(Por cierto, mi opinión sobre el cierre no tiene relevancia en este artículo, pero lo comento al final para que no parezca que quiero evitar la polémica).

El razonamiento puede parecer subjetivo y propio de mi conocida aversión al uso abusivo del Cloud computing como solución “para todo”, así que voy a ir paso a paso explicando mi opinión.

MegaUpload es un sistema de gestión documental. Permite a sus usuarios almacenar ficheros (documentos) de todo tipo, organizarlos, consultarlos y descargar una copia. Cierto que se queda bastante corto en algunas características que cualquier usuario espera de un “buen” programa de gestión documental, pero el que se quede corto en algunas funcionalidades no lo descarta como tal.

MegaUpload es un ejemplo “de libro” de Cloud Computing. En esto creo que estaremos todos de acuerdo. Reside en un servidor remoto (no sé si en Nueva Zelanda, pero si es así, no puede ser más remoto, al menos para España). Gestiona toda la infraestructura para que los usuarios no se preocupen de hacerlo. Es un servicio de pago por uso, un modelo SaaS (Software as a Service) perfecto. Accedes desde cualquier dispositivo móvil u ordenador conectado a Internet. Como decía: de libro.

El cierre ha supuesto un auténtico desastre para miles ¿millones? de usuarios. Y no estoy hablando de los aficionados a subir películas grabadas ilegalmente, canciones descargadas de otros sitios o programas pirateados. Para esos no es un desastre: total, no son sus “documentos”. Son obras de otras personas y a ellos no les cuesta nada, en el sentido monetario, perderlos. Ya buscarán otra copia y subirán a otro portal de descargas. En los que estoy pensando es en los usuarios que utilizan MegaUpload para compartir sus documentos, los que ellos crean. Textos, contratos, fotos, diseños, videos… He leído muchos comentarios de gente que lo usaba como sistema de archivo personal y no tiene otra copia de algunos documentos.

Si es tu caso, si has perdido documentos que tienes solo allí guardados, ¿qué puedes hacer ahora? ¿Reclamar al FBI? ¿Llamar por teléfono al alemán gordo? (no pongo su nombre para no indexarlo con esta página y que me la cierre el FBI, que esos primero disparan y luego preguntan). ¿Ir a Nueva Zelanda con un pendrive y sacar una copia de tus datos? Es un problema bastante serio.

Y es un problema, del modelo Cloud, que no nuevo. Hace un par de meses los servidores de Amazon de su centro de datos de Irlanda estuvieron “caídos” dos días. ¡Dos días! Si a uno de mis clientes se le para el servidor me llama a los 5 minutos. Aunque no se lo haya vendido yo.

Desde hace años, cuando algún familiar, conocido o cliente me pregunta que dónde comprar un ordenador, siempre le contesto lo mismo: Si se te rompe, ¿a quién vas a llamar? A MediaMark, se ponen los pelos de punta (servicio de atención malísimo), a tu proveedor habitual, una empresa “seria” que responde… Al técnico de la tienda de enfrente, al que saludas todos los días y que está aquí a los cinco minutos de llamarlo… ¡A Nueva Zelanda, a unos tíos que dicen que son los piratas del siglo XXI!

Estas son las cosas que no me gustan del Cloud Computing. Que pierdes el control. Que no sabes con quién te la estás jugando. Y a veces te estás jugando algo muy serio.

Por supuesto que la solución a este problema (vuelvo a lo del cierre de MegaUpload) es tener una copia de seguridad de los ficheros que tienes allí. SIEMPRE hay que tener una copia de seguridad. Llevo años diciendo que los documentos electrónicos son más vulnerables que los documentos en papel pero, a cambio, te permiten hacer algo que no puedes hacer (razonablemente) de tu archivo en papel: hacer copias. Y muy fácilmente. Y sin coste apreciable.

Mi archivo de fotografías digitales, unas 25.000, es mucho más fácil de perder que mis viejos álbumes de fotos. Pero tengo varias copias, no solo en varios ordenadores sino también en dos discos duros externos que guardo en un cajón y que no me costaron más de 100€. En cambio no se me ocurre tener dos copias de mis fotos y negativos. Si un día se queman (conozco algún caso), los he perdido para siempre (por eso los voy escaneando poco a poco).

Pero claro, hacer copias de los documentos que tienes en la nube es un pequeño contrasentido. ¿En qué quedamos, en la nube o en mi cajón? Por supuesto que en ambos sitios. Es cómo DropBox: lo uso para acceder a algunos documentos desde casa y la oficina, desde mi iPad, para compartir con clientes… Pero no se me ocurre tenerlos únicamente “en la nube”. ¿Y si mañana cierran también DropBox? ¿O Flickr? ¿O Facebook? Ya puestos, el FBI no se anda con tonterías.

Así que menos nube y más copias de seguridad “a mano”. No se trata de no usar las ventajas del Cloud Computing, que las tiene, sino de ser muy consciente de sus peligros. Y uno de ellos ha salido estos días claramente a la luz.

Nota sobre el cierre de MegaUpload: comentaba al principio que mi opinión sobre esto no tiene relación directa con el contenido del artículo, pero no la quiero esconder, a sabiendas que habrá quien la comparta y quién no.

Por supuesto que estoy totalmente en contra de la piratería. De software, de canciones, de películas. Me parece un robo, literalmente. Nadie entra en un concesionario de coches, se sube en un descapotable y se lo lleva tranquilamente. Y eso se hace, todos los días, con obras de autores, como yo, que se ganan la vida haciendo programas informáticos, o canciones o películas. Es totalmente reprobable.

