Al final del post está su “propuesta”, que puedes consultar antes de leer las preguntas y respuestas, pero que intentaré reproducir en sus partes más importantes al contestar para ahorrarte esa consulta.

Estas son sus dudas:

1. Quisiera tu opinión con relación al sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo y que se basa en 3 puntos, versus el sistema de gestión documental basado en las 5 “patas”.

Cuando comento en mi post que un proyecto “integral” tiene estas 5 “patas” o partes ya indico que no siempre son necesarios todos los “módulos”. En realidad, este que me plantea no está muy alejado, aunque hay algunas diferencias que me gustaría resaltar (y son válidas para cualquier proyecto).

1. Echo de menos una mención expresa al sistema de copias de seguridad. Es tan importante que no se debe considerar “implícito” en la propuesta sino que debe estar claramente previsto, presupuestado y explicado al cliente. Una pérdida de datos de decenas o cientos de miles de documentos es tan catastrófica que debe estar prevista desde el primer momento. Y si es por escrito, es una buena forma de protegerse ante reclamaciones futuras. Si está bien planteado pero las copias mal ejecutadas, la culpa es del usuario/cliente. Eso es muy importante.
2. Creo que haces muy bien en dejar claro que la consultoría y el estudio de la documentación es parte importante del trabajo. Alguna vez he pensado añadir esa “sexta pata”. No es una parte “tangible”, como un escáner, pero es probablemente la más importante. El problema es que muchos clientes no son conscientes de su valor.
3. La otra “pata” que falta, la destrucción de la documentación, parece que no se aplica en este caso.

En definitiva, no es tan diferente, aunque ojo con olvidar las copias.

2. Dado que el éxito de un sistema de gestión documental se basa fundamentalmente en el software o programa, quisiera tu opinión con relación a los requerimientos de hardware y software que plantea el sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo. Es decir, ¿Qué tan bueno es, tomando como referencia la robustez, seguridad, agilidad y velocidad? Una comparación con relación a Archivatech.

Dejando a un lado, de momento, el sistema de gestión de correspondencia, planteas entregar los documentos en PDF o TIFF en forma de archivos en el sistema y con un buscador mediante navegador Web. Me parece que te quedas muy corto.

No considero suficientemente sólido, robusto, escalable… un sistema de archivo que no utilice un gestor de bases de datos para la organización física de los documentos digitalizados. Puede ser Oracle, SQL Server, MySQL… hay muchos perfectamente válidos. Pero tener los archivos en una o varias carpetas de uno, o varios, discos duros… me parece muy poco apropiado. Insuficiente.

El incremento en la seguridad, de acceso y de gestión, de un gestor de base de datos es imprescindible para tomar en serio un sistema de archivo. Además de las opciones de búsqueda de los datos. Y la posibilidad, más que recomendable, imprescindible, de añadir información adicional estructurada a los documentos o expedientes.

En definitiva, no considero una opción para un volumen importante de documentos o de usuarios un sistema así.

En cuanto al sistema de gestión de correspondencia, personalmente no me gusta nada Lotus Notes. Lo conocí cuando era un producto novedoso, ¡en 1985! Creo que solo se justiffica montar Lotus Notes si ya está instalado y hay docenas de usuarios que lo conocen.

Hay que migrar a herramientas más conocidas, abiertas y actuales. Usar un producto como Lotus Notes es crear una isla de información que no va a dar más que problemas. Yo me plantearía una migración a alguno de los sistemas “actuales”, que son muchos.

3. ¿Cómo podría determinar cuales son los requerimientos básicos necesarios (tomando como referencia las “5 patas”) tanto humanos como tecnológicos para implementar esta empresa, de tal manera de ofrecer un servicio eficiente a los clientes?

Lo primero, el conocimiento. Que está muy relacionado con la “6ª pata” ya comentada: la consultoría. Si tienes esto, tienes lo más difícil.

A continuación hay que dominar los equipos involucrados: escáneres, OCR, servidores, sistemas de copias de seguridad… Es muy sencillo porque las necesidades técnicas son elementales y la oferta es muy grande. No plantea ningún problema.

Por último, elegir el programa de gestión documental en el que almacenar los documentos que se digitalizan. Obviamente un programa como ArchivaTech te puede venir muy bien porque es muy sencillo de aprender, tanto para instalar como para utilizarlo. Estamos hablando de unos días. Si prefieres software libre, Alfresco, Nuxeo… ve contando con varios meses de aprendizaje. En el otro extremo, Sharepoint de Microsoft. También te llevará bastante tiempo manejarlo con soltura.

4. ¿Con qué conocimientos técnicos se debería contar para implementar este proyecto y realizar un trabajo adecuado en gestión documental? Es decir, ¿cualquier persona que decida implementar un proyecto de estas características, lo puede hacer sin mayores inconvenientes?

 Creo que he contestado en la pregunta anterior. Lo más importante y difícil es el conocimiento relativo al archivado de documentos, clasificación, indexación… Hay estudios universitarios, lo que ya indica la dificultad que llega a tener.

Si los proyectos son sencillos también las necesidades lo son, por lo que puedes afrontarlos sin grandes conocimientos.

Mi consejo: plantéate la colaboración con algún documentalista o archivero para desarrollar proyectos complicados y busca un buen software, y sencillo, para cubrir los aspectos claves del conocimiento.

5. Cuando adquieres un software de gestión documental, ¿existe la posibilidad de que te capaciten en su uso?

 Lógicamente depende de la empresa a la que lo compres. Nosotros, por ejemplo, tenemos material didáctico tanto para distribuidores-integradores como para clientes. En el caso del software libre seguro que lo encuentras fácilmente en Internet (aunque te tendrás que buscar la vida). Otros programas comerciales tienen también sus manuales, aunque algunos da miedo verlos (demasiado complejos para mi gusto).

Espero que estas preguntas le sirvan a mi “lector” y a otros muchos que os planteéis montar una empresa de gestión documental.

Reproduzco ahora la solución que propone y sobre la que he comentado sus preguntas:

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROPUESTO:

1. SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

 Servicio de conversión de colecciones físicas en formato de archivo de imágenes PDF o TIFF y registro de indexación, complementada con la entrega de respaldos en CDs/DVDs/Flash/intranet con buscador mediante navegador web. La solución es ideal para la sistematización de colecciones históricas y para la optimización de espacios de almacenamiento.

 SERVICIOS QUE COMPRENDE

• Conversión de documentos en archivos PDF y/o TIF.
• Procesamiento de imágenes con reconocimiento de caracteres (OCR), extracción de datos y clasificación documental de acuerdo a procesos funcionales.
• Indexación de documentos de acuerdo a criterios definidos como cliente, caso, asunto u operación.
• Procesos de control de calidad de datos.

 ACTIVIDADES

• Revisión de colecciones para procesar: estado, soporte, etc.
• Preparación de unidades para digitalización: desarchivo, desengrampado, desempastado, etc.
• Proceso de Digitalización y Registro por documento o legajo.
• Reacondicionado de unidades para Archivo.

 REQUERIMIENTO OPERATIVO

• Procesamiento in-situ o alternativamente, en ambiente remoto con flujo físico continuo de las documentaciones.

2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA

Herramienta de colaboración para la gestión documental que incorpora las funciones de registro, creación, captura mediante digitalización, procesamiento y seguimiento de la documentación en todo su ciclo de vida hasta su disposición final, ofreciendo una integración total con los servicios de mensajería electrónica.  

ACTIVIDADES DE IMPLEMENTACIÓN

• Parametrización y ajustes de Aplicación de acuerdo a relevamiento de procesos y tipos documentales.
• Instalación “Gestor Documental” para usuarios encargados de la verificación y procesamiento de correspondencia.
• Capacitación.
• Implementación y ajustes.

3. ORDENAMIENTO E INVENTARIACIÓN

 Servicio de inventariación, ordenamiento y sistematización de las colecciones  físicas de gestión y centrales de acuerdo a tipos documentales identificados y normas vigentes, complementada con una herramienta de registro y seguimiento de la mismas.

