En los últimos meses me han consultado muchas personas sobre la puesta en marcha de una empresa de gestión documental. La mayoría me consultan por que han leído este blog o visto alguno de mis videos sobre gestión documental, sobre todo el de «las 5 patas de un proyecto integral».
La mayoría de ellas, casi la totalidad, están pensando en montar una empresa de digitalización de documentos, si no lo han hecho ya, y se suelen interesar por los escáneres, el precio que se puede cobrar a los clientes, la forma de integrarlo con un software de gestión, como ArchivaTech…
Lo que me llama la atención es que ninguno estaba pensando en montar una empresa de custodia de documentos. Y esta es, sin duda, una opción interesante para un nuevo negocio. De hecho, creo que el mercado está bastante menos saturado de este tipo de empresas, mientras que la digitalización tiene mucha mayor «compentencia», empezando por los propios clientes que se compran un par de escáneres y se ahorran la contratación de una empresa para estas tareas.
Conozco varias empresas de custodia de documentos y me parece un negocio interesante. Hay una demanda indudable y relativamente poca oferta. Lo curioso es que no requiere conocimientos técnicos significativos: está al alcance de cualquiera que se lo plantee como negocio. Pero, tenía que haber un pero, sí que requiere una inversión importante de entrada. No tanto desde el punto de vista económico, sino de esfuerzo para la puesta en marcha.
En resumen y de forma no necesariamente ordenada, estos pueden ser los pasos para montar una empresa que preste servicios de custodia (almacenamiento) de documentos.
1.- Almacén. Esta es la clave y probablemente el mayor obstáculo para los «emprendedores» con ganas de afrontar un proyecto de este tipo. Hay que comprar o alquilar un almacén adecuado para guardar los documentos de los clientes. Teniendo en cuenta que la mayoría (si no todos) serán papeles y este es un negocio de «volumen», debe ser grande, con facilidad de acceso y alejado de la ciudad para conseguir un precio razonable. No olvidemos que el almacenamiento debe ser mucho más barato que en las oficinas del cliente para que el negocio merezca la pena.
2.- Estanterías. No es algo trivial. Probablemente sea la inversión más importante si el almacen se alquila. Hay que preparar muchos metros lineales de estanterías y organizarlas perfectamente para almacenar de forma eficiente los documentos. Es una de las partes más difíciles en la puesta en marcha.
3.- Cajas. La mayoría de los documentos, si no todos, deben guardarse en cajas para organizar los papeles y demás soportes que guardemos de los clientes. En algunos casos las propias cajas o archivadores de los clientes pueden servir, pero eso será la excepción. Lo habitual, para montar un negocio eficiente que funcione con agilidad (productividad) será encargar miles de cajas a medida para introducir dentro los documentos.
4.- Sistema de trasporte. Para traer los documentos de las oficinas de los clientes y para llevárselos cuando los soliciten. Mientras que la primera tarea requiere un vehículo muy grande, para las entregas puntuales de documentos servirá uno mucho más pequeño. No es una decisión fácil porque el coste del trasporte es muy significativo en este negocio.
5.- Software de gestión de la documentación. Al menos hay que tener un programa informático para que te indique en qué estantería y caja está cada documento de cada cliente. Opcionalmente se puede digitalizar la documentación y prestar un servicio de acceso a los documentos de forma digital, además de física.
Esta es una decisión importante. Muchas empresas se limitan a «mover cajas» mientras que otras instalan un software (como ArchivaTech) en el que introducen todos o parte de los documentos en papel, previamente digitalizados. Obviamente estas últimas empresas prestan un servicio más completo al cliente pero a cambio hay un coste muy importante en la digitalización de los documentos. Lo ideal, sin duda, es ofrecer las dos opciones al cliente y que él elija el acceso que desea.
6.- Sistemas de seguridad. Es evidente que la seguridad física de los documentos no se puede obviar. Hay que plantear un contrato de servicio con los clientes, reflejar las medidas de seguridad que se han tomado (que deben ser claras y concretas) y reducir las reclamaciones por posibles pérdidas.
7.- Destrucción de la documentación. Otro posible valor añadido, otro servicio que ofrecer a los clientes. La destrucción, certificada o no, de toda o parte de los documentos. En muchos casos existirán documentos de los tres «tipos».
