Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Aunque generalizar implica tratar injustamente a unos por los méritos (o deméritos) de otros no puedo dejar de utilizar a “los abogados” como referencia de un “grupo” de profesionales (odio la palabra “colectivo”) que se caracterizan por ser auténticos trogloditas en el uso de las herramientas informáticas. Debo decir en su defensa que están muy condicionados por los jueces / juzgados que están más allá de la prehistoria en lo que a uso de herramientas TIC se refiere, al menos en España. Para nada sirve a un abogado tener sus documentos archivados en Oracle y firmados digitalmente si el juez le va a pedir una fotocopia compulsada por un notario ¡qué horror!

Para que veas que no es una apreciación subjetiva mía (que me caracterizo por ser bastante crítico con los que no tienen un escáner encima de la mesa) un ejemplo: hablaba la semana pasada con un abogado de Granada, bastante joven y con un despacho muy conocido que tiene en su bandeja de entrada ¡6.000 correos! Yo me pongo nervioso si tengo más de 30 y él tiene 6.000 (si no te horroriza el dato, no sigas leyendo porque no estarás de acuerdo con lo que voy a decir aquí).

Pero hay un dato más interesante de este abogado, que considero representativo de este grupo de profesionales: los papeles. Montañas de papeles. Literalmente. No solo en el archivo, y 4 trasteros que tiene alquilados solo para eso. Montañas de papeles en su despacho. En las mesas. En las estanterías. ¡En el suelo! Si en la bandeja de entrada tiene 6.000 correos con, pongamos, una media de 10 folios por documento, es decir, unos 60.000 folios “almacenados”, solo en su despacho debe haber unas 20 montañas de papeles de 40cm de altura. Digamos unos 80.ooo folios. ¿Puedes encontrar un contrato importante, una liquidación de gastos, una factura concreta… entre 80.000 folios completamente desordenados?

Si yo fuera él, tiraría a la basura los 80.000 folios, y los 6.000 correos y empezaría de cero. Para lo que le sirven “archivados” así, es casi lo mismo que no tenerlos.

Pero vamos a la parte constructiva. Este amigo (espero que no lea este post y deje de serlo) representa muy bien los dos problemas de la gestión documental. Primero, sin duda primero en el tiempo, el problema de manejar miles de documentos en papel. Es un problema “físico”, ocupa espacio, se llenan de polvo, manejalos es complicado y lento. Encontrar algo es muy laborioso, si es que lo encuentras. La solución, por supuesto, es escanearlo todo. O, mejor aún, trabajar directamente con los documentos digitales. No imprimir los documentos adjuntos a un correo, ni el propio correo. No pedir copias en papel a los clientes. ¡No hacer fotocopias! por supuesto. Eso es una aberración propia del Pleistoceno, cuando había árboles que cortar y no existían los escáneres actuales a doble cara.

En resumen y como comento en mis vídeos sobre gestión documental: lo primero es pasar todos los documentos a formato electrónico.

Pero ahora llega la segunda parte, de la que también es un buen ejemplo: ¿cómo organizo los documentos electrónicos? Porque a los 6.000 correos en la bandeja de entrada hay que sumar los 80.000 folios escaneados de su despacho más otros 200 ó 300 mil de los archivos y trasteros. La respuesta es evidente: hay que utilizar un programa de gestión documental que te permita almacenar todos esos documentos en una estructura sencilla, segura y, sobre todo, con facilidades de búsqueda.

Todo ésto ya lo he comentado otras veces. La novedad, para mí, es que hace un par de días hablaba con otro abogado, en este caso con un despacho en el Paseo de la Castellana en Madrid. Y le comenté, como a tantos otros, que el documento electrónico tiene que llegar ya a los juzgados y los despachos. “¡Claro que sí!”, me dijo. “Ya ha llegado. Hace unos meses llevamos a un juez una montaña de unos 5000 folios con los documentos para un juicio y nos dijo que en papel no, que en formato electrónico. Así que escaneamos todo y, ya que habíamos empezado, seguimos por el resto del despacho. Teníamos 2 pisos, uno de ellos dedicado casi en exclusiva al archivo de documentos. No hemos dejado nada. Los hemos destruido. El problema es que ahora me cuesta encontrar los documentos porque el programa de gestión que tenemos no los gestiona bien”

Así que, dos enseñanzas muy interesantes:

1.- En Madrid van bastante por delante respecto a Granada en la transición hacia “los juzgados sin papeles” que todos deseamos.

2.- Los programas de gestión “alfanumérica”, de fechas, nombres, apellidos, números de expedientes… no suelen funcionar bien gestionando documentos. Es muy diferente gestionar una base de datos con la ficha de un cliente, o las facturas pendientes de pago, que una base de datos con decenas de miles de PDFs, documentos en Word, e-mails…

En resumen, me llevé una alegría doble: por un lado saber que, por fin, los juzgados están avanzando (y los abogados detrás, arrastrados por ellos). Y por otra parte,  y que puede que tenga un nuevo cliente para ArchivaTech.