Le pregunté por sus papeles, como si no me importara nada, y me confesó que siguen igual que la última vez que lo vi. Y pensé para mi: si me compra mi programa de gestión documental y me dice que le ayude a instalarlo en su bufete (que son 16 abogados) me meto en un buen lío. No sabría por dónde empezar. Confieso, un poco abochornado, que casi me alegré de que no me lo pidiera.

Luego, más tranquilamente, pensé en la mejor forma de afrontar un reto de este calibre. No es fácil. No es rápido. Pero se puede hacer. Hay varias formas de afrontarlo aunque quizás la mejor forma de digitalizar los archivos de un cliente tan complicado es planificarlo bien, y luego improvisar, para adaptarse a su forma de trabajar y hacer una transición al “mundo digital” lo menos traumática posible.

No hay dos clientes iguales y no hay dos proyectos iguales. Pero sí hay alguna “reglas” o normas más o menos evidentes que debemos tener en cuenta. Me gustaría tratar de resumir las más importantes muy brevemente. Seguramente me deje alguna, pero voy a tratar de encontrar las 10 más importantes. El orden no implica mayor o menor importancia.

1.- No empieces si no estás convencido. Digitalizar 100 ó 200 documentos es relativamente rápido y sencillo, pero si vas a escanear 10.000 documentos en los próximos meses más vale que estés “concienciado”. Es un trabajo sencillo pero laborioso y no hay atajos. Lleva tiempo.

2.- Busca el momento adecuado. Conforme vas creando tu base de datos documental empezarás a ganar tiempo en la consulta de los documentos, pero esto no ocurre hasta que llevas bastante tiempo alimentando el archivo digital. Al principio es un trabajo adicional, por lo que más vale que lo afrontes cuando tengas cierto tiempo libre en tu jornada diaria.

3.- Cómprate un buen escáner. Para una PYME o despacho de 5 a 20 usuarios el Fujitsu Scansnap S1500 es perfecto. Desconfía de equipos muy baratos que luego se atascan continuamente. Por supuesto nada de escáneres de cristal, son insoportables para documentos de varios folios y doble cara. Y si tienes decenas de miles de documentos, vete a un modelo un poco superior, como el fi 6130Z. Hay otras marcas con buenos escáneres (Kodak es el siguiente en mi lista) pero estos dos modelos de Fujitsu son perfectos.

4.- Nada de multifunciones. Mejor varios escáneres pequeños (y baratos) que uno muy grande (y muy caro).

5.- Cómprate monitores grandes. De 22 pulgadas, o mejor aún de 24. Son muy baratos para el rendimiento que dan. Te permiten ver dos páginas en tamaño real y eso es un ahorro impresionante de tiempo cuando manejas cientos de documentos. Los vas a amortizar en pocas semanas.

6.- Organizate antes de empezar. Me refiero a la estructura de carpetas (o similares) en las que vas a clasificar los documentos. Es un trabajo muy importante y que se puede y debe realizar antes de empezar a digitalizar. Revisa tu estructura actual de carpetas de Windows y la del resto de compañeros de la empresa. La del servidor. Tu correo electrónico… Con todo ello, crea un borrador en Excel y revísalo de nuevo hasta que te convenza. Solo entonces empieza a digitalizar y archivar los documentos en esta estructura lógica.

7.- Distingue el archivo “vivo” del “histórico”. Con histórico me refiero a los documentos que apenas consultas y que solo conservas “por si acaso” necesitas acceder a ellos en el futuro. El enfoque, la forma de digitalizarlos y clasificarlos, es bastante diferente (esto lo he comentado ya antes). Además, puedes dividir el trabajo en diferentes “fases” y esta es la primera división.

8.- Delega. Si no tienes tiempo ahora, para tu trabajo actual, aún menos vas a tener tiempo para hacer tu trabajo y digitalizar documentos. Es fácil encargar a otra persona que digitalizce determinados tipos de documentos, sobre todo del archivo “histórico”. Seguro que en la empresa hay alguien que puede ir digitalizando las facturas, o contratos antiguos, o recibos del banco… sin que afecten al trabajo de los demás.

9.- Subcontrata. Si el volumen es muy alto, no lo intentes con tus propios medios. Aunque las empresas de digitalización te van a cobrar por hacer este trabajo, el que lo hagas con el personal propio de la empresa también tiene un coste. Salvo que tengas personas desocupadas (parcialmente se entiende) plantéate darle un primer empujón al archivo con una empresa especializada. Puede ser necesario para arrancar el proyecto y alcanzar una masa crítica de documentos digitalizados.

10.- Instala un buen programa de gestión documental. Esto es lo último, pero quizás lo más importante. Gestionar decenas de miles de documentos es sencillo técnicamente, pero hacerlo bien, de una forma ágil, rápida… no es tan fácil. No elijas el software sin ver una demostración y tener claro que te va a ayudar en tu trabajo diario, y no lo contrario. Hay algunos programas tan malos que en vez de aumentar la productividad de la empresa se convierten en una auténtica carga. Échale un ojo al mío para empezar. Te vendrá bien como referencia.

Hay más consejos, pero 10 parece un buen número. ¡Si alguien quiere aportar su consejo no tiene más que escribir un comentario!

Todos queremos hacerlo, pero nos da miedo. Con razón. Y si le preguntas a un abogado es peor: unos te dirán que sí, y otros que no. Para un matemático 2+2 suma cuatro, pero para un abogado… depende de la interpretación de la ley…

La semana pasada participé en una jornada sobre gestión documental y tuve que preparar una presentación sobre este tema a directores financieros de empresas bastante grandes. El ponente previsto, experto en el tema, falló a última hora y me mandó unas notas. Me parecieron muy poco “serias” para el público previsto y pedí ayuda a otra empresa especializada en gestión documental “segura”. Lo que me mandó fue aún peor: decenas de Leyes, Normas y Reglamentos todos ellos dirigidos, en teoría, a conseguir la famosa “e-Administración”, la “oficina sin papeles” que todos perseguimos. Un auténtico caos de normas que se superponen unas a otras, parchean pequeños agujeros legales y estorban más que ayudan en el “largo y tortuoso camino hacia la administración electrónica” (lo pongo entre comillas porque es el título de un post anterior.

En definitiva, los legisladores lo están haciendo mal, rematadamente mal. Por más que me gustaría (es un argumento de venta estupendo para mi programa de gestión documental) me siento incapaz de decirle a un cliente que puede destruir sus documentos una vez digitalizados. Ni siquiera utilizando firma digital.

La firma digital garantiza que un documento electrónico no se modifica “en adelante”. Pero ¿quién garantiza que la imagen digitalizada es una copia fiel del original en papel? Esto ocurre con el software homologado por la Agencia Tributaria pero no es una garantía en caso de tener un problema judicial. Como siempre, los jueces van muy por detrás de los inspectores fiscales (si algo funciona en este país es la recaudación de impuestos).

Mucho más grave aún es que el procedimiento para digitalizar y conservar las facturas recibidas en formato electrónico es tan farragoso que consigue el resultado contrario al perseguido: se pierde más tiempo (y por tanto dinero) digitalizando las facturas que usando la versión en papel. Un auténtico disparate.

En resumen, qué tenemos:

Un conjunto de leyes y normas que no acaban de coger el problema por los cuernos y se limitan a dar pequeños pasos, tímidos y deslabazados, en la dirección correcta, sin llegar en absoluto a la meta.

Unos jueces y legisladores temerosos de todo lo que tenga que ver con el “mundo digital” que muchos no entienden y al que casi todos temen. No todos, pero sí la mayoría. Me gustaría saber qué juez en España (o fuera) sabe “realmente” lo que es la firma digital.

Un sistema jurídico, y aquí incluyo a notarios, registradores, gestores…, anclado en el pasado. La firma manuscrita, el sello de caucho y el papel timbrado.

¿No se dan cuenta de lo absurdo que es depositar toda su confianza en estos viejos recursos en vez de dar el paso al frente y aprovechar las posibilidades que nos brinda la tecnología?

Cuando tenía 13 ó 14 años me entretuve con mi hermano en copiar la firma de mi padre. En pocos minutos hacíamos una copia razonablemente fiel. Y qué decir de los sellos de caucho, a los que son tan aficionados los viejos dinosaurios que pueblan las Administraciones. En cualquier imprenta o papelería puedes encargar uno de cualquier empresa, notario o despacho de abogados sin que te pidan el menor justificante legal que te relacione con lo que dirá el sello. Por no hablar del papel en sí: cualquier impresora láser imprime un timbre, numeración, logotipo… que hará pensar a quien lo vea que tiene en sus manos un “original” de una Administración, despacho o notario.