1.- Solo custodia (almacenamiento físico).
2.- Custodia y digitalización.
3.- Destrucción (con digitalización previa o no).
En resumen, un servicio atractivo para muchas empresas, no necesariamente grandes, con problemas de almacenamiento de sus documentos «físicos». Una necesidad muy extendida.
El último punto a tener en cuenta no es tampoco trivial. Es casi el más importante: EL PRECIO.
Hay que tener en cuenta que son muchos los servicios a cobrar, y así debe reflejarse en una tabla de precios exhaustiva y detallada.
1.- Coste de la retirada física de los documentos. Incluyendo el transporte, la clasificación y el tiempo dedicado a guardar los documentos.
2.- En su caso, coste de la digitalización y del software de gestión documental de acceso remoto a los documentos digitalizados.
3.- Coste por recuperación de un documento en concreto: hay que tener en cuenta el tiempo de localizarlo, el de llevarlo físicamente al cliente, el coste del transporte, y la posterior recogida y almacenamiento en su lugar original.
4.- Cuota (mensual, trimestral…) por el almacenamiento de cada documento. Sin olvidar repercutir el coste del almacén, los sistemas de seguridad, las cajas…
5.- En su caso, coste de la destrucción.
En definitiva, un «negocio» aparentemente sencillo pero complejo en su ejecución. Tengo muy buena relación con varias empresas de este tipo (alguna utiliza nuestro software) y siempre llama la atención el detalle con el que tratan aspectos aparentemente superfluos pero que son decisivos al tratar grandes volúmenes de documentos. No es un negocio para aficionados.
Hola Fernando, te escribo desde Rep. Dom. hemos montado una empresa de custodia, digitalizacion y custodia de documentos. Estamos en proceso de captacion de clientes y he encontrado tu blog donde espero sacar unos cuantos tips para ayudarnos en el negocio y el servicio a los clientes.
Hola Gerardo. Espero que te resulte útil. Un saludo.
Buenos días Gerardo,
Estoy interesada en saber más acerca de tu empresa ya que tengo negocios en República Dominicana. No sé si tienes inconveniente en ofrecerme más información sobre tus servicios y donde estaís ubicados etc.
Un saludo.
Hola Isabel, para mayor informacion de nuestros productos y servicios puedes visitar nuestra pagina http://www.flashpack.us. Alli esta nuestra informacion de contacto.
Gracias por tu interes.
Buenos Días, Fernando
Sí hay que hacer muchas cuentas a la hora de crear una empresa de servicios integrales de Gestión Documental. Y sobre todo crearla desde un conocimiento muy profundo en Gestión Documental y en el Mercado actual.
De las soluciones ofrecidas al Cliente para mejorar y rentabilizar sus procesos de negocio y de archivo. La más costosa es la custodia física de su documentación. Un buen artículo.
Gracias por el comentario. Ya veo que conoces bien el tema. Un saludo.
A veces ocurre lo que no está puesto en el guión y entonces…. nos acordamos que estas empresas no son guarda muebles si no que gestionan documentación y derechos. http://goo.gl/spKH2
El ejemplo es buenísimo. Gracias por compartirlo con todos. Animo a todo el mundo a leer el artículo sobre este caso.
Saludos Fernando! soy de Puerto Rico y tengo certificaciones en Alchemy Software y DataGrabber de la empresa IMR (Information Management Research) para digitalizar documentos desde el 1998. Trabajé con una empresa en PR que se dedicaba a ofrecer los servicios al gobierono. Llevo varios años trabajando por mi cuenta, pero en el area de infraectustura (networking & Server). Tengo el deseo de comenzar un negocio en el area de digitalizacion de documentos para aprovechar mi experiencia y conocimientos. Quisiera saber si tu software trabaja en plataforma Windows Server. Si no; cual programa, que tu conozcas me recomiendas para comenzar un negocio. Tambien cuales equipos Scanner me recomiendas. SIme puedieras enviar un Demo de tu programa, te lo agradezco. Tus comentarios son muy instructivos.
