Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

La duda se reduce a «cómo hacerlo».

En las últimas semanas he visitado no menos de 10 posibles clientes, gracias a las gestiones de nuestro distribuidor en Sevilla. Han sido empresas de todo tipo, desde bufetes de 2 abogados en el centro de la ciudad a fábricas de mayonesa en las afueras. Ayuntamientos, asesorías, fundaciones… de todo. Y todos ellos tienen un punto en común: quieren librarse de los papeles.

Ya no hay que «convencer» a nadie de las bondades de la digitalización de los archivos: todos la desean. Del ahorro de tiempo en las búsquedas, de la liberación de espacio que se puede conseguir (uno de los bufetes que hemos visitado tiene un piso entero lleno de papeles, además de una habitación completamente llena en su despacho actual).

Hemos, afortunadamente, llegado a una nueva etapa en la que la pregunta no es si debo instalar un sistema de gestión documental sino cómo debo hacerlo, cual es la mejor forma posible.

Y aquí también se repiten los comportamientos. Y los errores.

Lo primero que suelen hacer los que se dan cuenta de las ventajas de los documentos electrónicos es empezar a escanear «manualmente», de una forma poco sistemática. Normalmente con una «multifunción» enorme que está en la sala más grande de la oficina. Para escanear una simple hoja de papel hay que levantarse, ir hasta allí, elegir una carpeta o usuario en el menú de la máquina y, por fin, escanear el papel. Un proceso sencillo si lo vas a hacer una o dos veces al día, pero pesadísimo si tienes que hacerlo 10 ó 20 mil veces.

El siguiente paso es guardar esos documentos, más los que se generan directamente en formato electrónico. Los que lo han pensado con cierto detenimiento crean una estructura de carpetas en un servidor común a toda la empresa y los guardan allí, más o menos ordenados. Algunos ni siquiera dan este paso y los guardan junto a «sus» documentos en su ordenador, cada empleado a su manera.

Cuando van pasando los meses y el número de documentos se cuenta por miles los usuarios se dan cuenta de que han cambiado su problema de sitio: antes no encontraban el contrato en papel en una habitación llena de archivadores. Ahora no encuentran el fichero PDF, el contrato escaneado, entre cientos de carpetas en un servidor (en el mejor de los casos).

¡Ha llegado el momento de montar un programa de gestión documental! Pero ¿cúal?

Antes de contestar lo obvio (que instalen ArchivaTech) un comentario adicional: son pocos los que dan el paso de buscar el programa. La mayoría son conscientes de que tienen un problema de archivo, de gestión, pero no saben cómo resolverlo y les cuesta mucho tiempo dar el paso de buscar una solución, si es que lo hacen. Es muy frecuente que me digan: «llevo tiempo pensando en una solución como la que me propones, pero no sabía que existían estos programas». En el SIMO aparecen muchos que sí han dado este paso de buscar activamente un programa. A través de la Web o de YouTube también me llegan regularmente consultas en este sentido. Pero la mayoría de las empresas están en esta situación «intermedia», con el problema medio resuelto solamente.

En definitiva lo que quería decir con este título es que no hay que dudarlo, hay que dar un paso al frente ya y empezar a trabajar sin papeles. Hay que comprarse un buen monitor (fundamental para trabajar cómoda y eficientemente con documentos electrónicos), un buen escáner (pequeño y ágil, como el Fujitsu S1500 o los modelos similares de otras marcas), montar un buen programa (evidentemente como ArchivaTech), que guarde los ficheros en un servidor «en condiciones», y reducir el archivo, el consumo de papel, eliminar las fotocopias y el fax y trabajar menos, pero más eficientemente.

Y, último consejo, si eres una PYME, o una empresa grande pero que solo necesita archivar documentos, no montes los «megaprogramas» como Alfresco, Documentum o Sharepoint. Como decía el otro día una empleada de una empresa a una compañera: «no montaría un programa que me exige una semana de formación». Busca programas sencillos, fáciles de usar y ágiles en la entrada de documentación. Pero sin dejar de lado la seguridad. Deben utilizar una base de datos para archivar los documentos. Si los guardan como ficheros «corrientes», como cualquier otro archivo de Windows se quedan cortos y no aportan la seguridad y escalabilidad suficiente.

Si no lo has hecho ya, anímate y empieza a liberarte del papel mañana mismo. Si bien aún no podemos destruir todos los documentos, al menos podemos «adelgazar y alejar el archivo», lo que ya es mucho.