No hay motivos razonables para seguir anclados en estos procedimientos cuando podemos hacer las cosas mucho mejor con las herramientas que nos ofrece la tecnología actual. Y como no me gusta criticar sin dar una solución, ahí van unos consejos a los legisladores que me quieran leer.

1.- Unificar las Normas y Reglamentos. No tiene sentido que el Ministerio de Economía y el de Justicia vayan por separado. Y que se publiquen docenas de normas parciales. Hay que darse cuenta de que es un cambio tecnológico, casi cultural, muy horizontal, o trasversal: afecta a la forma en la que se relacionan las empresas y las Administraciones Públicas entre sí. No es una problema de una u otra: es de todas. Igual que se estandariza el tamaño de un folio (DIN A4) o el DNI sirve igual para todo, la sustitución de los documentos en papel afectan a TODO y debe regularse con amplitud de miras.

2.- No exigir a los documentos electrónicos más que a los de papel. Un archivo electrónico, con las medidas de seguridad adecuadas, es MAS seguro que un archivo en papel. Lo he demostrado muchas veces en público (y lo subiré a YouTube un día de éstos en un video). Hay que incluir firma digital, por supuesto, medidas de seguridad en el acceso a los documentos, por supuesto, exigir copias de seguridad regulares, por supuesto… Pero no tonterías como ocurre con la digitalización de facturas. ¿Por qué hay que meter los datos de las propias facturas? ¿Acaso las facturas en papel tienen esa información explícita? Quien haya tomado esa decisión ha cometido un error que pagan, cada día, decenas de miles de empresas. Y luego nos hablan de “competitividad”. ¡Haced bien las Normas y no convirtáis las empresas en dinosaurios burocráticos!

3.- Hay que dar a las empresas la posibilidad de asumir la responsabilidad en la digitalización de los documentos. El mayor problema para destruir documentos en papel es garantizar que la imagen digital, la “foto” que ha hecho el escáner, se corresponde con la imagen recogida en el papel, con el original. Hay que resolver, de una vez, este escollo legal que frena el proceso. ¿Por qué no dejarlo en manos de la empresa? Igual que es responsable de no alterar los documentos en papel, de no incluir más datos o firmas posteriormente a la formalización de, por ejemplo, un contrato, ¿por qué no hacerlo responsable del proceso de digitalización? El exceso de celo con los documentos electrónicos no es comprensible cuando no se ha tenido con los documentos en papel.

Podía seguir pero el resumen es muy sencillo: la tecnología está ahí (hace tiempo). La necesidad está ahí (y cada día es mayor). Llamad a unos cuantos expertos en la materia y desarrollar de una vez un reglamente que ayude a avanzar. Antes o después llegaremos al “mundo sin papeles”. No pongáis obstáculos en el camino.

¿Podemos digitalizar y destruir nuestros archivos documentales en papel?

Cuando hablamos del “fin del papel” (lo he hecho en varias ocasiones en este mismo blog) hay que distinguir claramente el futuro del pasado. Es fácil imaginar un futuro, casi un presente, en el que no generamos NUEVOS documentos en papel. Un correo electrónico, un PDF adjunto, una factura que te envían, una foto que guardas en el iPad, pero no imprimes.

Incluso para documentos con valor “jurídico”, como contratos entre empresas, la utilización de la firma digital nos permite evitar la impresión del documento y su firma manuscrita por cada una de las partes. En teoría, porque en la práctica la mayor parte de las personas que conozco prefieren la copia “física” en papel, firmada con un bolígrafo y, a ser posible, con un sello de cada empresa. Por no hablar de documentos “formales”, como escrituras y mandamientos judiciales, todavía lejos del formato digital.

Pero el camino está marcado y, lentamente, se va recorriendo. Es posible imaginar un mundo digital… en cuanto a los nuevos documentos se refiere.

Otra cosa es el archivo “histórico” en papel. Aquí queda mucho camino por andar.

Antes de nada quisiera dejar claro que estoy pensando en los archivos de empresas con documentos administrativos, de gestión. Facturas, contratos, acuerdos, recibos, justificantes de pago… Documentos sin valor “histórico” alguno. En una entrada anterior algún archivero (o documentalista diríamos en España) criticaba duramente mi empeño en destruir un “archivo histórico”. ¡No estoy pensando en el Archivo de Indias! Hablo de documentos que todos, todos, desearíamos ver destruidos, sin valor alguno, salvo el relativo a la gestión de la empresa.

Lo más curioso, y molesto, es que todos sabemos que la mayor parte de esos “papeles”, quizás el 99% en muchos casos, jamás los necesitaremos. Los guardamos “por si acaso”. Por si un juez nos lo reclama en un procedimiento judicial. Por si un proveedor “no recuerda” cuando le pagamos una factura. Por si surge la necesidad de acceder a un viejo documento en papel en el momento más inoportuno.

La digitalización resuelve la mayor parte de este 1% de los casos, pero no todos. Desgraciadamente un juez nos puede reclamar “el original” y no fiarse de la imagen digitalizada que le aportemos. ¿Por qué? ¿Por qué esa desconfianza en el archivo digital y esa injustificada confianza en el papel?

Porque todos estaremos de acuerdo en que falsificar un papel no es tan difícil. Cualquier estafador más o menos habilidoso puede copiar nuestra firma con unos minutos de práctica. Los sellos de caucho, que tan formales nos parecen, se pueden encargar en cualquier imprenta. ¡Y no nos van a pedir la escritura de constitución de la sociedad para hacerlo!

Pero debo reconocer que falsificar un documento electrónico, como un contrato en Word, PDF o una imagen digital, es aún más sencillo. Lo hace cualquier niño de 15 años. ¡Y no deja rastro! No hay raspaduras, ni cambia el tipo de letra, ni el color del bolígrafo. Entiendo, pues, el miedo de los jueces a que les den un documento manipulado que no se corresponda al original, al contrato que firmaron las partes en un acuerdo.

Sin embargo, la solución para proteger la INTEGRIDAD de los documentos digitales es muy sencilla. Todos la conocemos: La firma electrónica, por supuesto. Y no es nueva. Desde hace más de 10 años se utiliza fácilmente y, lo que es más importante, está recogida en la mayoría de las legislaciones nacionales como sistema para asegurar el contenido de los documentos digitales. En España desde 1.997. En Colombia, por ejemplo, desde 1.999.

¿Por qué, entonces, no se aplica a la destrucción de los archivos en papel?

El problema es que el proceso de digitalización del archivo en papel y conservación del archivo digital resultante tiene un punto débil. Un eslabón de la cadena que hace que todo el sistema sea débil: la digitalización. La creación de una copia digital, de una foto a fin de cuentas, a partir del original en papel. Una vez que el documento ya es digital, la firma electrónica me asegura su integridad futura, como lo hace con los nuevos documentos que creamos directamente en formato digital. Pero, ¿quién asegura que la imagen creada por el escáner es fiel, es igual al original en papel?

Este es el talón de aquiles de la digitalización de los archivos. Porque si la imagen no es correcta, todo lo demás ya no sirve para nada. ¿Qué ocurre si el papel se dobla, o sale tan oscuro (o claro) que no se lee bien, o se tuerce y se distorsionan las letras y los números que contienen? En definitiva, ¿cómo asegurar que el resultado responde fielmente al original?

Este es, y no otro, el gran obstáculo que nos impide destruir nuestros “viejos” papeles.

La normativa sobre digitalización certificada de facturas de la Agencia Tributaria ha resuelto este problema de una forma muy interesante: homologando el sistema de digitalización incluyendo un “control de calidad” del proceso. Una auditoría inicial (para conseguir la homologación) garantiza la calidad del proceso y hay un compromiso de realizarlo siempre de la forma correcta, comprobando la validez del resultado. Desgraciadamente luego perdieron la cabeza al obligar a introducir datos detallados de cada documento (factura) algo totalmente innecesario que destroza la productividad (como ya he comentado hace tiempo).

Pero la idea es muy buena y habría que copiarla, no solo para facturas de gastos si no para todo tipo de documentos de las empresas y Administraciones.

¿A qué esperan los legisladores? Una buena norma, similar a este reglamento, que tenga en cuenta la necesidad de garantizar la calidad de la imagen obtenida, más el uso inteligente de la firma digital y la obligación de conservar los archivos en un sistema seguro.

Eso es todo. No es mucho, pero hay que hacerlo bien. ¡Y hacerlo ya! antes de que se nos acabe el siglo XXI.

Al final del post está su “propuesta”, que puedes consultar antes de leer las preguntas y respuestas, pero que intentaré reproducir en sus partes más importantes al contestar para ahorrarte esa consulta.