Muchas Gracias,
Heriberto Caldero
Hola Heriberto. Nuestro programa ArchivaTech trabaja en Oracle montado en un servidor Windows. Tenemos versión de escritorio (cliente-servidor) y también cliente Web. Como escáner te recomiendo el Fujitsu fi6130. Para trabajos masivos, algún modelo superior. En cuanto a la demo, al ser un programa sobre Oracle no es sencillo. Supongo que ya conoces un video «demo» http://youtu.be/xdYJAkatKgI
Puedes contactar conmigo directamente en mi correo, direccion@mtcsoft.es
Un saludo y gracias por el comentario
HOLA FERNANDO, BUEN MATERIAL (como nos tienes acostumbrados), EL PROBLEMA DE LAS ENTIDADES PUBLICAS CON GRANDES ARCHIVOS DOCUMENTALES (ejemplo: registros oficiales del estado civil o de inmuebles) ES LA VARIACION DE LOS RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACION QUE NO ASEGURAN LA CONTINUIDAD EN LAS MEDIDAS Y POLITICAS A MEDIANO PLAZO PARA UN ASUNTO TAN COMPLICADO,… SALUDOS DESDE MEXICO
Hola Fernando, ¿podrías orientarme sobre la inversión media necesaria para montar una empresa de servicios de gestión, custodia y almacén de documentación? Supongo que ahora mismo hay mucha competencia en este sector y no sé si es buen momento para comenzar en él. ¿Dónde podría documentarme sobre la rentabilidad en este sector?. Un saludo y gracias por anticipado.
Para empezar con lo básico solo hace falta un ordenador y un escáner robusto. Un fi6130 de Fujitsu (unos 1.000€+IVA) puede servir. Si vas a dedicarte más «en serio» necesitarás escáneres más rápidos (y caros) y quizás alguno de libros o mapas que son sensiblemente más caros.
En cuanto a la situación, te copio una consulta que me hicieron ayer y mi contestación.
PREGUNTA
… y el motivo de ponerme en contacto con usted es formularle una consulta o mejor dicho varias pero todas ellas muy relacionadas. Estamos realizando un estudio de mercado de cara a embarcarnos en una aventura empresarial en el sector de la gestión documental.
Nos hemos pasado muchos días buceando en internet, y sobre todo en tu blog y no hemos encontrado nada concreto y que desde luego es imprescindible antes de montar una empresa. Nos gustaría saber si usted dispone de información sobre el mercado de la gestión documental en España. Algo donde se recoja facturación, rentabilidad media del sector, principales ramas del mismo…
RESPUESTA
Efectivamente ese no es un tema que trato en mi blog. Sin embargo te puedo dar mi opinión personal que es, desde luego, subjetiva y muy limitada.
En los dos últimos años el mercado en España se ha desplomado. Tanto en la contratación de servicios de digitalización como en la adquisición de programas de gestión documental.
Conozco algunas empresas que hacen algunos trabajos pero la mayoría ven cómo la gente, las empresas y las administraciones públicas, deciden que no es el momento de mejorar la productividad de sus empresas. Tienen, la mayoría, otras prioridades.
Sin duda hay nichos de mercado y clientes concretos, pero el panorama en general es bastante desolador.
Sobre todo las PYMES, más preocupadas en sobrevivir que en mejorar su gestión interna.
No dudo que puedes encontrar clientes puntuales pero el mercado se ha reducido mucho y la oferta, en España, es bastante amplia.
Como te decía, no es una opinión basada en datos sistemáticos ni generalizados, sino en comentarios de empresas como la que estáis pensando montar.
Mi consejo, si es que te sirve, es que primero estudies los posibles clientes a los que puedes llegar. Si los tienes más o menos claro, entonces has encontrado tu hueco. Pero hacerlo al revés (primero montar la empresa y luego buscar los clientes) tiene bastante riesgo.
Todo esto puede cambiar pronto porque la gestión documental se va a imponer antes o después. La pregunta es cuándo.
NUEVA PREGUNTA
Una cuestión que te quería de nuevo comentar ¿me podías concretar algo sobre las barreras de entrada al sector?
Nuestra idea es asociarla a nuestra actividad, es decir, ya disponemos de una empresa de servicios y queríamos ofrecer más posibilidades a nuestros clientes. Hablaríamos de digitalización, custodia, destrucción..nos quedaría al margen el software.
Por último, al margen de la LOPD ¿qué otra legislación toca/regula la gestión documental?
