Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Sin duda el tipo de la izquierda necesita desembarazarse de esas montañas de papeles, aunque solo sea para no morir sepultado por ellas. Si tu situación es similar (conozco a abogados que coleccionan montañas como éstas, por no hablar de juzgados y ayuntamientos), es hora de tomar medidas.

Siempre que participo en unas jornadas o talleres sobre gestión documental divido mi habitual presentación preliminar sobre conceptos básicos de la gestióndocumental en dos partes: una es convertir los documentos en papel en documentos electrónicos (digitalizarlos usando un escáner). La segunda parte es la gestion de todos esos documentos que ya son ficheros, archivos, grabados en un disco duro en un ordenador.

Aquí surge, sobre todo cuando el público es de microPymes (despachos de abogados, asesores fiscales, departamentos de administración de pequeñas empresas…), la gran pregunta: ¿para qué necesito un programa de gestión documental si puedo organizar estos ficheros utilizando las propias herramientas del sistema operativo?

La respuesta es muy sencilla:

• Si el volumen no es muy grande,
• Si el número de usuarios y ordenadores en los que está almacenada la información es muy reducido y
• Si todos los usuarios son ordenados y disciplinados,

Entonces, te puedes apañar con el explorador de Windows. Pero, y no es un pero muy exigente, si no cumples estas condiciones, necesitas un programa para gestionar estos miles de archivos dispersos por docenas o cientos de carpetas en varios y variopintos ordenadores dispersos por toda la empresa.

Es importante señalar que un buen técnico de sistemas, con un servidor y un Windows 2003 ó 2008 Server «bien» configurado puede mejorar las características de seguridad de un Windows «corriente», con niveles de acceso, dominios, sistema de copias, etc… además de establecer unas políticas de uso de los archivos que constituyen en sí una gestión documental básica  (si no usas Windows, puedes ver la nota al final sobre sistemas operativos). Pero no olvidemos que hablamos de Pymes en las que no suele haber, precisamente, técnicos de sistemas instalando y revisando los equipos y comprobando que se siguen las directrices de archivo de documentos en los discos duros de los usuarios. En resumen, un programa de gestión documental te aporta unas ventajas sobre el Windows que puedes obtener de otras muchas formas, pero sin duda más complicadas, y caras.

Volviendo a la pregunta inicial, estas son los beneficios más importantes que obtienes al instalar un  buen programa:

1-. Búsquedas sencillas, rápidas y potentes. De nada sirve almacenar miles de documentos si luego no los encuentras. Esta es, sin duda, la ventaja más inmediata que obtienes al guardar todos los documentos en una base de datos en la que toda la información se indexa, se ordena, de forma que puedes localizar cualquier documento a partir de cualquiera de las palabras de su nombre, descripción, carpeta que lo contiene…o, incluso, del contenido del documento. Algunos programas definen unos «campos clave» que se rellenan al introducir los archivos para usarlos en las búsquedas, ralentizando el proceso de incorporar nuevos documentos y limitando la búsqueda a esas pocas palabras. Personalmente creo que esto es un error. Al igual que con Google, nuestro programa ArchivaTech, y muchos otros, indexan todas las palabras del documento para facilitar su localización posterior.

2.- Centralización de la información en un único punto. Tanto físicamente (todos los documentos están en un único ordenador / servidor) como desde el punto de vista de usuario: no hay información en los puestos de trabajo. Si mi ordenador no funciona una mañana, me voy a otro y accedo a la misma información. Y la información se distribuye inmediatamente: entra al sistema en cualquier punto (escaner en el registro, o en contabilidad…) y todo el mundo (que tenga el nivel de seguridad adecuado) accede de forma inmediata sin necesidad de que los documentos físicos se trasladen.

3.- Seguridad, en el acceso a los documentos. Todo programa que se precie tiene definidos a los usuarios y grupos de usuarios (administración, RRHH, técnicos, direccion…) que acceden y asigna un nivel de acceso a cada uno de ellos. A su vez, cada documento tiene un nivel y solo los usuarios autorizados pueden leerlo o modificarlo. Esta es, sin duda, una de las características imprescindibles que hay que buscar al elegir un programa de gestión. Y un registro (o «log») de todas las modificaciones de los documentos también es una funcionalidad que debe tener un programa «serio», especialmente si la LOPD nos preocupa (si no sabes lo que es, seguro que no te preocupa, aunque quizás deberías informarte).

4.- Seguridad,  en la conservación de los documentos y la creación de copias de seguridad. Esta característica suele ser sencilla una vez que toda la documentación está centralizada en un servidor y una base de datos. Por supuesto que no es necesario tener un programa de gestión documental para proteger los archivos y hacer bien las copias de seguridad, pero su instalación simplifica mucho esta tarea que, la experiencia demuestra, es una asignatura pendiente en muchas Pymes.

Sobre la seguridad de la información creo que hay que detenerse más tiempo, pero lo dejo para futuras entradas porque merece un tratamiento más específico en el que hablaré de firma electrónica, LOPD e ISO 27001.

En resumen, la digitalización de los documentos en papel, especialmente fotocopias y demás documentos sin valor legal, es una necesidad de la mayoría de las empresas, por ahorro de espacio, tiempo y dinero en definitiva. Hay que comprar escáneres y empezar por ahí. Y si el volumen de documentos (ya electrónicos) es alto se hace casi imprescindible instalar un programa de gestión documental para «gestionarlos» de una forma eficiente. Si no, solo habremos trasladado el problema de un sitio a otro.

Nota: aunque la mayoría de las ideas y comentarios de este blog son válidos para cualquier sistema operativo lo escribo pensando en usuarios de PC con sistema operativo Windows (que son mis clientes habituales y, a fin de cuentas, los que pagan las nóminas de la empresa) y evito referirme a sus equivalentes en Mac (o Leopard) o Linux por «economía del lenguaje». Espero que estos otros lectores que, con sobrados motivos, son frecuentemente enemigos de Windows disculpen esta medida de ahorro de tiempo y espacio.