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Solución de compromiso

Solución de compromiso

No sé si es porque me estoy haciendo mayor (que no viejo) pero lo cierto es que me gusta cada vez más el refranero español. A pesar de los avances tecnológicos, en cuanto al comportamiento humano, no hay nada nuevo bajo el sol. Y como “antes” los humanos no tenían que perder el tiempo consultando el correo y el WhatsApp continuamente, no se entretenían con Facebook o Twitter, no tenían videojuegos siempre a mano, además de no tener TV ni YouTube, pues antes, las personas dedicaban mucho más tiempo a pensar. Así que ya lo habían pensado todo. Incluso hay quien cree que la filosofía griega ya trató todos los temas posibles y poco hay posterior a ellos que merezca la pena.

Sin llegar a estos extremos, la verdad es que encuentro muy útiles muchos “consejos” que están recogidos en refranes, dichos, frases populares… y que se aplican perfectamente a la vida moderna y al uso de la tecnología.

Después de esta larga e innecesaria introducción para justificar el título de este post, vamos al grano, a hablar de un problema que se presenta cada día a todos los que digitalizamos documentos. (más…)

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Talking About TwitterHace unos días se celebró en Granada un congreso muy interesante sobre Twitter: “Talking About Twitter”, o #TATGranada, usando el hashtag del evento. La foto de la Alhambra con el célebre pajarito ha sido lo más llamativo del evento, pero yo me quedo con otra reflexión que hacía mientras asistía a una de las conferencias y veía pasar los tuits por la pantalla a toda velocidad.

¿Cuánta información está generando este congreso? Portadas de periódicos, noticias en ediciones digitales, fotos en los cientos de móviles de los asistentes, revistas y folletos en papel que nos entregaron… y, sobre todo, miles de tuits sobre el contenido, los asistentes, la Alhambra iluminada… Miles de tuits con enlaces a páginas Web, con fotos o videos, con información de todo tipo. Algunos interesantes. Algunos curiosos.

Y la reflexión que me inquietó fue: ¿dónde se guarda toda esta información? O mejor aún: ¿donde guardo yo la parte de esta información que me interesa? a nivel personal o a nivel profesional.

Como el ponente no me estaba resultando atractivo, seguí reflexionando sobre este asunto desde el punto de vista de la gestión documental. Y la pregunta se volvió más genérica: ¿Dónde guardamos los datos, la información, que nos interesa? (más…)

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En los últimos meses me han consultado muchas personas sobre la puesta en marcha de una empresa de gestión documental. La mayoría me consultan por que han leído este blog o visto alguno de mis videos sobre gestión documental, sobre todo el de “las 5 patas de un proyecto integral”.

La mayoría de ellas, casi la totalidad, están pensando en montar una empresa de digitalización de documentos, si no lo han hecho ya, y se suelen interesar por los escáneres, el precio que se puede cobrar a los clientes, la forma de integrarlo con un software de gestión, como ArchivaTech…

Lo que me llama la atención es que ninguno estaba pensando en montar una empresa de custodia de documentos. Y esta es, sin duda, una opción interesante para un nuevo negocio. (más…)

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“Competitividad” es una palabra de moda. A los políticos les encanta (les hace parecer preocupados por las empresas). Los vendedores de todo tipo de herramientas la usan continuamente (me incluyo). Los gestores de Administraciones Públicas y empresas la buscan afanosamente (también me incluyo).

“Burocracia” no es una palabra atractiva. Todo lo contrario. Tiene innegables connotaciones negativas. Es algo necesario, pero odioso. Hasta Mafalda la usa peyorativamente (es el nombre de su lentísima tortuga).

Desgraciadamente no podemos librarnos de la burocracia. De hecho, cada año que pasa su presencia (en la empresa) se hace más opresiva. ¡Está en todas partes! En forma de leyes, normas, reglamentos, obligaciones formales… (más…)

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Un caso de éxitoEn mis visitas a posibles clientes, con frecuencia me cuentan cómo han fracasado al intentar instalar un sistema de gestión documental. Es más corriente de lo que parece, probablemente porque poner en marcha un proyecto es más complicado de lo que parece.
No es fácil cambiar los hábitos de trabajo de todos los implicados, en una empresa o en una Administración Pública.
No se trata solamente de  instalar un programa y explicar cómo funciona. Es mucho más.

Por eso, cuando llamé hace unos días a un cliente al que instalamos nuestro software hace un año y me comentó lo contento que estaba y cómo se había librado de sus 10.000 expedientes, disfruté con sus comentarios, compartí su satisfacción y terminé la conversación con una agradable sensación del “deber cumplido”. Cuando el éxito cuesta, el premio sienta mejor.

Porque este “caso” tenía algunos problemas añadidos (en realidad siempre los hay) que hacían más fácil el fracaso, que casi lo justificaban.
Y ahora que la historia ha terminado bien, creo que es interesante repasar los aspectos más interesantes porque hay muchas enseñanzas que sacar que se pueden utilizar en situaciones similares.

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(Este post es la continuación de uno anterior que deberías leer antes, si no lo has hecho ya).

La solución para GoogleAntes de hablar de la solución me gustaría destacar que la falta de precisión en las búsquedas es un problema generalizado, presente en todos los sistemas de gestión de documentos. No solo se presenta en las búsquedas en Internet (la madre de todas las gestiones documentales) sino en muchas otras situaciones. El buscador de Google es un buen ejemplo, pero no es un caso aislado.