Estas son sus dudas:

1. Quisiera tu opinión con relación al sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo y que se basa en 3 puntos, versus el sistema de gestión documental basado en las 5 “patas”.

Cuando comento en mi post que un proyecto “integral” tiene estas 5 “patas” o partes ya indico que no siempre son necesarios todos los “módulos”. En realidad, este que me plantea no está muy alejado, aunque hay algunas diferencias que me gustaría resaltar (y son válidas para cualquier proyecto).

1. Echo de menos una mención expresa al sistema de copias de seguridad. Es tan importante que no se debe considerar “implícito” en la propuesta sino que debe estar claramente previsto, presupuestado y explicado al cliente. Una pérdida de datos de decenas o cientos de miles de documentos es tan catastrófica que debe estar prevista desde el primer momento. Y si es por escrito, es una buena forma de protegerse ante reclamaciones futuras. Si está bien planteado pero las copias mal ejecutadas, la culpa es del usuario/cliente. Eso es muy importante.
2. Creo que haces muy bien en dejar claro que la consultoría y el estudio de la documentación es parte importante del trabajo. Alguna vez he pensado añadir esa “sexta pata”. No es una parte “tangible”, como un escáner, pero es probablemente la más importante. El problema es que muchos clientes no son conscientes de su valor.
3. La otra “pata” que falta, la destrucción de la documentación, parece que no se aplica en este caso.

En definitiva, no es tan diferente, aunque ojo con olvidar las copias.

2. Dado que el éxito de un sistema de gestión documental se basa fundamentalmente en el software o programa, quisiera tu opinión con relación a los requerimientos de hardware y software que plantea el sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo. Es decir, ¿Qué tan bueno es, tomando como referencia la robustez, seguridad, agilidad y velocidad? Una comparación con relación a Archivatech.

Dejando a un lado, de momento, el sistema de gestión de correspondencia, planteas entregar los documentos en PDF o TIFF en forma de archivos en el sistema y con un buscador mediante navegador Web. Me parece que te quedas muy corto.

No considero suficientemente sólido, robusto, escalable… un sistema de archivo que no utilice un gestor de bases de datos para la organización física de los documentos digitalizados. Puede ser Oracle, SQL Server, MySQL… hay muchos perfectamente válidos. Pero tener los archivos en una o varias carpetas de uno, o varios, discos duros… me parece muy poco apropiado. Insuficiente.

El incremento en la seguridad, de acceso y de gestión, de un gestor de base de datos es imprescindible para tomar en serio un sistema de archivo. Además de las opciones de búsqueda de los datos. Y la posibilidad, más que recomendable, imprescindible, de añadir información adicional estructurada a los documentos o expedientes.

En definitiva, no considero una opción para un volumen importante de documentos o de usuarios un sistema así.

En cuanto al sistema de gestión de correspondencia, personalmente no me gusta nada Lotus Notes. Lo conocí cuando era un producto novedoso, ¡en 1985! Creo que solo se justiffica montar Lotus Notes si ya está instalado y hay docenas de usuarios que lo conocen.

Hay que migrar a herramientas más conocidas, abiertas y actuales. Usar un producto como Lotus Notes es crear una isla de información que no va a dar más que problemas. Yo me plantearía una migración a alguno de los sistemas “actuales”, que son muchos.

3. ¿Cómo podría determinar cuales son los requerimientos básicos necesarios (tomando como referencia las “5 patas”) tanto humanos como tecnológicos para implementar esta empresa, de tal manera de ofrecer un servicio eficiente a los clientes?

Lo primero, el conocimiento. Que está muy relacionado con la “6ª pata” ya comentada: la consultoría. Si tienes esto, tienes lo más difícil.

A continuación hay que dominar los equipos involucrados: escáneres, OCR, servidores, sistemas de copias de seguridad… Es muy sencillo porque las necesidades técnicas son elementales y la oferta es muy grande. No plantea ningún problema.

Por último, elegir el programa de gestión documental en el que almacenar los documentos que se digitalizan. Obviamente un programa como ArchivaTech te puede venir muy bien porque es muy sencillo de aprender, tanto para instalar como para utilizarlo. Estamos hablando de unos días. Si prefieres software libre, Alfresco, Nuxeo… ve contando con varios meses de aprendizaje. En el otro extremo, Sharepoint de Microsoft. También te llevará bastante tiempo manejarlo con soltura.

4. ¿Con qué conocimientos técnicos se debería contar para implementar este proyecto y realizar un trabajo adecuado en gestión documental? Es decir, ¿cualquier persona que decida implementar un proyecto de estas características, lo puede hacer sin mayores inconvenientes?

 Creo que he contestado en la pregunta anterior. Lo más importante y difícil es el conocimiento relativo al archivado de documentos, clasificación, indexación… Hay estudios universitarios, lo que ya indica la dificultad que llega a tener.

Si los proyectos son sencillos también las necesidades lo son, por lo que puedes afrontarlos sin grandes conocimientos.

Mi consejo: plantéate la colaboración con algún documentalista o archivero para desarrollar proyectos complicados y busca un buen software, y sencillo, para cubrir los aspectos claves del conocimiento.

5. Cuando adquieres un software de gestión documental, ¿existe la posibilidad de que te capaciten en su uso?

 Lógicamente depende de la empresa a la que lo compres. Nosotros, por ejemplo, tenemos material didáctico tanto para distribuidores-integradores como para clientes. En el caso del software libre seguro que lo encuentras fácilmente en Internet (aunque te tendrás que buscar la vida). Otros programas comerciales tienen también sus manuales, aunque algunos da miedo verlos (demasiado complejos para mi gusto).

Espero que estas preguntas le sirvan a mi “lector” y a otros muchos que os planteéis montar una empresa de gestión documental.

Reproduzco ahora la solución que propone y sobre la que he comentado sus preguntas:

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROPUESTO:

1. SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

 Servicio de conversión de colecciones físicas en formato de archivo de imágenes PDF o TIFF y registro de indexación, complementada con la entrega de respaldos en CDs/DVDs/Flash/intranet con buscador mediante navegador web. La solución es ideal para la sistematización de colecciones históricas y para la optimización de espacios de almacenamiento.

 SERVICIOS QUE COMPRENDE

• Conversión de documentos en archivos PDF y/o TIF.
• Procesamiento de imágenes con reconocimiento de caracteres (OCR), extracción de datos y clasificación documental de acuerdo a procesos funcionales.
• Indexación de documentos de acuerdo a criterios definidos como cliente, caso, asunto u operación.
• Procesos de control de calidad de datos.

 ACTIVIDADES

• Revisión de colecciones para procesar: estado, soporte, etc.
• Preparación de unidades para digitalización: desarchivo, desengrampado, desempastado, etc.
• Proceso de Digitalización y Registro por documento o legajo.
• Reacondicionado de unidades para Archivo.

 REQUERIMIENTO OPERATIVO

• Procesamiento in-situ o alternativamente, en ambiente remoto con flujo físico continuo de las documentaciones.

2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA

Herramienta de colaboración para la gestión documental que incorpora las funciones de registro, creación, captura mediante digitalización, procesamiento y seguimiento de la documentación en todo su ciclo de vida hasta su disposición final, ofreciendo una integración total con los servicios de mensajería electrónica.  

ACTIVIDADES DE IMPLEMENTACIÓN

• Parametrización y ajustes de Aplicación de acuerdo a relevamiento de procesos y tipos documentales.
• Instalación “Gestor Documental” para usuarios encargados de la verificación y procesamiento de correspondencia.
• Capacitación.
• Implementación y ajustes.

3. ORDENAMIENTO E INVENTARIACIÓN

 Servicio de inventariación, ordenamiento y sistematización de las colecciones  físicas de gestión y centrales de acuerdo a tipos documentales identificados y normas vigentes, complementada con una herramienta de registro y seguimiento de la mismas.

 ACTIVIDADES

• Ordenamiento e inventariación de colecciones fisicas.
• Etiquetado con códigos de barra por unidad de soporte y encajonado.
• Instalación de sistema de registro y seguimiento.
• Captura documental mediante digitalización por legajo.
• Capacitación a personal encargado de Archivos

Instalar un sistema de gestión documental que me permita prescindir de los documentos en papel (o de la mayor parte de ellos) en mi trabajo diario es una decisión que tiene un coste importante. No solo la instalación inicial sino el tiempo de digitalización del archivo histórico y de los documentos nuevos que se van generando y recibiendo. El coste más “evidente” es el de adquisición de equipos (escáneres, un servidor nuevo, la licencia del programa, la formación inicial del personal…) Si montas software libre te puedes ahorrar la licencia pero probablemente te cueste más la formación (ya sabes mi opinión sobre el software libre )

Sin embargo esto es lo de menos. El coste de digitalizar los documentos es mucho mayor que el de instalación del nuevo sistema. Casi siempre. Para centrar un poco el “caso”, imaginaré que mi amigo abogado (viejo conocido de mis lectores) va a ser el ejemplo. Creo que es representativo de cientos, miles de pequeñas empresas, con entre 5 y 10 usuarios, muchos papeles en cada despacho, una habitación como archivo en el mismo local y un archivo “histórico” en un trastero. Seguro que el perfil os resultará familiar a muchos de vosotros.

