Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Siempre que hablo de gestión documental por primera vez con alguien, me gusta distinguir la gestión de «papeles» de la gestión de «archivos electrónicos». Según el interlocutor con el que hablas, decir «gestión documental» significa una cosa distinta y, evidentemente, no es lo mismo.

Hay empresas, y personas a título individual, que ya han resuelto el primer problema: librarse de los papeles. Es bastante fácil: con un buen escáner (yo tengo uno de menos de 300 € que escanea a doble cara, en color, y cualquier tamaño de papel hasta A4) conviertes los documentos en papel en ficheros PDF, o Word, Excel… De esta forma eliminas documentos físicos, lo que debes complementar con otra buena costumbre: generar el menos número de papeles. Para eso ayuda un buen monitor (los de 22 pulgadas están por debajo de los 200€) y un programa que permita convertir los documentos en PDF (algunos lo llaman una impresora virtual).

La segunda fase es gestionar todos esos documentos electrónicos, para lo que necesitamos un programa específico de gestión documental (como nuestro ArchivaTech).

Pero, volviendo a los documentos en papel, lo que nunca hacemos ya en nuestra empresa es fotocopiar. Fotocopiar es un atraso. Es tan obsoleto como el fax. Debería prohibirse fotocopiar, especialmente en los juzgados (ya sé que es pedir demasiado, pero alguien debe decirlo).

Fotocopias para una necesidad puntual (obtener una copia), escaneas para siempre (podrás sacar las copias que quieras, ahora y manaña y dentro de 5 años).

Fotocopiar aumenta el número de papeles, no lo reduce.

Cada vez que fotocopias vuelves a luchar con las grapas, papeles doblados, arrugados, de diferentes tamaños…

Si lo más laborioso de la gestión de documentos es el manejo físico del papel, ¡hazlo una sola vez!

Ayer estuve hablando con un amigo bastante mayor (más de 80 años) que acaba de terminar de escribir un libro. A mano. Me comentó que iba a sacar 2 ó 3 copias en la fotocopiadora. ¡No se te ocurra! Quedé por la tarde en mi despacho y en, exactamente media hora, escaneamos sus 14 capítulos, 232 páginas, imprimimos una copia y le dí una copia de sus documentos en un pen-drive de 4 Gb (es decir, 9 €), y me quedé con otra en mi programa de gestión documental, por si se le caían los papeles en el taxi, por la calle, o donde sea.

Es verdad que en menos de media hora podría haber sacado una o dos fotocopias de sus 232 folios, pero mañana le pediría otra copia un amigo, y tendría que volver a perder media hora, aparte del viaje a la fotocopiadora.

Ahora lo puede mandar por correo, copiarlo en cualquier portátil, imprimir todo o parte en unos minutos…  ¡Estuvo a punto de comprarme un escáner!