SEGUNDA RESPUESTA
Barreras de entrada: desgraciadamente en los últimos 2 ó 3 años el precio se ha convertido en un factor determinante. No es que sea una barrera, pero complica la preparación de presupuestos porque hay empresas que prácticamente van al coste con tal de ocupar a su gente.
Para determinados trabajos los escáneres de gran formato o alta productividad pueden ser imprescindibles y resultan bastante caros.
En cuanto a la experiencia previa, que podría ser otra barrera, creo que solo se aplica a concursos públicos o grandes empresas. En estos casos será difícil acceder sin referencias.
Legislación: está la relativa a digitalización certificada (lo comento mucho en mi blog), la firma digital (también la he tratado) y la ISO 27001 (que he comentado en alguna ocasión).
Y, por supuesto, la obligación de evolucionar a la Administración Electrónica para entidades públicas. Pero con la que está cayendo nadie le está haciendo mucho caso. En este campo tiene mucha aplicación la normativa relacionada con la factura electrónica.
Estamos todos (en el sector) esperando que la normativa permita destruir documentos “en general” que se digitalicen y firmen digitalmente pero no acaban de aprobar ninguna norma.
Ahora más que nunca tenemos que fomentar la creacion de empresas para poder fortalecer y mejorar nuestro tejido empresarial para salir adelante.
Hola Fernando recibe un cordial saludo desde Cartagena- Colombia soy Tecnòlogo en Administraciòn y archivìstica con 11 años de experiencia en el manejo de documentaciòn, mi proyecto es crear mi propia empresa de servicios de gestión, custodia y almacén de documentación? necesito me oriente sobre la rentabilidad en este sector?. Un saludo.
En espera de su respuesta,
Hola Joseph:
Creo que lo mejor será tener una conversación por Skype. Esta semana estoy de viaje. Mándame un correo a direccion@mtcsoft.es a partir del viernes y buscamos un momento adecuado.
Hola Fernando,
Acabo de abrir una empresa de Custodia de Documentos «pura y dura», lo de la digitalización, de momento, lo dejo aparcado para más adelante.
Una de las cosas que más me está costando es la redacción de un buen contrato de servicio, en el que que se delimiten claramente las responsabilidades tanto en el cumplimiento de leyes como de indemnizaciones en caso de pérdida o destrucción accidental de algún documento.
¿Existe algún contrato base o condicionado general que pueda servirme de ayuda?
Saludos y gracias
¡Qué buena pregunta!
(Que es tanto cómo decir: qué difícil es contestarte).
Me temo que el Derecho no es mi fuerte. Tengo algunos modelos de contratos de uso interno pero la mayoría se refieren a la venta de licencias de software. Aunque la problemática es similar: qué pasa si se pierden datos (en este caso digitales).
Hay una norma muy sencilla que he utilizado en alguna ocasión: limitar la cuantía de la responsabilidad como máximo a la cantidad facturada por la prestación del servicio. Pero si conservas documentos valiosos no creo que tus clientes la acepten.
Otra buena salida es contratar un seguro de forma que les trasladas el problema a ellos, con un coste adicional pero que puedes utilizar como argumento de venta.
Como ves no sé más que lo que me dicta el sentido común.
Supongo que para este tipo de problemas deberías buscar un blog de abogados 🙂
Hola Fernando, soy Martha desde Bogotá Colombia. Mi pregunta es puntual, qué sabe de la gestión documental y los servicios archivísticos en República Dominicana? Quedo atenta.
Pues la verdad es que no sé nada. Una pregunta complicada. Prueba en el blog http://www.archiveros.info Hay muchos miembros de latinoamérica.
Un saludo.
Hola Martha, me tomo el atrevimiento de contestarte. Trabajo en una compañia de custodia y manejo de documentos en Rep. Dom. Si deseas mas informacion acerca de nosotros, por favor accesa http://www.flashpack.us. Aparte de nosotros existen otras empresas de custodia, pero, creo que poseemos los estandares mas altos de trabajo, modestia aparte.
Si necesitas mas informacion por favor no dudes en contactarnos.
La responsabilidad de digitalizar documentos es más grande de lo que parece. Parece ser que esto de escanear es como el fútbol: llevamos un árbitro dentro cada uno al igual que sabemos escanear un documento. A nivel muy básico funciona, pero cuando se trata de hacerlo de forma profesional, es muy diferente, completamente diferente.