Volviendo al coste. La instalación le puede costar unos 4.500€, o pagar una cuota de 155€ al mes. Pero digitalizar todos los documentos de su archivo le puede costar fácilmente 25.000€ si se lo hace una empresa externa o algo más de la mitad si lo hace con personal propio, que no tenga un sueldo muy alto. Queda un tercer “bloque”: los nuevos documentos. Muchos de ellos los deben digitalizar o incorporar al gestor documental los propios usuarios por lo que el coste será el tiempo que necesitan para esta tarea. Y este tiempo sí que es muy valioso.

En resumen, tenemos un “juego” en el que el coste de la “apuesta” es muy alto. ¿Habrá forma de compensarlo con el “premio”?

El premio es también variado. En primer lugar el ahorro de espacio. ¿Cuánto cuesta el alquiler del trastero con los documentos? Y no vale decir, como un cliente que guarda sus papeles en un piso en el centro de Sevilla, que no cuesta nada porque es de uno de los socios . ¡Un piso entero en Sevilla! Por lo menos está dejando de ingresar 1.000€ al mes, simplemente para tener estanterías llenas de documentos que cada año acumulan más polvo.

Esta cuenta, la del ahorro del archivo físico, es muy sencilla: me cuesta 25.000€ (por ejemplo) digitalizar todo y me ahorro el alquiler del trastero (o piso, o 4 trasteros como mi amigo) más el espacio del archivo en mi propio local, que es mucho más valioso que un trastero. Casi siempre sale “positivo” y merece la pena. Otra cosa es “animarse” a emprender la tarea de digitalizar todos los documentos y usar el gestor documental, pero desde el punto de vista económico es casi seguro que compensa.

Pero más importante aún es el día a día con los nuevos documentos. Los que te trae el cliente. Los que imprimes a diario. Los que te llegan por correo electrónico (y mucha gente imprime compulsivamente en vez de leerlos en el monitor). Hagamos la cuenta:

Coste: tiempo de digitalizar (si es un documento en papel) e incorporar al programa de gestión: entre 20 segundos y 2 minutos (lo hago a diario). Este es el coste de mi apuesta. ¿Cúal es el premio? Pues el premio es el ahorro que tendré cuando vaya a buscar este documento dentro de una hora, dos días o tres meses y lo envíe por correo electrónico a un cliente que me lo pide. ¿Cuánto tiempo tardas en localizar este documento?

Me confesaba mi amigo que el otro día su secretaria necesitó ¡dos días! para localizar un documento importante y que con él en la mano llamó a un apoderado de Madrid que lo localizó inmediatamente, mientras hablaba con él por teléfono. Dos días frente a unos segundos. No es un premio menor.

Claro que no todos los documentos los buscas alguna vez en el futuro. Muchos de ellos se guardan “por si acaso” y jamás se vuelven a utilizar. Consumen espacio (y ya hemos visto el ahorro posible) pero no tiempo.

Por tanto la cuenta correcta es, de un lado el coste de digitalización y archivo (este es un coste cierto) y de otro el ahorro de tiempo para localizarlo en el futuro (premio) multiplicado por la probabilidad de que tenga que buscar ese documento concreto. Quizás un 10% sea una estimación para este caso. Sin llegar al extremo del ejemplo, dos días, un tiempo medio sí puede ser media hora para documentos de cierta antigüedad y 5 minutos para los más recientes, los que todavía están “vivos”. Claro que estos se buscan más frecuentemente. Hagamos un par de números:

Documentos antiguos: 1 minuto de tiempo de archivado frente a un 10% de probabilidad de perder 30 minutos buscándolo en el futuro: 1 minuto vs 3 minutos. 1 punto a favor del sistema de gestión.

Documentos recientes: 1 minuto de tiempo frente a un 30% de probabilidad de perder 5 minutos: 1 minuto vs 1,5 minutos. Otro punto a favor del sistema de gestión.

Puedes hacer tus propios cálculos. Pero no hagas trampas. Piensa en los últimos documentos que has buscado entre montones de papeles. No solo hoy: ayer, la semana pasada… piensa cuánto tiempo pierdes en algo tan improductivo como es buscar un papel. Y multiplica.

Y aquí hago un inciso muy importante: estas cuentas saldrán bien solamente si el coste de digitalizar el documento y de introducirlo en el programa de gestión documental es muy bajo. Por tanto, debe ser la característica que más debes valorar al elegir un programa de gestión: la agilidad en la entrada de nuevos documentos.

Pero aún hay más que decir del ahorro de tiempo. ¿Qué pasa con los documentos que no encuentras? Sea porque se han perdido, tirado, o simplemente están tan bien “archivados” entre montañas de papeles que no hay forma de encontrarlos. Aquí el precio a pagar puede ser muy alto. Y este es el premio de la apuesta de instalar un sistema de gestión documental. ¿Puedes volver a escribir ese documento que sabes con seguridad que redactaste hace tres meses? O, peor aún, ¿puedes volver a firmar el contrato que no encuentras?

Ahora la ecuación cambia mucho porque el ahorro que supone encontrar el documento es muchísimo mayor que el coste de haberlo digitalizado y archivado en su momento.

De hecho, muchas decisiones de instalar un sistema de gestión se producen a consecuencia de un hecho “catastrófico” de este estilo: la pérdida de un documento importante, una gotera que destruye unos cuantos archivadores llenos de papeles, un robo incluso. En estos casos no hay que hacer cuentas: es evidente que merece la pena “hacer las cosas bien”.

La conclusión es evidente. Yo lo sé, porque no hay día que no localice en 5 segundos un documento que archivé ayer, o el año pasado. Quízás tú también lo sepas. Incluso mi amigo abogado, realmente lo sabe. ¡Merece la pena!

La paradoja es que la mayoría de las personas no da el paso e instala el sistema. Ocurre lo mismo que a los fumadores (o a los que nos gusta el chocolate). En el momento en que enciendes un cigarro obtienes una recompensa inmediata. Las consecuencias negativas, que sabes que existen, están muy lejos en el tiempo. Hay que tener una gran fuerza de voluntad para ser “racional” y dejar de fumar (o de atiborrarse a dulces o chuletas de cerdo).

El “coste” de digitalizar y archivar de forma ordenada los documentos cada día es pequeño respecto al premio a largo plazo. Pero el esfuerzo es “ahora” y el premio se ve lejos.

Mi consejo es evidente: no esperes a que una gotera te de un mal rato, a que un cliente te reclame una escritura que le has perdido (o no, pero el cree que sí) o a perder más tiempo buscando papeles. Haz las cuentas y decídete. Ya.

Pero ¿por qué usamos Google y no los otros? ¿Por qué Yahoo ha fracasado?, a pesar de que llegó al mercado antes que Google y era la empresa de moda en los primeros años de Internet.

La palabra que lo define todo es “relevancia“. O “algoritmo”, que todo el mundo usa sin saber muy bien qué significa.

El éxito de Google fue mostrar en los primeros lugares de los resultados de las búsquedas aquello que realmente estábamos buscando.

Cómo lo hacen es un secreto tan bien guardado como la fórmula de la Coca Cola. Las famosas 200 variables (dicen) que contempla el algoritmo para clasificar las páginas Web y ordenarlas de tal forma que los resultados más “relevantes” aparezcan los primeros.

Pero yo no iba a hablar ahora del éxito de Google (es algo muy conocido) sino de su principal problema: la “basura”, los resultados “no relevantes” que aparecen con frecuencia donde no deberían, es decir, en la primera página de resultados. Un problema creciente que sufrimos todos con frecuencia. Un problema que a veces no podemos resolver, a pesar de cambiar las palabras para buscar, usar las comillas, añadir otras opciones… Un problema que también afecta a Google y que su algoritmo no puede resolver, porque es un problema “estructural”, de diseño. Un resquicio por el que podría colarse un competidor y superar a Google en lo que mejor sabe hacer: encontrar lo que realmente estamos buscando.

Para estudiar con detenimiento “el problema” creo que hay que mirar un poco al pasado y, de paso, jusfificar que hable de Google en un blog de gestión documental. Aunque me alargue, si resolvemos el problema de Google merecerá la pena (creo).