Otra cosa es la forma de hacerlo. Dejar sin sus documentos a millones de usuarios “legales” ha sido una faena difícil de justificar. Hay que luchar contra la piratería, con más “cuidado”, aunque no me preguntéis cual es la mejor forma de hacerlo. No es fácil y yo no tengo la respuesta. Aunque iTunes da algunas pistas.

Y si buscas en Google “gestión documental” encontrarás 300.000 resultados.

Entonces, ¿por qué leer, precisamente, este blog?

Vivimos sumergidos en información. Nos rodea por todas partes. ¿No has entrado nunca en una biblioteca y has pensado que te gustaría leer todos los libros que hay, siendo consciente de que es imposible? Pues ahora, cada día amanecemos en una nueva biblioteca, que se renueva continuamente.

La única solución, evidentemente, es ser selectivo. Elegir lo que realmente merece la pena leer.

Así que la respuesta a la pregunta es: leo este blog porque me enseña algo nuevo (que me interesa saber) o me hace reflexionar sobre algo que sé, pero no me había planteado de esta forma.

Al menos esta es mi motivación para leer los artículos de los demás (sean en un blog o en cualquier otro medio). Si no es la tuya, házmelo saber (y a los demás lectores).

Quizás otra forma de plantearse el objetivo de este blog es pensar a quién va dirigido. Al menos es una pregunta que me ayuda al redactar nuevos artículos (no me gusta la palabra “post”, aunque sea la técnicamente correcta).

Esto es bastante más sencillo de contestar:

• Personas que están pensando en montar una empresa relacionada con la gestión documental: digitalización de documentos, custodia, destrucción certificada…
• Empresas y profesionales que tienen un “problema” con la gestión de sus documentos en papel y buscan una solución: abogados, gestorías, administrativos de todo tipo de empresas, ayuntamientos… (reconozco que estos son mis lectores preferidos porque también pueden ser clientes de mi software)
• Profesionales del sector que buscan detalles sobre aspectos concretos del “negocio”, como el servidor más adecuado, los diferentes gestores de bases de datos, los escáneres más populares…

En realidad es sencillo contestar porque no tengo más que repasar los comentarios de las entradas anteriores y su perfil profesional.

Mi preocupación es si ya está todo dicho, o queda algo pendiente. Si estos “lectores” han agotado el interés en el blog porque no les quedan preguntas sin responder.

Mi conclusión es que quedan pocos “grandes temas” por tratar. Así que no tengo más remedio que repetirme un poco, ampliar información, actualizar datos… y abrir un poco el “campo” incluyendo opiniones sobre temas no tan directamente relacionados con la gestión documental pero que, al menos en parte, resulten interesantes para mi “perfil” de lector. Eso es lo que vas a encontrar en los próximos meses. Aunque las sugerencias serían muy bien recibidas para elegir nuevos temas.

NOTA y reflexión sobre este artículo: En realidad la pregunta me la he hecho a mí mismo varias veces en las últimas semanas, con aquello del cambio de año. Después de casi tres años escribiendo sobre gestión documental, es una pregunta fundamental: ¿de qué escribir (que no lo haya hecho ya)? ¿queda algo que contar después de 150 artículos?

Si hubiera elegido un tema más genérico, como tecnología, no tendría este problema. Pero al centrarme en gestión documental el número de temas a tratar es bastante limitado. Cuando escribes un libro, o das un curso, haces un índice y tienes un final evidente a la vista. Pero un blog se supone que no se acaba nunca.
¿Es el momento de convertir este blog “dinámico” en una página Web “estática” y dar por terminado el tema.

Espero que algunos de vosotros me sugiera nuevos temas que tratar y anime un poco la discusión. Después de todo en un libro no puedes pedirle al autor que escriba algún capítulo que echas en falta, pero aquí sí puedes. ¡Hazlo ahora mismo!

Hace 27 años me compré mi primer ordenador. Un Commodore 64. Para el que no lo sepa, el número indicaba la memoria: 64KB. Hace unos días compré un MacBook Air con 64GB de disco SSD. ¡Un millón de veces más!

Hoy en una comida navideña había sobre la mesa 3 iPads. Y en conjunto unos 8 ó 9 iPhone. Apple lo ha conseguido: es un objeto de deseo. Y no solo para frikis o amantes de los gadgets tecnológicos: mi padre usa Skype en el iPad para ver a sus nietos que viven en otro país. Y mis sobrinos de 5 años juegan con soltura con los dedos. ¡Pero no están tan lejos las pantallas de fósforo verde!

¿Y los periódicos? Las ediciones en papel están muertas. Es una agonía lenta, porque la inercia de las costumbres es grande. Pero es una batalla perdida. Algunos evolucionan, como El Mundo y su Orbyt. Otros dan palos de ciego y están prácticamente en quiebra.

Con los libros está pasando lo mismo. Ya no es noticia que Amazon venda muchos más eBooks que libros en papel. Y cada semana un millón de lectores Kindle. ¡Un millón! Eso es un cambio, una auténtica revolución. A pesar de los nostálgicos del libro en papel, de pasar las páginas, del olor… Es imparable.

A finales de los años 90 vi a Ramón Tamames en una entrevista en televisión (ahora quizás lo vería en YouTube, animado por un tuit con un enlace directo). El caso es que se hacía una pregunta: ¿estamos en una revolución tecnológica o es una simple evolución de la forma de trabajar? ¿Podemos comparar esta etapa histórica con la revolución industrial, con la imprenta…?

Para contestar a la pregunta hay que fijarse en dos factores: primero que el cambio se produzca en un periodo de tiempo pequeño. Unos años. Sin duda es así. El otro elemento imprescindible es que afecte de forma sustancial al modo de vida, a nuestra forma de trabajar, de relacionarnos con los demás, a nuestro ocio… Sin duda la respuesta volvía a ser sí. La “revolución de la informática” era una “auténtica” revolución. ¡Y esto lo decía hace más de 10 años! ¿Qué no podríamos decir ahora?