Hay muchos protocolos de seguridad que se deben de establecer en los circuitos documentales, si se quiere hacer de forma profesional y segura. Cómo nos aseguramos de conseguir la mejor imagen de cada documento ? Como nos aseguramos de no perder información en el escaneo: hay documentos en mal estado, no legibles, manuscritos, a lápiz, etc.; ¿ Cómo hacemos una indexación segura, es decir, asegurándonos de no equivocarnos en la entrada de datos ? Un documento mal indexado es un documento perdido; como minimizamos los tiempos de indexación ? Cómo se establecen circuitos seguros para los documentos ? accesos no deseados, control de usuarios, herramientas de captura de datos y errores en la entrada, etc.
Hay muchos puntos que se desconocen en una primera aproximación al escaneo de documentos. Solo empresas especializadas pueden escanear miles de documentos con la seguridad de no perder imágenes o datos que puedan acarrear consecuencias graves para el cliente.
De acuerdo, en general, pero me gustaría hacer una matización.
Hay situaciones, empresas, particulares que no necesitan un tratamiento tan profesional de sus documentos. Por su tamaño, por el tipo de documento, por el valor de lo escaneado.
Para digitalizar los extractos del banco, no necesito un protocolo de actuación. O para las facturas emitidas. Y tantos otros papeles de una PYME sencilla.
Si voy a construir una casa, contratará a un arquitecto profesional. Para colgar un cuadro me basta un taladro y un martillo.
Pero no creas que no estoy de acuerdo con tu comentario. Solo es que también pienso en usuarios «sencillos» con necesidades «sencillas».
Un saludo.
Hola, quisiera saber si hay alguna norma establecida sobre procedimentos a seguir para la custodia de documentos, gracias
Sí, hay bastantes leyes y reglamentos. No es un tema técnico sino puramente legal.
Las normas dependen del tipo de documento y de la legislación de cada país, por lo que es imposible dar unas notas de uso generalizado.
En España, por ejemplo, la LOPD (Ley orgánica de Protección de Datos de carácter personal) impone reglas muy estrictas a documentos con, por ejemplo, datos médicos de las personas. O con datos de orientación sexual, religión… En estos casos hay que tener claves de acceso, de una longitud mínima, niveles de seguridad…
Pero, como te decía, no hay una regla general que te pueda servir en cualquier país y para cualquier tipo de documento. Tienes que buscar la que se aplique a tu situación particular.
hola fernando. soy una primipara en el tema y deseo acesar a dicho mercado toda vez que tengo el conocimiento pero nose de negocios como puedes ayudarme?
maria perlaza
Es fácil, empieza por leerte el blog entero. No es broma, hay muchos artículos que te interesan de forma directa.
Si luego te queda alguna duda puntual, concreta, consúltame de nuevo.
Hola fernando saludos desde Palmira valle del cauca Colombia muy interezante tu blog y me acabas de dar una idea buenisisma de negocio gracias
arleyo escobar.
buenos dias señor fernando soy estudiante de ciencias de la informacion y con vocacion de emprendimiento .leere su blog y le preguntare puntualmente mas adelante.gracias por su orientacion.
Las preguntas que te surjan pueden ser de interés para otros lectores, así como mis respuestas.
Y para que sean más útiles, lo mejor es hacerlo en el post concreto que te plantea la duda. Hay que dar ejemplo y «clasificar» la información, incluyendo el contenido de este blog.
Hola Fernando mi pregunta va realacionada en el cobro del servicio, como serian los costos de este servicio, Se les cobra un alquiler? Gracias
Hay varios costes, cada uno de ellos con su tarifa.
Por una parte, el «alquiler» del espacio, una cuota mensual o anual.
Por otra parte, el acceso a los documentos, que puede incluir llevarlos físicamente a la empresa que los solicita.
Otro posible coste, a cambio de otro servicio, es por el acceso remoto a los documentos, en el caso de que se hayan digitalizado.
Todo lo que suponga un gasto para la empresa de custodia debe tener su contrapartida a la empresa que contrata el servicio.
Un saludo.
Gracias por tu pronto respuesta, otra pregunta, con relacion a seguros, es necesario tener seguro de todo riesgo, las empresas le solicitan a uno como empresario algun tipo de seguro para poder dejar sacar la informacion de la empresa, o existe algun tipo de seguro para este tipo de empresa fuera del seguro contra incendio?
