Hay muchos motivos para montar un sistema de gestión documental. El más evidente (quizás por el nombre) es la mejora en la productividad, en la “gestión” de la documentación: búsquedas rápidas, distribución entre los usuarios, clasificación “inteligente”… Pero últimamente, quizás por la crisis que todo lo contamina, los nuevos clientes que visito suelen estar especialmente interesados en la digitalización de sus archivos en papel. Trasteros, armarios, almacenes, estanterías… llenas de miles y miles de papeles. A veces lejos y otras en la propia oficina, estorbando, ocupando un espacio valioso (literalmente). Archivos que molestan pero que necesitamos consultar con frecuencia.
Ganar ESPACIO, ese bien escaso, ese lujo del que pocas veces disfrutamos en las oficinas, en las empresas, en las Administraciones Públicas. Este resulta ser el motivo principal por el que muchos quieren dar el paso al documento electrónico, por el que están dispuestos a pagar un precio. Pero, ¿cúal es ese precio?
Con frecuencia me encuentro con nuevas instalaciones que se ven frenadas por el coste de digitalización del archivo, un valor muy alto, mientras que el precio de nuestro software resulta casi despreciable en comparación. Y es lógico. Mientras que un programa de ordenador se monta en pocas horas digitalizar un archivo que ocupa varias habitaciones puede llevar meses de trabajo manual a un equipo de varias personas.
Hay dos conclusiones que sacar inmediatamente: calcular el coste de digitalización es muy importante al evaluar el proyecto. La otra es que conviene montar un “buen” programa de gestión documental. El coste no es relevante porque siempre será muy inferior al de la digitalización, así que no escatimes en este aspecto y monta un sistema que te permita sacar el máximo provecho al archivo digitalizado.
Llegados a este punto, el cliente pregunta (como es lógico): “¿Cuánto cuesta digitalizar mi archivo?
Y yo llamo a mi socio (si no está ya allí, que es frecuente) y le digo que le toca a él contestar, que lo mío es el software. ¡Pero nunca contesta! Y hace bien. No se puede contestar, porque depende de muchos factores que en ese momento desconoce. Sería igual que preguntar a un arquitecto que cuánto cuesta construirse un chalet (por ejemplo). Sin decirle de cuantas habitaciones, si quieres sótano, dos pisos, las calidades de la obra, si incluyes piscina, o cuantos metros de construcción… Todos entendemos que no se puede decir cuánto cuesta “un chalet” en general. Se puede decir cuanto cuesta “este” chalet concreto, el que tengo delante, ya construido y bien definido. Con los archivos pasa lo mismo.
Pero hay que entender al cliente. Quiere hacerse una idea, saber al menos el “orden de magnitud” del que hablamos. ¿Unos miles de euros, o decenas de miles…? 3 meses o dos años… Necesita hacerse una idea. Pero mi socio no suelta prenda. Ya se ha equivocado alguna vez y no quiere “pillarse los dedos”. El problema con la digitalización es que si te equivocas, te puedes meter en un buen lio. Si estimas que un expediente requiere 2 minutos y acaban siendo 2 y medio, al multiplicarlo por 20.000 expedientes el error es monumental. Nadie quiere cometer ese error, así que, antes de contestar, hay que saber detalles, todos los detalles, del archivo a digitalizar.
En realidad hay dos formas muy diferentes de calcular el tiempo (que será el coste, en horas/hombre). La primera es muy empírica y la segunda práctica. Esta última es la más sencilla: vas al domicilio del cliente, le pides un expediente representativo (entendiendo como tal el documento básico de archivo), lo digitalizas e indexas, midiendo el tiempo empleado. Multiplicándolo por el número total de expedientes ya tienes el tiempo necesario para digitalizar todo el archivo. Con una buena elección del “expediente tipo” y un poco de cuidado al contar el tiempo, es la mejor forma posible.
