Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

En los últimos años es frecuente oír hablar a «expertos», «gurús» o simples vendedores de la desaparición del papel, en muchas de sus actuales «formas». Desde los periódicos (estoy de acuerdo), a los contratos, pasando por las facturas, agendas, libros… Hasta el papel higiénico parece en peligro, vistas las tendencias de los cuartos de baño japoneses (no es broma).
En muchas ocasiones, las voces que claman por la desaparición de tan ubícuo soporte son parte interesada en la discusión: vendedores de lectores de libros electrónicos, de agendas electrónicas, ecologistas convencidos que quieren salvar los bosques (todos queremos salvar los bosques, el problema es tener una alternativa) o fabricantes de programas de gestión documental. Aunque estoy en la lista de «sospechosos», intentaré en este post reflexionar de la forma más objetiva posible, no sólo para provocar un poco de agitación entre mis lectores (si queda alguno en estos días de verano), sino como ejercicio de planificación empresarial: si es posible conocer las tendencias podré utilizarlas para diseñar estrategias (en realidad no aspiro a tanto, pero una visión general de la situación siempre es interesante).

Con esta discusión pasa como con tantas otras: la simplificación lleva al error. En este mundo acelerado en el que todos vivimos, parece que lo breve es siempre mejor que lo extenso. Los 140 caracteres de Twitter triunfan sobre las dos páginas de un buen post. Los titulares del periódico me bastan para saber qué está pasando. ¡Pues no, no es así! Simplificar es, con frecuencia, un error. Los detalles importan y, como en este blog mando yo (aunque lo pague con el abandono de mis lectores), voy a detenerme un poco y diseccionar el problema en partes. Porque cada «parte» tiene su vida propia, sus pros y sus contras, sus respuestas, diferentes.

Lo primero, un dato: el consumo de papel a nivel mundial sigue aumentando. Los bosques siguen talándose. Las impresoras láser, una pequeña imprenta encima de cada mesa de cada despacho, siguen escupiendo miles, millones de folios, muchos de los cuales no leerá nadie jamás. ¿Absurdo, en un mundo cada vez más digital? Sin duda. ¿Evitable, al menos en cuanto a su crecimiento? Sin duda también. Pero no es fácil.

Vamos por partes, porque cada parte tiene una historia diferente.

LOS LIBROS. Una discusión interesante, e infinita. Porque a los argumentos objetivos, a favor y en contra, hay que sumar otros muy subjetivos, casi todos a favor de los libros en papel. Subjetivos y, por tanto, difíciles de rebatir. Si hacemos la cuenta del espacio, coste de impresión y distribución e impacto ecológico es indudable que los libros electrónicos van a desbancar completamente a sus viejos equivalentes en papel. Pero cuando la gente dice, y me incluyo (en parte) que les gusta leer un buen libro en la cama, pasando las hojas, volviendo atrás de vez en cuando, buscando unas notas en el índice, un mapa en la contraportada… ante estos argumentos tan poco «racionales», poco puede hacer el eBook. Sin embargo la batalla está perdida. Es bien sabido que Amazon vende ya más libros electrónicos que en papel. Y sólo tenemos que ver qué ha pasado con los discos de vinilo o los CDs. La batalla está perdida. Aunque siempre quedará un remanente, un pequeño tanto por ciento de ventas en papel que quizás tienda a cero cuando esta generación de lectores que nos hemos criado leyendo Mortadelos y Mafaldas desaparezca. En Japón hay empresas que digitalizan todos tus libros y te los entregan en un eBook. Tienen mucho éxito. No sé si el ejemplo es extrapolable a España, por ejemplo, donde no tenemos tanto problema con el espacio. Pero la tendencia es clara. El papel tiende a desaparecer.

Hay un caso particular: los libros de texto. Y los apuntes. Me cuesta imaginar una clase de matemáticas en la universidad en la que no esté tomando apuntes en papel. Sin embargo, este año en el colegio de mi niño mayor van a trabajar únicamente con tablet PC. Sin libros y sin apuntes, en papel. Los deberes en formato electrónico. Los apuntes, directamente en Windows Journal. Me cuesta imaginarlo, pero empiezan en un par de meses, así que no estamos hablando de una idea: es muy real. Si funciona bien, quizás estos niños ya no utilicen papeles para anotar sus ideas, para tomar notas en una reunión. Quizás esta generación sea la primera que prescinda del papel. En cualquier caso, la tendencia es, una vez más, en el mismo sentido.