Este tema se me escapa. No olvides que mi especialidad es el software. Te sugiero que consultes las páginas Web de alguna empresa que se dedica a este tema. Seguro que en sus condiciones de uso o contratación tocan este tema.
Estimado Fernando: Desde hace un tiempo que pienso en un negocio de esta naturaleza y por fin he encontrado tu sitio donde se me aclaran muchas de mis preguntas. Tienes razón que es mas duro comenzar con la inversión si aun no tienes los clientes, dado que se trata de una importante inversión. No obstante después de recorrer todos los comentarios y tus respuestas, veo que un alto porcentaje intenta averiguar cuales el precio a ofrecer por cada rubro a un posible cliente( dato importantísimo pues se trata de la ecuación costo-inversión- beneficio-retorno de la inversión) y veo que te resulta difícil una respuesta concreta o quieres reservarla para un contacto mas privado. Yo soy uno de esos. De ser asi por favor indicame como conectarme contigo. No obstante te agradezco la generosidad con que respondes todas las inquietudes. Lo valoro porque no es frecuente que alguien poca su conocimiento y experiencia a disposcion de los demás tan generosamente. Felicitaciones
Nino
Argentina
Hola Nino, gracias por tus comentarios.
Me puedes mandar un correo a direccion@mtcsoft.es sobre este tema.
Pero el no dar un precio es un problema simplemente técnico. Es como si te preguntan cuánto vale un coche. Seguro que preguntarías a su vez, ¿un utilitario, un deportivo, un monovolumen…? No tiene nada que ver un Ferrari con un Renault Clio, por ejemplo.
No se puede estimar el coste de digitalización sin conocer perfectamente el proyecto concreto. Es un proceso manual y dependen de muchos factores que varían en cada situación.
Un saludo.
Hola, mi nombre es Maria Sol, vivo en cordoba,Argentina soy Técnica Archivera,tengo un microemprendimiento de Asesoramiento Tecnico,Relevamiento documental Gestión doc y digitalizacion de documental,,yo quiero prestar el servicio de escaneado , pasar un doc a pdf,y hacer una base de datos una vez clasificados los documentos, brindar este servicio a empresas privadas o publicas, estoy con muchas dudas de como encarar este proyecto,primero no se cuanto dinero se cobra si por volumen documental, que monto?,y despues como entrego la doc digitalizada en cd o dvd,esos sopertes son muy vulnerables,obsoletos, y tambien la responsabilidad de alguna posible perdida de documento,son muchas mis dudas.
Gracias por su generosidad,sldos
Hola María Sol:
Muchas de tus preguntas, si no todas, las puedes encontrar resueltas en este mismo blog, algunas con un gran detalle. Es mejor que busques los artículos correspondientes porque te lo explico mucho mejor que ahora, en pocas palabras.
Si te queda alguna duda, lo más sencillo es que me la consultes de una en una y a ser posible en el post que trata el tema concreto. De esa forma el comentario enriquece el contenido del post para futuros lectores.
Un saludo.
Hola Fernando le escribo desde Gachancipa Cundinamarca- Colombia, tengo un proyecto de crear empresa de servicios de gestión, custodia, almacén y digitalizacion de documentación? quisiera que me orientara sobre la rentabilidad en este sector?. Un saludo.
En espera de su respuesta
Hola Sandra. Sin duda es un negocio viable. Hay muchas empresas que se dedican a ello. Sin embargo, no puedo darte datos concretos. Conozco a varias, alguna utiliza nuestro software (ArchivaTech) pero sus «números» no los conozco.
Hay un par de entradas en el blog sobre coste de digitalización. Creo que te interesa leerlos.
Un saludo.
Hola fernando,hace poco me entere de la existencia de este negocio,y me interero muchismo puesto que en la ciudad que yo vivo no hay negocios de este tipo y hay muchas empresas con el cual se puede trabajar.pero mi problema es que no conosco a fondo el sistema de este proyecto..quisiera que me ayudaras.
Lo primero que debes hacer es leer sobre el tema. Hay mucha información disponible. En este mismo blog hay al menos 5-10 post sobre empresas de digitalización.
Luego, si tienes alguna duda concreta, me la puedes consultar.