Ante todo una reflexión: ¿qué es Internet? Una gran base de datos de documentos (esto ya sí encaja en el blog). Miles de millones de páginas Webs con textos (similares a fin de cuentas a los que tenemos en cada oficina), archivos descargables (PDFs, por ejemplo, iguales a los que mandamos por e-mail a diario a nuestros clientes), imágenes (etiquetadas con título y otros datos)…

Y qué es Google: un programa de gestión documental. Bueno, en realidad solo una parte de él: el buscador. Cuando hago demostraciones de nuestro programa de gestión documental, la funcionalidad “estrella” es siempre la búsqueda de documentos. He perdido la cuenta de las veces que he dicho: “de nada sirve guardar los documentos si luego no eres capaz de encontrarlos”. Una frase que sirve para un despacho de abogados de 5 usuarios que no encuentra un contrato entre dos o tres mil documentos en Word, pero una frase que se aplica también a un consumidor ansioso por encontrar la tienda on-line con el mejor precio de un televisor de 40 pulgadas. De hecho, mi frase habitual para que el posible cliente entienda como funciona nuestra búsqueda (en local) es decirle: “funciona como Google, puedes usar cualquier palabra del documento”. Los técnicos lo llaman búsquedas “full text” pero creo que mi frase la entienden mejor mis clientes.

En definitiva, Google tiene el mismo problema que tenemos todos, buscar una manzana en un cesto lleno de manzanas (un cesto muy, muy grande). Un problema viejo que se suponía resuelto, hasta que el cesto se llenó de manzanas, miles de millones de manzanas.

Si miramos unos años al pasado encontramos soluciones interesantes. Lo más parecido que recuerdo es el sistema de archivo de las bibliotecas. Recuerdo de niño, antes de que los PCs estuvieran en todas partes, que me gustaba mucho repasar las fichas de cartón de las bibliotecas. Solían ser pequeñas, como un iPhone o algo mayores, y estaban perfectamente ordenadas y clasificadas en pequeños cajones hechos a medida. Muy estrechos y largos. Alineados en una matriz de filas y columnas, con las letras en el frontal, como en los lomos de las enciclopedias. Ordenadas por autor, encontrabas los libros de Isaac Asimov agrupados. Cada ficha un libro. Título, autor, “signatura” (me encantaba esa palabra)… Un sistema sencillo, barato… y con grandes limitaciones.

Esto es un sistema de archivo “estructurado”, con una clasificación cerrada, bien definida. Sirve para una biblioteca de un colegio, o la de tu casa, pero poco más. Además de una limitación evidente en cuanto al número de volúmenes que se pueden manejar de una forma mínimamente eficiente, y el número de usuarios simultáneos (dándose codazos delante de los cajoncitos), tiene dos gravísimos defectos:

1.- Necesita un proceso manual, artesanal, lento, para añadir cada nueva entrada (en este caso libro, pero sirve igual para documentos en general). Hay que hacer una ficha con unos “campos” precisos. Esto requiere un usuario especializado que siga siempre el mismo criterio y que debería conocer el contenido del libro para hacerlo correctamente. La persona ideal es, por supuesto, la que lo ha escrito, pero esperar que el autor “etiquete” su obra es mucho pedir por lo que siempre dependeremos de una tercera persona, que puede cambiar con el tiempo, y que no siempre elegirá bien.

2.- La clasificación en una estructura “cerrada”, predefinida, es por definición imprecisa, incompleta. Una relación de libros ordenados por el autor es perfecta, siempre que sepas el nombre del autor. Si lo hacemos extensivo a artículos y comentarios de todo tipo, el autor pasa a ser un dato irrelevante. La otra opción, clasificarlos por temas, ayuda, siempre y cuando el tema esté claro. Y mi criterio al buscarlo coincida con el del que eligió el tema, al clasificarlo. Y, una vez más, lo limita enormemente porque un libro puede tratar multitud de temas de interés.

Una solución, ya propia del uso de los ordenadores es añadir temas como palabras clave, no como criterio de ordenación principal. Es lo que llamamos “etiquetas”. Sigue requiriendo un trabajo “artesanal” y conocer el contenido del libro o documento, pero al menos mejorará las opciones de búsqueda. El problema es que sigue siendo muy limitado. Si clasificas un libro con las palabras “gusanos” y “palmera” podrás localizarlo por esas dos, pero no por “insecticida” aunque sea lo más importante para muchos de los futuros interesados en el libro. Pero si el que lo clasifica no se lo ha leido y no añade esa tercera etiqueta nadie lo encontrará nunca por ese término.

Hasta aquí las bibliotecas “estructuradas”, las bases de datos temáticas (legislación, normas, fármacos…), especializadas. Hasta aquí los primeros buscadores de Internet, como Altavista y Yahoo (simplificando mucho, lo sé).

Y entonces llegó Google y rompió moldes. ¡Lo indexó todo! Cualquier palabra dentro del documento es válida para localizarlo. Una auténtica revolución.

Si, además, usando características del documento como son el número de veces que aparece una palabra, si está en negrita, en el título, subrayada… si otros documentos enlazan con esa palabra… le doy más importancia (relevancia) y la muestro en los primeros lugares en la lista de resultados… acabamos de conseguir un buscador que deja en la prehistoria los antiguos cajoncitos con fichas de cartulina. Y de paso a Yahoo y los demás.

Pero, y este es el “pero” que da lugar a este post, ahora las palabras clave, las etiquetas, que en este sistema son todas las palabras que aparecen, son frecuentemente irrelevantes. Cuando una persona elegía de una forma manual 3 ó 4 etiquetas para indicar de qué trataba un libro, se tomaba su tiempo y trataba de elegir las más representativas. Eran pocas, pero valiosas. Ahora ocurre justamente lo contrario. Todas las palabras del documento valen lo mismo a priori. El proceso de indexado no distingue el grano de la paja. Las palabras son solo palabras, no tienen significado ni valen más para el programa de indexado por el hecho de ser el sujeto de una oración, el que hace algo, que un complemente circunstancial, una cita sin importancia.

Y, peor aún, toda la ambigüedad del lenguaje, que es mucha, se incorpora en el proceso de clasificación. ¿Cómo sabe Google que un artículo sobre casas no tiene nada que ver con una boda? No lo sabe.

Para indexar bien, para clasificar textos, deberíamos saber más del lenguaje que compone esos textos. Google lo ignora, y lo paga en los resultados.

En la próxima entrada les diré cómo resolverlo (por si alguien de Google lo quiere leer).

Sin embargo, esta reducción de tamaño también tiene algunas ventajas y, sobre todo, el nuevo enfoque estrictamente profesional lo hace mucho más eficaz. Los visitantes no han venido de paseo. Buscan respuestas concretas, productos concretos, posibles socios. Casi todas las consultas merecen la pena. Y no hay niños pidiendo caramelos o bolígrafos.

Este año el SIMO ha coincidido con el último lanzamiento de Apple, el iPhone 4S. Obviamente por casualidad. Apple no cuenta con el SIMO, como tampoco lo hacen los demás fabricantes cuando lanzan nuevos productos. El mercado es muy exigente y casi nadie espera para lanzar sus novedades. Puede que cuando lo hagas tus competidores te hayan adelantado.

Pero, a pesar de todo, tres días hablando con 40 ó 50 visitantes “profesionales”, además de con algunos expositores vecinos, proporcionan algunas noticias interesantes y reflexiones que voy a compartir con vosotros, de forma bastante desordenada.

1.- La gestión documental sigue de moda. Este año nos limitamos a poner información de nuestros dos programas de gestión documental: ArchivaTech y ArchivaClinic para que el visitante ocasional tuviera claro qué es lo que ofrecíamos. El resultado fue una sucesión casi ininterrumpida de personas interesándose por nuestra oferta. Hace tiempo que los programas de gestión documental dejaron de ser aplicaciones caras y complejas, exigentes en cuanto a los requisitos de los equipos de almacenamiento. Aplicaciones limitadas, en definitiva, a grandes empresas o Administraciones.

Las PYMES también quieren liberarse de sus papeles. Entienden perfectamente que los documentos digitales son más el presente que el futuro y saben que la “oficina sin papeles” está a su alcance.

2.- Los proveedores de equipos y soluciones quieren tener programas atractivos que ofrecer a sus clientes. Fueron bastantes los posibles distribuidores que se interesaron por nuestro software. Y la historia que contaban se repitió bastante: “tengo varios clientes que me piden soluciones de gestión documental y estoy buscando un producto que esté consolidado porque no me planteo desarrollarlo yo mismo”.

