Aunque generalizar implica tratar injustamente a unos por los méritos (o deméritos) de otros no puedo dejar de utilizar a «los abogados» como referencia de un «grupo» de profesionales (odio la palabra «colectivo») que se caracterizan por ser auténticos trogloditas en el uso de las herramientas informáticas. Debo decir en su defensa que están muy condicionados por los jueces / juzgados que están más allá de la prehistoria en lo que a uso de herramientas TIC se refiere, al menos en España. Para nada sirve a un abogado tener sus documentos archivados en Oracle y firmados digitalmente si el juez le va a pedir una fotocopia compulsada por un notario ¡qué horror!
Para que veas que no es una apreciación subjetiva mía (que me caracterizo por ser bastante crítico con los que no tienen un escáner encima de la mesa) un ejemplo: hablaba la semana pasada con un abogado de Granada, bastante joven y con un despacho muy conocido que tiene en su bandeja de entrada ¡6.000 correos! Yo me pongo nervioso si tengo más de 30 y él tiene 6.000 (si no te horroriza el dato, no sigas leyendo porque no estarás de acuerdo con lo que voy a decir aquí).
Pero hay un dato más interesante de este abogado, que considero representativo de este grupo de profesionales: los papeles. Montañas de papeles. Literalmente. No solo en el archivo, y 4 trasteros que tiene alquilados solo para eso. Montañas de papeles en su despacho. En las mesas. En las estanterías. ¡En el suelo! Si en la bandeja de entrada tiene 6.000 correos con, pongamos, una media de 10 folios por documento, es decir, unos 60.000 folios «almacenados», solo en su despacho debe haber unas 20 montañas de papeles de 40cm de altura. Digamos unos 80.ooo folios. ¿Puedes encontrar un contrato importante, una liquidación de gastos, una factura concreta… entre 80.000 folios completamente desordenados?
Si yo fuera él, tiraría a la basura los 80.000 folios, y los 6.000 correos y empezaría de cero. Para lo que le sirven «archivados» así, es casi lo mismo que no tenerlos.
Pero vamos a la parte constructiva. Este amigo (espero que no lea este post y deje de serlo) representa muy bien los dos problemas de la gestión documental. Primero, sin duda primero en el tiempo, el problema de manejar miles de documentos en papel. Es un problema «físico», ocupa espacio, se llenan de polvo, manejalos es complicado y lento. Encontrar algo es muy laborioso, si es que lo encuentras. La solución, por supuesto, es escanearlo todo. O, mejor aún, trabajar directamente con los documentos digitales. No imprimir los documentos adjuntos a un correo, ni el propio correo. No pedir copias en papel a los clientes. ¡No hacer fotocopias! por supuesto. Eso es una aberración propia del Pleistoceno, cuando había árboles que cortar y no existían los escáneres actuales a doble cara.
En resumen y como comento en mis vídeos sobre gestión documental: lo primero es pasar todos los documentos a formato electrónico.
Pero ahora llega la segunda parte, de la que también es un buen ejemplo: ¿cómo organizo los documentos electrónicos? Porque a los 6.000 correos en la bandeja de entrada hay que sumar los 80.000 folios escaneados de su despacho más otros 200 ó 300 mil de los archivos y trasteros. La respuesta es evidente: hay que utilizar un programa de gestión documental que te permita almacenar todos esos documentos en una estructura sencilla, segura y, sobre todo, con facilidades de búsqueda.
Todo ésto ya lo he comentado otras veces. La novedad, para mí, es que hace un par de días hablaba con otro abogado, en este caso con un despacho en el Paseo de la Castellana en Madrid. Y le comenté, como a tantos otros, que el documento electrónico tiene que llegar ya a los juzgados y los despachos. «¡Claro que sí!», me dijo. «Ya ha llegado. Hace unos meses llevamos a un juez una montaña de unos 5000 folios con los documentos para un juicio y nos dijo que en papel no, que en formato electrónico. Así que escaneamos todo y, ya que habíamos empezado, seguimos por el resto del despacho. Teníamos 2 pisos, uno de ellos dedicado casi en exclusiva al archivo de documentos. No hemos dejado nada. Los hemos destruido. El problema es que ahora me cuesta encontrar los documentos porque el programa de gestión que tenemos no los gestiona bien»
Así que, dos enseñanzas muy interesantes:
1.- En Madrid van bastante por delante respecto a Granada en la transición hacia «los juzgados sin papeles» que todos deseamos.