 ACTIVIDADES

• Ordenamiento e inventariación de colecciones fisicas.
• Etiquetado con códigos de barra por unidad de soporte y encajonado.
• Instalación de sistema de registro y seguimiento.
• Captura documental mediante digitalización por legajo.
• Capacitación a personal encargado de Archivos

Instalar un sistema de gestión documental que me permita prescindir de los documentos en papel (o de la mayor parte de ellos) en mi trabajo diario es una decisión que tiene un coste importante. No solo la instalación inicial sino el tiempo de digitalización del archivo histórico y de los documentos nuevos que se van generando y recibiendo. El coste más “evidente” es el de adquisición de equipos (escáneres, un servidor nuevo, la licencia del programa, la formación inicial del personal…) Si montas software libre te puedes ahorrar la licencia pero probablemente te cueste más la formación (ya sabes mi opinión sobre el software libre )

Sin embargo esto es lo de menos. El coste de digitalizar los documentos es mucho mayor que el de instalación del nuevo sistema. Casi siempre. Para centrar un poco el “caso”, imaginaré que mi amigo abogado (viejo conocido de mis lectores) va a ser el ejemplo. Creo que es representativo de cientos, miles de pequeñas empresas, con entre 5 y 10 usuarios, muchos papeles en cada despacho, una habitación como archivo en el mismo local y un archivo “histórico” en un trastero. Seguro que el perfil os resultará familiar a muchos de vosotros.

Volviendo al coste. La instalación le puede costar unos 4.500€, o pagar una cuota de 155€ al mes. Pero digitalizar todos los documentos de su archivo le puede costar fácilmente 25.000€ si se lo hace una empresa externa o algo más de la mitad si lo hace con personal propio, que no tenga un sueldo muy alto. Queda un tercer “bloque”: los nuevos documentos. Muchos de ellos los deben digitalizar o incorporar al gestor documental los propios usuarios por lo que el coste será el tiempo que necesitan para esta tarea. Y este tiempo sí que es muy valioso.

En resumen, tenemos un “juego” en el que el coste de la “apuesta” es muy alto. ¿Habrá forma de compensarlo con el “premio”?

El premio es también variado. En primer lugar el ahorro de espacio. ¿Cuánto cuesta el alquiler del trastero con los documentos? Y no vale decir, como un cliente que guarda sus papeles en un piso en el centro de Sevilla, que no cuesta nada porque es de uno de los socios . ¡Un piso entero en Sevilla! Por lo menos está dejando de ingresar 1.000€ al mes, simplemente para tener estanterías llenas de documentos que cada año acumulan más polvo.

Esta cuenta, la del ahorro del archivo físico, es muy sencilla: me cuesta 25.000€ (por ejemplo) digitalizar todo y me ahorro el alquiler del trastero (o piso, o 4 trasteros como mi amigo) más el espacio del archivo en mi propio local, que es mucho más valioso que un trastero. Casi siempre sale “positivo” y merece la pena. Otra cosa es “animarse” a emprender la tarea de digitalizar todos los documentos y usar el gestor documental, pero desde el punto de vista económico es casi seguro que compensa.

Pero más importante aún es el día a día con los nuevos documentos. Los que te trae el cliente. Los que imprimes a diario. Los que te llegan por correo electrónico (y mucha gente imprime compulsivamente en vez de leerlos en el monitor). Hagamos la cuenta:

Coste: tiempo de digitalizar (si es un documento en papel) e incorporar al programa de gestión: entre 20 segundos y 2 minutos (lo hago a diario). Este es el coste de mi apuesta. ¿Cúal es el premio? Pues el premio es el ahorro que tendré cuando vaya a buscar este documento dentro de una hora, dos días o tres meses y lo envíe por correo electrónico a un cliente que me lo pide. ¿Cuánto tiempo tardas en localizar este documento?

Me confesaba mi amigo que el otro día su secretaria necesitó ¡dos días! para localizar un documento importante y que con él en la mano llamó a un apoderado de Madrid que lo localizó inmediatamente, mientras hablaba con él por teléfono. Dos días frente a unos segundos. No es un premio menor.

Claro que no todos los documentos los buscas alguna vez en el futuro. Muchos de ellos se guardan “por si acaso” y jamás se vuelven a utilizar. Consumen espacio (y ya hemos visto el ahorro posible) pero no tiempo.

Por tanto la cuenta correcta es, de un lado el coste de digitalización y archivo (este es un coste cierto) y de otro el ahorro de tiempo para localizarlo en el futuro (premio) multiplicado por la probabilidad de que tenga que buscar ese documento concreto. Quizás un 10% sea una estimación para este caso. Sin llegar al extremo del ejemplo, dos días, un tiempo medio sí puede ser media hora para documentos de cierta antigüedad y 5 minutos para los más recientes, los que todavía están “vivos”. Claro que estos se buscan más frecuentemente. Hagamos un par de números:

Documentos antiguos: 1 minuto de tiempo de archivado frente a un 10% de probabilidad de perder 30 minutos buscándolo en el futuro: 1 minuto vs 3 minutos. 1 punto a favor del sistema de gestión.

Documentos recientes: 1 minuto de tiempo frente a un 30% de probabilidad de perder 5 minutos: 1 minuto vs 1,5 minutos. Otro punto a favor del sistema de gestión.

Puedes hacer tus propios cálculos. Pero no hagas trampas. Piensa en los últimos documentos que has buscado entre montones de papeles. No solo hoy: ayer, la semana pasada… piensa cuánto tiempo pierdes en algo tan improductivo como es buscar un papel. Y multiplica.

Y aquí hago un inciso muy importante: estas cuentas saldrán bien solamente si el coste de digitalizar el documento y de introducirlo en el programa de gestión documental es muy bajo. Por tanto, debe ser la característica que más debes valorar al elegir un programa de gestión: la agilidad en la entrada de nuevos documentos.

Pero aún hay más que decir del ahorro de tiempo. ¿Qué pasa con los documentos que no encuentras? Sea porque se han perdido, tirado, o simplemente están tan bien “archivados” entre montañas de papeles que no hay forma de encontrarlos. Aquí el precio a pagar puede ser muy alto. Y este es el premio de la apuesta de instalar un sistema de gestión documental. ¿Puedes volver a escribir ese documento que sabes con seguridad que redactaste hace tres meses? O, peor aún, ¿puedes volver a firmar el contrato que no encuentras?

Ahora la ecuación cambia mucho porque el ahorro que supone encontrar el documento es muchísimo mayor que el coste de haberlo digitalizado y archivado en su momento.

De hecho, muchas decisiones de instalar un sistema de gestión se producen a consecuencia de un hecho “catastrófico” de este estilo: la pérdida de un documento importante, una gotera que destruye unos cuantos archivadores llenos de papeles, un robo incluso. En estos casos no hay que hacer cuentas: es evidente que merece la pena “hacer las cosas bien”.

La conclusión es evidente. Yo lo sé, porque no hay día que no localice en 5 segundos un documento que archivé ayer, o el año pasado. Quízás tú también lo sepas. Incluso mi amigo abogado, realmente lo sabe. ¡Merece la pena!

La paradoja es que la mayoría de las personas no da el paso e instala el sistema. Ocurre lo mismo que a los fumadores (o a los que nos gusta el chocolate). En el momento en que enciendes un cigarro obtienes una recompensa inmediata. Las consecuencias negativas, que sabes que existen, están muy lejos en el tiempo. Hay que tener una gran fuerza de voluntad para ser “racional” y dejar de fumar (o de atiborrarse a dulces o chuletas de cerdo).

El “coste” de digitalizar y archivar de forma ordenada los documentos cada día es pequeño respecto al premio a largo plazo. Pero el esfuerzo es “ahora” y el premio se ve lejos.

Mi consejo es evidente: no esperes a que una gotera te de un mal rato, a que un cliente te reclame una escritura que le has perdido (o no, pero el cree que sí) o a perder más tiempo buscando papeles. Haz las cuentas y decídete. Ya.

Pero ¿por qué usamos Google y no los otros? ¿Por qué Yahoo ha fracasado?, a pesar de que llegó al mercado antes que Google y era la empresa de moda en los primeros años de Internet.

La palabra que lo define todo es “relevancia“. O “algoritmo”, que todo el mundo usa sin saber muy bien qué significa.

El éxito de Google fue mostrar en los primeros lugares de los resultados de las búsquedas aquello que realmente estábamos buscando.

Cómo lo hacen es un secreto tan bien guardado como la fórmula de la Coca Cola. Las famosas 200 variables (dicen) que contempla el algoritmo para clasificar las páginas Web y ordenarlas de tal forma que los resultados más “relevantes” aparezcan los primeros.

