Aprovechando la relativa calma del mes de agosto, además de pintar la oficina hemos decidido librarnos de unas cuantas docenas de archivadores, sobre todo las copias en papel de las facturas emitidas de los últimos 10 años.
Como me paso el día convenciendo a clientes y amigos de las ventajas de la gestión documental (electrónica), he decidido digitalizar personalmente algunos años, además de algún otro expediente antiguo al que ya le tenía ganas. Ha sido bastante pesado, aburrido, y me ha costado algo más de tiempo del que esperaba, pero ha sido una experiencia muy interesante para comprobar si merece la pena digitalizar el archivo, que ya te adelanto que sí, que lo merece, aunque no es ni mucho menos un problema trivial.
Desde hace unos tres años (también empecé en agosto) utilizo nuestro programa de gestión documental y mi escáner ScanSnap S1500 para digitalizar y archivar todos los documentos que utilizo en la empresa. Me va bastante bien. Muchos de los que me visitan se sorprenden de que no tengo apenas un papel encima de la mesa. Me costó un poco al principio y de vez en cuando se me acumulan algunos, tras un viaje o unos días con más trabajo del habitual. Pero estoy al día. Lo que yo llamo el «archivo vivo» lo tengo controlado. Y lo disfruto cada día. Encuentro los documentos fácilmente. Mando una copia por e-mail. Imprimo un recibo que me pide un cliente… No me lleva más de unos minutos diarios «mantener» al día mis papeles.
Pero otra cosa muy distinta es digitalizar el «archivo histórico», los armarios llenos de archivadores, de facturas, de extractos bancarios, contratos antiguos, correos electrónicos y cartas de hace 5, 7, 10 años. Estamos hablando de decenas de miles de folios. ¿Merece la pena digitalizar todo ese volumen? (por cierto, en un post anterior explico porqué diferencio el archivo «vivo» del «histórico», una distinción que no todo el mundo comparte).
En los dos últimos días lo he probado y la respuesta es sí, pero con algunas salvedades importantes. He estado tomando tiempos (los reproduzco al final) y trabajando como si fuera lo único que tenía que hacer, tratando de ser lo más objetivo posible. En resumen, dedicar media hora «neta» para escanear y archivar un año entero de facturas, unos 1500 folios en 4 carpetas que miden casi medio metro de ancho, creo que merece la pena. Un expediente de un proyecto antiguo, unos 2000 folios, me llevó casi una hora entera, con mucho más detalle y cuidado que las facturas, ya que la información es más variada y complicada. Un «coste» que no tengo claro que compense. Otros proyectos, menos importantes, me los liquidé en sólo unos 20 minutos, lo que resulta más llevadero.
En definitiva, he sacado varias conclusiones que resumo de una forma desordenada por si te sirven para decidir si digitalizar, o no, tu «viejo» archivo histórico:
1.- Olvídate de hacerlo tú mismo. Es muy pesado, lento y aburrido. Puedes quitarte algunas decenas de archivadores en una época de poco trabajo, pero si tienes un volumen importante, busca ayuda a menos que quieras dedicarte a escanear en vez de a hacer tu trabajo real. Hay empresas que se dedican a ésto o puedes dedicar a parte del personal en horas extra o momentos de poco trabajo, pero un abogado, ingeniero, gerente… que tenga cosas que hacer no puede pensar en quitarse un volumen significativo de su archivo sin desatender sus obligaciones durantes muchos días.
2.- Utiliza escáneres de alta producción. Soy un gran defensor de los modelos «de sobremesa» o escáneres personales como el Fujitsu ScanSnap S1500. 20 Páginas por minuto está muy bien para el «día a día». Pero para expedientes de 400 folios se quedan muy cortos. Si contratas a una empresa especializada traerá sus propios escáneres. Si lo haces con tu propia plantilla, seguro que compensa comprar al menos un escáner de cierto volumen, de 30 ó 40 páginas por minuto al menos.
