Llevo varios meses hablando de gestión documental y me parece que este blog se parece cada vez más a un curso y menos a un reflejo de mis experiencias prácticas, así que comienzo una nueva «sección» muy práctica en la que voy a recomendar productos concretos, los mismos que recomiendo a mis clientes o que utilizamos a diario en la empresa, porque, a fin de cuentas, también yo soy usuario de un programa de gestión documental (obviamente ArchivaTech) y puedo aportar mi experiencia diaria, evidentemente bastante subjetiva por más que intente lo contrario.
Esta entrada se complementa muy bien con una anterior titulada «Escaneado de documentos» que, a su vez, es una de «las 5 patas de un proyecto de gestión documental«. Pero ahora me centraré en el hardware, en el escáner que utilizamos para convertir esos documentos en papel que me ocupan tanto espacio y que en unos segundos convierto en un fichero PDF, JPG, Word… pulsando un botón.
El problema al comprar un escáner es el mismo que al comprar un portátil (o un coche, o un móvil…): la oferta es tan amplia que abruma. Hay que hacer un master para elegir bien. No solo hay varias marcas, todas ellas muy conocidas (Canon, Hewlett Packard, Kodak, Fujitsu, Epson…) sino que cada una de ellas tiene un catálogo muy extenso con todos los tamaños, precios y colores posibles (bueno, colores no hay tantos, la mayoría son más bien blancos y negros). Aquí, como casi siempre, hay que pensar en el uso que le vamos a dar para elegir el más adecuado para mi necesidad concreta.
Por ejemplo, yo tengo un escáner plano (es decir, con un cristal bastante grande y del tamaño de una caja de camisas) que utilizo para digitalizar fotografías antiguas (tanto como 1920) y negativos de 35mm. Obviamente la característica principal que me hizo elegir este modelo fue la calidad de la imagen y su resolución, dejando de lado la velocidad y el manejo de papel (que no existe). Y elegí una marca, Canon, muy vinculada al mundo de la fotografía. Pero utilizar este escáner para digitalizar los documentos administrativos, es decir facturas, contratos, notas, partes de trabajo…, sería una auténtica pesadilla.
Para estos documentos la cualidad fundamental es el manejo del papel: un alimentador de hojas, detección automática del tamaño, facilidad (y agilidad) de uso y, por supuesto, doble cara automática. Y con estas características hay una elección segura: el Fujitsu S1500. No hay otro como él. Hewlett Packard tiene algún modelo similar y Kodak también, pero son más caros (sobre todo los Kodak).
El S1500 es un escáner de rodillo (frente a los escáneres de cristal, planos), similar a un fax, en el que los documentos pasan de una bandeja de alimentación (hasta 50 hojas) a la bandeja de salida (o la mesa) impulsados por unos rodillos de goma. Este modelo es la 4ª ó 5ª generación (he perdido la cuenta) de la familia ScanSnap que popularizó una técnica tan obvia como el huevo de Colón: tiene una doble lente de forma que lee las dos caras del documento en la misma pasada, lo que reduce drásticamente el tiempo de escaneado de los documentos impresos por las dos caras. Un DNI o una tarjeta de visita se digitaliza en uno o dos segundos. Una escritura de compraventa de 15 folios en medio minuto. Un contrato con un proveedor de 4 ó 5 folios, en 10 ó 12 segundos. ¡Se acabó lo de dar la vuelta a los documentos y esperar que la luz recorra el cristal! Esto es otra cosa.
Lógicamente las ideas (desde luego las buenas) se copian y podemos encontrar en el mercado muchos modelos similares a éste y la buena noticia es que muchos de ellos son, probablemente, tan buenos como el S1500. Pero después de haber vendido más de 500 ScanSnap en los últimos 3 años, por su fiabilidad, facilidad de uso y relación calidad-precio, nuestro preferido es este modelo.
Si sus 20 páginas por minuto (a doble cara, ojo) y su precio te parecen elevados, puedes apañarte con su hermano pequeño, el S300 (yo lo uso a diario). Si, por el contrario, necesitas algo más de velocidad, el siguiente escalón, el fi6130, no es mucho más caro.
