Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

En pleno siglo XXI, cuando la firma digital parece una tecnología «madura», con los documentos electrónicos abarrotando nuestra bandeja de entrada del correo (electrónico)… para matricularte en una Universidad que no esté en tu Comunidad Autónoma tienes que coger un coche, hacer 400 Km (o muchos más) y llevar un papelito EN PERSONA al rectorado de turno.

¡Vaya atraso! Y vaya atraso molesto, caro, incómodo e innecearios, … increible a estas alturas.

Pero lo curioso, y por eso lo incluyo como un tema relacionado con la gestión documental, es que hablamos de un documento que en origen es electrónico. Me explico:

Cada Universidad envía las notas del examen de selectividad a los alumnos que se han examinado en su área de influencia (Comunidad Autónoma) en un documento adjunto a un correo electrónico. Es, por tanto, un documento digital, no un papel.

Sin embargo, para matricularte en una Universidad que no esté en tu Comunidad Autónoma debes llevar este mismo documento en papel. ¡No puedes enviarlo por correo electrónico! Ni, puestos a ser obsoletos, el DNI. ¿Para qué está entonces el DNI electrónico?

Es comprensible que un documento ORIGINAL en papel, como el DNI, el pasaporte, o un contrato firmado «a bolígrafo» por varias personas no se pueda «fotocopiar» (quiero decir escanear) y enviar por correo electrónico. Nadie garantiza que en el proceso de obtener la imagen digital se pierda información. O que el documento obtenido se haya manipulado posteriormente.

Pero cuando el documento me llega por correo electrónico, tampoco nadie garantiza que antes de imprimirlo lo manipule. Y, como todos sabemos, estas manipulaciones no dejan rastro si se hacen bien.

Los documentos «analógicos», en papel con una firma en bolígrafo y sellos de caucho, tienen una determinadas características físicas que permiten distinguirlos de una fotocopia en color. Pero un documento en Word, PDF o JPG, se puede retocar, en muchos casos sin dejar rastro alguno.

Volviendo a las notas de la selectividad, tendría mucho más sentido que las enviasen firmadas digitalmente por algún representante de la Universidad y el propio alumno las enviase por correo electrónico a la Universidad a la que quiere acceder, firmándolas con su propio DNI electrónico. Es lo que «todos» estamos buscando. Trámites digitales, con seguridad.

Pero en el momento en el que imprimes el documento, se pierde la garantía sobre la integridad del documento respecto al «original». ¿O no?

Hay al menos dos formas de asegurarnos de que el contenido (las notas del alumno) no ha sido modificado. En realidad seguro que hay muchos más, pero se me ocurren dos que veo con frecuencia y comento a ver qué os parecen.

Opción 1.- Imprimir un «sello digital» al final del documento.

Confieso mi ignorancia: no sé lo que es. Y no lo he investigado porque me cuesta entender su utilidad PRÁCTICA. La imagen del principio de este post es una captura de pantalla de una «firma» de este tipo. Una lista enorme de números y letras con la «firma digital» o «marca digital» o «sello digital»… o algo así que aparece en muchos documentos oficiales que se presuponen más seguros que un mero papel. Os copio parte del que venía en este documento:

tOSe+Ex/wvn33YIGwtfmrJwQ31Crd7II9VcH63TGjHfxk5cfb3q9uSbDUGk9TXvo70ydOpikRVw+9B2Six0mbu3PjoPpO909oA=
RFC: CRAC800914ER9

662d33-6934-459c-a128-bdf0393e0f44|2012-01-0:20:10|47Z|itOSe+Ex/wvn33YIGwtfmrJwQ31Crd7II9V
cH63TGjHfxk5cfb3q9uSbDUGk9TXvo70ydOpikRVeUGJ4vmA2/12L86EJLWpU7vlt4cL8HpkEw7TOFhSdpzb/890…

He suprimido algunas letras, no vaya a estar dando información confidencial (que he copiado de Internet 🙂

¿De verdad sirve para algo esta retahíla de números y letras? ¿Qué se supone que voy a hacer con ella, introducirlo en algún tipo de validador?

Si fuera un código de barras o de puntos que pudiera leer con un lector láser… bueno, podría servir para algo. Suponiendo que tienes un lector en tu casa, y un programa que descodifique aquello.

Algún lector quizás me corrija, pero creo que este «sello digital» no sirve para nada. En la práctica. Pero para nada de nada.

También tenemos la opción 2.- Incluir un código de comprobación y un enlace

Un código de unos pocos números y letras que podamos introducir en, por ejemplo, la página Web de la Universidad que expide las notas y que muestra en pantalla el documento «original» que se puede cotejar con el presentado en papel. Esta forma de garantizar la autenticidad del documento me parece mucho mejor, simplemente porque permite una comprobación relativamente rápida sin más que tener una conexión a Internet.

En cualquier caso, es absurdo renunciar a las ventajas de tener un documento digital convirtiéndolo en papel.

Está claro que estamos en una transición pero parece mentira que 16 años después de que se publicara la primera ley de firma digital sigamos aferrados a un papel, incluso cuando vale menos que su equivalente electrónico.