3.- Lo que más tiempo consume es preparar los papeles. Quitar grapas, separadores, papeles doblados… es muy laborioso. Escanear 200 folios perfectamente ordenados es muy fácil y rápido. Pero quitar 30 grapas repartidas de forma aleatoria en esos mismos 200 folios te puede llevar 10 minutos. Más vale que tengas una buena mesa, grande quiero decir, y un lugar cómodo para manejar el papel porque esta parte del trabajo es, con mucho, la que consume más tiempo.
4.- Define bien, y al principio, el formato de los documentos: nombres, carpetas en los que guardarlos, códigos… De nada sirve digitalizar 10 años de facturas si luego no puedes encontrar la que necesitas en un momento dado. Por supuesto que no debes escanear y guardar en una carpeta de Windows o un DVD. Eso no sirve para nada, a menos que sólo tengas 300 ó 400 documentos. Utiliza un programa de gestión documental que te permita organizar bien la documentación y buscarla fácilmente en el futuro (obviamente yo utilizo ArchivaTech). Si el volumen de documentos es muy grande, no es ninguna tontería utilizar aquí los servicios de algún documentalista profesional que te ayude a definir el sistema de archivo. Los errores se multiplican por el número de documentos, por lo que pueden salir muy caros.
5.- Obsesiónate por ahorrar tiempo. Cuando un proceso se va a repetir cientos de veces cualquier pérdida de tiempo acaba saliendo muy cara. Organizar bien el trabajo de digitalización sale muy rentable, sobre todo si lo haces con tus propios medios. «Perder» un poco de tiempo al principio para definir bien la mejor metodología de trabajo se compensa rápidamente en cada proceso que se repite una y otra vez. Por ejemplo, para digitalizar las facturas, documentos de unos 400 folios cada uno, he creado un nuevo «perfil» de papel para que me pida más cuando se acaba el que he introducido en el alimentador del escáner (hasta 50 folios). Aunque definir el nuevo perfil me ha llevado unos minutos me ahorro el tener que unir posteriormente 10 ó 12 PDFs en uno, que es lo que me pasaba con el perfil anterior, pensado para documentos de pocos folios.
6.- Lo importante no es el número de folios de cada documento, sino cómo se organizan. El escáner es muy rápido y, sobre todo, trabaja solo una vez has introducido los papeles en el alimentador. El trabajo manual, el que cuesta tiempo, es el que tiene que hacer «artesanalmente» la persona que digitaliza. Además de quitar grapas, agrupar papeles relacionados, decidir el título de cada documento que crea, elegir la carpeta o expediente en el que se archiva, y crearlo en su momento. Al valorar el tiempo a emplear en la digitalización, más que el número de papeles hay que contar el número de archivos y expedientes que hay que crear. Y hay una conclusión evidente y muy importante: para documentos antiguos que probablemente no se consultarán nunca, hay que simplificar el proceso. Por ejemplo, creando un solo archivo con todos los papeles del documento, sin separarlo en diferentes ficheros. Una clasificación detallada y minuciosa ayuda en las consultas posteriores pero con un coste muy importante. Si el volumen a digitalizar es grande y los documentos no se consultan mucho, no compensa este gasto adicional. Por supuesto esta decisión es totalmente subjetiva y depende de cada caso, pero hay que ser muy consciente al plantearse un proyecto de digitalización que el coste final dependerá de lo meticulosos que seamos en el proceso, sea con recursos propios o contratando a un tercero.
Como resumen de mi «experiencia piloto», estos son los números:
1.- Facturas emitidas: 3 años, 12 archivadores, metro y medio de estantería, 4500 folios. He creado una carpeta para cada año y un expediente para cada trimestre, con un PDF recogiendo las facturas de cada trimestre.
- Tiempo de preparación de los papeles: 40 min.
- Tiempo de escaneado: 3 horas (en un escáner S1500). Durante el escaneado podía hacer otras tareas, por lo que el tiempo realmente empleado no ha llegado a 1 hora.
- Tiempo de clasificación, creación de expedientes en ArchivaTech y del título de cada PDF: 20 min.