Y si llevas años utilizando HP, o Canon, o Kodak… seguro que encuentras un modelo adecuado. Pero asegúrate de que sea fácil de usar. Si no lo es, cámbiate al ScanSnap.
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Llevo varios meses hablando de gestión documental y me parece que este blog se parece cada vez más a un curso y menos a un reflejo de mis experiencias prácticas, así que comienzo una nueva «sección» muy práctica en la que voy a recomendar productos concretos, los mismos que recomiendo a mis clientes o que utilizamos a diario en la empresa, porque, a fin de cuentas, también yo soy usuario de un programa de gestión documental (obviamente ArchivaTech) y puedo aportar mi experiencia diaria, evidentemente bastante subjetiva por más que intente lo contrario.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
[…] estábamos hablando: tenía un ScanSnap encima de la mesa (un modelo anterior pero similar al que recomendaba hace unos días), pocos papeles a la vista y, sobre todo, ningún montón de medio metro de altura. De hecho, tiene […]
El escaner de Scan Snap s1500 es una maravilla, yo le he comprado recientemente y además de ahorrar tiempo porque digitaliza a gran velocidad se puede archivar de forma automática en cualquier tipo de documento.
Hola:
Acabo de descubrir este blog y me ha parecido un gran trabajo. Enhorabuena (ahora te seguiré en Twitter).
Quería comentaros que en una oficina donde haya ya un volumen elevado de documentación es interesante que el equipo multifunción (el tocho ese grande que fotocopia, imprime, grapa, clasifica, etc) tenga un escáner a doble cara. Pero que sea de doble lector: es decir que no tenga que pasar la hoja, darle la vuelta y volverla a escanear. Que yo sepa, sólo los equipos de Kyocera tienen esa funcionalidad.
Lo del «lector doble» es fundamental, por la velocidad y por evitar atascos. No conozco bien los equipos multifunción «tipo armario» quizás porque me gustan mucho los escáneres pequeños, como el S1500, que por poco más de 500€ escanean a 20 páginas por minuto a doble cara y puedes poner varios en la oficina.
Es lo que llamo «la informática distribuida»…
Los equipos de gama alta creo que son óptimos para una oficina en la que haya ya un equipo humano relevante. Sus principales ventajas:
Perdón, que se me fue antes de terminar:
– Ahorro de consumibles (porque suelen ser los más baratos en coste por página y porque evitas tener toner para diferentes impresoras al centralizar la impresión)
– Alta productividad: tanto en impresión como en escaneado suelen tener altas velocidades
– Simplificación: en lugar de tener una máquina para cada cosa, tienes una máquina que hace todo (hay quien esto lo vea como un riesgo, también es verdad)
Creo que cada instalación tiene una distribución que es la más adecuada.
Pero, en general, prefiero 3 escáner de 500€ a uno de 1.500€. Solo con lo que ahorras levantándote de la mesa para ir al equipo ya puede compensar.
Pero, insisto, cada caso hay que estudiarlo teniendo en cuenta, desde luego, los factores que comentas.
Hola buenos días, estamos mirando un escaner para nuestra empresa, pero queremos algo mixto (aunque no sabemos si existe), es decir, algo que tenga alimentador de hojas y ademas cristal para escanear catálogos, revistas… ¿Podrías aconsejarme?. Muchas gracias
Claro que existe. De hecho, hay varios modelos y de diferentes marcas. El problema no es que exista, sino elegir entre tanta variedad.
Fujitsu tiene varios modelos: el fi-6230 puede ser el más adecuado, ya que me da la impresión de que no será para un volumen muy grande. Si quieres más velocidad, el fi-6240 es igual pero a 40 ppm (frente a las 30 del anterior).
Para volumen, tienes el fi-4340C y fi-6770, aunque el coste es muy superior. Y hay más.
En otras marcas no tengo experiencia pero existen en HP y Kodak con seguridad, además de las multifunción como la Konica Minolta bizhub C200, que es un aparato impresionante que escanea, fotocopia, imprime y manda fax, todo en color.