Por ejemplo, a escala local, en empresas o instituciones con bases de datos de cierto tamaño. Un investigador en un centro de referencia sobre el cáncer usa algunas palabras clave para localizar un artículo médico sobre determinadas proteínas y su efecto en el sistema inmunológico, y recibe 2.000 documentos como respuesta. Demasiados para echarles un vistazo. O yo mismo, si busco “MTC Soft” en mi programa de gestión documental, recibo cientos de documentos ya que es una palabra muy corriente en mi documentación. Cuanto mayor es la base de datos y más “popular” es la palabra que busco mayor es la lista de resultados que obtengo… y más tiempo necesitaré para encontrar el documento que me interesa.

El problema lo resume muy bien una frase que oí hace años hablando de Internet: “La información es poder, pero el exceso de información es caos“. (más…)

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Este post es una colaboración enviada por una lectora del blog. Me ha parecido interesante y se alinea muy bien con el contenido (tiene muchas similitudes con mi entrada “Las 5 patas…”)  por lo que he decidido publicarlo y de paso abrir esta nueva “línea” de colaboración con los lectores.

Asegurar tu negocioEn cualquier tipo de negocio, una correcta y apropiada gestión documental es una parte fundamental del éxito de tu empresa en los tiempos que corren.  Por ejemplo, comunicación con tus empleados, información confidencial de los clientes, etc. Además, te puede ayudar a  evitar incluso los juicios más largos y contenciosos.

Para empezar, ¿qué significa una gestión documental correcta y apropiada? Para algunos, es tan sencillo como qué documentos archivar, por cuánto tiempo o qué documentos destruir. Para muchos, en particular aquellos negocios que manejan un gran volumen de información, suele ser necesario disponer de un servicio especializado de gestoría de archivos. Las soluciones ofrecen cubren el ciclo de vida de la información: desde la custodia de archivos y escaneado de documentos a su destrucción segura.

He aquí los cinco consejos prometidos más arriba: (más…)

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Hoy (5 de enero) es la noche más esperada por todos los niños. Una noche mágica en la que los Reyes Magos de Oriente llevan a cada niño los juguetes que ha pedido en su carta. O carbón, si el niño ha sido realmente muy malo. Y todos nos hemos preguntado cómo hacían los Reyes para gestionar millones de cartas y millones de juguetes y para llevar a cada niño justamente lo que había pedido.

¡Es cosa de magia! contestan siempre los padres.

En realidad, la explicación es más sencilla: usan unos cuantos miles de escáneres y un buen programa de gestión documental.

Espero que os guste el video y aprovecho para desearos a todos un Feliz Año Nuevo (a ser posible, sin papeles).

Y que cunda el ejemplo: si los Reyes han podido guardar los datos de millones de niños, seguro que en tu empresa u oficina podéis conseguirlo también.

(Nota: el día 14 cambié el video por una nueva versión con música de fondo)

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fracaso en gestión documentalAlgunos errores comunes al implantar software de gestión documental

A nadie le gusta que las instalaciones fracasen. Desde luego al cliente, ya sea un despacho de abogados, una gestoría, un ayuntamiento… que después de gastarse unos miles de euros, perder bastantes horas, o días, aprendiendo cómo funciona el nuevo “invento”, y varias visitas, siempre molestas, de la empresa instaladora se encuentran al cabo de unas semanas con un programa que no usa nadie y que nadie quiere usar.

Pero tampoco le gusta a las empresas que venden los programas. Quizás a algún vendedor “puro y duro”, de los que aparecen continuamente por la puerta hasta conseguir la venta pero nunca más, una vez han cobrado su comisión. Son los menos. La empresa que desarrolla, vende, instala y da soporte a una aplicación no quiere que fracasen las instalaciones. Dan mucho trabajo, crean muy mala imagen, no siempre resultan rentables. Y no te apetece encontrarte al cliente por la calle. Si, además, el modelo de cobro es el pago por uso o similar, el desastre es completo.

Pero, a pesar de que a nadie le gusta, muchas instalaciones de programas de gestión documental fracasan estrepitosamente. Conozco bastantes, incluso alguna propia.

Y la pregunta es ¿se puede evitar? ¿podemos saber, tanto clientes como proveedores, que una instalación NO va a salir bien, a priori?

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Algunas claves sobre el proceso y los costes

En las últimas semanas varios clientes, ciertos o posibles, me han planteado su “proyecto” de instalar un programa de gestión documental y digitalizar sus archivos “históricos” en papel (que no es lo mismo que los archivos “vivos”, de documentos recientes, como ya comenté en una entrada anterior).

Vamos, que tienen archivadores grandes como neveras llenos de papeles, cuando no habitaciones enteras. Y quieren liberar el espacio y, por supuesto, poder acceder fácilmente a los documentos una vez escaneados los papeles. Evidentemente no les basta con “fotocopiarlos” y guardarlos en un disco duro, o en varios DVDs. Necesitan hacer lo que los expertos en documentación llaman “indexar” los documentos, que no hay que confundir con la indexación de los campos de una base de datos.

Indexar” un documento es el proceso de añadir información estructurada a las imágenes que se obtienen con un escáner (u otro dispositivo). Puede ser algo tan sencillo como un título más o menos descriptivo, “Factura 23 del año 2010″, o puede ser un proceso bastante largo si añadimos más información. Por ejemplo, Nombre del autor, fecha, etiquetas que describan el contenido,… Es fácil darse cuenta que en el proceso de digitalización de un archivo el tiempo empleado en “indexar” cada documento (formado frecuentemente por varios papeles, no necesariamente de igual tamaño) y en clasificarlo (colocarlo en la carpeta o apartado previsto en la base de datos documental) es normalmente mucho mayor que el tiempo que necesita el escáner para digitalizar los papeles que forman el documento.

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