En total unas 4 horas, de las cuales aproximadamente 2 han sido de «dedicación completa» y en las otras he podido hacer otras tareas mientras pasaba el papel por el escáner.
2.- Expediente de un viejo proyecto: 2000 folios, 20 archivos independientes, cada uno con su título, un solo expediente en ArchivaTech. En total una hora aproximadamente, pero de dedicación exclusiva.
¿Mucho o poco? ¿Merece la pena dedicar 3 horas para librarse de metro y medio de archivadores polvorientos en una estantería? Personalmente no voy a seguir haciéndolo, pero sí voy a encargar al responsable de administración a que termine el trabajo con los 6 años que nos quedan aún de facturas en papel. Si hubiera tenido que pagar a una empresa por este trabajo, creo que no lo habría hecho, simplemente porque no estamos tan agobiados por los papeles como para que sea una necesidad, pero dedicar unas horas, en ratos «libres», y vaciar completamente uno de nuestros armarios sí creo que nos compensa (de hecho cuando leas estas líneas ya lo habremos hecho).
Conozco muchas empresas y despachos de abogados y procuradores que están, literalmente, sepultados por papeles y me parece que a este ritmo, unas 2 horas por metro de estantería, les sale más que rentable afrontar un proyecto de digitalización de su archivo y, también literalmente, revolucionar su oficina y liberarse de unos cuantos metros cúbicos de papeles polvorientos, la mayoría de los cuales nunca volverán a necesitar.
Así que mi conclusión es que el resultado merece la pena, pero hay que planificarlo bien para que no se dispare el coste, y el tiempo.
Dos comentarios totalmente distintos:
a) mi experiencia este verano ha sido totalmente distinta: como hacía muchos años que no disponía de tiempo para mi, por las tardes me he dedicadoa gestionar un sistema de contactos por SMS con el que me aseguraba que a las nueve de la noche ya estábamos toda la peña en el bar y me he dado unas manos de cerveza que no recuerdo desde que tenía 20 años. Gestión contactual para gente normal.
b) en todo el artículo, ahora en serio, te mueves en una línea muy fina entre si conviene o no hacer esa digitalización de documentos antiguos. A mí, que ahora mismo sólo tengo seis papeles de distinto tipo encima de la mesa, seguro que no. Lo que no acabo de ver es, visto lo visto (leído lo leído) es que no pareces tener claro cómo convencer al típico abogado con dos mil doscientos expedientes terminados y ciento treinta vivos para que se pase al mundo sin papel. ¿Tiene que ser una empresa? ¿Hay que ser especialmente cuidadoso y hacer uno mismo las tareas de planificación de la digitalización? Si ni tú mismo (la persona que más sabe de esto) pareces dispuesto a repetir la experiencia ¿cómo lo debe afrontar un perto agrícola o un agente de seguros? ¿No es más barato colocar un armario en el trastero y cerrarlo con siete llaves?
Saludos.
Me gusta tu comentario porque veo que he trasmitido bien esas «dudas» que son reales, por más que me gustaría que fuera todo lo contrario.
Pero es cierto, ni yo, que estoy deseando venderle un programa a mi amigo, el abogado de la «oficina CON papeles», veo claro, o fácil, digitalizar su archivo de forma que le resulte rentable.
Porque las ventajas son muchas, pero el coste también es significativo.
Pero lo más importante de mi reflexión, de mi experimento en carne propia, es que de hacer las cosas «bien» a hacerlas «mal» la diferencia en tiempo (y por tanto coste) es muy grande.
Lo que quiero trasmitir es que el proyecto de digitalizar un «archivo histórico» es complicado y hay que hacerlo con una cierta dedicación, o te saldrá carísimo.
Si contratas a una empresa experta en el tema, te puedes relajar y que lo hagan todo. Para algunos casos será lo mejor (aunque seguramente lo más caro).
Un punto intermedio es involucrarte personalmente (estoy pensando en el propia abogado, o el gerente de la empresa) y trabajar con ellos en la primera fase, en el análisis de los documentos y la forma de archivarlos. Seguro que ahorras tiempo porque simplificas algunos procesos, pides poco detalle en algunos documentos, descartas datos superfluos…
La tercera opción, hacerlo con becarios, secretarias, personal propio con momentos de tranquilidad… puede ser muy válida y mucho más barata que las anteriores. Aunque te requiere dedicación, al menos al principio.