Pero yo no iba a hablar ahora del éxito de Google (es algo muy conocido) sino de su principal problema: la “basura”, los resultados “no relevantes” que aparecen con frecuencia donde no deberían, es decir, en la primera página de resultados. Un problema creciente que sufrimos todos con frecuencia. Un problema que a veces no podemos resolver, a pesar de cambiar las palabras para buscar, usar las comillas, añadir otras opciones… Un problema que también afecta a Google y que su algoritmo no puede resolver, porque es un problema “estructural”, de diseño. Un resquicio por el que podría colarse un competidor y superar a Google en lo que mejor sabe hacer: encontrar lo que realmente estamos buscando.

Para estudiar con detenimiento “el problema” creo que hay que mirar un poco al pasado y, de paso, jusfificar que hable de Google en un blog de gestión documental. Aunque me alargue, si resolvemos el problema de Google merecerá la pena (creo).

Ante todo una reflexión: ¿qué es Internet? Una gran base de datos de documentos (esto ya sí encaja en el blog). Miles de millones de páginas Webs con textos (similares a fin de cuentas a los que tenemos en cada oficina), archivos descargables (PDFs, por ejemplo, iguales a los que mandamos por e-mail a diario a nuestros clientes), imágenes (etiquetadas con título y otros datos)…

Y qué es Google: un programa de gestión documental. Bueno, en realidad solo una parte de él: el buscador. Cuando hago demostraciones de nuestro programa de gestión documental, la funcionalidad “estrella” es siempre la búsqueda de documentos. He perdido la cuenta de las veces que he dicho: “de nada sirve guardar los documentos si luego no eres capaz de encontrarlos”. Una frase que sirve para un despacho de abogados de 5 usuarios que no encuentra un contrato entre dos o tres mil documentos en Word, pero una frase que se aplica también a un consumidor ansioso por encontrar la tienda on-line con el mejor precio de un televisor de 40 pulgadas. De hecho, mi frase habitual para que el posible cliente entienda como funciona nuestra búsqueda (en local) es decirle: “funciona como Google, puedes usar cualquier palabra del documento”. Los técnicos lo llaman búsquedas “full text” pero creo que mi frase la entienden mejor mis clientes.

En definitiva, Google tiene el mismo problema que tenemos todos, buscar una manzana en un cesto lleno de manzanas (un cesto muy, muy grande). Un problema viejo que se suponía resuelto, hasta que el cesto se llenó de manzanas, miles de millones de manzanas.

Si miramos unos años al pasado encontramos soluciones interesantes. Lo más parecido que recuerdo es el sistema de archivo de las bibliotecas. Recuerdo de niño, antes de que los PCs estuvieran en todas partes, que me gustaba mucho repasar las fichas de cartón de las bibliotecas. Solían ser pequeñas, como un iPhone o algo mayores, y estaban perfectamente ordenadas y clasificadas en pequeños cajones hechos a medida. Muy estrechos y largos. Alineados en una matriz de filas y columnas, con las letras en el frontal, como en los lomos de las enciclopedias. Ordenadas por autor, encontrabas los libros de Isaac Asimov agrupados. Cada ficha un libro. Título, autor, “signatura” (me encantaba esa palabra)… Un sistema sencillo, barato… y con grandes limitaciones.

Esto es un sistema de archivo “estructurado”, con una clasificación cerrada, bien definida. Sirve para una biblioteca de un colegio, o la de tu casa, pero poco más. Además de una limitación evidente en cuanto al número de volúmenes que se pueden manejar de una forma mínimamente eficiente, y el número de usuarios simultáneos (dándose codazos delante de los cajoncitos), tiene dos gravísimos defectos:

1.- Necesita un proceso manual, artesanal, lento, para añadir cada nueva entrada (en este caso libro, pero sirve igual para documentos en general). Hay que hacer una ficha con unos “campos” precisos. Esto requiere un usuario especializado que siga siempre el mismo criterio y que debería conocer el contenido del libro para hacerlo correctamente. La persona ideal es, por supuesto, la que lo ha escrito, pero esperar que el autor “etiquete” su obra es mucho pedir por lo que siempre dependeremos de una tercera persona, que puede cambiar con el tiempo, y que no siempre elegirá bien.

2.- La clasificación en una estructura “cerrada”, predefinida, es por definición imprecisa, incompleta. Una relación de libros ordenados por el autor es perfecta, siempre que sepas el nombre del autor. Si lo hacemos extensivo a artículos y comentarios de todo tipo, el autor pasa a ser un dato irrelevante. La otra opción, clasificarlos por temas, ayuda, siempre y cuando el tema esté claro. Y mi criterio al buscarlo coincida con el del que eligió el tema, al clasificarlo. Y, una vez más, lo limita enormemente porque un libro puede tratar multitud de temas de interés.

Una solución, ya propia del uso de los ordenadores es añadir temas como palabras clave, no como criterio de ordenación principal. Es lo que llamamos “etiquetas”. Sigue requiriendo un trabajo “artesanal” y conocer el contenido del libro o documento, pero al menos mejorará las opciones de búsqueda. El problema es que sigue siendo muy limitado. Si clasificas un libro con las palabras “gusanos” y “palmera” podrás localizarlo por esas dos, pero no por “insecticida” aunque sea lo más importante para muchos de los futuros interesados en el libro. Pero si el que lo clasifica no se lo ha leido y no añade esa tercera etiqueta nadie lo encontrará nunca por ese término.

Hasta aquí las bibliotecas “estructuradas”, las bases de datos temáticas (legislación, normas, fármacos…), especializadas. Hasta aquí los primeros buscadores de Internet, como Altavista y Yahoo (simplificando mucho, lo sé).

Y entonces llegó Google y rompió moldes. ¡Lo indexó todo! Cualquier palabra dentro del documento es válida para localizarlo. Una auténtica revolución.

Si, además, usando características del documento como son el número de veces que aparece una palabra, si está en negrita, en el título, subrayada… si otros documentos enlazan con esa palabra… le doy más importancia (relevancia) y la muestro en los primeros lugares en la lista de resultados… acabamos de conseguir un buscador que deja en la prehistoria los antiguos cajoncitos con fichas de cartulina. Y de paso a Yahoo y los demás.

Pero, y este es el “pero” que da lugar a este post, ahora las palabras clave, las etiquetas, que en este sistema son todas las palabras que aparecen, son frecuentemente irrelevantes. Cuando una persona elegía de una forma manual 3 ó 4 etiquetas para indicar de qué trataba un libro, se tomaba su tiempo y trataba de elegir las más representativas. Eran pocas, pero valiosas. Ahora ocurre justamente lo contrario. Todas las palabras del documento valen lo mismo a priori. El proceso de indexado no distingue el grano de la paja. Las palabras son solo palabras, no tienen significado ni valen más para el programa de indexado por el hecho de ser el sujeto de una oración, el que hace algo, que un complemente circunstancial, una cita sin importancia.

Y, peor aún, toda la ambigüedad del lenguaje, que es mucha, se incorpora en el proceso de clasificación. ¿Cómo sabe Google que un artículo sobre casas no tiene nada que ver con una boda? No lo sabe.

Para indexar bien, para clasificar textos, deberíamos saber más del lenguaje que compone esos textos. Google lo ignora, y lo paga en los resultados.

En la próxima entrada les diré cómo resolverlo (por si alguien de Google lo quiere leer).

Sin embargo, esta reducción de tamaño también tiene algunas ventajas y, sobre todo, el nuevo enfoque estrictamente profesional lo hace mucho más eficaz. Los visitantes no han venido de paseo. Buscan respuestas concretas, productos concretos, posibles socios. Casi todas las consultas merecen la pena. Y no hay niños pidiendo caramelos o bolígrafos.

Este año el SIMO ha coincidido con el último lanzamiento de Apple, el iPhone 4S. Obviamente por casualidad. Apple no cuenta con el SIMO, como tampoco lo hacen los demás fabricantes cuando lanzan nuevos productos. El mercado es muy exigente y casi nadie espera para lanzar sus novedades. Puede que cuando lo hagas tus competidores te hayan adelantado.

Pero, a pesar de todo, tres días hablando con 40 ó 50 visitantes “profesionales”, además de con algunos expositores vecinos, proporcionan algunas noticias interesantes y reflexiones que voy a compartir con vosotros, de forma bastante desordenada.

