Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

La paradoja del vendedor.

¿Cómo empiezas el trabajo cada mañana? O más bien, ¿por dónde empiezas?

Básicamente hay dos opciones:

a) Primero las cosas importantes, a menudo largas y complicadas. Luego las tareas «secundarias» y pequeñas.

b) Empezar por «despejar la agenda», la mesa, la bandeja de entrada… de pequeñas tareas antes de afrontar las más complejas y, con frecuencia, también más importantes y largas.

Ya sé que es una clasificación muy subjetiva y, sin duda, simplista. Todo este artículo va a tener este problema, me temo. Pero sigo avanzando a ver si saco alguna conclusión.

A mí me gusta más la opción b. Antes de enfrentarme a una tarea complicada, sobre todo si sé que me va a llevar bastante tiempo (pongamos 2 ó 3 horas seguidas) antes, como decía, me gusta despejar mi lista de «tareas pendientes». Por ejemplo, trabajo habitualmente con la mesa totalmente libre de papeles, salvo los que esté utilizando en ese momento para la tarea concreta que estoy desarrollando.

Creo que es una costumbre de mis tiempos de estudiante en la universidad, cuando mi mesa no era muy grande y los apuntes, libros y notas de cada asignatura ocupaban toda mi superficie de trabajo y no había, por tanto, hueco para papeles o libros de otras materias. Pero quizás no sea una costumbre, sino una forma de ser. Creo que la expresión «maniático del orden» ya la he usado en este blog anteriormente.

Costumbre o no, antes de afrontar una tarea larga me gusta dar un repaso a la bandeja de entrada del correo, mi documento con la lista de tareas pendientes y, por supuesto, a papeles que tenga encima de la mesa o notas amarillas pegadas en el monitor. Me resulta mucho más fácil concentrarme y dedicarme «en exclusiva» durante una o varias horas a una sola tarea.

Conozco mucha gente que trabaja exactamente al revés. Mientras no resuelvan el asunto más importante que tengan entre manos no «pierden» ni un minuto en ordenar la mesa, contestar el correo o archivar ningún papel.

¡Qué diferentes somos! Y ¿qué equivocados estamos? (uno de los dos) Y, si es así, ¿cúal? Porque a mí me gustaría saber cúal es la mejor forma de trabajar. Para trabajar menos claro.

Obviamente cada uno tiene sus argumentos. Que se trabaja mejor con la mesa despejada nadie lo duda. Nadie. El problema es el «precio» que hay que pagar. Porque el gran argumento de estos usuarios/trabajadores que están siempre haciendo algo importante es que «no tienen tiempo» de ordenar la mesa, ni el armario, ni la bandeja de entrada… porque tienen trabajos importantes que hacer. Ordenar es perder el tiempo, no es trabajar. Y aprender una nueva función de Word es también perder el tiempo (aunque su uso significa un ahorro de tiempo cada día que la usen), y crear carpetas en el correo electrónico es perder el tiempo… No tienen tiempo que perder en aprender a ganar tiempo. Literalmente.

Y ahora llega por fin la pregunta que justifica este artículo: ¿es posible que este tipo de personas usen un programa de gestión documental? Estos, aparentemente, buenos clientes, candidatos perfectos a mejorar la productividad de su empresa, y su trabajo personal, ¿de verdad van a ser capaces de clasificar sus documentos en un programa perfectamente estructurado y ordenado? ¡Si no son capaces ni de ordenar su mesa!

Con frecuencia «pierdo el tiempo» en mantener ordenados mis documentos. No es difícil, desde el punto de vista técnico: solo tengo que arrastrar documentos con el ratón a los lugares adecuados, cambiar algunos nombres, escanear unos pocos papeles cada día, crear carpetas para nuevos proyectos… Es sencillo, pero me lleva un cierto tiempo. Continuamente. Varias veces a lo largo del día. Si estoy un par de días de viaje, luego me cuesta una o dos horas «ponerme al día». ¡Por supuesto que creo que merece la pena!  si no, no lo haría. Tengo mi «recompensa» a diario, cuando busco esos documentos unos días después. O dos años después. Y con frecuencia no tardo más de unos segundos en localizarlos.