Respondiendo a tus preguntas concretas:
¿Tiene que ser una empresa? Lo dicho, depende del caso y de tu tiempo libre, y el del resto del personal de tu empresa.
¿Hay que ser especialmente cuidadoso y hacer uno mismo las tareas de planificación de la digitalización? Creo que sí, no solo para definir qué documentos no merecen ser tratados con detalle (y ahorrar tiempo) sino para estar seguro de que el resultado final te servirá bien (vamos, que encontrarás fácilmente los expedientes que esperas consultar en el futuro)
Si ni tú mismo (la persona que más sabe de esto) pareces dispuesto a repetir la experiencia ¿cómo lo debe afrontar un perto agrícola o un agente de seguros? Sin ánimo de parecer creído o soberbio, tengo mejores cosas que hacer que pasarme una mañana entera quitando grapas y escaneando documentos. Lo hago para el archivo «vivo» porque no me lleva más de 5 ó 10 minutos al día, de media, pero no me veo haciéndolo durante 2 ó 3 semanas seguidas. Pero sí tengo gente en la empresa que lo puede hacer en «ratos libres» sueltos a lo largo de varios meses sin que les suponga un trastorno para su trabajo habitual.
¿No es más barato colocar un armario en el trastero y cerrarlo con siete llaves? Si es solo un armario, de acuerdo. Así estábamos nosotros. Pero este abogado que te cuento tiene 4 trasteros llenos hasta el techo. Y de vez en cuando tiene que ir a buscar un expediente ¡que no sabe ni en qué trastero está! y le lleva 2 días (sin exagerar). Otro bufete en Sevilla tiene un piso entero lleno de papeles. Solo lo usan como trastero. Seguro que le merece la pena liberarlo y ahorrarse el alquiler.
Gracias por tu comentario. Espero haber concretado más. Si no, siempre podemos quedar a desayunar y darle otra vuelta 🙂
De que sector es donde relizastes la digitalización?..
asesoria,abogado?…
,muchas gracias
Nuestra propia empresa, MTC Soft, de desarrollo de software.
En realidad no es relevante porque las facturas emitidas son iguales para todas las empresas, independientemente del sector al que pertenezcan.
Otra cosa es el volumen. Unas 1.200 al año en nuestro caso.
Para una clinica ginecologica con 15.000 expedientes clinicos de tres hojas cada uno cuanto tiempo crees que llevaria escanear en ese scansnap y llevarlo a gestor documental?
,gracias
perdon..de siete hojas
El tiempo empleado por el escáner es irrelevante frente al que se tarda en el resto de tareas:
1.- Preparar los papeles. Quitar grapas, clips, sacarlos del archivador… Dependerá del estado del archivo físico.
2.- Escanear 7 folios (a doble cara o no, da igual): 20 segundos.
3.- Elegir y escribir un nombre para el archivo creado. ¿El paciente o su número de la SS o similar? 5 s.
4.- Crear un expediente en el programa de gestión documental o, en el caso de ArchivaTech, hacerlo automáticamente a partir del propio documento, y arrastrar el fichero creado: 3 s.
5.- Volver a guardar los documentos en papel: depende del archivo físico.
Ahora solo tienes que multiplicar por 15.000 y te dará el valor que buscas.
Fíjate que el tratamiento «manual» de los papeles puede ser el tiempo más importante del proceso.
Si quieres te puedo enseñar un programa de gestión de historias clínicas, ArchivaClinic, muy sencillo de usar. Mándame un correo a direccion@mtcsoft.es y te lo comento.
Me parece que dejar el trabajo de digitalización de un archivo histórico en manos de becarios, secretarias… etc, es un tanto arriesgado a la vez que cruel.