Pero lo más normal es que no puedas acceder al archivo, al menos para la primera estimación. Puedes cerrarte en banda y decirle que no, que hasta que no hagas una prueba no le das un valor. Pero el cliente insiste y quiere “algo”, para hacerse una idea. Aquí entra en juego el otro sistema, el “empírico”. Aunque necesitas datos, lo más exactos posibles.
Lo primero, hablemos el mismo lenguaje. Llamaremos “expediente” al conjunto de documentos en papel que corresponden a un mismo asunto o proyecto. Puede ser un archivador de anillas, varios, una caja llena de papeles, un archivador (o varios) de cartón… El caso es que forman una “unidad” lógica, un mismo asunto que comparten todos los papeles que lo componen. En un archivo puede haber varios tipos de expedientes, aunque con frecuencia solo habrá un “modelo”, aunque de diferente tamaño, número de papeles. Si hay varios, hay que repetir el proceso para cada “tipo” y sumar los tiempos al final.
Indexar, para un biblioteconomista o “archivero” es añadir datos estructurados a un documento electrónico: puede ser el nombre del archivo, pero también una fecha, una clasificación, una descripción… Con frecuencia requiere más tiempo que el proceso de escaneado en sí.
Para evaluar el tiempo necesario para digitalizar todo el archivo solo hay que multiplicar el tiempo empleado con un expediente “medio” por el número total. Lo siguiente es, por tanto, calcular ese tiempo. Para ello sumamos y multiplicamos las diferentes “fases” del proceso, para lo que descomponemos el expediente en documentos similares. Por ejemplo, un expediente está formado por planos en tamaño DIN A0, carpetas DIN A3, varios documentos de folios en DIN A4 y papeles sueltos más pequeños. Ahora hay que estimar el tiempo de cada uno.
Veamos un ejemplo en el que supondré algunos valores para hacerlo más real.
1.- Preparación del expediente (sacarlo del archivo, abrir las carpetas…). 2 minutos.
2.- Planos DIN A0: preparación, escaneado, indexado, reposición al archivo (doblarlo…). 3 min x 10 planos = 30 min.
3.- Carpetas DIN A3: preparación, escaneado, indexado… 2 min x 10 carpetas = 20 min
4.- Documentos DIN A4: quitar grapas, escaneado, indexado… 4 min x 50 documentos = 200 min.
5.- Documentos sueltos: preparación, escaneado, indexado… 10″ x 50 papeles = 8 min.
Total: 260 minutos. Si tenemos 5.000 expedientes son 2.700 días / hombre, o 135 meses / hombre. Un equipo de 10 personas tardaría 13 meses, algo más de un año, lo que no está nada mal.
Por supuesto que dar un presupuesto con estas cuentas es más que arriesgado, pero si el cliente se involucra directamente al darte los datos de cada expediente y estimar contigo los tiempos necesarios puedes darle una primera estimación. Luego, sin duda, debe llegar el momento de revisar los tiempos con un expediente real y ajustar los valores. Solo entonces hay que aventurarse a poner un precio al proyecto completo.
Yo, por mi parte, ya tengo una “calculadora” en Excel para hacer estas operaciones, aunque sólo para esa estimación inicial. No es mi trabajo y bastante hago con arriesgarme a escribir este post y que todos los archiveros del mundo me critiquen duramente por simplificar tanto su trabajo (ya los estoy viendo venir).
En todo caso, aunque sólo sea para que el cliente sea consciente de la dificultad de estimar un valor con ciertas garantías, y sorprenderse del número que sale al multiplicar… ya puede que merezca la pena hacer este sencillo ejercicio de cálculo.
Me parece muy interesante el post, Fernando, como la mayoría de los que leo en este blog, pero siempre que leo u oigo hablar de digitalización de archivos me asalta la misma pregunta: Tengo claro que existe normativa que permite hacer una digitalización certificada de documentos “fiscales”, que si se hacen con software certificado por la AEAT, y de acuerdo con los protocolos establecidos permiten otorgar valor de documentos válidos los obtenidos por este escaneo certificado, con lo que los originales en papel, serían posteriormente destruibles (de forma segura, obviamente)… Pero, ¿existe ya alguna normativa para hacer lo propio con documentación “no fiscal”?, es decir, ese ahorro económico en términos de ahorro de espacio del que siempre habláis, ¿es real?, ¿o bien una vez digitalizado el archivo, como tengo que mantener los originales, por si los tengo que usar en alguna sede con valor “probatorio” no es tan grande como “vendeis”?