Pero solo para escanear y para un volumen no muy alto (cientos de páginas al día), me iría a los primeros modelos que te he comentado.
[…] cómoda y eficientemente con documentos electrónicos), un buen escáner (pequeño y ágil, como el Fujitsu S1500 o los modelos similares de otras marcas), montar un buen programa (evidentemente como ArchivaTech), […]
[…] 11g. 3.- El programa de gestión documental en dos puestos de trabajo. 4.- Un escáner Fujitsu ScanSnap S1500 de 20 páginas por minuto a doble […]
Hola Fernando como estás. Soy Pablo de Buenos Aires. Me interesó mucho el blog. Quisiera saber debido a que el artículo ya tiene su par de años, cual escaner de la actualidad nos recomendarías, que cumplan con las mismas funciones (u otras mejores) del Scansnap s1500. Muchas gracias.
Efectivamente hay un nuevo escáner de la familia ScanSnap que sustituye al S1500. Es el iX500. Más rápido, con mejor tratamiento del papel y varias mejoras adicionales. Además cuesta incluso un poco menos, unos 450€ + IVA en España.
Si vas a darle mucho uso, varias horas al día, te puede interesar ir al modelo superior, el fi9130z o alguno similar. Cuesta más o menos el doble pero es mucho más robusto.
Un saludo.
Muchas gracias Fernando!!… estuve buscando por la web y el 9130z no lo veo disponible en negocios de Argentina, sí el s1500 que cuesta entre $10.000 y $13.000 pesos argentinos (dato de color: convirtiendo 1 Euro a $10,75 que es el tipo de cambio oficial, me da que el costo duplica a lo que cuesta en España).
Saludos
Gracias por tu comentarios, he visto que existe el ix500 deluxe, es nuevo?? , funciona en red?, he visto también que hay la serie SP la recomiendas o mejor el ix500?.
Informacion:No escaneo mas de 50 hojas al dia en la oficina. Y me interesa
bastante la manera en que organiza el escaneo para mejorar mi productividad.
Gracias
Creo que la única mejora es que incorpora software adicional.
Si no necesitas el software que trae (lo puedes ver en su web) no te aporta nada.
El ix500 es un escáner fantástico para un uso ocasional, aunque si es muy poco, quizás es demasiado caro y te puedes apañar con el modelo inferior de la serie ScanSnap.
Estimado Fernando, un gusto poderme poner en contacto contigo, te agradezco la rápida respueta que diste a mi correo y como pediste replico mi pregunta para que esté disponible en tu blog (por cierto muy interesante y con mucho contenido que responde muchas dudas), bueno aquí mi pregunta. Me gustaría pedirte una sugerencia con respecto a equipos para digitalizar documentos, que marcas recomendarías y que características.
Un saludo cordial.
Atte. Sandra
Hola Sandra:
Para contestar bien a tu pregunta tendrías que indicarme qué tipo de documentos quieres digitalizar. No es lo mismo un mapa que una tarjeta de visita. Hay escáneres específicos para cada tamaño y eso lo cambia todo.
Pero, para no dejarte sin una respuesta, supondré que te refieres a documentos DIN A4, o folio como mucho.
Hay otro parámetro más que deberías indicarme: el volumen.
Para un usuario individual que escanea unas docenas (máximo) de folios al día, la gama ScanSnap de Fujitsu es estupenda. Concretamente el ix500 es fantástico. He instalado, literalmente, cientos.
Pero si el volumen es muy alto, tienes que ir a una gama superior. fi-7140 ó fi-7160. Son bastante más caros pero mucho más robustos.
Para volúmenes de trabajo realmente altos hay modelos aún más potentes, y caros.
Fíjate que no es solo una cuestión de velocidad: es robustez y manejo del papel. Un is500 trabajando 8 horas diarias no durará más de unas semanas sin algún tipo de avería o desgaste.
Por supuesto hay otras marcas perfectamente válidas. Kodak y Canon tienen buenos productos también, aunque no los conozco muy bien. Pero no me gustan los Epson o HP. No es su especialidad.