1.- La gestión documental sigue de moda. Este año nos limitamos a poner información de nuestros dos programas de gestión documental: ArchivaTech y ArchivaClinic para que el visitante ocasional tuviera claro qué es lo que ofrecíamos. El resultado fue una sucesión casi ininterrumpida de personas interesándose por nuestra oferta. Hace tiempo que los programas de gestión documental dejaron de ser aplicaciones caras y complejas, exigentes en cuanto a los requisitos de los equipos de almacenamiento. Aplicaciones limitadas, en definitiva, a grandes empresas o Administraciones.

Las PYMES también quieren liberarse de sus papeles. Entienden perfectamente que los documentos digitales son más el presente que el futuro y saben que la “oficina sin papeles” está a su alcance.

2.- Los proveedores de equipos y soluciones quieren tener programas atractivos que ofrecer a sus clientes. Fueron bastantes los posibles distribuidores que se interesaron por nuestro software. Y la historia que contaban se repitió bastante: “tengo varios clientes que me piden soluciones de gestión documental y estoy buscando un producto que esté consolidado porque no me planteo desarrollarlo yo mismo”.

Desde dueños de empresas de fotocopias de Santiago de Compostela a distribuidores de equipos multifunción de Las Palmas. Es una necesidad generalizada. “Cada vez hago menos fotocopias y escaneo más“, me contaban. No me extraña: en mi empresa tengo prohibido hacer fotocopias. Cuando fotocopias un documento lo haces para esa ocasión. Si lo escaneas, lo haces para siempre, será la última vez que lo hagas. Y el fax ni se nombra. Es un producto obsoleto que odio.

En resumen, las PYMES (y aquí incluyo despachos de abogados, gestorías, asesorías y pequeñas empresas de todo tipo) quieren sus documentos escaneados y sus proveedores buscan soluciones en el mercado.

3.- Muchas empresas están escaneando sus documentos o generando directamente archivos digitales (Word, PDF, Excel, correos…) o solicitan a la fotocopiadora de toda la vida que se los escaneen. Pero solo algunas se dan cuenta de que guardar los archivos en Windows no es la solución. Este proceso – empezar a digitalizar, guardar en carpetas, quedar desbordado por el número de archivos, buscar un software de gestión – es casi inevitable si la empresa maneja varios miles de documentos al año. Pero algunos visitantes estaban todavía en la fase inicial y no veían la necesidad de comprar un software de gestión. Es cuestión de tiempo. Quiero decir, de volumen de documentos. Las carpetas de Windows funcionan bien hasta unos pocos miles de documentos (y eso si eres muy ordenado al clasificar los documentos). Llegado un momento, necesitas herramientas de búsqueda y funcionalidades adicionales de control de acceso, restricción en la creación de carpetas, enlace con el correo… Es una evolución inevitable.

4.- Si tienes que escanear un archivo histórico “de verdad”, necesitas un escáner “de verdad”. Fujitsu nos dejó uno de sus escáneres de alta productividad. 70 páginas por minuto a doble cara. No es demasiado grande, pero el rendimiento es espectacular. Uno de nuestros visitantes se convirtión en ”admirador”. Trabaja con las típicas impresoras multifunción que no son más que fotocopiadoras evolucionadas. Nada que ver con estos escáneres de doble lector. Mientras el escáner tenga que dar la vuelta al papel y volver a pasarlo por el cristal, no será oportuno para grandes volúmenes. A pesar de ocupar 4 ó 5 veces el volumen de estos escáneres.

A veces es difícil elegir el modelo adecuado pero hay una regla clarísima: para un uso irregular, unas docenas de folios al día repartidos en 20 ó 30 documentos, elije un modelo de sobremesa (como el ScanSnap S1500) de unas 20 páginas por minuto a doble cara y poco más de 500€. Cómodo, al lado de tu ordenador, ocupa poco espacio y no te tienes que levantar para escanear un contrato o un folleto que te entregan en mano.

Pero si tienes que digitalizar una habitación llena de papeles, necesitas un escáner “profesional”, con un sistema de alimentación adecuado y unos buenos rodillos que aguanten 40 ó 50 mil folios al día sin inmutarse. Eso sí, necesitarás dos o tres personas para “alimentar” a la bestia y al menos una o dos más para indexar los documentos que se generan. Así sí puedes afrontar un proyecto de digitalización de un archivo de varios años.

5.- El cloud computing está presente de forma generalizada pero ya no es la avalancha de marketing del año pasado. La mayoría lo considera una tecnología con grandes ventajas y lo incorpora a sus productos y servicios pero ya no hay que darle tanta publicidad. Por una parte no es novedad, ya que todos la tienen. Por otra, casi se da por supuesto que tu producto la utiliza, por lo que no es necesario hablar de ella con tanta vehemencia.

Nosotros, por ejemplo, tenemos una versión Web de ArchivaTech y ArchivaClinic que permite ofrecer servicios de gestión documental en la nube. Suelo empezar las demostraciones por esta parte, entre otras cosas porque el interfaz es muy atractivo y con un iPad el impacto es aun mayor. Hacer zoom en un documento gráfico en PDF con los dedos resulta siempre sorprendente, sobre todo cuando piensas que ese archivo está en un servidor no sabes dónde (en la nube aparentemente, aunque en nuestras oficinas en este caso). Pero luego paso a enseñarles la versión “de sobremesa” que en la mayor parte de los casos es más apropiada para mis clientes (sobre todo por el ancho de banda).

La “nube” está en todas partes, pero no reclama un protagonismo absoluto.

6.- Fuera del ámbito de la gestión documental, me llamó la atención la impresora 3D de HP. Es ya un producto casi de consumo. Un poco voluminosa, como una láser con dos o tres bandejas de 500 folios, pero lo suficientemente pequeña para ponerla encima de la mesa. En unos minutos te “imprime” una pieza en plástico con una precisión más que sorprendente. Y con huecos, recovecos y agujeros de todo tipo.

Y en el pabellón de enfrente una feria de reprografía. Impresoras de más de dos metros de ancho creando posters preciosos en pocos minutos. Sobre papel, vinilo, tela… Cortadoras de cartón, de metacrilato, de metal…

El hardware no deja de sorprendernos, aunque la sensación es que se ha convertido en una “commodity”. Todo es posible. Todo es sencillo. Los ordenadores son muy rápidos. Los ploters imprimen documentos preciosos. Las impresoras esculpen pequeñas maravillas en plástico. La capacidad de asombrarnos es limitada. Así que al final, lo que marca la diferencia es el software, la experiencia de usuario de la que he hablado antes (“El Secreto de Apple“).

Y como ejemplo, una anécdota de este año. El primer día me hicieron cuatro entrevistas para la televisión. A la responsable de comunicación de la feria le gustó nuestro software ArchivaClinic, sobre todo porque este año la feria se dedicaba a e-Salud. Nos mando a los periodistas y cámaras y durante casi una hora me grabaron mientras les contaba las maravillas de nuestra aplicación y como los médicos pueden consultar los historiales clínicos de sus pacientes con un iPad, de forma inmediata y con acceso directo a través de cualquier dato del paciente.

En el telediario de la noche de Antena3 compartí espacio informativo con el recién lanzado iPhone 4S (hasta aquí suena muy bien). Durante 3 segundos se pudo ver mi mano manejando un historial clínico sobre la pantalla del iPad. Ni una mención a los médicos, a los archivos, al ahorro de tiempo. Solo la mano.

Mi conclusión es que lo realmente llamativo de nuestro producto, lo que llamó la atención al periodista, fue la “usabilidad“. Todo el SIMO reducido a una mano haciendo zoom sobre el más cómodo, revolucionario y atractivo invento de Steve Jobs. ¡Viva Apple y viva el software!

Hace unos días me recomendaron, y leí, un artículo con este sugerente título: “Por qué el software se está comiendo el mundo” (si prefieres el original en inglés, pincha aquí). Teniendo en cuenta que llevo casi 30 años desarrollando software, es normal que me gustase el título, y el contenido. Pero lo más relevante es que este artículo no interesa solamente a las empresas de software, interera a todas. Seguro que a tí también.

No se trata solamente, dice el autor,  Marc Andreessen y yo lo comparto, de que Apple valga más en bolsa que los 30 mayores bancos europeos, que tenga más dinero en metálico que el gobierno de los Estados Unidos (aunque parece que eso no es tan difícil), o que Google sea el auténtico dueño del destino de millones de hoteles, agencias, empresas… que dependen en gran medida de las decisiones del “gigante del software”. No, no es solo eso. Estamos hablando de que las empresas “no tecnológicas” que están triunfando lo consiguen gracias a un uso eficiente del software, a la utilización de las herramientas adecuadas para gestionar sus recursos, tratar con sus clientes, administrar sus servicios y productos.