Un saludo.
Buenas tardes Fernando,
Estoy en el proyecto de montar una empresa de custodia y digitalización de archivos.
quisiera saber en forma mas especifica como es el sistema Archivatech? me sirve para la custodia? para manejo propio en el caso que me pidan documentación y en el del cliente para que vea vía web? cual sería el costo del mismo en el caso de adquirirlo? Muchas gracias. Saludos
Buenos días Andrés Jaime:
Precisamente tenemos un cliente en Brasil que se dedica a la custodia de documentación y utiliza ArchivaTech para la gestión de todos los documentos. Incluso la ubicación física de los archivos en papel.
Tendrías que instalar un servidor con Oracle, sobre él ArchivaTech y con una licencia de escritorio gestionarías desde un puesto de trabajo todos los documentos.
Para los clientes, tendrías que montar el «módulo Web» de forma que puedan acceder a sus datos a través de internet.
El coste es de 1.000€ por la licencia de escritorio (hasta 5 usuarios simultáneos) y 1.000€ por el módulo de acceso Web (hasta 50 usuarios).
Si necesitas información adicional me puedes mandar un correo a direccion@mtcsoft.es
Un saludo.
Hola si el negocio es rentable, he trabajado con 7 años de experiencia y hay intencion de ponerlo en practica como proyecto de inicio al final….pero de dicho al hecho falta mucho.
Tiene que ser un negocio rentable porque hay muchas empresas que lo han puesto en marcha, como Iron Mountain, desde hace muchos años.
Pero, como en todo negocio, hay que cuidar los gastos y tener un modelo de ingresos sostenible.
Y cuidado con el tamaño: en una ciudad pequeña con empresas muy pequeñas puede que no haya mercado para este tipo de servicio.
Buenas noches, soy del norte de México, he trabajado por 10 años en una compañía del ramo automotriz y cada vez los clientes requieren de mas tiempo de archivo de los registros según las normas internacionales de calidad,
Me interesó este blog porque no solo en la compañía donde trabajo se carece de espacio para los archivos si no que también en otras a las que he podido visitar. (el archivo nadie lo quiere hacer, nadie lo quiere controlar, nadie lo quiere limpiar)
Ya leí todo el blog y me interesan todos los comentarios porque quiero independizarme y esto de la Custodia de documentos me llamo mucho la atención.
Fernando:
Cuantas compañías o clientes debes de tener para que sea rentable el negocio con el mínimo servicio que es el transporte, almacenamiento y custodia de los documentos?
Como esta la tendencia de este tipo de negocios en México?
Hola Carlos. Me alegra que te guste el blog.
No te puedo dar información sobre la custodia de documentación en México. Y para tu primera pregunta, sin duda la solución la encontrarás haciendo un plan de negocio con expectativas de ventas, coste de cada servicio y precio al que lo vas a cobrar. No sé qué precios puedes manejar en México.
En unos días publicaré un post sobre custodia de documentación con información de una empresa de España con la que colaboro. Seguramente te interesará leerlo aunque los precios y los costes son diferentes en cada país.
Hola Fernando
Quiero iniciar un negocio propio y después de pensar en opciones originales, pensé en «guardadocumentos» y encontré tu artículo.
Tengo un espacio de 90 metros cuadrados prácticamente sin usar en el segundo piso de mi casa y pienso sacarle provecho en algo como esto.
Crees que sea suficiente para un negocio así.?
Saludos desde Costa Rica
Con ese espacio puedes empezar pero no creo que sea suficiente para conseguir una facturación significativa. Piensa que el coste de la custodia es muy bajo y aunque llenaras todo el espacio de documentos la cantidad mensual que podrías conseguir no sería muy grande. Haz la cuenta de los documentos que te caben en un metro cuadrado y lo que esperas cobrar por ellos.
Por otra parte, en una vivienda particular no podrás ofrecer la seguridad que precisan algunas empresas y, sobre todo, Administraciones Públicas.
Si es «autoempleo» te puede valer, pero si quieres crecer mínimamente seguramente se te queda pequeño.
Hacer los números es siempre una buena práctica para empezar un negocio.
hola, conoce alguna franquicia que se pueda adquirir en México que se dedique a esto?
No conozco el mercado mejicano.
Un saludo.