Vivimos EN una revolución permanente. Los cambios se suceden a un ritmo vertiginoso. Ayer IBM vendía ordenadores gigantescos a precio de oro y hoy vende “servicios”. Los fabricantes triunfan y fracasan casi de un año para otro. Microsoft, el dominador de los 90, hoy es una empresa con una imagen de dinosaurios obsoletos. Nokia, el modelo de empresa europea, creativa, innovadora… hoy está en decadencia. Kodak, a punto de quebrar (salvo una de mis hermanas, no conozco a nadie que siga haciendo fotos en carrete).

Todo ha cambiado. Y sigue cambiando. Cada vez incluso más rápido.

Y la pregunta, la auténticamente importante, la que te afecta a tí es: ¿qué voy a hacer para sobrevivir a estos cambios? O, mejor aún, para “aprovecharme” de ellos.

¿Puede una empresa no tener página Web? Claro que no. ¿Y canal propio en YouTube? Cuenta en Twitter. Perfil en Facebook. Un blog. Usar cloud computing…

Más allá de ciertas modas pasajeras y de intereses comerciales, hay que “estar al día” para sobrevivir en este mundo cambiante.

La próxima vez que te pidan un documento y pierdas media hora para localizarlo en una estantería polvorienta… piensa si estás preparado para vivir esta revolución.

Si los Reyes Magos han sido capaces de digitalizar y clasificar las cartas de todos los niños del mundo, seguro que tú puedes hacer lo mismo con tu archivo.

Te deseo una Feliz Navidad y un próspero 2012 (a ser posible con menos papeles).

“El universo (que otros llaman la Biblioteca) se compone de un número indefinido, y tal vez infinito, de galerías hexagonales, con vastos pozos de ventilación en el medio, cercados por barandas bajísimas. Desde cualquier hexágono se ven los pisos inferiores y superiores: interminablemente…

A cada uno de los muros de cada hexágono corresponden cinco anaqueles; cada anaquel encierra treinta y dos libros de formato uniforme; cada libro es de cuatrocientas diez páginas; cada página, de cuarenta renglones; cada renglón, de unas ochenta letras de color negro. También hay letras en el dorso de cada libro; esas letras no indican o prefiguran lo que dirán las páginas…

Cuando se proclamó que la Biblioteca abarcaba todos los libros, la primera impresión fue de extravagante felicidad. Todos los hombres se sintieron señores de un tesoro intacto y secreto”.

Cuando Borges escribió este inquietante relato (publicado en 1941) obviamente no existía Internet. Cuando yo lo leí la primera vez, tampoco. Pero hace unos meses abrí un libro al azar, el tomo I de las obras completas de Borges, de 1.151 páginas, y delante de mis ojos, en la página 465 encontré de nuevo este título, “La Biblioteca de Babel”. No tuve más remedio que leerlo de nuevo.

¿Has probado a cambiar la palabra “Biblioteca” por “Internet” en el fragmento que he copiado? ¿No te parecen esas interminables salas hexagonales comparables a los también casi interminables pasillos llenos de servidores de los centros de datos? ¿No son acaso esas letras en los dorsos de los libros que …“no indican o prefiguran lo que dirán las páginas” una buena definición de las direcciones URL de muchas páginas Web?

Sea cual sea tu respuesta, a mí me hace reflexionar sobre la extensión de Internet, y su contenido. Y específicamente sobre la calidad de su contenido.

Hace 30 ó 40 años se usaba con frecuencia una expresión que ahora está en desuso. Al dar algún dato se decía “esto lo he leído en alguna parte“. El hecho de que ese dato estuviera impreso, ya fuera en un libro, una revista o un periódico, le daba cierto grado de veracidad. Había pocos libros (relativamente) y muchos menos periódicos que ahora (aunque esta tendencia puede cambiar). Se suponía que el valor de una afirmación en un medio impreso era mucho mayor que un mero comentario “verbal” porque el coste material y humano de publicar un texto implicaba una cierta selección en el contenido. No sólo por parte del autor, sino del editor. Si nos vamos otras docenas de años al pasado, sin duda esto es aún más cierto.

Hoy todo ha cambiado. Cualquiera, literalmente, no en sentido despectivo, puede “publicar” cualquier cosa (de nuevo literalmente). Cada día se crean 80.000 nuevos blogs. Como éste que lees.

Somos como los infinitos monos de Émile Borel, que en 1913 ya anticipaba que serían capaces de escribir las obras de Shakespeare tecleando al azar en una máquina de escribir. ¿Es este el origen de la Biblioteca de Babel o del propio Internet?

La cuestión que me preocupa no es si soy uno de esos monos, sino de si mis posts merecen estar en la misma biblioteca que las obras de Shakespeare (obviamente la respuesta es no, aunque en alguna galería hexagonal de los sótanos quizás tengan cabida).

El problema, en definitiva, es la calidad de los textos. La calidad del contenido de esta gran base de datos. ¿Controla alguien lo que escriben (escribimos) los monos delante de nuestros teclados?

Y, peor aún, ¿quién controla que los resultados que me ofrece el omnipresente Google estén ordenados en base a la calidad de los documentos? Porque si malo es que el contenido sea de poca calidad, mucho peor es que los mejores documentos estén sepultados debajo de otros mucho menos interesantes, pero más “populares”.

Es difícil, sino imposible, controlar la información que cada día se introduce en Internet. Pero sí puedes hacerlo con tu propia biblioteca, con tu base de datos documental.

