Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Hay muchos estudios sobre las ventajas «objetivas» de utilizar un sistema de gestión documental «digital» frente al «clásico» archivo de los documentos en papel. Estudios detallados de los costes de un archivo en papel, uso de determinados metros cuadrados, tiempo para localizar un documento en el archivo, y para volverlo a guardar… Estudios que, inevitablemente, aconsejan digitalizar los documentos en favor de la agilidad de uso y ahorro de espacio de los archivos electrónicos.

Pero hay algo más. Al menos para mí que, como he comentado en varias ocasiones, soy un usuario habitual de nuestro propio programa de gestión documental. Tan habitual que lo utilizo prácticamente a diario.

Quizás yo no soy el usuario «tipo», no porque haya desarrollado un programa de gestión documental, sino porque soy muy ordenado (hay quien usa la palabra «maniático»). Y claro, ese gusto por el orden, la limpieza y la casi obsesión (lo reconozco) por tener la mesa libre de papeles me convierte en un usuario predispuesto a disfrutar de las ventajas de un buen sistema de gestión de documento.

Pero el caso es que, usuario tipo o no, disfruto (literalmente) de mi programa casi todos los días. Y en muchos momentos.

Quizás lo que más me gusta es cuando busco una referencia de hace algún tiempo (meses o incluso años) y la encuentro enseguida. Hace unos días, por ejemplo, un contacto de Perú de febrero de 2011 me manda un correo electrónico tras casi dos años sin contactar. Escribo «Perú» en la ventana de búsqueda y de los 5 ó 6 documentos que me aparecen uno de ellos es el expediente de esta persona. O hace un par de semanas, otro contacto de varios años atrás me pide conectarnos por LinkedIn. Buscando su nombre (Enrique), lo localizo en menos de 10 segundos. Además le contesto con la fecha y detalles de nuestra cita, lo que le deja muy sorprendido. ¡Qué buena memoria tienes! De eso nada, lo que tengo es una base de datos bien ordenada. (Si se hubiera llamado Javier o José me habría costado algo más, lo reconozco).

Cuando además de buscar una referencia busco un documento concreto… disfruto mucho más. Un presupuesto de hace meses, una factura de un hotel que me gustó, unas notas manuscritas de una jornada del año pasado… encontrarlo en pocos segundos me encanta. ¿Lo encontraría si fuera un papel en un archivo clásico de carpetas colgantes? No lo sé, pero seguro que me llevaría mucho más tiempo.

Otra alegría frecuente (me conformo con poco) es la digitalización de folletos y notas de encuentros con  clientes o proveedores. A veces lo hago en directo. Viene un comercial o posible socio a la oficina. Se sienta delante y empieza a soltar papeles. Una tarjeta de visita, un folleto, una lista de precios… Yo le digo que espere un minuto. Me giro 180 grados y abro mi fabuloso ScanSnap S1500. En unos segundos le devuelvo todos los papeles. ¡Ya estás fichado! Y te puedes llevar los folletos y demás. Están mucho mejor en mi archivo digital que en una montaña de papeles encima de una mesa. Y así no pensará que cuando salgas por la puerta los voy a tirar a la papelera (el lugar habitual para archivar los folletos comerciales).

De vez en cuando tengo que buscar algún documento en papel. Las escrituras de constitución de la sociedad, por ejemplo. Aunque las tengo digitalizadas (por supuesto) y muchas veces me basta con enviarlas por correo electrónico, en algunas obsoletas Administraciones Públicas te siguen pidiendo el original en papel. Y cuando abro mi archivador metálico no dejo de disfrutar del espacio libre que tengo. Hace solo unos años lo tenía completamente lleno. No paraba de crecer. Más carpetas colgantes, más fotocopias, faxes, correos electrónicos impresos… Ahora solo tengo un par de archivadores pequeños y no están llenos ni al 50%. Y si algún día me pongo a ello estoy seguro de que reduciría aún más del 50% de lo que me queda.

¿Más momentos de disfrutar de la gestión (digital) documental? Hoy mismo. Me llega el extracto mensual de una de mis cuatro tarjetas de crédito (dos de la empresa y dos personales). Son 4 documentos todos los meses. No me lleva ni un minuto convertirlo en un PDF, ponerle como nombre 2013-01-Enero y arrastrarlo con el ratón a mi ArchivaTech, a un expediente en el que están perfectamente ordenados todos los extractos mensuales. Es una sensación de control absoluta, unida a la comodidad del archivo digital que no ocupa espacio físico. Para los documentos que se reciben regularmente es perfecto. Extractos bancarios, facturas de luz, teléfono, agua…

En definitiva, cuanto más utilizo mi archivo digital más tiempo ahorro y menos espacio ocupo. Justamente lo contrario que ocurre con el archivo en papel.

Obviamente también hay momentos malos. Cuando llego de un viaje o una reunión de «networking» con 20 ó 30 tarjetas de visita, folletos y notas no me apetece nada digitalizar y ordenar todos los documentos. Pero cuando lo hago me animo pensando que si tuviera que archivarlos en papel perdería mucho más tiempo. Al final es un trabajo aburrido pero, al menos, cuando acabo no tengo ni un papel encima de la mesa, ni una carpeta colgante nueva en mi archivador.

Así que si no lo vas a hacer para ahorrar dinero, hazlo para ahorrar tiempo, que es mucho más valioso. ¡Monta ya un programa de gestión documental y pasa de los papeles!