2.- Los programas de gestión «alfanumérica», de fechas, nombres, apellidos, números de expedientes… no suelen funcionar bien gestionando documentos. Es muy diferente gestionar una base de datos con la ficha de un cliente, o las facturas pendientes de pago, que una base de datos con decenas de miles de PDFs, documentos en Word, e-mails…
En resumen, me llevé una alegría doble: por un lado saber que, por fin, los juzgados están avanzando (y los abogados detrás, arrastrados por ellos). Y por otra parte, y que puede que tenga un nuevo cliente para ArchivaTech.
jeje si es cierto, los licenciados de repente estan que no saben ni que onda con sus archiveros, mi novia trabaja en el despacho de abogados de su papa y muchas veces cuando hablamos por cel me dice…espera que no encuentro tal expediente, o , es que no aparece!…a lo que siempre le digo ….mmmm cuando aprenda bien bases de datos , en el aniversario del despacho les voy a regalar un programa de gestion para que puedan buscar por , folio, nombre, apellido o que se yo…asi sirve que me gano al papa jaja XD…pero en especial a los abogados se les junta un papelerio que Dios me libre :S:S:S:S …. bueeeeno sera que para nosotros los que estamos desenvueltos en los sistemas nos es mas facil con un click aqui..o ventana por alla… jeje…aunque seria mas facil tambien para los licenciados en derecho
Veo que conoces bien a los abogados. A ver si entre todos los modernizamos un poco, que falta les hace.
Muy interesantes tu articulo, lo he leido en tu articulo… algun programa free de gestion documental que recomiendes
Salvo para uso personal, no me gustan los programas gratuitos. Suelen ser demasiado poco fiables y no aportan grandes mejoras al simple explorador de Windows, utilizado con orden.
Creo que para un uso profesional, decenas de miles de documentos y varios usuarios accediendo, hay que comprar un software comercial, con soporte técnico, con una empresa «detrás» que asuma la responsabilidad del buen funcionamiento del programa y garantice un mínimo de calidad y seguridad de la aplicación.
Las cosas gratis para usos sencillos, como este blog, no para guardar la información de mi empresa.
Hay una excepción: si en la propia empresa hay técnicos que puedan dar el soporte técnico del software. En este caso, estás dejando de pagar a «terceros», aunque a costa de consumir recursos propios.
Si es para ti, usa Windows y algún programa de búsqueda de archivos.
Gracias por compartir esta información. Nosotros tenemos una página web con la información actualizada sobre licitaciones y concursos. El widget para tener esta información en tu página lo podrás obtener totalmente gratis en el siguiente enlace: Licitaciones Widget
Está claro que la tecnología existe, y puede mejorar mucho el trabajo diario de los abogados, entre otros.
Lo importante es que se decidan a utilizarla.
Gracias por el comentario y tu aportación.
SOLO EL QUE ES ABOGADO SABE LO TEDIOSO QUE ES LO QUE NO SABEN ES QUE EN MEXICO YA NOS ESTAMOS MODERNIZANDO HAORA HASTA LAS LISTAS DE ACUERDOS SE PUEDEN REVISAR POR INTERNET IGUAL LOS EXPEDIENTES SOLO NESECITAS TU USUARIO Y CONTRASENA
Es importante dar pasos en la dirección adecuada, pero, señores abogados, miren a su alrededor. Los niños de 5 años manejan el iPad con soltura. No hay que dar pasos, hay que correr. Hay mucho por hacer y la Sociedad espera que estén a la altura.
Hola Fernando. Han pasado casi 2 años desde tu último comentario y ni siquiera se si verás este. Estoy haciendo un research sobre oficinas sin papeles en despachos de abogados y me preguntaba si sabrías de algunos que lo hayan implantado con éxito. Cualquier comentario es bien recibido.
Gracias y un saludo
Sí, me llegan los comentarios. WordPress funciona muy bien.
No tengo experiencias directas de despachos de abogados.
