Aunque su oficina no requiera un proyecto tan complejo, es conveniente saber que existen estas opciones: quizás no le parezcan tan superfluas. Y estos módulos son:

• Escaneado de documentos
• OCR (reconocimiento del texto)
• Software de gestión documental
• Sistema de copias de seguridad
• Destrucción certificada de documentación.

Cada módulo merece una entrada propia pero, de momento, me limitaré a describirlos muy brevemente a continuación:

Escaneado de documentos: es la parte más evidente: convertir los documentos en papel en archivos informáticos que se guardan en el ordenador. Es, sin duda, el primer paso, y el único para oficinas con poco volumen de documentos (cientos o pocos miles) y pocos usuarios (menos de 4 ó 5). Si no lo ha hecho ya, cómprese un escáner y empiece a deshacerse de sus documentos en papel (especialmente las fotocopias).

 OCR (reconocimiento del texto): el reconocimiento óptico de caracteres (OCR en inglés) es un proceso que convierte una imagen en un documento de texto, editable, mediante un análisis muy complejo de la tipología de la imagen obtenida. Afortunadamente hay en el mercado varios programas comerciales que realizan el proceso de forma totalmente automática. La principal ventaja de guardar los documentos “como texto” en lugar de “como imagen” es que podemos buscar por el contenido (por palabras incluidas en el texto) y cortar y pegar partes de él para utilizarlas en otros documentos. Si el volumen de documentos a escanear es muy grande, hay programas muy sofisticados para reconocer facturas, o fechas dentro de un contrato, zonas parciales…

Software de gestión documental: es la parte fundamental, un programa (como nuestro ArchivaTech) que permita almacenar decenas de miles (o millones) de documentos de una forma ágil, rápida y sencilla, permitiendo localizar cualquier documento por múltiples criterios y de una forma casi instantánea. Es también imprescindible que aporte medidas adicionales de seguridad, controlando el acceso a los documentos y centralizando toda la información.

Sistema de copias de seguridad: cuando el volumen de información almacenada en formato electrónico es elevado, la implantación de un sistema automatizado de copias de seguridad se convierte en una prioridad. Hay múltiples sistemas en el mercado, siendo uno de los más recomendables el que realiza una copia remota, cifrada, en un servidor externo, de forma que podremos recuperar toda la información aún en caso de robo de los ordenadores, averías, inundaciones…

Destrucción certificada de documentación: si la información contenida en los documentos escaneados es de un nivel de seguridad muy alto, la última fase del trabajo debe terminar con la destrucción de los documentos en papel (o en otro formato), para lo que se pueden contratar los servicios de empresas especializadas que garantizan por escrito la destrucción de los documentos.

Normalmente un proyecto de implantación de gestión documental no incluye los 5 módulos, pero es importante conocerlos para saber cómo resolver un problema que podemos tener mañana, o el año que viene.

• Archivar un número importante de documentos. El uso eficiente del espacio dentro de una empresa puede llegar a ser tan importante como el poder archivar y recuperar documentos. La gran mayoría de ellos no se buscarán nunca, pero todos tienen que guardarse, por si acaso, y los archivos en papel pueden llegar a ocupar grandes espacios.
• Mantener un sistema de control de los documentos que se incorporan al archivo, especialmente un registro de entrada y salida de documentos
• Realizar búsquedas rápidas y flexibles dentro del archivo
• Mantener una estructura única, independientemente de las personas que acceden
• Asegurar la información con un sistema de copias de seguridad sencillo y cómodo

Y, especialmente, si necesita:

• Un sistema de seguridad para controlar el acceso a los documentos
• Trazabilidad de las actuaciones de los usuarios del programa
• Asignación de documentos a diferentes destinatarios…

Las opciones son:

• Gestores de nombres y posiciones de los ficheros grabadas, que se limitan a presentar en una pantalla más o menos estructurada y ordenada los nombres de ficheros “dispersos” por el sistema de archivo. No guardan los ficheros, solo su referencia.
• Bases de datos documentales, programas que almacenan “físicamente” los ficheros (documentos) en una base de datos situada habitualmente en un solo ordenador. Tienen un interfaz de usuario propio y opciones de gestión “avanzada”: acceso, búsquedas, etc. Son los más adecuados para las PYMES. Las ventajas de archivar documentos en una base datos (a distinción del gestor de ficheros de MS Word, por ejemplo):
• Recuperación más rápida
• Múltiples modos de búsqueda
• Aumenta la seguridad y control sobre los documentos
• ECM (enterprise content management), que son sistemas de gestión de contenido empresarial. Son una evolución de los anteriores, a los que añaden funcionalidades adicionales: gestión particularizada de determinados documentos, integración con los portales web de la compañía, búsquedas por criterios complejos…

Lógicamente no siempre hay una distinción clara entre estas tres categorías, que se han establecido de una forma simplificada para entender las diferentes opciones del mercado.

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