Probablemente el trabajo se quede sin terminar o malamente terminado, y ni pensar como acabaran los empledos encargados de tan «atractivo» trabajo. Me los imagino en una multifunción hoja va hoja viene. Pobrecicos!
Para este tipo de trabajos se requieren profesionales con experiencia en digitalización y por supuesto un buen software y equipos de digitalización profesional que te garanticen la calidad y la rápidez en los resultados. Cada trabajo de digitalización es un mundo y un buen asesoramiento es fundamental para entrar de lleno en la oficina sin papeles, !y no morir en el intento!
La empresa en la que trabajo ofrece soluciones de Gestión Documental entre ellas la digitalización. Hay un equipo de personas especializadas en digitalización, donde diariamente convierten en bytes cientos de documentos, de diferentes formatos, para un amplio abanico de empresas. Empresas que poco tienen que ver unas con otras, únicamente que ven en la calidad de sus documentos, de su archivo, de su historia y la rápidez de acceso a ellos, fundamental para ofrecer un mejor servicio y dar respuestas a sus clientes de manera más eficaz.
Está claro que como muchas otras cosas, la digitalización es una inversión pero con una digitazación profesional el retorno de esta inversión es muy rápido y satifactorio para su empresa y sus empleados.
Para disfrutar de las multiples ventajas que ofrece trabajar digitalmente hay que poner muy bien los cimientos. O acaso, ¿dejaría los cimientos de su casa en manos de un becario?
Saludos y ante todo enhorabuena por el blog!
No puedo estar más de acuerdo con tu comentario. De hecho, trabajo con varias empresas de digitalización y trato de no meterme en «su terreno». Cada uno que haga lo que mejor sabe hacer.
Sólo tengo una precisión que hacerte: el tamaño importa. En mi caso, por ejemplo, estamos hablando de facturas emitidas. No hace falta ser un experto para organizarlas de una forma eficiente. Es realmente fácil. Y teniendo en cuenta que en dos mañanas a medio gas he digitalizado 3 años completos, liquidar los 10 años que tenemos en total no es un trabajo que vaya a deslomar a nadie. Es un tanto aburrido, pero corto. Igual que para pintar la oficina hemos contratado a un pintor profesional, para colgar un par de cuadros me apaño con mi taladro de aficionado.
Gracias por tu comentario y tu aportación. Un saludo.
Buenas a todos,
Os dejo un enlace de un proyecto que he seguido de cerca y creo que por la importancia del organo, como por la magnitud sera de interes. Trata del expediente electronico digital y su implantacion en la AN.
Saludos
Haz clic para acceder a T21_Felix_Alberto_Martin.pdf
Sí que es un proyecto interesante. ¿Sabes si está teniendo éxito?
Está claro que la digitalización de los documentos judiciales está resuelta técnicamente, como la de mi amigo, el «abogado con papeles».
La gran pregunta es si serán capaces de convertirlo en un sistema ágil y cómodo que se implante de forma generalizada.
Gracias por tu aportación.
Me ha encantado el articulo, y en mi humilde opinión creo que la necesidad de la digitalización del archivo se plantea cuando no hay espacio suficiente por supuesto, pero muy importante, cuando busco lo que necesito y no lo encuentro ni de broma, y me vuelvo loc@ buscando y buscando.
Os aseguro que hay muchísimos profesionales que tienen sus archivos en cajas, perfectamente etiquetados, perfectamente colocados, y no encuentran na de ná..!!!
Así que la mejor manera es, optimizar el espacio y el tiempo, con un buen proyecto de gestión documental que te permita, convertir tu archivo histórico y vivo en formato digital pero por supuesto, indexado en un buen software de gestión documental, porque está claro que toda inversión tiene un coste, y esto es invertir en espacio y lo mas importante en tiempo, no pensemos que llevar a cabo un proyecto de gestión documental es un gasto, sino un ahorro.
Por lo que por la parte que me toca…. Animo a tod@s que se modernicen con su archivo y conviertan sus papeles en estupendos pdfs….!!!!
Un beso para todos.