Lo que sí he comprobado en bastantes ocasiones es que los programas de «gestión» clásica, citas, fechas, gestión de clientes… van incorporando la gestión documental como parte de la información que manejan. De esta forma los abogados, y otros profesionales, van incorporando la gestión documental aunque suele ser todavía de una forma parcial y poco segura. En la mayor parte de los casos que conozco son meros enlaces a ficheros guardados en el disco duro.
Un saludo.
JAVIER RUIZ, EXACTAMENTE NO SE TU REFERENCIA DE OFICINAS SIN PAPELES, YA QUE EN LA MAYORÍA DE LOS DESPACHOS LA DOCUMENTACIÓN FÍSICA ES PARTE CRUCIAL EN EL DESARROLLO DE LOS CASOS, SIN EMBARGO SI DE ALGO TE PUDIERA AYUDAR, HAY DIFERENTES DESPACHOS QUE MANEJAN LO QUE SON LAS OFICINAS VIRTUALES, CONSISTENTES EN SOLO CANALIZAR EN ESA OFICINA LLAMADAS, PAQUETERIA Y AGENDAR CITAS CON CLIENTES, ESO AYUDA MUCHO YA QUE NO ES NECESARIO ESTAR PRESENTE PARA TODAS ESAS ACTIVIDADES, YA QUE LAS LLEVA ACABO UNA SECRETARIA EXTERNA, ES UN PUNTO EN LO QUE SE HAN MODERNIZADO MUCHOS DESPACHOS DE COBRANZA Y JURIDICOS, EJEMPLO SERTEC, SALUDOS, ATT LIC. ABRAHAM LOPEZ :.
Hola Fernando, tengo un estudio de abogados chico pero siemrpe intento amén de ello estar a la orden del dñia con temas informáticos. La pregunta es si sabes de algúin plugin que me ayude a organizar una carpeta del cliente con su caso cargarle documentacion que pueda ver solo el y a su vez poder tener algún tipo de gestion de citas y calendario etc.
Te comento que estuve usando Vcita que está muy bueno pero lamentablemente la versión en español esta mal traducida. Sólo me sirve para un solo usuario es decir yo solo y no el resto de mis colegas del estudio.
Bueno te dejo la inquitud para ver si me podes ayudar. Una sugerencia de lo que me gustaría implementar en mi sitio de (wordpress) es un sistema similar al de sudespacho.net
Mi sitio es http://www.estudioavilacamps.com.ar por si querés revisar y sugerir cambios
Gracias
Hola Pablo:
Siento no poder ayudarte pero no estoy al tanto de los programas para despachos de abogados.
Sé que hay varios, alguno muy extendido, pero no conozco los detalles.
Seguro que hay algún blog especializado en el que encontrarás más información, pero no sé dirigirte a ninguno.
Un saludo.
Hola Fernando, gracias por tu respuesta.
Se te ocurre de que manera puedo implementar en wordpress carpetas o folders de clientes y alli meter todo como podría hacerlo con alfresco por ejemplo o usando Gdrive pero integrado a mi sitio.
La idea es el cliente entra o se registra y entra y pude acceder a su carpeta donde esta su caso y los escritos o actualizaciones que se fueron haciendo
Algo así se te ocurre como podría implemtarlo o si me das ideas de conjunto de plugins que me puedan dar todo eso?
No manejo WordPress tan bien como para hacer lo que comentas. Ni siquiera sé si se puede hacer.
Tengo clientes que lo hacen con nuestro gestor documental, ArchivaTech, justamente como lo describes. Pero no parece sencillo implementar esa funcionalidad en WordPress.
buen dia, una pregunta, como se cobra el servicio o en base a que se hace un presupuesto, que hay que considerar para saber cuanto cobrar, en espera de tu pronta respuesta, saludos y gracias
No indicas el servicio a cobrar.
Como el blog va de gestión documental, supongo que te refieres a la digitalización y no a lo que cobra un abogado (que no tengo ni idea).
Hay varias entradas en este mismo blog en las que trato este tema con detalle.
Por ejemplo: https://gestiondocumentalparagentenormal.com/2011/07/05/%c2%bfcuanto-cuesta-digitalizar-mi-archivo/
Solo tienes que buscarlas con las palabras adecuadas.
Un saludo.