Compañías aéreas, bancos, periódicos… y también gestorías, notarías, estudios de arquitectura… en todas ellas el software es una herramienta fundamental en su trabajo diario. Y con frecuencia marca la diferencia entre una gestión eficiente o un desastre insostenible.

Un ordenador un poco más rápido, un escáner con el alimentador más grande, una impresora que le da la vuelta a las hojas en menos tiempo… son pequeñas diferencias que no tienen trascendencia. Pero la página Web de RENFE seguro que le hace perder clientes cada día (es un desastre). Y, por el contrario, la compañía aérea que mejor gestiona sus reservas, todas electrónicas por supuesto, vende más billetes, con un coste menor y fideliza a sus clientes.

No lo digo yo, lo dice el tal Marc Andreessen, que tiene un curriculum de inversor realmente impresionante.

¿Y todo ésto que tiene que ver con la gestión documental?

Pues TODO. No sé cuántas veces lo he dicho ya: un programa de gestión documental es, ante todo, una herramienta de productividad. Es una forma de reducir tiempo (costes) y espacio. Es un elemento clave para que la empresa funcione mejor, de mejor imagen, reduzca tiempos de gestión interna… para que pase al siglo XXI, a la “Sociedad de la Información” y deje de pertenecer a “los acaparadores de papel”.

¿No ha llegado ya el momento de que desaparezcan las montañas de papeles de las mesas y las estanterías? ¿Y los archivos polvorientos con decenas de miles de documentos que nadie va a consultar nunca? ¿Qué sentido tiene seguir funcionando como en la prehistoria cuando el mundo corre desbocado, con los iPhones y Blackberrys en la mano de cada adolescente que va al colegio?

Es difícil, pero hay que hacerlo: ¡líbrate ya del papel y entra en el futuro! (más bien el presente)

Como me paso el día convenciendo a clientes y amigos de las ventajas de la gestión documental (electrónica), he decidido digitalizar personalmente algunos años, además de algún otro expediente antiguo al que ya le tenía ganas. Ha sido bastante pesado, aburrido, y me ha costado algo más de tiempo del que esperaba, pero ha sido una experiencia muy interesante para comprobar si merece la pena digitalizar el archivo, que ya te adelanto que sí, que lo merece, aunque no es ni mucho menos un problema trivial.

Desde hace unos tres años (también empecé en agosto) utilizo nuestro programa de gestión documental y mi escáner ScanSnap S1500 para digitalizar y archivar todos los documentos que utilizo en la empresa. Me va bastante bien. Muchos de los que me visitan se sorprenden de que no tengo apenas un papel encima de la mesa. Me costó un poco al principio y de vez en cuando se me acumulan algunos, tras un viaje o unos días con más trabajo del habitual. Pero estoy al día. Lo que yo llamo el “archivo vivo” lo tengo controlado. Y lo disfruto cada día. Encuentro los documentos fácilmente. Mando una copia por e-mail. Imprimo un recibo que me pide un cliente… No me lleva más de unos minutos diarios “mantener” al día mis papeles.

Pero otra cosa muy distinta es digitalizar el “archivo histórico”, los armarios llenos de archivadores, de facturas, de extractos bancarios, contratos antiguos, correos electrónicos y cartas de hace 5, 7, 10 años. Estamos hablando de decenas de miles de folios. ¿Merece la pena digitalizar todo ese volumen? (por cierto, en un post anterior explico porqué diferencio el archivo “vivo” del “histórico”, una distinción que no todo el mundo comparte).

En los dos últimos días lo he probado y la respuesta es sí, pero con algunas salvedades importantes. He estado tomando tiempos (los reproduzco al final) y trabajando como si fuera lo único que tenía que hacer, tratando de ser lo más objetivo posible. En resumen, dedicar media hora “neta” para escanear y archivar un año entero de facturas, unos 1500 folios en 4 carpetas que miden casi medio metro de ancho, creo que merece la pena. Un expediente de un proyecto antiguo, unos 2000 folios, me llevó casi una hora entera, con mucho más detalle y cuidado que las facturas, ya que la información es más variada y complicada. Un “coste” que no tengo claro que compense. Otros proyectos, menos importantes, me los liquidé en sólo unos 20 minutos, lo que resulta más llevadero.

En definitiva, he sacado varias conclusiones que resumo de una forma desordenada por si te sirven para decidir si digitalizar, o no, tu “viejo” archivo histórico:

1.- Olvídate de hacerlo tú mismo. Es muy pesado, lento y aburrido. Puedes quitarte algunas decenas de archivadores en una época de poco trabajo, pero si tienes un volumen importante, busca ayuda a menos que quieras dedicarte a escanear en vez de a hacer tu trabajo real. Hay empresas que se dedican a ésto o puedes dedicar a parte del personal en horas extra o momentos de poco trabajo, pero un abogado, ingeniero, gerente… que tenga cosas que hacer no puede pensar en quitarse un volumen significativo de su archivo sin desatender sus obligaciones durantes muchos días.

2.- Utiliza escáneres de alta producción. Soy un gran defensor de los modelos “de sobremesa” o escáneres personales como el Fujitsu ScanSnap S1500. 20 Páginas por minuto está muy bien para el “día a día”. Pero para expedientes de 400 folios se quedan muy cortos. Si contratas a una empresa especializada traerá sus propios escáneres. Si lo haces con tu propia plantilla, seguro que compensa comprar al menos un escáner de cierto volumen, de 30 ó 40 páginas por minuto al menos.

3.- Lo que más tiempo consume es preparar los papeles. Quitar grapas, separadores, papeles doblados… es muy laborioso. Escanear 200 folios perfectamente ordenados es muy fácil y rápido. Pero quitar 30 grapas repartidas de forma aleatoria en esos mismos 200 folios te puede llevar 10 minutos. Más vale que tengas una buena mesa, grande quiero decir, y un lugar cómodo para manejar el papel porque esta parte del trabajo es, con mucho, la que consume más tiempo.

 4.- Define bien, y al principio, el formato de los documentos: nombres, carpetas en los que guardarlos, códigos… De nada sirve digitalizar 10 años de facturas si luego no puedes encontrar la que necesitas en un momento dado. Por supuesto que no debes escanear y guardar en una carpeta de Windows o un DVD. Eso no sirve para nada, a menos que sólo tengas 300 ó 400 documentos. Utiliza un programa de gestión documental que te permita organizar bien la documentación y buscarla fácilmente en el futuro (obviamente yo utilizo ArchivaTech). Si el volumen de documentos es muy grande, no es ninguna tontería utilizar aquí los servicios de algún documentalista profesional que te ayude a definir el sistema de archivo. Los errores se multiplican por el número de documentos, por lo que pueden salir muy caros.

5.- Obsesiónate por ahorrar tiempo. Cuando un proceso se va a repetir cientos de veces cualquier pérdida de tiempo acaba saliendo muy cara. Organizar bien el trabajo de digitalización sale muy rentable, sobre todo si lo haces con tus propios medios. “Perder” un poco de tiempo al principio para definir bien la mejor metodología de trabajo se compensa rápidamente en cada proceso que se repite una y otra vez. Por ejemplo, para digitalizar las facturas, documentos de unos 400 folios cada uno, he creado un nuevo “perfil” de papel para que me pida más cuando se acaba el que he introducido en el alimentador del escáner (hasta 50 folios). Aunque definir el nuevo perfil me ha llevado unos minutos me ahorro el tener que unir posteriormente 10 ó 12 PDFs en uno, que es lo que me pasaba con el perfil anterior, pensado para documentos de pocos folios.