Desde dueños de empresas de fotocopias de Santiago de Compostela a distribuidores de equipos multifunción de Las Palmas. Es una necesidad generalizada. “Cada vez hago menos fotocopias y escaneo más“, me contaban. No me extraña: en mi empresa tengo prohibido hacer fotocopias. Cuando fotocopias un documento lo haces para esa ocasión. Si lo escaneas, lo haces para siempre, será la última vez que lo hagas. Y el fax ni se nombra. Es un producto obsoleto que odio.

En resumen, las PYMES (y aquí incluyo despachos de abogados, gestorías, asesorías y pequeñas empresas de todo tipo) quieren sus documentos escaneados y sus proveedores buscan soluciones en el mercado.

3.- Muchas empresas están escaneando sus documentos o generando directamente archivos digitales (Word, PDF, Excel, correos…) o solicitan a la fotocopiadora de toda la vida que se los escaneen. Pero solo algunas se dan cuenta de que guardar los archivos en Windows no es la solución. Este proceso – empezar a digitalizar, guardar en carpetas, quedar desbordado por el número de archivos, buscar un software de gestión – es casi inevitable si la empresa maneja varios miles de documentos al año. Pero algunos visitantes estaban todavía en la fase inicial y no veían la necesidad de comprar un software de gestión. Es cuestión de tiempo. Quiero decir, de volumen de documentos. Las carpetas de Windows funcionan bien hasta unos pocos miles de documentos (y eso si eres muy ordenado al clasificar los documentos). Llegado un momento, necesitas herramientas de búsqueda y funcionalidades adicionales de control de acceso, restricción en la creación de carpetas, enlace con el correo… Es una evolución inevitable.

4.- Si tienes que escanear un archivo histórico “de verdad”, necesitas un escáner “de verdad”. Fujitsu nos dejó uno de sus escáneres de alta productividad. 70 páginas por minuto a doble cara. No es demasiado grande, pero el rendimiento es espectacular. Uno de nuestros visitantes se convirtión en ”admirador”. Trabaja con las típicas impresoras multifunción que no son más que fotocopiadoras evolucionadas. Nada que ver con estos escáneres de doble lector. Mientras el escáner tenga que dar la vuelta al papel y volver a pasarlo por el cristal, no será oportuno para grandes volúmenes. A pesar de ocupar 4 ó 5 veces el volumen de estos escáneres.

A veces es difícil elegir el modelo adecuado pero hay una regla clarísima: para un uso irregular, unas docenas de folios al día repartidos en 20 ó 30 documentos, elije un modelo de sobremesa (como el ScanSnap S1500) de unas 20 páginas por minuto a doble cara y poco más de 500€. Cómodo, al lado de tu ordenador, ocupa poco espacio y no te tienes que levantar para escanear un contrato o un folleto que te entregan en mano.

Pero si tienes que digitalizar una habitación llena de papeles, necesitas un escáner “profesional”, con un sistema de alimentación adecuado y unos buenos rodillos que aguanten 40 ó 50 mil folios al día sin inmutarse. Eso sí, necesitarás dos o tres personas para “alimentar” a la bestia y al menos una o dos más para indexar los documentos que se generan. Así sí puedes afrontar un proyecto de digitalización de un archivo de varios años.

5.- El cloud computing está presente de forma generalizada pero ya no es la avalancha de marketing del año pasado. La mayoría lo considera una tecnología con grandes ventajas y lo incorpora a sus productos y servicios pero ya no hay que darle tanta publicidad. Por una parte no es novedad, ya que todos la tienen. Por otra, casi se da por supuesto que tu producto la utiliza, por lo que no es necesario hablar de ella con tanta vehemencia.

Nosotros, por ejemplo, tenemos una versión Web de ArchivaTech y ArchivaClinic que permite ofrecer servicios de gestión documental en la nube. Suelo empezar las demostraciones por esta parte, entre otras cosas porque el interfaz es muy atractivo y con un iPad el impacto es aun mayor. Hacer zoom en un documento gráfico en PDF con los dedos resulta siempre sorprendente, sobre todo cuando piensas que ese archivo está en un servidor no sabes dónde (en la nube aparentemente, aunque en nuestras oficinas en este caso). Pero luego paso a enseñarles la versión “de sobremesa” que en la mayor parte de los casos es más apropiada para mis clientes (sobre todo por el ancho de banda).

La “nube” está en todas partes, pero no reclama un protagonismo absoluto.

6.- Fuera del ámbito de la gestión documental, me llamó la atención la impresora 3D de HP. Es ya un producto casi de consumo. Un poco voluminosa, como una láser con dos o tres bandejas de 500 folios, pero lo suficientemente pequeña para ponerla encima de la mesa. En unos minutos te “imprime” una pieza en plástico con una precisión más que sorprendente. Y con huecos, recovecos y agujeros de todo tipo.

Y en el pabellón de enfrente una feria de reprografía. Impresoras de más de dos metros de ancho creando posters preciosos en pocos minutos. Sobre papel, vinilo, tela… Cortadoras de cartón, de metacrilato, de metal…

El hardware no deja de sorprendernos, aunque la sensación es que se ha convertido en una “commodity”. Todo es posible. Todo es sencillo. Los ordenadores son muy rápidos. Los ploters imprimen documentos preciosos. Las impresoras esculpen pequeñas maravillas en plástico. La capacidad de asombrarnos es limitada. Así que al final, lo que marca la diferencia es el software, la experiencia de usuario de la que he hablado antes (“El Secreto de Apple“).

Y como ejemplo, una anécdota de este año. El primer día me hicieron cuatro entrevistas para la televisión. A la responsable de comunicación de la feria le gustó nuestro software ArchivaClinic, sobre todo porque este año la feria se dedicaba a e-Salud. Nos mando a los periodistas y cámaras y durante casi una hora me grabaron mientras les contaba las maravillas de nuestra aplicación y como los médicos pueden consultar los historiales clínicos de sus pacientes con un iPad, de forma inmediata y con acceso directo a través de cualquier dato del paciente.

En el telediario de la noche de Antena3 compartí espacio informativo con el recién lanzado iPhone 4S (hasta aquí suena muy bien). Durante 3 segundos se pudo ver mi mano manejando un historial clínico sobre la pantalla del iPad. Ni una mención a los médicos, a los archivos, al ahorro de tiempo. Solo la mano.

Mi conclusión es que lo realmente llamativo de nuestro producto, lo que llamó la atención al periodista, fue la “usabilidad“. Todo el SIMO reducido a una mano haciendo zoom sobre el más cómodo, revolucionario y atractivo invento de Steve Jobs. ¡Viva Apple y viva el software!

Hace unos días me recomendaron, y leí, un artículo con este sugerente título: “Por qué el software se está comiendo el mundo” (si prefieres el original en inglés, pincha aquí). Teniendo en cuenta que llevo casi 30 años desarrollando software, es normal que me gustase el título, y el contenido. Pero lo más relevante es que este artículo no interesa solamente a las empresas de software, interera a todas. Seguro que a tí también.

No se trata solamente, dice el autor,  Marc Andreessen y yo lo comparto, de que Apple valga más en bolsa que los 30 mayores bancos europeos, que tenga más dinero en metálico que el gobierno de los Estados Unidos (aunque parece que eso no es tan difícil), o que Google sea el auténtico dueño del destino de millones de hoteles, agencias, empresas… que dependen en gran medida de las decisiones del “gigante del software”. No, no es solo eso. Estamos hablando de que las empresas “no tecnológicas” que están triunfando lo consiguen gracias a un uso eficiente del software, a la utilización de las herramientas adecuadas para gestionar sus recursos, tratar con sus clientes, administrar sus servicios y productos.

Compañías aéreas, bancos, periódicos… y también gestorías, notarías, estudios de arquitectura… en todas ellas el software es una herramienta fundamental en su trabajo diario. Y con frecuencia marca la diferencia entre una gestión eficiente o un desastre insostenible.

Un ordenador un poco más rápido, un escáner con el alimentador más grande, una impresora que le da la vuelta a las hojas en menos tiempo… son pequeñas diferencias que no tienen trascendencia. Pero la página Web de RENFE seguro que le hace perder clientes cada día (es un desastre). Y, por el contrario, la compañía aérea que mejor gestiona sus reservas, todas electrónicas por supuesto, vende más billetes, con un coste menor y fideliza a sus clientes.

No lo digo yo, lo dice el tal Marc Andreessen, que tiene un curriculum de inversor realmente impresionante.

¿Y todo ésto que tiene que ver con la gestión documental?

Pues TODO. No sé cuántas veces lo he dicho ya: un programa de gestión documental es, ante todo, una herramienta de productividad. Es una forma de reducir tiempo (costes) y espacio. Es un elemento clave para que la empresa funcione mejor, de mejor imagen, reduzca tiempos de gestión interna… para que pase al siglo XXI, a la “Sociedad de la Información” y deje de pertenecer a “los acaparadores de papel”.