Fátima
Como comento en su momento Bil Gates: LA MANERA EN QUE RECOPILAS, MANEJAS Y UTILIZAS LA INFORMACION, DETERMINA SI GANAS O PIERDES (aplicalo en todo a tu vida).
‘=0)
mrl
Si aplicase esta norma a «documentos», tendría el éxito asegurado 😉
Gracias por tu comentario.
Crees que seria buena idea crear una empresa que realizara la digitalizacion de la documentacion de una organizacion, por lo que te he leido, la empresa debe verse hasta el cuello….
Hay ya muchas que lo hacen. Y a algunas les va muy bien.
Digitalizar y con frecuencia destruir documentos es una necesidad actual de muchas empresas.
No es un «mercado» nuevo, pero está más activo últimamente, especialmente entre las PYMES que no tenían recursos técnicos para hacerlo hasta ahora, a un precio razonable.
Me gustó mucho leer todas sus opiniones…Estoy realizando un trabajo de investigación sobre la gestión documental en el gobierno, pero definitivamente hay que aplicarnos esta gestión a nuestra persona. Hoy día guardamos mucha información en los «usb» o memorias portatiles y las llevamos muy desorganizadas. Tambíen tenemos archivos de documentos personales que de suceder algún evento extraordianrio podriamos perderlos sin quedarnos resguardados de alguna copia accesible de forma digital.
Personalmente, utilizo a diario nuestro propio software, ArchivaTech. Es un poco «sobredimensionado» para un usuario individual, pero en mi ordenador de la oficina tengo miles de documentos personales perfectamente archivados. Y seguros. No hay que esperar a tener un problema con los datos para adoptar medidas de seguridad adecuadas. Es como ir en el coche: siempre con cinturón de seguridad.
hola BUENOS DIAS consulto el programa se compra y cuanto es el valor???
El precio del programa depende del número de usuarios y de si se instala solo en local (cliente-servidor) o también con acceso remoto (clientes-web).
La licencia para 5 usuarios concurrentes cuesta 3.000€.
También se puede alquilar. En este caso, la cuota mensual es de 125€.
En la página web http://www.archivatech.es tienes todos los precios.
Buenos días, tengo una duda sobre los datos de tiempos que indicas. Dices que escaneaste 4500 folios (de facturas, que generalmente está a una cara) en 3 horas, lo que resulta una productividad de 1500 imágenes/h equivalente a 25 imágenes/minuto cuando las especificaciones del escaner Fujitsu scan snap habla de 20 / 40 imágenes /minuto en modo simplex/ duplex (en el caso de facturas suelen estar a una cara y por tanto simplex). Además, no es un escáner que tenga una gran carga en el alimentador automático.
El objetivo del post es dar una visión general del proceso, no es una prueba olímpica ni una demostración oficial.
Con esta introducción quiero decir que no me he preocupado en ajustar los tiempos con detalle. De hecho, el número de facturas de cada año varía, hasta en unos pocos cientos, y lo que transmito son valores medios.
Dicho todo esto, fíjate que hablo de 4 horas de trabajo de las que, aproximadamente (insisto), 3 se dedican al escaneo. Como indico, cuando el escáner está procesando las páginas se puede ir preparando el siguiente grupo de facturas o dando nombre a las ya digitalizadas. En cuanto al alimentador, el ScanSnap te permite configurarlo para que espere a que vuelvas a cargarlo (con hasta 50 folios) cuando se acaba un grupo de papeles sin crear el documento hasta que se lo indiques.
En definitiva, son tiempos aproximados que, como digo en un post de hace unos días, sirven para dar una idea del tiempo necesario sin entrar en detalles que hacen más difícil captar la idea principal. Si digo 4.323 folios y 3 horas con 23 minutos resulta mucho más complicado hacerse una idea que con 4.500 y 3 horas justas. Simplificar es equivocarse, pero viene muy bien para transmitir ideas «cualitativas».
En todo caso, agradezco tu preocupación por el detalle al leer mi post. No esperaba tanto celo, mayor que el que puse yo al cronometrar los tiempos. (No estoy siendo irónico, realmente me sorprende agradablemente).
Un saludo.