Muchas gracias por la entrada, y, como no, por la respuesta.
Luis Salvador Montero
Estimado Luis, ante todo gracias por el comentario.
Entrando en tu pregunta, que es más que procedente, te comento varias cosas.
De entrada, NO, desgraciadamente no es posible destruir documentos “originales” y utilizar las copias digitalizadas en su lugar. ¡Así va este país!, la Agencia Tributaria siempre por delante del resto de Administraciones.
Y, además, solo se pueden destruir las facturas de gastos, de proveedores, y tras un proceso bastante laborioso.
La Norma de Digitalización Certificada ha sido incompleta, farragosa y poco o nada útil para reducir el papel.
La buena noticia es que veremos una evolución. Seguro. No sólo de documentos a escanear sino de “nuevos” documentos en formato electrónico, aunque esto no sirve para el archivo “histórico” en papel. Lentamente, pero la normativa avanza.
En cuanto a las ventajas de digitalizar, son varias. La primera es que sí que puedes destruir muchos documentos. Todo lo que sean copias, fotocopias, documentos impresos por tí… no originales “firmados” de puño y letra, pero sí muchos otros documentos. El archivo “adelgaza”.
Otra ventaja es que, una vez digitalizado el archivo en papel, puedes llevártelo lejos, a un almacén, archivo, nave, trastero… ya no tiene que estar “a mano”. Trabajas con la copia electrónica, en el día a día, y sólo hay que ir al archivo para cuando se necesita el original (un juicio, demanda…) que son pocas veces (en comparación con la gestión diaria).
Y otra gran ventaja es la agilidad en la gestión. Con un buen sistema de búsqueda puedes localizar los documentos casi instantáneamente, y sin moverte de tu silla. Eso vale mucho en más de una empresa.
Un saludo y gracias de nuevo por el comentario.
Enhorabuena por el post¡ He trabajado en el sector y recuerdo que efectivamente, pequeñas variaciones en uno de los supuestos puede dar lugar a tener pérdidas al multiplicar…Concretamente las famosas grapas o el porcentaje de reconocimiento automático en caso de OCR. El cliente siempre quiere que el proveedor concrete y el proveedor que el cliente le de datos que no tiene..Lo mejor es tras hacer una prueba con documentos reales, ajustar el presupuesto con horquillas de variación mínimas que puedan tolerarse en los factores que se identifiquen como críticos (número de expedientes, hojas medias por expeiente, posiciones a capturar, grapas, etc.) para tener una concrección real y comprometerse a confirmar datos con un mes de trabajo real . Si hay una gran variación al alza o a la baja, revisar precio.
Es curioso como todos coincidimos. Todos sabemos cómo se debe hacer “bien” el presupuesto. Todos, menos el cliente. Claro que para él es “la primera vez” y le cuesta entender la necesidad de conocer con tanto detalle sus documentos antes de tener una estimación.
Desde luego, lo mejor es poder revisar el precio después de unos días, hasta un mes como dices tú, de trabajo real. Aunque me temo que muchas situaciones no permiten unas pruebas tan extendidas en el tiempo.
En todo caso, hay que tener cuidado para no pillarse los dedos.
Gracias por el comentario.
[...] realidad ya escribí con cierto detalle sobre este tema hace unos meses en un post anterior. No dejes de leerlo antes de seguir leyendo éste, porque lo escribo como una continuación de [...]
[...] realidad ya escribí con cierto detalle sobre este tema hace unos meses en un post anterior. No dejes de leerlo antes de seguir leyendo éste, porque lo escribo como una continuación de [...]