Hace muchos años leí que una base de datos con un 5% de errores ya no es fiable. Piensa en las facturas de los clientes, por ejemplo. ¿Le mandarías una carta a tus deudores sabiendo que 5 de cada 100 ya han pagado? Sin duda sería una situación embarazosa, como poco. ¿Aceptarías que el banco se equivocase en 5 de cada 100 nóminas que te paga?

Creo que la NASA dedica el 90% de su presupuesto de software a pruebas, al control de calidad. Sin duda tu base de datos, sea de facturas o de documentos, no es tan valiosa como un satélite espacial, pero debes dedicar al menos un pequeño tanto por ciento al control de calidad. Si valoras lo que tienes.

Al final del post está su “propuesta”, que puedes consultar antes de leer las preguntas y respuestas, pero que intentaré reproducir en sus partes más importantes al contestar para ahorrarte esa consulta.

Estas son sus dudas:

1. Quisiera tu opinión con relación al sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo y que se basa en 3 puntos, versus el sistema de gestión documental basado en las 5 “patas”.

Cuando comento en mi post que un proyecto “integral” tiene estas 5 “patas” o partes ya indico que no siempre son necesarios todos los “módulos”. En realidad, este que me plantea no está muy alejado, aunque hay algunas diferencias que me gustaría resaltar (y son válidas para cualquier proyecto).

1. Echo de menos una mención expresa al sistema de copias de seguridad. Es tan importante que no se debe considerar “implícito” en la propuesta sino que debe estar claramente previsto, presupuestado y explicado al cliente. Una pérdida de datos de decenas o cientos de miles de documentos es tan catastrófica que debe estar prevista desde el primer momento. Y si es por escrito, es una buena forma de protegerse ante reclamaciones futuras. Si está bien planteado pero las copias mal ejecutadas, la culpa es del usuario/cliente. Eso es muy importante.
2. Creo que haces muy bien en dejar claro que la consultoría y el estudio de la documentación es parte importante del trabajo. Alguna vez he pensado añadir esa “sexta pata”. No es una parte “tangible”, como un escáner, pero es probablemente la más importante. El problema es que muchos clientes no son conscientes de su valor.
3. La otra “pata” que falta, la destrucción de la documentación, parece que no se aplica en este caso.

En definitiva, no es tan diferente, aunque ojo con olvidar las copias.

2. Dado que el éxito de un sistema de gestión documental se basa fundamentalmente en el software o programa, quisiera tu opinión con relación a los requerimientos de hardware y software que plantea el sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo. Es decir, ¿Qué tan bueno es, tomando como referencia la robustez, seguridad, agilidad y velocidad? Una comparación con relación a Archivatech.

Dejando a un lado, de momento, el sistema de gestión de correspondencia, planteas entregar los documentos en PDF o TIFF en forma de archivos en el sistema y con un buscador mediante navegador Web. Me parece que te quedas muy corto.

No considero suficientemente sólido, robusto, escalable… un sistema de archivo que no utilice un gestor de bases de datos para la organización física de los documentos digitalizados. Puede ser Oracle, SQL Server, MySQL… hay muchos perfectamente válidos. Pero tener los archivos en una o varias carpetas de uno, o varios, discos duros… me parece muy poco apropiado. Insuficiente.

El incremento en la seguridad, de acceso y de gestión, de un gestor de base de datos es imprescindible para tomar en serio un sistema de archivo. Además de las opciones de búsqueda de los datos. Y la posibilidad, más que recomendable, imprescindible, de añadir información adicional estructurada a los documentos o expedientes.

En definitiva, no considero una opción para un volumen importante de documentos o de usuarios un sistema así.

En cuanto al sistema de gestión de correspondencia, personalmente no me gusta nada Lotus Notes. Lo conocí cuando era un producto novedoso, ¡en 1985! Creo que solo se justiffica montar Lotus Notes si ya está instalado y hay docenas de usuarios que lo conocen.

Hay que migrar a herramientas más conocidas, abiertas y actuales. Usar un producto como Lotus Notes es crear una isla de información que no va a dar más que problemas. Yo me plantearía una migración a alguno de los sistemas “actuales”, que son muchos.

3. ¿Cómo podría determinar cuales son los requerimientos básicos necesarios (tomando como referencia las “5 patas”) tanto humanos como tecnológicos para implementar esta empresa, de tal manera de ofrecer un servicio eficiente a los clientes?

Lo primero, el conocimiento. Que está muy relacionado con la “6ª pata” ya comentada: la consultoría. Si tienes esto, tienes lo más difícil.

A continuación hay que dominar los equipos involucrados: escáneres, OCR, servidores, sistemas de copias de seguridad… Es muy sencillo porque las necesidades técnicas son elementales y la oferta es muy grande. No plantea ningún problema.

Por último, elegir el programa de gestión documental en el que almacenar los documentos que se digitalizan. Obviamente un programa como ArchivaTech te puede venir muy bien porque es muy sencillo de aprender, tanto para instalar como para utilizarlo. Estamos hablando de unos días. Si prefieres software libre, Alfresco, Nuxeo… ve contando con varios meses de aprendizaje. En el otro extremo, Sharepoint de Microsoft. También te llevará bastante tiempo manejarlo con soltura.

4. ¿Con qué conocimientos técnicos se debería contar para implementar este proyecto y realizar un trabajo adecuado en gestión documental? Es decir, ¿cualquier persona que decida implementar un proyecto de estas características, lo puede hacer sin mayores inconvenientes?

 Creo que he contestado en la pregunta anterior. Lo más importante y difícil es el conocimiento relativo al archivado de documentos, clasificación, indexación… Hay estudios universitarios, lo que ya indica la dificultad que llega a tener.