6.- Lo importante no es el número de folios de cada documento, sino cómo se organizan. El escáner es muy rápido y, sobre todo, trabaja solo una vez has introducido los papeles en el alimentador. El trabajo manual, el que cuesta tiempo, es el que tiene que hacer “artesanalmente” la persona que digitaliza. Además de quitar grapas, agrupar papeles relacionados, decidir el título de cada documento que crea, elegir la carpeta o expediente en el que se archiva, y crearlo en su momento. Al valorar el tiempo a emplear en la digitalización, más que el número de papeles hay que contar el número de archivos y expedientes que hay que crear. Y hay una conclusión evidente y muy importante: para documentos antiguos que probablemente no se consultarán nunca, hay que simplificar el proceso. Por ejemplo, creando un solo archivo con todos los papeles del documento, sin separarlo en diferentes ficheros. Una clasificación detallada y minuciosa ayuda en las consultas posteriores pero con un coste muy importante. Si el volumen a digitalizar es grande y los documentos no se consultan mucho, no compensa este gasto adicional. Por supuesto esta decisión es totalmente subjetiva y depende de cada caso, pero hay que ser muy consciente al plantearse un proyecto de digitalización que el coste final dependerá de lo meticulosos que seamos en el proceso, sea con recursos propios o contratando a un tercero.

Como resumen de mi “experiencia piloto”, estos son los números:

1.- Facturas emitidas: 3 años, 12 archivadores, metro y medio de estantería, 4500 folios. He creado una carpeta para cada año y un expediente para cada trimestre, con un PDF recogiendo las facturas de cada trimestre.

• Tiempo de preparación de los papeles: 40 min.
• Tiempo de escaneado: 3 horas (en un escáner S1500). Durante el escaneado podía hacer otras tareas, por lo que el tiempo realmente empleado no ha llegado a 1 hora.
• Tiempo de clasificación, creación de expedientes en ArchivaTech y del título de cada PDF: 20 min.

En total unas 4 horas, de las cuales aproximadamente 2 han sido de “dedicación completa” y en las otras he podido hacer otras tareas mientras pasaba el papel por el escáner.

2.- Expediente de un viejo proyecto: 2000 folios, 20 archivos independientes, cada uno con su título, un solo expediente en ArchivaTech. En total una hora aproximadamente, pero de dedicación exclusiva.

¿Mucho o poco? ¿Merece la pena dedicar 3 horas para librarse de metro y medio de archivadores polvorientos en una estantería? Personalmente no voy a seguir haciéndolo, pero sí voy a encargar al responsable de administración a que termine el trabajo con los 6 años que nos quedan aún de facturas en papel. Si hubiera tenido que pagar a una empresa por este trabajo, creo que no lo habría hecho, simplemente porque no estamos tan agobiados por los papeles como para que sea una necesidad, pero dedicar unas horas, en ratos “libres”, y vaciar completamente uno de nuestros armarios sí creo que nos compensa (de hecho cuando leas estas líneas ya lo habremos hecho).

Conozco muchas empresas y despachos de abogados y procuradores que están, literalmente, sepultados por papeles y me parece que a este ritmo, unas 2 horas por metro de estantería, les sale más que rentable afrontar un proyecto de digitalización de su archivo y, también literalmente, revolucionar su oficina y liberarse de unos cuantos metros cúbicos de papeles polvorientos, la mayoría de los cuales nunca volverán a necesitar.

Así que mi conclusión es que el resultado merece la pena, pero hay que planificarlo bien para que no se dispare el coste, y el tiempo.

Con esta discusión pasa como con tantas otras: la simplificación lleva al error. En este mundo acelerado en el que todos vivimos, parece que lo breve es siempre mejor que lo extenso. Los 140 caracteres de Twitter triunfan sobre las dos páginas de un buen post. Los titulares del periódico me bastan para saber qué está pasando. ¡Pues no, no es así! Simplificar es, con frecuencia, un error. Los detalles importan y, como en este blog mando yo (aunque lo pague con el abandono de mis lectores), voy a detenerme un poco y diseccionar el problema en partes. Porque cada “parte” tiene su vida propia, sus pros y sus contras, sus respuestas, diferentes.

Lo primero, un dato: el consumo de papel a nivel mundial sigue aumentando. Los bosques siguen talándose. Las impresoras láser, una pequeña imprenta encima de cada mesa de cada despacho, siguen escupiendo miles, millones de folios, muchos de los cuales no leerá nadie jamás. ¿Absurdo, en un mundo cada vez más digital? Sin duda. ¿Evitable, al menos en cuanto a su crecimiento? Sin duda también. Pero no es fácil.

Vamos por partes, porque cada parte tiene una historia diferente.

LOS LIBROS. Una discusión interesante, e infinita. Porque a los argumentos objetivos, a favor y en contra, hay que sumar otros muy subjetivos, casi todos a favor de los libros en papel. Subjetivos y, por tanto, difíciles de rebatir. Si hacemos la cuenta del espacio, coste de impresión y distribución e impacto ecológico es indudable que los libros electrónicos van a desbancar completamente a sus viejos equivalentes en papel. Pero cuando la gente dice, y me incluyo (en parte) que les gusta leer un buen libro en la cama, pasando las hojas, volviendo atrás de vez en cuando, buscando unas notas en el índice, un mapa en la contraportada… ante estos argumentos tan poco “racionales”, poco puede hacer el eBook. Sin embargo la batalla está perdida. Es bien sabido que Amazon vende ya más libros electrónicos que en papel. Y sólo tenemos que ver qué ha pasado con los discos de vinilo o los CDs. La batalla está perdida. Aunque siempre quedará un remanente, un pequeño tanto por ciento de ventas en papel que quizás tienda a cero cuando esta generación de lectores que nos hemos criado leyendo Mortadelos y Mafaldas desaparezca. En Japón hay empresas que digitalizan todos tus libros y te los entregan en un eBook. Tienen mucho éxito. No sé si el ejemplo es extrapolable a España, por ejemplo, donde no tenemos tanto problema con el espacio. Pero la tendencia es clara. El papel tiende a desaparecer.

Hay un caso particular: los libros de texto. Y los apuntes. Me cuesta imaginar una clase de matemáticas en la universidad en la que no esté tomando apuntes en papel. Sin embargo, este año en el colegio de mi niño mayor van a trabajar únicamente con tablet PC. Sin libros y sin apuntes, en papel. Los deberes en formato electrónico. Los apuntes, directamente en Windows Journal. Me cuesta imaginarlo, pero empiezan en un par de meses, así que no estamos hablando de una idea: es muy real. Si funciona bien, quizás estos niños ya no utilicen papeles para anotar sus ideas, para tomar notas en una reunión. Quizás esta generación sea la primera que prescinda del papel. En cualquier caso, la tendencia es, una vez más, en el mismo sentido.

LOS PERIODICOS. Aquí no tengo dudas: están ya desapareciendo. Creo que un momento clave ha sido la llegada del iPad, que ha dado la puntilla a un “modelo” que estaba ya moribundo. Está claro que los periódicos diarios están acabados y la única duda es si las revistas también desaparecerán o quedará una tirada reducida para las salas de espera de los dentistas y peluqueros. Aunque para estos casos yo ya prefiero pasar el rato con mi iPhone y Twitter.

LAS FACTURAS. Tampoco hay dudas al respecto: están acabadas. Aunque la adopción de la factura electrónica “ideal”, en formato XML y con campos estructurados no está siendo rápida ni fácil, el “PDF” con la factura escaneada o directamente creada así por el proveedor es ya un estándar de hecho en las empresas. Formalmente no reúne todas las características que debería (y la Agencia Tributaria lo sabe bien) pero su uso generalizado la ha convertido en un documento válido, por encima de las normas. La mayoría de los administrativos y contables de las empresas aún las imprimen, a pesar de que son documentos sin ningún valor añadido por estar en papel, pero es una tendencia imparable y pronto veremos el final de los archivadores con las facturas de gastos del año ocupando espacio en las estanterías. Las emitidas por las empresas ya han desaparecido, al menos en España.

NOTAS. Esos pequeños papeles, amarillos o rosas, cuadrados, pequeños, arrancados de un taco encima de la mesa. ¿Van a desaparecer también? Es muy socorrido anotar un teléfono, la lista de la compra o la dirección de un cliente en un papelillo y meterlo en el bolsillo. Pero si hablamos de “largo plazo” o cierta cantidad de información, las agendas electrónicas, integradas en los móviles, han ganado la partida hace ya tiempo. Nadie usa ya, que yo conozca, agendas en papel. Algún nostálgico, y poco más. Una nota con un teléfono, vale. Una agenda con 150 direcciones de correo electrónico, imposible.

