Aunque el número de asistentes y empresas expositoras es hoy solo una fracción del que solía ser habitual hace sólo 5 ó 6 años, la feria sigue siendo un lugar de encuentro para profesionales del sector.

Este año estaré de nuevo en el stand de MTC Soft durante los tres días que dura la feria y te invito a que aproveches la ocasión para conocernos en persona, saludarnos de nuevo (si ya nos conocemos) o simplemente repasar las novedades de nuestro software de gestión documental, ArchivaTech, o la versión para historiales clínicos de hospitales, ArchivaClinic.

La principal novedad respecto a versiones anteriores es el nuevo “módulo Web” que permite acceder a la base de datos de documentos de ArchivaTech usando simplemente un navegador. Tanto en una intranet como desde cualquier dispositivo conectado a Internet (si así se configura la instalación) es posible consultar los PDFs, documentos Word, Excel… almacenados en Oracle con, si cabe, mayor facilidad de uso.

Si te pasas por nuestro stand no dejes de preguntar por mi.

En el stand de MTC Soft los visitantes podrán probar en persona nuestro software ArchivaTech y los escáneres ScanSnap de Fujitsu. Aprovechamos la feria para presentar una versión limitada para “microPYMES” que incluye el programa y un servidor con todas las licencias necesarias para empezar a trabajar enseguida, por una única cuota mensual muy reducida.

Sé que suena presumido sugerir que una pequeña empresa de software de Granada pueda incidir en el futuro de un fenómeno tan masivo como la World Wide Web, pero estoy convencido que es así. Además, creo que eso es parte de la grandeza de Internet: cualquiera que tenga una buena idea puede divulgarla por el mundo entero a través de la WWW a la velocidad de la luz.

Nuestra “buena idea” es un producto nuevo. Se llama Parsalyzer—el nombre proviene de los términos ingleses parse y analyze—y se trata de un programa de análisis lingüístico que convierte “texto plano” en “texto enriquecido”. Es decir,  partiendo de un texto en inglés natural, devuelve un texto con todos sus elementos analizados y etiquetados con sus características lingüísticas. De hecho, Parsalyzer es un spinoff de otro programa que hemos desarrollado para un cliente, un traductor automático llamado VICTOR Translator, que también depende de un riguroso análisis del lenguaje.

¿Qué tiene que ver todo esto con “incidir… en el futuro de la World Wide Web”?  Muy sencillo: aplicado a las tareas de búsqueda el Parsalyzer permite a un motor de búsqueda devolver resultados muchísimo más acertados. Especialmente si la búsqueda es de varias palabras y son corrientes, puede filtrar (eliminar) resultados no relevantes en proporciones superiores al 90 ó 95%.  Es que el Parsalyzer no sólo lee las palabras, sino que lee el sentido de las palabras y cómo se relacionan entre sí en las frases que forman el texto. Ahí está la diferencia.

¿Esto quiere decir que el Parsalyzer va a ser adoptado a corto plazo por uno de los grandes motores de búsqueda? Lo dudo. Llevo más de 20 años en esto del software, y no espero milagros de su hada madrina. Los milagros se producen, más bien, trabajando. En un futuro no muy lejano os hablaré de un plan que tenemos para desplegar Parsalyzer en todo su esplendor para que pueda entrar a competir en la World Wide Web. Cuando tengamos 200,000 usuarios, ya podremos hablar con los grandes.

Fue con motivo de uno de los seminarios de formación y empleo de Cámara Granada, la cámara de comercio de mi patria chica. Esta vez el tema era “La Necesidad de Proteger la Información”. Lo cierto es que un buen sistema de gestión documental protege la información de una empresa u organismo, aunque también hace otras muchas cosas.

Hubo seis presentaciones en la jornada del día 16 en Cámara Granada entre las 9.00 y las 13.45, desde los aspectos jurídicos de la seguridad informática hasta una discusión de los certificados digitales, todas con valiosas aportaciones al discurso.

A mí me tocó el último. Hablé de “La gestión documental como herramienta para proteger su información”. Conforme progresaba la presentación y yo podía tomar nota de las reacciones y preguntas de mi público de empresarios de PYMEs, me daba la sensación de que quizás la tercera parte de ellos estuviera al tanto de lo que era la gestión documental. El resto daba la sensación de que no sabía realmente qué esperar. Esta mezcla de iniciados y novatos me pareció ideal, puesto que los principios de la gestión documental – la custodia electrónica de los documentos en una empresa, su archivado, alojamiento y recuperación – no son nada complicados. A mí siempre me da satisfacción iniciar a la gente en esta materia que tiene tanto que ofrecer a las empresas, y pide tan poco a cambio.

Aunque yo soy ingeniero, no soy amigo de dirigirme a un grupo heterogéneo en la jerga de mis colegas. Prefiero un tono más llano y creo que mis oyentes me lo agradecen. De hecho, suelo arrancar mis comentarios sobre la gestión documental con una anécdota de Alicia en el País de las Maravillas.

Lo que más satisfacción me dio en la presentación de la semana pasada fueron las reacciones del público. Nunca había visto tantas cabezas asintiendo al unísono. Dije, “Las oficinas parecen condenadas a vivir bajo un alud de papeles”. Y las cabezas empezaban a asentirse, y así hasta el final. Yo suelo decir que ha llegado ya la hora de la gestión documental, pero nunca hasta ahora lo había sentido de forma tan clara y contundente. 

El martes que viene, día 21 de abril, me toca presentar a esta misma gente un taller práctico de gestión documental. Espero que ellos lo estén anticipando con el mismo entusiasmo que yo. Se me antoja que sí.