Pero, a pesar de estas ventajas, a pesar de que estoy muy interesado en usar la gestión documental… a pesar de todo, a veces me cuesta. Y si a mí me cuesta, ¿va a poder hacerlo mi amigo? ese que tiene montañas de papeles en las mesas, las sillas y hasta en el suelo.

Porque instalar, y usar claro, un programa de gestión documental implica un cambio en los «hábitos» de trabajo. No es una impresora que imprime más rápido, no es un programa de contabilidad que pide los datos de otra forma. Es una nueva «forma de trabajar» y como todos los cambios que afectan a nuestros hábitos diarios, es difícil conseguirlo.

A veces me recuerda a la gente que quiere dejar de fumar. O a los que hacen una dieta para adelgazar. Si lo piensan «en frio», las ventajas son evidentes. El razonamiento impecable. Las conclusiones obvias e indiscutibles. Pero llegado el momento, con hambre a las 10 de la noche, el filete con patatas gana la partida y los buenos propósitos se dejan a un lado.

Es por este motivo que siempre que hablo con posibles clientes, sobre todo si tengo cierta confianza, les planteo claramente que lo de menos es instalar el programa. Lo realmente importante es que de verdad «quieran» cambiar su forma de trabajar. Porque peor que un posible cliente perdido, es un cliente insatisfecho. Un gerente que decide mejorar el funcionamiento de su empresa, gasta bastante dinero, hace un esfuerzo de puesta en marcha… y fracasa en pocas semanas.

De hecho, suelo recomendar algún cambio más o menos drástico que asegure, en alguna medida, el éxito. Algo que demuestre que el compromiso «va en serio». Por ejemplo, que contraten personal extra para digitalizar su archivo. O que tengan planificados ciertos momentos para escanear y guardar documentos. Que reorganicen algunas tareas habituales. Lo que no suele funcionar es una instalación en la que todo el mundo trabaja igual que antes. ¿Cuándo van a sacar tiempo para guardar los documentos?

Y aquí enlazo con lo que llamo «la paradoja del vendedor»: ¿vendes tu producto al cliente o es el cliente el que te lo compra?

Me explico con algún ejemplo (ya sabes, el recurso de los torpes). Ayer enviamos algunos folletos de ArchivaTech a empresas de Granada. Me han llamado ya un par de empreas para ver el programa porque están muy interesados. Pero, ¿les he vendido yo el programa de gestión documental? En realidad ellos llevan varios meses buscando este tipo de producto. Ya han visto varios y ahora van a ver otro más. ¡Yo no les he convencido de que es bueno que monten este tipo de programa! Por supuesto que el próximo martes sí les puedo convencer de que compren precisamente el nuestro y no otro. Pero la decisión de librarse de los papeles y montar un programa ya la tienen tomada desde hace mucho tiempo.

Así que la misión de un «vendedor tipo» no es convencer a las empresas de que la gestión documental es una mejora en la productividad de la empresa, sino de dar a conocer nuestro producto a esas empresas que lo están buscando.

Creo que este tema está más que estudiado en Internet: los clientes te buscan (por ejemplo en Google), miran tu página (o tus videos en YouTube) y te llaman para ampliar la información, conocer precios… Ellos están comprando y eligen. Tú sólo les informas, no los has buscado.

Además de dar que pensar a los «vendedores», mi intención con este extraño artículo es llamarte la atención a ti, posible usuario de un programa de gestión documental, sobre lo importante que es afrontar un proyecto de modernización de los documentos en tu empresa de una forma «seria» y planificada. Las ventajas son muchas y evidentes pero un compromiso de todos los empleados de la empresa es imprescindible para conseguir el éxito, que no es otro que ahorrar tiempo, espacio y mejorar la seguridad en la gestión de la información.

Sin ese compromiso, y el programa y formación adecuados, el fracaso está asegurado.