CONTRATOS. Y demás documentos administrativos. La parte del león en la gestión documental en las empresas y administraciones. Aquí, curiosamente, el camino está marcado pero no se está recorriendo. O lo está haciendo muy lentamente. A pesar de que la Ley de Firma electrónica de España es de 1.997, no acaba de despegar. El documento en papel, con sellos y firmas, con grapas y carpetas de cartulina, con el nombre del notario, o ayuntamiento de turno, impreso en relieve en la portada… el “viejo” documento “original” en papel todavía impone su respeto. Da más confianza. Parece más “serio”. Es así. Hay que rendirse a la evidencia. Sin embargo, también en este ámbito la tendencia parece imparable. A un ritmo sorprendentemente lento, pero continuo, el documento electrónico va avanzando. Las ventajas son muchas. El ahorro, de tiempo y de espacio, muy evidente. Innegable. Lo vamos a ver. La “oficina sin papel” está al alcance de la mano, por más que quede mucho camino que recorrer, en algunas empresas más que en otras. Yo no tengo un papel encima de la mesa, aunque aún conservo un pequeño archivo con algunos documentos “originales”. Algún amigo abogado está en el otro extremo, con montañas de papeles por todas partes, pero es consciente de que tiene que cambiar. Aún no sabe cómo, pero se da cuenta de que tiene que hacerlo. El papel tiene aquí los días contados.

¿Queda algo? ¿Están ya los bosques a salvo? Hay parcelas, nichos de mercado. Confieso que me cuesta encontrarlos. Y son muy pequeños. Durante un tiempo tomaba notas en las reuniones, seminarios, conferencias… directamente en la pantalla de mi tablet PC. Pero he vuelto al folio tradicional. Con un bolígrafo fino da bastante más juego que una pantalla de 12 pulgadas. Y no se queda sin batería. Pero reconozco que puede ser una cuestión de costumbre. Estudiar puede ser otro nicho: la memoria visual funciona mucho mejor con libros y documentos maquetados. La pantalla del ordenador resulta menos apropiada para retener textos e imágenes.

¿Se te ocurren a ti otras situaciones en las que el papel es todavía el protagonista? A mí se me están gastando. Así que, la conclusión es clara: sí estamos viendo el fin del papel.

El paso siguiente es claro: consigue un buen monitor (24 pulgadas es un buen tamaño) y un iPad o similar. Bienvenido al futuro, hoy.

La tecnología va siempre por delante de la Sociedad, de las costumbres, de los hábitos cotidianos. Siempre ha sido así. El Hombre necesita tiempo para asumir el cambio. No algunos hombres (siempre ha habido pioneros) pero sí el conjunto, la Sociedad. La “resistencia al cambio” no es nueva, es propia del género humano.

¿Nos podemos sorprender del lento avance de la “Sociedad de la Información”? Es cierto que hay tecnologías que se adoptan relativamente rápido y por todo el mundo. El teléfono móvil, los reproductores mp3… seguro que se te ocurren muchas más. Pero hay otras que permanecen atascadas por más que todo el mundo  intente popularizarlas. Estoy pensando, claro está, en la firma digital, en la “oficina sin papeles”, en la modernización de la Justicia (al menos en España), en la Ventanilla electrónica.

¿Como es posible que, a estas alturas, el papel siga siendo el formato más usado por tantas y tantas personas? Es absurdo.

El papel es caro, pesado (un folio no, pero un libro gordo…), voluminoso, limitado, tremendamente anti-ecológico… y de vez en cuando te corta un dedo. ¡Pero sigue ahí, dominando el mundo! Y encima de cada mesa de cada despacho de cada empresa o Administración, una impresora láser escupiendo miles y miles de folios. ¡Por no hablar de las fotocopiadoras! que odio profundamente y he desterrado de mi empresa y, si pudiera, del mundo.

Hace mucho tiempo ya que el papel debería haber quedado para un uso residual. Tarjetas de visita, algún folleto “representativo” para enseñar, no para entregar… no se me ocurren muchos usos más, y eso que estos dos también los veo prescindibles.

Hagamos un pequeño ejercicio de imaginación. Imaginemos el mundo dentro de 100 años. ¿Seguirá usándose el papel?

1.- Los niños en el colegio para tomar nota de sus deberes. ¡Seguro que no! Tendrán un iPad 17.0 con pantalla táctil, 300.000 Gb de RAM, 2 semanas de autonomía y 100 gramos de peso. Tomarán notas directamente con un lápiz especial sobre la pantalla y mandarán sus deberes por correo electrónico al profesor. Y los libros digitales (esto no está tan lejos ya).

2.- Los periódicos. No creo que lleguen ni al 2020. Con la oferta actual de periódicos on-line y las tabletas como el iPad ya tienen poco sentido. Cuando tengamos las pantallas enrollables (que no queda mucho), conexión de banda ancha móvil (que queda menos aún) y autonomía de semanas sin recargar, serán una auténtica reliquia.

3.- Los informes de todo tipo en las empresas. En cada despacho habrá una pantalla de 30 pulgadas extrafina y táctil y en las salas de reuniones las paredes serán pantallas de arriba a abajo. Las presentaciones de informes se parecerán a la película “Minority Report”, usando las manos para elegir documentos, hacer zoom, destacar una celda del Excel 2100… Nadie se limitará al reducido espacio de un DIN A4 cuando puede proyectar con su iPhone 99.9 una pantalla virtual de 40 ó 50 pulgadas y enviar el documento que se está viendo a cualquiera de los asistentes con un comando de voz: “Envía una copia a Pepe“…

4.- Los historiales clínicos. Todos llevaremos encima un michochip (en tarjeta o directamente bajo la piel) y al entrar en la consulta del médico tendrá acceso inmediato a todo nuestro historial. Cuando termine la consulta, nos actualizará el tratamiento directamente en el mismo soporte y en la farmacia nos los despacharán sin tener que abrir la boca. ¡Ni siquiera es una tecnología complicada! Prácticamente ya existe.

5.- Y los juzgados, mis favoritos. Los jueces no tendrán que pedir las pruebas en papel, y mucho menos tres copias. Accederán directamente a una base de datos centralizada, y segura, en la que estará toda la información. En las salas habrá una pantalla gigante (parecerá un cine) y todo el mundo podrá ver los detalles al mismo tiempo: un contrato, la foto de una prueba (en 3D), un extracto bancario con el cargo que delata un cobro… ¡No es tan difícil!

En resumen, no se me ocurre una situación en la que se necesite el papel (quizás en el WC, pero los japoneses ya lo han resuelto también). Y los bosques del Amazonas dejarán de estar en peligro (si queda alguno para entonces, claro).

Y ahora viene la pregunta: ¿cuándo veremos esta sociedad maravillosa? Porque la tecnología está ahí, pero la resistencia al cambio, cuando no el sabotaje, también está ahí.

Aquí me falla mi bola de cristal. Hace tiempo que deberíamos haber avanzado en este sentido. Y algo se ha avanzado. Pero queda bastante camino por recorrer. Lo importante, lo que debería hacer que nos revolvamos en la silla, es que la tecnología está ahí. ¡Y ni siquiera es cara! Lo que falta es la decisión de políticos, directivos, funcionarios… que dejen de mirar al pasado y avancen con decisión. Quizás es mucho pedir.

¡Es cosa de magia! contestan siempre los padres.

En realidad, la explicación es más sencilla: usan unos cuantos miles de escáneres y un buen programa de gestión documental.

Espero que os guste el video y aprovecho para desearos a todos un Feliz Año Nuevo (a ser posible, sin papeles).

Y que cunda el ejemplo: si los Reyes han podido guardar los datos de millones de niños, seguro que en tu empresa u oficina podéis conseguirlo también.

(Nota: el día 14 cambié el video por una nueva versión con música de fondo)

A nadie le gusta que las instalaciones fracasen. Desde luego al cliente, ya sea un despacho de abogados, una gestoría, un ayuntamiento… que después de gastarse unos miles de euros, perder bastantes horas, o días, aprendiendo cómo funciona el nuevo “invento”, y varias visitas, siempre molestas, de la empresa instaladora se encuentran al cabo de unas semanas con un programa que no usa nadie y que nadie quiere usar.

Pero tampoco le gusta a las empresas que venden los programas. Quizás a algún vendedor “puro y duro”, de los que aparecen continuamente por la puerta hasta conseguir la venta pero nunca más, una vez han cobrado su comisión. Son los menos. La empresa que desarrolla, vende, instala y da soporte a una aplicación no quiere que fracasen las instalaciones. Dan mucho trabajo, crean muy mala imagen, no siempre resultan rentables. Y no te apetece encontrarte al cliente por la calle. Si, además, el modelo de cobro es el pago por uso o similar, el desastre es completo.

