En cualquier tipo de negocio, una correcta y apropiada gestión documental es una parte fundamental del éxito de tu empresa en los tiempos que corren.  Por ejemplo, comunicación con tus empleados, información confidencial de los clientes, etc. Además, te puede ayudar a  evitar incluso los juicios más largos y contenciosos.

Para empezar, ¿qué significa una gestión documental correcta y apropiada? Para algunos, es tan sencillo como qué documentos archivar, por cuánto tiempo o qué documentos destruir. Para muchos, en particular aquellos negocios que manejan un gran volumen de información, suele ser necesario disponer de un servicio especializado de gestoría de archivos. Las soluciones ofrecen cubren el ciclo de vida de la información: desde la custodia de archivos y escaneado de documentos a su destrucción segura.

He aquí los cinco consejos prometidos más arriba:

1. 1.       Conoce tu propia información.
   Esto implica asegurarse de que tus empleados conocen la política de empresa en cuanto a qué archivar, cómo y dónde. Hay estadísticas recientes según las cuales más de un 70% de las empresas dicen encontrar más fácilmente información que no poseen que la información que sí tienen. 
2. Backup y encriptación.
   No es suficiente con apilar cajas con archivos en una sala a los que se les da cualquier nombre. Los empleados, tanto si trabajan en la oficina o desde casa, deben organizar su información de una manera óptima y darles a sus archivos nombres que hagan dichos archivos fácilmente reconocibles.
3. Recuperación en caso de desastre.
   Para prevenir incidencias, como fuego o robo, los especialistas recomiendan almacenar los archivos en un lugar especialmente diseñado para este efecto y alejado de tu empresa.
4. Destrucción segura.
   Siempre se recomienda destruir la información que no se necesite. Muchas empresas especializadas ofrecen este servicio junto con sus soluciones de almacenamiento de datos.
5. Tómate tu tiempo.
   Decidir la mejor solución pasa por definir las necesidades de tu empresa o negocio. Piensa a largo plazo. Por ejemplo, almacenar tus archivos en tu empresa puede ser más caro a largo plazo, sobre todo ante una eventualidad.

Nada más lejos de la realidad. En esta jornada, como en otras similares en las que hemos participado, el software de gestión documental surge como una herramienta especialmente adecuada para cumplir con los requisitos legales que nuestros compañeros en el estrado han comentado previamente.

De hecho, y así me lo comentaba uno de los asistentes a una sesión anterior, “…nos tienen una alfombra roja…” justificando y recomendando a los asistentes la instalación de programas de gestión documental que, como el nuestro, aporten a las empresas la seguridad que necesitan en el archivo de sus ficheros y documentos.

Gran parte de la información que se guarda en los ordenadores de cualquier empresa, oficina, despacho o administración pública (por no hablar  de juzgados, notarías, registros…) tiene carácter confidencial o está sujeta a la aplicación de la Ley Orgánica de Protección de Datos, más conocida por sus siglas, LOPD, y por las multas que con carácter ejemplarizante aparecen regularmente en los periódicos. La correcta protección de estos documentos en formato electrónico se puede realizar por muchos medios, con numerosas herramientas, y una de las más adecuadas es un programa de gestión que, además de  organizar y clasificar estos archivos asigne a cada uno el nivel de seguridad adecuado de forma que solamente puedan acceder a ellos las personas debidamente autorizadas.

 Son varios los beneficios que aportan los programas de gestión documental al archivo de la información de las empresas y el incremente en la seguridad es uno de los más importantes.