Si los proyectos son sencillos también las necesidades lo son, por lo que puedes afrontarlos sin grandes conocimientos.

Mi consejo: plantéate la colaboración con algún documentalista o archivero para desarrollar proyectos complicados y busca un buen software, y sencillo, para cubrir los aspectos claves del conocimiento.

5. Cuando adquieres un software de gestión documental, ¿existe la posibilidad de que te capaciten en su uso?

 Lógicamente depende de la empresa a la que lo compres. Nosotros, por ejemplo, tenemos material didáctico tanto para distribuidores-integradores como para clientes. En el caso del software libre seguro que lo encuentras fácilmente en Internet (aunque te tendrás que buscar la vida). Otros programas comerciales tienen también sus manuales, aunque algunos da miedo verlos (demasiado complejos para mi gusto).

Espero que estas preguntas le sirvan a mi “lector” y a otros muchos que os planteéis montar una empresa de gestión documental.

Reproduzco ahora la solución que propone y sobre la que he comentado sus preguntas:

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROPUESTO:

1. SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

 Servicio de conversión de colecciones físicas en formato de archivo de imágenes PDF o TIFF y registro de indexación, complementada con la entrega de respaldos en CDs/DVDs/Flash/intranet con buscador mediante navegador web. La solución es ideal para la sistematización de colecciones históricas y para la optimización de espacios de almacenamiento.

 SERVICIOS QUE COMPRENDE

• Conversión de documentos en archivos PDF y/o TIF.
• Procesamiento de imágenes con reconocimiento de caracteres (OCR), extracción de datos y clasificación documental de acuerdo a procesos funcionales.
• Indexación de documentos de acuerdo a criterios definidos como cliente, caso, asunto u operación.
• Procesos de control de calidad de datos.

 ACTIVIDADES

• Revisión de colecciones para procesar: estado, soporte, etc.
• Preparación de unidades para digitalización: desarchivo, desengrampado, desempastado, etc.
• Proceso de Digitalización y Registro por documento o legajo.
• Reacondicionado de unidades para Archivo.

 REQUERIMIENTO OPERATIVO

• Procesamiento in-situ o alternativamente, en ambiente remoto con flujo físico continuo de las documentaciones.

2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA

Herramienta de colaboración para la gestión documental que incorpora las funciones de registro, creación, captura mediante digitalización, procesamiento y seguimiento de la documentación en todo su ciclo de vida hasta su disposición final, ofreciendo una integración total con los servicios de mensajería electrónica.  

ACTIVIDADES DE IMPLEMENTACIÓN

• Parametrización y ajustes de Aplicación de acuerdo a relevamiento de procesos y tipos documentales.
• Instalación “Gestor Documental” para usuarios encargados de la verificación y procesamiento de correspondencia.
• Capacitación.
• Implementación y ajustes.

3. ORDENAMIENTO E INVENTARIACIÓN

 Servicio de inventariación, ordenamiento y sistematización de las colecciones  físicas de gestión y centrales de acuerdo a tipos documentales identificados y normas vigentes, complementada con una herramienta de registro y seguimiento de la mismas.

 ACTIVIDADES

• Ordenamiento e inventariación de colecciones fisicas.
• Etiquetado con códigos de barra por unidad de soporte y encajonado.
• Instalación de sistema de registro y seguimiento.
• Captura documental mediante digitalización por legajo.
• Capacitación a personal encargado de Archivos

En lugar de describirlas, os adjunto un video con las más importantes. Es una breve presentación de nuestro software, ArchivaTech, en el que, lógicamente, nos hemos preocupado en que “pase el corte”. Obviamente no es casualidad que nuestro propio software tenga estas características: lo hemos diseñado pensando en ellas.

Seguridad, utilización de una base de datos estándar (no hace falta que sea Oracle, pero que sea “conocida”), búsquedas rápidas y potentes (cuando digo “potentes” me refiero a que puedas encontrar fácilmente cualquier documento)… y, por encima de todas ellas, agilidad en la introducción de los documentos. Como bien sabrás si lees este blog con regularidad, esta es la característica más importante para que un proyecto de gestión documental llegue a buen puerto.

Hay otra característica que falta en el video: acceso remoto. El que un programa se monte en modo local frente a una instalación “cloud computing” no significa que no se puedan acceder a los documentos desde el “exterior”. Al nuestro, por ejemplo, puedo acceder desde mi iPad, usando el navegador. Sin embargo, como es una opción del programa la he dejado para otro video. Y otro post.

Instalar un sistema de gestión documental que me permita prescindir de los documentos en papel (o de la mayor parte de ellos) en mi trabajo diario es una decisión que tiene un coste importante. No solo la instalación inicial sino el tiempo de digitalización del archivo histórico y de los documentos nuevos que se van generando y recibiendo. El coste más “evidente” es el de adquisición de equipos (escáneres, un servidor nuevo, la licencia del programa, la formación inicial del personal…) Si montas software libre te puedes ahorrar la licencia pero probablemente te cueste más la formación (ya sabes mi opinión sobre el software libre )

Sin embargo esto es lo de menos. El coste de digitalizar los documentos es mucho mayor que el de instalación del nuevo sistema. Casi siempre. Para centrar un poco el “caso”, imaginaré que mi amigo abogado (viejo conocido de mis lectores) va a ser el ejemplo. Creo que es representativo de cientos, miles de pequeñas empresas, con entre 5 y 10 usuarios, muchos papeles en cada despacho, una habitación como archivo en el mismo local y un archivo “histórico” en un trastero. Seguro que el perfil os resultará familiar a muchos de vosotros.

