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Posts Tagged ‘digitalización certificada’

Ha llegado la hora de la gestión documental (electrónica)

Al igual que en las pasarelas de París o Milán, en el mundo de la informática vemos desfilar  “modas” cíclicas que aparecen con la regularidad de las estaciones. Algunas efímeras, otras duraderas, las menos: revolucionarias. Y, al igual que con los trajes, hay modas que debemos seguir para no quedarnos “obsoletos”, sobre todo si vendes algún producto. Nada hay más destructivo en la imagen de una marca que vender un producto “pasado de moda”, obsoleto, superado, anticuado. Pero ojo que tan malo como llegar tarde a esta fiesta lo es llegar demasiado pronto. Si eres Coca Cola o Google puede que tú solito puedas “imponer” una nueva moda. Sacar un producto que revolucione el mercado puede ser un desastre si los consumidores no lo quieren y hay que tener muy buena “imagen de marca” para convencerlos de sus bondades, para “crear” nuevas necesidades. Apple lo hace frecuentemente. Las PYMES díficilmente podemos permitirnos ese riesgo.

Llegar tarde, por supuesto, es igualmente muy negativo. Ya está “todo el pescado vendido” (me encanta ese refrán). El mercado está “maduro”, hay mucha competencia y pocos clientes nuevos por captar.

Toda esta introducción tiene un objetivo, aunque no lo parezca. Quería hablar del “año de la gestión documental”. (más…)

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Cómo utilizar un programa de gestión documental para mejorar la gestión de las facturas en una empresa. Facturas recibidas.

En mi entrada anterior (que debes leer antes que ésta si no lo has hecho ya) comentaba que el tratamiento de las facturas recibidas difiere en algunos aspectos esenciales del de las facturas emitidas, por lo que su gestión debe tratarse de forma independiente.

Siguiendo el guión de la entrada anterior, empezaré por las facturas recibidas en papel, las de “toda la vida”.

Lo normal es ir “contabilizándolas” conforme se reciben, más o menos al día, introduciendo sus datos fiscales en un programa de contabilidad que me permitirá cumplir con las obligaciones fiscales (declaración de IVA y pago de impuestos), “llevar” la caja y el banco y controlar los pagos a los proveedores. Una vez introducidos los datos, se suele anotar el número (correlativo) de la factura, proporcionado por el programa contable, en una esquina de la propia factura, bien visible, en rojo preferiblemente (también vale en azul ;) ) se le hacen dos agujeros y se guarda en un archivador en orden inverso (si no, hay que estar pasando todas las facturas cada vez, lo que es un engorro innecesario). Por si fuera poco, si hablamos de un recibo de un peaje, un parking, un taxi… el papel es muy pequeño y suele ser necesario graparlo a un folio en blanco para poder archivarlo con las demás factura. (más…)

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El largo y tortuoso camino hacia la “oficina sin papeles”.

Hay veces en las que uno se pregunta si los legisladores son torpes, poco lúcidos o simplemente no se enteran de nada. La otra alternativa es peor: sabotean con los reglamentos el “espíritu de la Ley” que están redactando.

Aclaro lo del “espíritu de la Ley”, un comentario que me hizo hace años un abogado. Cuando se promulga (o dicta o lo que sea) una “Ley”, hay un fin último que se espera conseguir. Centrándonos en las facturas, creo que todos estaremos de acuerdo que “el espíritu de la Ley” es favorecer la eliminación del papel en las empresas, y AAPP, dar pasos hacia la e-Administración, simplificar la gestión de las facturas de los proveedores, en definitiva. A los políticos se les llena la boca hablando de estas cosas, y los empresarios no dejamos de demandarlas, continuamente, aunque con un resultado desigual.

Así que, cuando empecé a leer la “Resolución de 24 de octubre de 2007″ sobre homologación de software de digitalización de facturas lo hice convencido de que finalmente el legislador nos proporcionaba un medio para destruir las facturas en papel que todas las empresas guardamos en nuestros “viejos” archivos. Pero el legislador, y no solo Dios, escribe con renglones torcidos y conforme leía el contenido de la resolución se apagaba mi optimismo.

Aunque algunos se resisten a reconocerlo, la digitalización de las facturas recibidas ha fracasado. (más…)

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¿Realmente funciona?

(No leas esta entrada sin haber leído antes la anterior)

Ahora vamos con las malas noticias: los sistemas de digitalización certificada no se están instalando al ritmo deseado (más bien al contrario). Y la culpa es el absurdo reglamento, una legislación que ha desarrollado tan mal la idea inicial, muy buena, que la ha arruinado. Como dirían los técnicos, no se recoge el “espíritu de la ley” que era (a mi modesto entender) facilitar la gestión de las facturas recibidas, agilizar su tratamiento, reducir las necesidades de archivo de papel y, en suma, mejorar la productividad de las empresas. Lo que han hecho, en la práctica, es poner tantas trabas al proceso de digitalización que más bien parecen que quieren frenarlo. (más…)

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Casos de éxito.

(no leas esta entrada sin leer antes la anterior)

Empecemos por el principio: escanear papeles más o menos formales, en este caso facturas recibidas, guardarlos de una forma segura y destruirlos a continuación es el sueño de todos los que nos dedicamos a la gestión documental. Y de muchos contables y administrativos que viven bajo un mar de papeles. Por no hablar de las empresas de un tamaño importante que necesitan, literalmente, almacenes para guardar estas montañas de papeles que, para más inri, tienen muy poco valor una vez “contabilizados” los datos.

Para conseguir este objetivo, el camino es bien conocido: (más…)

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Desde la primera vez que oí comentar, hace ya bastante tiempo, que las empresas podrían destruir sus facturas en papel y sustituirlas por una imagen escaneada del documento mi relación con la digitalización certificada se ha movido entre el amor y el odio, entre la alegría y la decepción, según pasaba el tiempo y comprobaba que los legisladores españoles no están a la altura y que la modernización de las empresas e Instituciones todavía tiene un largo camino por delante, a remolque de una legislación que no avanza a la velocidad deseable. (más…)

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