¿No ha llegado ya el momento de que desaparezcan las montañas de papeles de las mesas y las estanterías? ¿Y los archivos polvorientos con decenas de miles de documentos que nadie va a consultar nunca? ¿Qué sentido tiene seguir funcionando como en la prehistoria cuando el mundo corre desbocado, con los iPhones y Blackberrys en la mano de cada adolescente que va al colegio?

Es difícil, pero hay que hacerlo: ¡líbrate ya del papel y entra en el futuro! (más bien el presente)

Como me paso el día convenciendo a clientes y amigos de las ventajas de la gestión documental (electrónica), he decidido digitalizar personalmente algunos años, además de algún otro expediente antiguo al que ya le tenía ganas. Ha sido bastante pesado, aburrido, y me ha costado algo más de tiempo del que esperaba, pero ha sido una experiencia muy interesante para comprobar si merece la pena digitalizar el archivo, que ya te adelanto que sí, que lo merece, aunque no es ni mucho menos un problema trivial.

Desde hace unos tres años (también empecé en agosto) utilizo nuestro programa de gestión documental y mi escáner ScanSnap S1500 para digitalizar y archivar todos los documentos que utilizo en la empresa. Me va bastante bien. Muchos de los que me visitan se sorprenden de que no tengo apenas un papel encima de la mesa. Me costó un poco al principio y de vez en cuando se me acumulan algunos, tras un viaje o unos días con más trabajo del habitual. Pero estoy al día. Lo que yo llamo el “archivo vivo” lo tengo controlado. Y lo disfruto cada día. Encuentro los documentos fácilmente. Mando una copia por e-mail. Imprimo un recibo que me pide un cliente… No me lleva más de unos minutos diarios “mantener” al día mis papeles.

Pero otra cosa muy distinta es digitalizar el “archivo histórico”, los armarios llenos de archivadores, de facturas, de extractos bancarios, contratos antiguos, correos electrónicos y cartas de hace 5, 7, 10 años. Estamos hablando de decenas de miles de folios. ¿Merece la pena digitalizar todo ese volumen? (por cierto, en un post anterior explico porqué diferencio el archivo “vivo” del “histórico”, una distinción que no todo el mundo comparte).

En los dos últimos días lo he probado y la respuesta es sí, pero con algunas salvedades importantes. He estado tomando tiempos (los reproduzco al final) y trabajando como si fuera lo único que tenía que hacer, tratando de ser lo más objetivo posible. En resumen, dedicar media hora “neta” para escanear y archivar un año entero de facturas, unos 1500 folios en 4 carpetas que miden casi medio metro de ancho, creo que merece la pena. Un expediente de un proyecto antiguo, unos 2000 folios, me llevó casi una hora entera, con mucho más detalle y cuidado que las facturas, ya que la información es más variada y complicada. Un “coste” que no tengo claro que compense. Otros proyectos, menos importantes, me los liquidé en sólo unos 20 minutos, lo que resulta más llevadero.

En definitiva, he sacado varias conclusiones que resumo de una forma desordenada por si te sirven para decidir si digitalizar, o no, tu “viejo” archivo histórico:

1.- Olvídate de hacerlo tú mismo. Es muy pesado, lento y aburrido. Puedes quitarte algunas decenas de archivadores en una época de poco trabajo, pero si tienes un volumen importante, busca ayuda a menos que quieras dedicarte a escanear en vez de a hacer tu trabajo real. Hay empresas que se dedican a ésto o puedes dedicar a parte del personal en horas extra o momentos de poco trabajo, pero un abogado, ingeniero, gerente… que tenga cosas que hacer no puede pensar en quitarse un volumen significativo de su archivo sin desatender sus obligaciones durantes muchos días.

2.- Utiliza escáneres de alta producción. Soy un gran defensor de los modelos “de sobremesa” o escáneres personales como el Fujitsu ScanSnap S1500. 20 Páginas por minuto está muy bien para el “día a día”. Pero para expedientes de 400 folios se quedan muy cortos. Si contratas a una empresa especializada traerá sus propios escáneres. Si lo haces con tu propia plantilla, seguro que compensa comprar al menos un escáner de cierto volumen, de 30 ó 40 páginas por minuto al menos.

3.- Lo que más tiempo consume es preparar los papeles. Quitar grapas, separadores, papeles doblados… es muy laborioso. Escanear 200 folios perfectamente ordenados es muy fácil y rápido. Pero quitar 30 grapas repartidas de forma aleatoria en esos mismos 200 folios te puede llevar 10 minutos. Más vale que tengas una buena mesa, grande quiero decir, y un lugar cómodo para manejar el papel porque esta parte del trabajo es, con mucho, la que consume más tiempo.

 4.- Define bien, y al principio, el formato de los documentos: nombres, carpetas en los que guardarlos, códigos… De nada sirve digitalizar 10 años de facturas si luego no puedes encontrar la que necesitas en un momento dado. Por supuesto que no debes escanear y guardar en una carpeta de Windows o un DVD. Eso no sirve para nada, a menos que sólo tengas 300 ó 400 documentos. Utiliza un programa de gestión documental que te permita organizar bien la documentación y buscarla fácilmente en el futuro (obviamente yo utilizo ArchivaTech). Si el volumen de documentos es muy grande, no es ninguna tontería utilizar aquí los servicios de algún documentalista profesional que te ayude a definir el sistema de archivo. Los errores se multiplican por el número de documentos, por lo que pueden salir muy caros.

5.- Obsesiónate por ahorrar tiempo. Cuando un proceso se va a repetir cientos de veces cualquier pérdida de tiempo acaba saliendo muy cara. Organizar bien el trabajo de digitalización sale muy rentable, sobre todo si lo haces con tus propios medios. “Perder” un poco de tiempo al principio para definir bien la mejor metodología de trabajo se compensa rápidamente en cada proceso que se repite una y otra vez. Por ejemplo, para digitalizar las facturas, documentos de unos 400 folios cada uno, he creado un nuevo “perfil” de papel para que me pida más cuando se acaba el que he introducido en el alimentador del escáner (hasta 50 folios). Aunque definir el nuevo perfil me ha llevado unos minutos me ahorro el tener que unir posteriormente 10 ó 12 PDFs en uno, que es lo que me pasaba con el perfil anterior, pensado para documentos de pocos folios.

6.- Lo importante no es el número de folios de cada documento, sino cómo se organizan. El escáner es muy rápido y, sobre todo, trabaja solo una vez has introducido los papeles en el alimentador. El trabajo manual, el que cuesta tiempo, es el que tiene que hacer “artesanalmente” la persona que digitaliza. Además de quitar grapas, agrupar papeles relacionados, decidir el título de cada documento que crea, elegir la carpeta o expediente en el que se archiva, y crearlo en su momento. Al valorar el tiempo a emplear en la digitalización, más que el número de papeles hay que contar el número de archivos y expedientes que hay que crear. Y hay una conclusión evidente y muy importante: para documentos antiguos que probablemente no se consultarán nunca, hay que simplificar el proceso. Por ejemplo, creando un solo archivo con todos los papeles del documento, sin separarlo en diferentes ficheros. Una clasificación detallada y minuciosa ayuda en las consultas posteriores pero con un coste muy importante. Si el volumen a digitalizar es grande y los documentos no se consultan mucho, no compensa este gasto adicional. Por supuesto esta decisión es totalmente subjetiva y depende de cada caso, pero hay que ser muy consciente al plantearse un proyecto de digitalización que el coste final dependerá de lo meticulosos que seamos en el proceso, sea con recursos propios o contratando a un tercero.

Como resumen de mi “experiencia piloto”, estos son los números:

1.- Facturas emitidas: 3 años, 12 archivadores, metro y medio de estantería, 4500 folios. He creado una carpeta para cada año y un expediente para cada trimestre, con un PDF recogiendo las facturas de cada trimestre.

• Tiempo de preparación de los papeles: 40 min.
• Tiempo de escaneado: 3 horas (en un escáner S1500). Durante el escaneado podía hacer otras tareas, por lo que el tiempo realmente empleado no ha llegado a 1 hora.
• Tiempo de clasificación, creación de expedientes en ArchivaTech y del título de cada PDF: 20 min.

En total unas 4 horas, de las cuales aproximadamente 2 han sido de “dedicación completa” y en las otras he podido hacer otras tareas mientras pasaba el papel por el escáner.

2.- Expediente de un viejo proyecto: 2000 folios, 20 archivos independientes, cada uno con su título, un solo expediente en ArchivaTech. En total una hora aproximadamente, pero de dedicación exclusiva.