Volviendo al coste. La instalación le puede costar unos 4.500€, o pagar una cuota de 155€ al mes. Pero digitalizar todos los documentos de su archivo le puede costar fácilmente 25.000€ si se lo hace una empresa externa o algo más de la mitad si lo hace con personal propio, que no tenga un sueldo muy alto. Queda un tercer “bloque”: los nuevos documentos. Muchos de ellos los deben digitalizar o incorporar al gestor documental los propios usuarios por lo que el coste será el tiempo que necesitan para esta tarea. Y este tiempo sí que es muy valioso.

En resumen, tenemos un “juego” en el que el coste de la “apuesta” es muy alto. ¿Habrá forma de compensarlo con el “premio”?

El premio es también variado. En primer lugar el ahorro de espacio. ¿Cuánto cuesta el alquiler del trastero con los documentos? Y no vale decir, como un cliente que guarda sus papeles en un piso en el centro de Sevilla, que no cuesta nada porque es de uno de los socios . ¡Un piso entero en Sevilla! Por lo menos está dejando de ingresar 1.000€ al mes, simplemente para tener estanterías llenas de documentos que cada año acumulan más polvo.

Esta cuenta, la del ahorro del archivo físico, es muy sencilla: me cuesta 25.000€ (por ejemplo) digitalizar todo y me ahorro el alquiler del trastero (o piso, o 4 trasteros como mi amigo) más el espacio del archivo en mi propio local, que es mucho más valioso que un trastero. Casi siempre sale “positivo” y merece la pena. Otra cosa es “animarse” a emprender la tarea de digitalizar todos los documentos y usar el gestor documental, pero desde el punto de vista económico es casi seguro que compensa.

Pero más importante aún es el día a día con los nuevos documentos. Los que te trae el cliente. Los que imprimes a diario. Los que te llegan por correo electrónico (y mucha gente imprime compulsivamente en vez de leerlos en el monitor). Hagamos la cuenta:

Coste: tiempo de digitalizar (si es un documento en papel) e incorporar al programa de gestión: entre 20 segundos y 2 minutos (lo hago a diario). Este es el coste de mi apuesta. ¿Cúal es el premio? Pues el premio es el ahorro que tendré cuando vaya a buscar este documento dentro de una hora, dos días o tres meses y lo envíe por correo electrónico a un cliente que me lo pide. ¿Cuánto tiempo tardas en localizar este documento?

Me confesaba mi amigo que el otro día su secretaria necesitó ¡dos días! para localizar un documento importante y que con él en la mano llamó a un apoderado de Madrid que lo localizó inmediatamente, mientras hablaba con él por teléfono. Dos días frente a unos segundos. No es un premio menor.

Claro que no todos los documentos los buscas alguna vez en el futuro. Muchos de ellos se guardan “por si acaso” y jamás se vuelven a utilizar. Consumen espacio (y ya hemos visto el ahorro posible) pero no tiempo.

Por tanto la cuenta correcta es, de un lado el coste de digitalización y archivo (este es un coste cierto) y de otro el ahorro de tiempo para localizarlo en el futuro (premio) multiplicado por la probabilidad de que tenga que buscar ese documento concreto. Quizás un 10% sea una estimación para este caso. Sin llegar al extremo del ejemplo, dos días, un tiempo medio sí puede ser media hora para documentos de cierta antigüedad y 5 minutos para los más recientes, los que todavía están “vivos”. Claro que estos se buscan más frecuentemente. Hagamos un par de números:

Documentos antiguos: 1 minuto de tiempo de archivado frente a un 10% de probabilidad de perder 30 minutos buscándolo en el futuro: 1 minuto vs 3 minutos. 1 punto a favor del sistema de gestión.

Documentos recientes: 1 minuto de tiempo frente a un 30% de probabilidad de perder 5 minutos: 1 minuto vs 1,5 minutos. Otro punto a favor del sistema de gestión.

Puedes hacer tus propios cálculos. Pero no hagas trampas. Piensa en los últimos documentos que has buscado entre montones de papeles. No solo hoy: ayer, la semana pasada… piensa cuánto tiempo pierdes en algo tan improductivo como es buscar un papel. Y multiplica.

Y aquí hago un inciso muy importante: estas cuentas saldrán bien solamente si el coste de digitalizar el documento y de introducirlo en el programa de gestión documental es muy bajo. Por tanto, debe ser la característica que más debes valorar al elegir un programa de gestión: la agilidad en la entrada de nuevos documentos.

Pero aún hay más que decir del ahorro de tiempo. ¿Qué pasa con los documentos que no encuentras? Sea porque se han perdido, tirado, o simplemente están tan bien “archivados” entre montañas de papeles que no hay forma de encontrarlos. Aquí el precio a pagar puede ser muy alto. Y este es el premio de la apuesta de instalar un sistema de gestión documental. ¿Puedes volver a escribir ese documento que sabes con seguridad que redactaste hace tres meses? O, peor aún, ¿puedes volver a firmar el contrato que no encuentras?

Ahora la ecuación cambia mucho porque el ahorro que supone encontrar el documento es muchísimo mayor que el coste de haberlo digitalizado y archivado en su momento.

De hecho, muchas decisiones de instalar un sistema de gestión se producen a consecuencia de un hecho “catastrófico” de este estilo: la pérdida de un documento importante, una gotera que destruye unos cuantos archivadores llenos de papeles, un robo incluso. En estos casos no hay que hacer cuentas: es evidente que merece la pena “hacer las cosas bien”.

La conclusión es evidente. Yo lo sé, porque no hay día que no localice en 5 segundos un documento que archivé ayer, o el año pasado. Quízás tú también lo sepas. Incluso mi amigo abogado, realmente lo sabe. ¡Merece la pena!