LOS PERIODICOS. Aquí no tengo dudas: están ya desapareciendo. Creo que un momento clave ha sido la llegada del iPad, que ha dado la puntilla a un «modelo» que estaba ya moribundo. Está claro que los periódicos diarios están acabados y la única duda es si las revistas también desaparecerán o quedará una tirada reducida para las salas de espera de los dentistas y peluqueros. Aunque para estos casos yo ya prefiero pasar el rato con mi iPhone y Twitter.

LAS FACTURAS. Tampoco hay dudas al respecto: están acabadas. Aunque la adopción de la factura electrónica «ideal», en formato XML y con campos estructurados no está siendo rápida ni fácil, el «PDF» con la factura escaneada o directamente creada así por el proveedor es ya un estándar de hecho en las empresas. Formalmente no reúne todas las características que debería (y la Agencia Tributaria lo sabe bien) pero su uso generalizado la ha convertido en un documento válido, por encima de las normas. La mayoría de los administrativos y contables de las empresas aún las imprimen, a pesar de que son documentos sin ningún valor añadido por estar en papel, pero es una tendencia imparable y pronto veremos el final de los archivadores con las facturas de gastos del año ocupando espacio en las estanterías. Las emitidas por las empresas ya han desaparecido, al menos en España.

NOTAS. Esos pequeños papeles, amarillos o rosas, cuadrados, pequeños, arrancados de un taco encima de la mesa. ¿Van a desaparecer también? Es muy socorrido anotar un teléfono, la lista de la compra o la dirección de un cliente en un papelillo y meterlo en el bolsillo. Pero si hablamos de «largo plazo» o cierta cantidad de información, las agendas electrónicas, integradas en los móviles, han ganado la partida hace ya tiempo. Nadie usa ya, que yo conozca, agendas en papel. Algún nostálgico, y poco más. Una nota con un teléfono, vale. Una agenda con 150 direcciones de correo electrónico, imposible.

CONTRATOS. Y demás documentos administrativos. La parte del león en la gestión documental en las empresas y administraciones. Aquí, curiosamente, el camino está marcado pero no se está recorriendo. O lo está haciendo muy lentamente. A pesar de que la Ley de Firma electrónica de España es de 1.997, no acaba de despegar. El documento en papel, con sellos y firmas, con grapas y carpetas de cartulina, con el nombre del notario, o ayuntamiento de turno, impreso en relieve en la portada… el «viejo» documento «original» en papel todavía impone su respeto. Da más confianza. Parece más «serio». Es así. Hay que rendirse a la evidencia. Sin embargo, también en este ámbito la tendencia parece imparable. A un ritmo sorprendentemente lento, pero continuo, el documento electrónico va avanzando. Las ventajas son muchas. El ahorro, de tiempo y de espacio, muy evidente. Innegable. Lo vamos a ver. La «oficina sin papel» está al alcance de la mano, por más que quede mucho camino que recorrer, en algunas empresas más que en otras. Yo no tengo un papel encima de la mesa, aunque aún conservo un pequeño archivo con algunos documentos «originales». Algún amigo abogado está en el otro extremo, con montañas de papeles por todas partes, pero es consciente de que tiene que cambiar. Aún no sabe cómo, pero se da cuenta de que tiene que hacerlo. El papel tiene aquí los días contados.

¿Queda algo? ¿Están ya los bosques a salvo? Hay parcelas, nichos de mercado. Confieso que me cuesta encontrarlos. Y son muy pequeños. Durante un tiempo tomaba notas en las reuniones, seminarios, conferencias… directamente en la pantalla de mi tablet PC. Pero he vuelto al folio tradicional. Con un bolígrafo fino da bastante más juego que una pantalla de 12 pulgadas. Y no se queda sin batería. Pero reconozco que puede ser una cuestión de costumbre. Estudiar puede ser otro nicho: la memoria visual funciona mucho mejor con libros y documentos maquetados. La pantalla del ordenador resulta menos apropiada para retener textos e imágenes.

¿Se te ocurren a ti otras situaciones en las que el papel es todavía el protagonista? A mí se me están gastando. Así que, la conclusión es clara: sí estamos viendo el fin del papel.

El paso siguiente es claro: consigue un buen monitor (24 pulgadas es un buen tamaño) y un iPad o similar. Bienvenido al futuro, hoy.