Pero, a pesar de que a nadie le gusta, muchas instalaciones de programas de gestión documental fracasan estrepitosamente. Conozco bastantes, incluso alguna propia.

Y la pregunta es ¿se puede evitar? ¿podemos saber, tanto clientes como proveedores, que una instalación NO va a salir bien, a priori?

Esto no es una ciencia exacta, pero hay algunas “señales” bastante claras que a veces, quizás por el legítimo interés en “hacer la venta”, no vemos. Hay indicadores, pistas, hechos que nos deberían llevar a replantearnos el proyecto. Y voy a comentar alguno de ellos, de un modo informal. Casos reales. De clientes, o posibles clientes que finalmente no lo fueron. Desde el punto de vista del “proveedor” de la aplicación software, aunque son válidos para posibles usuarios que se están planteando si ha llegado el momento de instalar ese software tan maravilloso que me ofrecen con tanta seguridad algunos vendedores que parecen obviar los problemas que voy a comentar ahora mismo.

1.- La oficina “con papeles”

Esa fue la frase que uso un programador que me acompañó en una visita a un amigo abogado. Un bufete relativamente grande (16 personas), muy consolidado, con buenos clientes… y en el despacho de uno de los socios las montañas de papeles estaban por todas partes. Y cuando digo “todas” quiero decir “todas”: mesas, sillas, estanterías… y el suelo. Decenas de miles de papeles en decenas de montañas de medio metro de altura. No había ninguna superficie horizontal con un hueco libre. Salvo parte del suelo entre la puerta y las sillas. Está claro que este abogado “necesita” un programa de gestión documental pero ¿es capaz de escaner y guardar documentos electrónicos alguien que no es capaz de archivar sus documentos en papel? Creo que es imposible. Salvo que le ocurra alguna catástrofe traumática: le demanden por perder un contrato valioso (no lo ha tirado, pero jamás lo encontrará), una gotera le inunde 5 ó 6 montañas de papeles y pierda documentos, le roben una escritura de un cliente… Es imposible que esta persona cambie su forma de trabajar mientras sea capaz de vivir rodeado de papeles. Lo mejor es salir de allí cuanto antes y buscar otro cliente. Yo renuncié (espero que temporalmente).

2.- Bandeja de entrada a reventar

Ya he comentado ésto en alguna entrada anterior. Conozco ya a varias personas que tienen 5 ó 6 mil documentos en su bandeja de entrada. ¡No estoy exagerando! Y siempre que les pregunto me contestan lo mismo: “no tengo tiempo de ordenar mis correos”. Si no tienen tiempo para eso, ¿cómo lo van a tenerlo para ordenar todos sus documentos, no solo los correos? Una vez más, hay que ser consciente de que la actitud de los usuarios es fundamental para que una instalación salga adelante. Salvo que estos usuarios, los de los miles de correos sin ordenar, declaren públicamente su deseo de cambiar su forma de trabajo y parezcan sinceros, es mejor no intentarlo.

3.- Falta de interés del personal de la empresa

Con frecuencia el “jefe” toma la decisión de mejorar la gestión de los documentos de su empresa (o despacho o Administración…) sin consultarlo con el personal de la empresa. Ha asistido a un curso, ha leído una revista, o a visto mi video en You Tube… y decide que ya ha llegado el momento de librarse de “todos esos papeles”. Pero cuando el programa se instala, los usuarios habituales no han visto el video, ni asistido el curso, así que no tienen tan claro que aquello sea realmente útil para ellos y lo ven, al contrario que su jefe, como “más trabajo”. Si el técnico que instala el programa se encuentra este ambiente al empezar a formar a los usuarios, lo mejor es que pare inmediatamente y empiece por convencerlos de las bondades de la gestión documental informatizada ANTES de explicarles cómo funciona. O que llame al jefe para que los reúna y los convenza.

4.- Falta de interés del “jefe”

También ocurre lo contrario, que alguno de los usuarios es el que ha visto el video, o ha leído una revista y convence al jefe de instalar el programa. Pero si el jefe no lo ve claro pensará que va a distraer a los empleados de su “auténtico” trabajo y que es una pérdida de tiempo, y de dinero. Sin el apoyo de la dirección de la empresa es difícil que funcione un proyecto de este estilo así que es preferible “evangelizar” al jefe antes de poner en marcha la pequeña revolución que significa pasarse a la gestión de los documentos en formato electrónico. Confieso que este caso no se me ha dado hasta ahora porque lo que ha ocurrido en estas situaciones es que no han llegado a comprar el producto. La enseñanza es la misma: sin convencer al jefe no hay nada que hacer.

Por último me gustaría comentar otras dos ”señales” inéquivocas de que la instalación va a ser un fracaso, pero ahora desde el punto de vista del cliente, futuro usuario del nuevo programa informático:

5.- Programa ininteligible

Hay programas de gestión documental que parecen diseñados por la NASA. El Sharepoint de Microsoft, sin ir más lejos. O Alfresco, otro clásico del grupo de “mega-super-cacho-programas” que necesita un curso de 2 meses para medio manejarlo. Es fácil reconocerlos: si el vendedor habla durante 5 minutos sin que nos enteremos de nada, malo. Si me recomienda un curso de formación de 1 semana mínimo por usuario, malo malo. Salvo que seamos la NASA, claro. Las PYMES tienen que montar programas para PYMES. Si tu empresa tiene 2.000 empleados en 6 ciudades y 10 edificios a lo mejor, y solo a lo mejor, necesitas el programa de la NASA, pero si sois 10 ó 20 personas “normales” no quieres perder una semana de trabajo para aprender a usar un programa del que solo necesitas el 5% de sus funciones. Busca algo más sencillo antes de empezar.

6.- Proceso insoportable

Por último mi favorita: programas tan incómodos, lentos, farragosos de usar que, en pocas palabras, no compensan. Los programas de gestión documental, como la mayoría de los programas, son una herramienta, son un “medio” para mejorar la productividad en el trabajo. Para trabajar menos. Son un medio, no un fin (salvo para los vendedores, que tienen por “finalidad” venderte uno). Si el programa es tan incómodo y lento que tardas 5 minutos en introducir cada nuevo documento, mejor ni empezar. Y este es un comentario real que he oído a un sufrido usuario (no de nuestro software). Hay programadores que se quedan en “el fondo” y no llegan a “la forma”. Se preocupan de que el programa haga “lo que tiene que hacer” (guardar documentos) pero se olvidan de “cómo lo hace” (con un coste de 5 minutos). Y ese planteamiento ya no vale. Y menos en programas de uso generalizado en la empresa. Nunca olvides ver una demostración lo más “real” posible antes de elegir tu software de gestión de documentos. Si en la demostración no es muy, muy sencillo, dificilmente lo será cuando lo instales.

7.- Hay una consideración muy importante para saber si la instalación comienza con buen pie: ¿quién ha llamado a quién? Si el cliente, ha llamado, empezamos bien. Pero si el proveedor es el que ha ido a verles y les ha “convencido”, debe asegúrarse de que están realmente convencidos antes de seguir.

En resumen, hay que ser conscientes de que la gestión electrónica de los documentos significa con frecuencia un cambio radical en la forma de trabajar de las empresas y Administraciones. No se trata solamente de aprender el manejo de un nuevo programas, se trata de cambiar los hábitos de trabajo de todo el mundo, desde el becario o el auxiliar que recibe los documentos en ventanilla, hasta el gerente que consulta esos documentos desde su pantalla, y no en un dossier en papel. Y los hábitos no se cambian fácilmente, como bien saben los fumadores que lo han intentado dejar varias veces, o los que afrontan una dieta, o tantos otros. Cuando lo piensas fríamente lo ves muy claro. Pero cuando llega el momento, y llega cada día, los buenos propósitos se olvidan.

Así que cuando veas estas señales, toma nota y afronta el proyecto de otra forma, empezando por cambiar ciertas actitudes, o renuncia hasta que las circunstancias cambien. Mi amigo no es un caso perdido, pero tiene que cambiar de actitud y no solo “querer” cambiar después de una demostración más o menos efectiva de lo que la gestión documental puede hacer por él.

En realidad ésto es posible, así que prometo para más adelante otra entrada con “señales que indican que vas por buen camino”, que las hay, y te ayudan a llevar a buen término las instalaciones.