La paradoja es que la mayoría de las personas no da el paso e instala el sistema. Ocurre lo mismo que a los fumadores (o a los que nos gusta el chocolate). En el momento en que enciendes un cigarro obtienes una recompensa inmediata. Las consecuencias negativas, que sabes que existen, están muy lejos en el tiempo. Hay que tener una gran fuerza de voluntad para ser “racional” y dejar de fumar (o de atiborrarse a dulces o chuletas de cerdo).

El “coste” de digitalizar y archivar de forma ordenada los documentos cada día es pequeño respecto al premio a largo plazo. Pero el esfuerzo es “ahora” y el premio se ve lejos.

Mi consejo es evidente: no esperes a que una gotera te de un mal rato, a que un cliente te reclame una escritura que le has perdido (o no, pero el cree que sí) o a perder más tiempo buscando papeles. Haz las cuentas y decídete. Ya.

En mi quinto año en la universidad el profesor de estadística hizo un comentario que he recordado en innumerables ocasiones desde entonces. Nos dijo, a 70 u 80 estudiantes de ingeniería:“deberíais aprender bien esta asignatura porque muchos puestos de trabajo que podrían ser para ingenieros los ocupan economistas porque dominan el análisis estadístico de los costes”.

¿Qué relación tiene la estadística con la economía, los ingenieros… y este blog?

La respuesta es muy sencilla: es una herramienta que permite tomar decisiones de una forma “racional”, medida, ponderada. Y en una empresa, (o Administración o incluso en la economía doméstica de una familia) la toma de decisiones es una parte muy importante de la gestión diaria, sobre todo cuando tiene consecuencias directas en la “economía” de la empresa.

¿Cuántas líneas de teléfono debo contratar al instalar la nueva oficina para 40 empleados? ¿Cuantos cajeros debe tener un supermercado, para que los clientes no se aburran esperando su turno? ¿Cuántos escáneres me tengo que comprar para deshacerme de mi archivo de papeles? Tengo una amiga que incluso utilizaba un sistema similar para elegir entre dos posibles novios, aunque siempre tomaba la decisión final por razones “subjetivas” (cuál era el más guapo).

Pero en el caso de una empresa, se puede hacer un estudio bástante sistemático de muchas de las situaciones en las que hay que tomar una decisión y tenemos información cuantitativa de los diferentes elementos que influyen en el problema a resolver. Para ello, es muy importante ser ordenado y tener el mayor número de datos de todos los factores que forman mi ecuación. Es aquí donde la probabilidad de que ocurra determinado suceso tiene una importancia fundamental, y es por eso que estos problemas se estudian dentro de una asignatura que parece tan poco relevante en lo económico como es la estadística.

Para revisar los parámetros que tengo que conocer, usaré un ejemplo concreto. ¿Cada cuánto tiempo debo hacer copias de seguridad de mis datos? O, incluso, me puedo preguntar si merece la pena hacerlas.

Hacer las copias lleva un tiempo y tiene, por tanto, un coste. No hacerlas tiene un riesgo: perder todos mis datos. Pero la probabilidad de que se rompa un disco duro es muy pequeña (en teoría, en la práctica se rompen o fallan bastante).

Creo que ahora se entiende porqué a estos estudios se llaman “teoría de juegos“. Porque es como jugar a la ruleta, o a la lotería.

Hay un precio: el coste de la apuesta. Y un premio: lo que puedes ganar. Me “arriesgo” a perder mi apuesta a cambio de la “posibilidad” de ganar un premio.

Si se trata de un “juego justo“, el premio es proporcional a la probabilidad de ganarlo. En la ruleta, por ejemplo, apostar a un número se paga 36 a 1. Teniendo en cuenta que hay 36 números, pinta bien. Si apuesto a rojo o negro, se paga 2 a 1, que coincide con la proporción de números rojos o negros. En realidad hay una pequeña probabilidad de que gane la banca (cuando sale el número cero), pero de algo tienen que vivir los casinos, así que todos aceptamos que la ruleta es “casi” un juego justo. Saber si lo es el Black Jack es mucho más complicado porque las combinaciones son mucho más complejas.

Volvamos a nuestra pregunta: ¿cada cuánto tiempo hago copias de seguridad?

El precio de mi “apuesta” es el coste o tiempo empleado en hacerlas. El premio, más bien el castigo, es que se rompa el ordenador, o lo roben, o le caiga encima una gotera… y pierda todos los datos. Aunque la probabilidad de que ocurra es baja, quizás una vez cada 5 años o puede que nunca ocurra, el “premio” o castigo es tan grande que no hay duda de que merece la pena hacer las copias.

De hecho este es uno de esos casos en los que el castigo es tan grave o costoso que deja de ser un problema cuantitativo para serlo cualitativo. Imagina que pierdes todas las fotos de tu cámara digital. Todas. Desde que la compraste. Desde que nacieron tus hijos. Tus viajes con tus amigos o tu pareja… Es tal el “premio” que no hay que hacer las cuentas: has copias de seguridad, paga el precio.

Pero la clave de intentar que sea un “juego justo” es reducir el otro lado de la ecuación: el precio. Lo que hay que hacer es utilizar un sistema que te cueste muy poco tiempo y dinero. Un sistema automático que las hace por las noches. Un disco duro externo en el que copias determinados directorios los viernes… Hay mil formas de hacerlo.

Lo importante, desde el punto de vista de la teoría de juegos, es equilibrar el coste de la apuesta con la probabilidad de “llevarte el premio”.

Si le dedicas 5 minutos a la semana, aunque no necesites las copias en 5 años, seguirá siendo una ecuación equilibrada. Lo que no tendría sentido es dedicarle 1 hora diaria a copiar los datos de una contabilidad que puedes volver a introducir en un par de días de trabajo intenso.

