Hace un par de días le dediqué algunas horas y, mientras movía archivadores, tiraba viejos CDs de Oracle o decidía si tirar alguna impresora que no va bien, no podía dejar de pensar en las similitudes entre lo que estaba haciendo y la clasificación de documentos electrónicos que realizo con regularidad con mi programa de gestión documental. Las similitudes, y las diferencias. Voy a comentar alguna para ver si se puede aprender algo.

Pero empiezo por una pregunta previa, casi por una filosofía de trabajo (o de vida): ¿Es necesario ordenar? ¿Merece la pena “perder” tiempo clasificando, organizando mis documentos (o trastos)?

Hace un par de meses un abogado me decía que no podía perder más de unos segundos en clasificar un correo electrónico porque recibe 150 diarios y no tiene tiempo. Yo le dedico un tiempo considerable a tener mi bandeja de entrada prácticamente a cero. Algunos correos los clasifico muy rápido y otros no. Tengo que decidir si merece la pena guardarlo para una consulta futura, o una reclamación, decidir en qué carpeta archivarlo, con frecuencia hay que crear una nueva carpeta… lleva su tiempo. Pero la alternativa de tener 3.000 correos en la bandeja de entrada me parece absurda. ¿Para qué te sirve guardar un documento entre 3.000? Es absurdo. Para eso, bórralo directamente.

Hace unos años leí una frase que, como aficionado al orden que soy, me “persigue”. Decía un empresario que “si el almacén está ordenado, mala señal: eso es que hay poco trabajo”. Realmente no creo que sea verdad, pero sí estoy de acuerdo en que “no hay que pasarse”. Como en casi todo, los excesos no son buenos.

En realidad yo tengo mi propia “filosofía” sobre el orden: hay dos motivos para ordenar, sean objetos físicos como documentos en papel o los toners para las impresoras, o documentos electrónicos almacenados en un disco duro. Uno es púramente estético y otro es práctico.

La motivación “estética” creo que no hay que explicarla: a todos nos gustaría que el armario o almacén en el que guardamos piezas de repuesto, cajas de software instalado, manuales, cables… se pareciera a los estantes del supermercado de El Corte Inglés. Todo perfectamente alineado, clasificado, etiquetado… Y los archivos de contratos de clientes: ordenados alfabéticamente, con todas las fichas iguales, carpetas con separadores de colores…

En cuanto a la motivación “práctica”, lo principal es que podamos encontrar algo que guardamos hace 3 ó 4 ó 10 meses… sin que me lleve tres horas, o tres días. Otra ventaja es que las cosas ordenadas ocupan menos espacio, pero es una ventaja pequeña. Centrémonos en las búsquedas: ¿alguna vez has dado por perdido un objeto que sabes, sin duda, que está guardado “en algún sitio”? Y para qué hablar de documentos en el ordenador. Cuantas veces echas de menos ese contrato que firmaste hace 4 meses y que quieres consultar ahora, urgentemente, y no aparece. Y no solo pierdes tiempo buscándolo. Si no lo encuentras, que pasa, tienes que empezar de cero ese contrato que podrías “cortar y pegar” del anterior, pedir al proveedor una factura extraviada, revisar documentos dispersos que ya habías consultado para crear tu resumen, que ahora no encuentras. El ahorro puede ser de horas, o días.

Ordenar por mera “estética” es un pequeño lujo en la empresa, aunque algún despacho da tan mala imagen a los clientes que deja de ser un lujo para convertirse en necesidad. Digamos que hay que ser ordenado, pero no pasarse.

Pero ordenar para “encontrar” posteriormente el objeto ordenado no es un lujo, es una necesidad, y es “rentable“. Si dedico unos minutos diarios a tener mis documentos bien organizados, luego ahorraré muchos más cada vez que necesite encontrarlos. Y en esta tarea, un buen programa de gestión documental es clave para que esas búsquedas sean rápidas y eficaces.

El problema al instalar estos programas es que la percepción del usuario es muy sesgada. El ve, inmediatamente, que necesita dedicar tiempo a clasificar sus documentos electrónicos, percibe ésto como una tarea adicional que le ha caído encima. Sin embargo, no es evidente el ahorro de tiempo que va a suponer en el futuro el poder localizar estos documentos de forma instantánea. Hay que tener un poco de visión de futuro, y es algo que no todo el mundo tiene.

En todo ésto pensaba mientras colocaba mi viejo Commodore 128 en un estante (sí, tengo un 128, no un 64), decidía tirar docenas de CDs de Oracle que jamás necesitaré, o agrupaba cajas de toners de impresoras que ya no usamos. Y echaba de menos dos características de mi programa de gestión de documentos (electrónicos) que nunca encontraré en mi trastero: puedo crear todos los estantes que quiera y cada uno de ellos tiene una capacidad prácticamente infinita. ¡Cómo lo echaba de menos!

¡Y no te manchas de polvo!

• Archivar un número importante de documentos. El uso eficiente del espacio dentro de una empresa puede llegar a ser tan importante como el poder archivar y recuperar documentos. La gran mayoría de ellos no se buscarán nunca, pero todos tienen que guardarse, por si acaso, y los archivos en papel pueden llegar a ocupar grandes espacios.
• Mantener un sistema de control de los documentos que se incorporan al archivo, especialmente un registro de entrada y salida de documentos
• Realizar búsquedas rápidas y flexibles dentro del archivo
• Mantener una estructura única, independientemente de las personas que acceden
• Asegurar la información con un sistema de copias de seguridad sencillo y cómodo

Y, especialmente, si necesita:

• Un sistema de seguridad para controlar el acceso a los documentos
• Trazabilidad de las actuaciones de los usuarios del programa
• Asignación de documentos a diferentes destinatarios…

Las opciones son:

• Gestores de nombres y posiciones de los ficheros grabadas, que se limitan a presentar en una pantalla más o menos estructurada y ordenada los nombres de ficheros “dispersos” por el sistema de archivo. No guardan los ficheros, solo su referencia.
• Bases de datos documentales, programas que almacenan “físicamente” los ficheros (documentos) en una base de datos situada habitualmente en un solo ordenador. Tienen un interfaz de usuario propio y opciones de gestión “avanzada”: acceso, búsquedas, etc. Son los más adecuados para las PYMES. Las ventajas de archivar documentos en una base datos (a distinción del gestor de ficheros de MS Word, por ejemplo):
• Recuperación más rápida
• Múltiples modos de búsqueda
• Aumenta la seguridad y control sobre los documentos
• ECM (enterprise content management), que son sistemas de gestión de contenido empresarial. Son una evolución de los anteriores, a los que añaden funcionalidades adicionales: gestión particularizada de determinados documentos, integración con los portales web de la compañía, búsquedas por criterios complejos…

Lógicamente no siempre hay una distinción clara entre estas tres categorías, que se han establecido de una forma simplificada para entender las diferentes opciones del mercado.

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