desde su digitalización. Pero sin necesidad de añadir información adicional a la propia imagen. Cuando llegue esta ley, que llegará, celebraremos el fin del papel.
Por cierto, hay una fecha muy concreta. 2015. El día 6 varias personas distintas y por medios diferentes (desde el Twitter al correo, además de algún visitante) me comentaron una noticia publicada en el periódico esa mañana: «El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio ha fijado el año 2015 como fecha límite para eliminar totalmente el papel en la Administración pública». ¡Demasiado bueno para creerlo! Pero, se cumpla ese plazo o no, es sin duda, una tendencia imparable. Y las empresas privadas, mucho antes, espero.
Estimado Fernando, muy interesante tus comentarios, considero que, efectivamente aùn no se puede decir que ha llegado el dia de eliminar el papel de los archivos documentales, menos aun para documemntos con contenido tributario o fiscal; sin embargo, existe una interesante soluciòn aplicada en mi pais y es que para los documentos digitalizados y aquellos que se han generado en el entorno electronico, existe un funcionario (Fedatario Informatico) que le otorga fe publica a dicho proceso (scaneo) y por consiguiente se puede conservar su valor legal de dicho documento, incluso para ser utilizado como medio probatorio en un proceso judicial; obviamente este funcionario previamente ha tenido que obtener un Certificado de idoneidad tecnica que garantice, en primer termino, que es un profesional que conoce de informatica, asi como las normas que regulan dicha figura juridica.
Espero seguir contando con tus valiosos aportes.
Atte. Henry Suàrez
Qué interesante. Aquí se está hablando de homologar software, o una combinación de software + hardware (escáner) pero nunca, que yo sepa, se ha hablado de este «fedatario informático». Teóricamente para eso están los notarios, pero sin el apellido «electrónico». No los veo con mucho interés, y los conozco bien; les llevo vendiendo software 23 años.
¿Me puedes comentar en qué país vives? Será interesante comentarlo con mis clientes.
Gracias por tu comentario y espero que sigas aportando valor al blog.
[…] hablamos del “fin del papel” (lo he hecho en varias ocasiones en este mismo blog) hay que distinguir claramente el futuro del pasado. Es fácil imaginar un […]