¿Mucho o poco? ¿Merece la pena dedicar 3 horas para librarse de metro y medio de archivadores polvorientos en una estantería? Personalmente no voy a seguir haciéndolo, pero sí voy a encargar al responsable de administración a que termine el trabajo con los 6 años que nos quedan aún de facturas en papel. Si hubiera tenido que pagar a una empresa por este trabajo, creo que no lo habría hecho, simplemente porque no estamos tan agobiados por los papeles como para que sea una necesidad, pero dedicar unas horas, en ratos “libres”, y vaciar completamente uno de nuestros armarios sí creo que nos compensa (de hecho cuando leas estas líneas ya lo habremos hecho).

Conozco muchas empresas y despachos de abogados y procuradores que están, literalmente, sepultados por papeles y me parece que a este ritmo, unas 2 horas por metro de estantería, les sale más que rentable afrontar un proyecto de digitalización de su archivo y, también literalmente, revolucionar su oficina y liberarse de unos cuantos metros cúbicos de papeles polvorientos, la mayoría de los cuales nunca volverán a necesitar.

Así que mi conclusión es que el resultado merece la pena, pero hay que planificarlo bien para que no se dispare el coste, y el tiempo.

Con esta discusión pasa como con tantas otras: la simplificación lleva al error. En este mundo acelerado en el que todos vivimos, parece que lo breve es siempre mejor que lo extenso. Los 140 caracteres de Twitter triunfan sobre las dos páginas de un buen post. Los titulares del periódico me bastan para saber qué está pasando. ¡Pues no, no es así! Simplificar es, con frecuencia, un error. Los detalles importan y, como en este blog mando yo (aunque lo pague con el abandono de mis lectores), voy a detenerme un poco y diseccionar el problema en partes. Porque cada “parte” tiene su vida propia, sus pros y sus contras, sus respuestas, diferentes.

Lo primero, un dato: el consumo de papel a nivel mundial sigue aumentando. Los bosques siguen talándose. Las impresoras láser, una pequeña imprenta encima de cada mesa de cada despacho, siguen escupiendo miles, millones de folios, muchos de los cuales no leerá nadie jamás. ¿Absurdo, en un mundo cada vez más digital? Sin duda. ¿Evitable, al menos en cuanto a su crecimiento? Sin duda también. Pero no es fácil.

Vamos por partes, porque cada parte tiene una historia diferente.

LOS LIBROS. Una discusión interesante, e infinita. Porque a los argumentos objetivos, a favor y en contra, hay que sumar otros muy subjetivos, casi todos a favor de los libros en papel. Subjetivos y, por tanto, difíciles de rebatir. Si hacemos la cuenta del espacio, coste de impresión y distribución e impacto ecológico es indudable que los libros electrónicos van a desbancar completamente a sus viejos equivalentes en papel. Pero cuando la gente dice, y me incluyo (en parte) que les gusta leer un buen libro en la cama, pasando las hojas, volviendo atrás de vez en cuando, buscando unas notas en el índice, un mapa en la contraportada… ante estos argumentos tan poco “racionales”, poco puede hacer el eBook. Sin embargo la batalla está perdida. Es bien sabido que Amazon vende ya más libros electrónicos que en papel. Y sólo tenemos que ver qué ha pasado con los discos de vinilo o los CDs. La batalla está perdida. Aunque siempre quedará un remanente, un pequeño tanto por ciento de ventas en papel que quizás tienda a cero cuando esta generación de lectores que nos hemos criado leyendo Mortadelos y Mafaldas desaparezca. En Japón hay empresas que digitalizan todos tus libros y te los entregan en un eBook. Tienen mucho éxito. No sé si el ejemplo es extrapolable a España, por ejemplo, donde no tenemos tanto problema con el espacio. Pero la tendencia es clara. El papel tiende a desaparecer.

Hay un caso particular: los libros de texto. Y los apuntes. Me cuesta imaginar una clase de matemáticas en la universidad en la que no esté tomando apuntes en papel. Sin embargo, este año en el colegio de mi niño mayor van a trabajar únicamente con tablet PC. Sin libros y sin apuntes, en papel. Los deberes en formato electrónico. Los apuntes, directamente en Windows Journal. Me cuesta imaginarlo, pero empiezan en un par de meses, así que no estamos hablando de una idea: es muy real. Si funciona bien, quizás estos niños ya no utilicen papeles para anotar sus ideas, para tomar notas en una reunión. Quizás esta generación sea la primera que prescinda del papel. En cualquier caso, la tendencia es, una vez más, en el mismo sentido.

LOS PERIODICOS. Aquí no tengo dudas: están ya desapareciendo. Creo que un momento clave ha sido la llegada del iPad, que ha dado la puntilla a un “modelo” que estaba ya moribundo. Está claro que los periódicos diarios están acabados y la única duda es si las revistas también desaparecerán o quedará una tirada reducida para las salas de espera de los dentistas y peluqueros. Aunque para estos casos yo ya prefiero pasar el rato con mi iPhone y Twitter.

LAS FACTURAS. Tampoco hay dudas al respecto: están acabadas. Aunque la adopción de la factura electrónica “ideal”, en formato XML y con campos estructurados no está siendo rápida ni fácil, el “PDF” con la factura escaneada o directamente creada así por el proveedor es ya un estándar de hecho en las empresas. Formalmente no reúne todas las características que debería (y la Agencia Tributaria lo sabe bien) pero su uso generalizado la ha convertido en un documento válido, por encima de las normas. La mayoría de los administrativos y contables de las empresas aún las imprimen, a pesar de que son documentos sin ningún valor añadido por estar en papel, pero es una tendencia imparable y pronto veremos el final de los archivadores con las facturas de gastos del año ocupando espacio en las estanterías. Las emitidas por las empresas ya han desaparecido, al menos en España.

NOTAS. Esos pequeños papeles, amarillos o rosas, cuadrados, pequeños, arrancados de un taco encima de la mesa. ¿Van a desaparecer también? Es muy socorrido anotar un teléfono, la lista de la compra o la dirección de un cliente en un papelillo y meterlo en el bolsillo. Pero si hablamos de “largo plazo” o cierta cantidad de información, las agendas electrónicas, integradas en los móviles, han ganado la partida hace ya tiempo. Nadie usa ya, que yo conozca, agendas en papel. Algún nostálgico, y poco más. Una nota con un teléfono, vale. Una agenda con 150 direcciones de correo electrónico, imposible.

CONTRATOS. Y demás documentos administrativos. La parte del león en la gestión documental en las empresas y administraciones. Aquí, curiosamente, el camino está marcado pero no se está recorriendo. O lo está haciendo muy lentamente. A pesar de que la Ley de Firma electrónica de España es de 1.997, no acaba de despegar. El documento en papel, con sellos y firmas, con grapas y carpetas de cartulina, con el nombre del notario, o ayuntamiento de turno, impreso en relieve en la portada… el “viejo” documento “original” en papel todavía impone su respeto. Da más confianza. Parece más “serio”. Es así. Hay que rendirse a la evidencia. Sin embargo, también en este ámbito la tendencia parece imparable. A un ritmo sorprendentemente lento, pero continuo, el documento electrónico va avanzando. Las ventajas son muchas. El ahorro, de tiempo y de espacio, muy evidente. Innegable. Lo vamos a ver. La “oficina sin papel” está al alcance de la mano, por más que quede mucho camino que recorrer, en algunas empresas más que en otras. Yo no tengo un papel encima de la mesa, aunque aún conservo un pequeño archivo con algunos documentos “originales”. Algún amigo abogado está en el otro extremo, con montañas de papeles por todas partes, pero es consciente de que tiene que cambiar. Aún no sabe cómo, pero se da cuenta de que tiene que hacerlo. El papel tiene aquí los días contados.

¿Queda algo? ¿Están ya los bosques a salvo? Hay parcelas, nichos de mercado. Confieso que me cuesta encontrarlos. Y son muy pequeños. Durante un tiempo tomaba notas en las reuniones, seminarios, conferencias… directamente en la pantalla de mi tablet PC. Pero he vuelto al folio tradicional. Con un bolígrafo fino da bastante más juego que una pantalla de 12 pulgadas. Y no se queda sin batería. Pero reconozco que puede ser una cuestión de costumbre. Estudiar puede ser otro nicho: la memoria visual funciona mucho mejor con libros y documentos maquetados. La pantalla del ordenador resulta menos apropiada para retener textos e imágenes.

¿Se te ocurren a ti otras situaciones en las que el papel es todavía el protagonista? A mí se me están gastando. Así que, la conclusión es clara: sí estamos viendo el fin del papel.

El paso siguiente es claro: consigue un buen monitor (24 pulgadas es un buen tamaño) y un iPad o similar. Bienvenido al futuro, hoy.