Y ahora voy a aplicar esta “técnica” a la decisión que te interesa a tí, que por algo lees este blog: ¿Me compensa el coste de instalar un sistema de gestión documental y dedicar cada día unos minutos a digitalizar mis documentos en papel?

Creo la pregunta es lo suficientemente importante como para dedicarla una nueva entrada en exclusiva. Lo dejo para dentro de unos días.

Por eso, cuando llamé hace unos días a un cliente al que instalamos nuestro software hace un año y me comentó lo contento que estaba y cómo se había librado de sus 10.000 expedientes, disfruté con sus comentarios, compartí su satisfacción y terminé la conversación con una agradable sensación del “deber cumplido”. Cuando el éxito cuesta, el premio sienta mejor.

Porque este “caso” tenía algunos problemas añadidos (en realidad siempre los hay) que hacían más fácil el fracaso, que casi lo justificaban.
Y ahora que la historia ha terminado bien, creo que es interesante repasar los aspectos más interesantes porque hay muchas enseñanzas que sacar que se pueden utilizar en situaciones similares.

Esta es la historia de un médico de Sevilla que con sus 60 años, pelo blanco y la ayuda de sus dos hijas, sin ninguna experiencia previa en esta materia, consiguió lo que la mayoría de los Ayuntamientos, Ministerios o despachos de abogados no logran: liberarse de sus papeles completamente. Seguro que tú, o algún conocido, debería tomar nota.

El “sujeto pasivo”:
Vicente (el nombre es inventado pero el resto de los datos son reales) tiene una consulta en Sevilla. Es un médico “de los de antes”, que dedica una hora a cada paciente. Mientras habla con él, toma notas a bolígrafo en una hoja en blanco. Estas hojas, junto a algún análisis o informe médico adicional, forman el historial clínico de cada paciente.
Durante 40 años, al terminar la jornada, Vicente dobla los folios de cada paciente. Dos veces. Y los introduce en un sobre en el que escribe su nombre y apellidos a bolígrafo.
A continuación guarda los sobres de cada día en un archivador metálico, tan grande como una nevera, en el que los sobres están ordenados alfabéticamente.
Cada día, antes de empezar las consultas, va al archivador y busca los sobres de los pacientes de ese día, para tener su “historial” a mano cuando los va recibiendo.

Cuando nos llamó por primera vez tenía unos 10.000 sobres (historiales) en dos archivadores.

El problema:
Como en casi todos estos casos, Vicente tenía dos problemas:

1.- El espacio. 10.000 sobres son muchos sobres. A pesar de hacer “limpieza” cada pocos años (lo que le consumía mucho tiempo adicional), el volumen era ya bastante grande para la cocina del piso en el que tiene su consulta (no sé por qué pero siempre los archivos están en las cocinas).

2.- El tiempo que empleaba cada día en localizar los historiales y volver a ponerlos en su sitio al final del día. No demasiado tiempo, pero una indudable molestia diaria.

Además, en verano Vicente pasa consulta en otra ciudad y tenía que llevarse los historiales con antelación, previendo los pacientes que iba a recibir.

La solución:
Vicente vió nuestro programa de gestión documental, ArchivaTech, en la gestoría de un amigo y se dió cuenta de que podía resolver su problema. Nos llamó y le instalamos el programa en una mañana.
Concretamente le llevamos:
1.- Un servidor Hewlett Packard básico con Windows 2008 server.
2.- Un gestor de base de datos Oracle 11g.
3.- El programa de gestión documental en dos puestos de trabajo.
4.- Un escáner Fujitsu ScanSnap S1500 de 20 páginas por minuto a doble cara.

La formación nos llevó apenas una hora, incluyendo el uso del programa y el proceso de digitalización.

El coste:
En modo de alquiler (o pago por uso). 165€ al mes. Incluyendo el servidor, Windows, Oracle y el escáner.

La digitalización:
Esto es lo que más me ha gustado del proyecto. En 7 meses, sus dos hijas, sin experiencia previa en este tipo de trabajo, han digitalizado los 10.000 historiales clínicos. Dos metros cúbicos de papel a la basura.

Situación actual:
Ahora, cuando recibe a cada paciente, Vicente sólo tiene que poner su nombre o DNI en ArchivaTech y consulta inmediatamente su historial completo. No tiene que preparar la visita. No tiene la mesa llena de papeles. Ni espacio de archivo en la cocina. No tiene que levantarse y buscar de nuevo si se ha olvidado de algo o equivocado al elegir el “sobre”.

Cuando está en su consulta veraniega, se conecta desde su portátil al servidor con un programa de control remoto y accede a los historiales como si estuviera en Sevilla.

Las claves:
Lo más importante para conseguir el éxito en este proyecto es que Vicente se ha “implicado” directamente. Ha querido hacerlo, y ha puesto los medios necesarios (que en este caso eran sencillos). Ha vencido la “pereza” inicial de digitalizar los historiales sabiendo que le llevaría meses empezar a recoger los frutos de ese trabajo. Esta es la clave principal de su éxito.

Y hay otro par de ideas importantes:

1.- La sencillez de manejo. Vicente no es un forofo de la informática. Es un usuario tardío que se maneja con lo mínimo. Pero la facilidad de uso del programa y acceso a los historiales no le ha supuesto ningún obstáculo. Desde que vio el programa en la gestoría de su amigo se dio cuenta de que él podía usarlo fácilmente.

2.- La agilidad en la entrada de la información. Siempre digo que esta es la clave de un proyecto. Si tardas demasiado en introducir los documentos, el fracaso está asegurado. Los programas de gestión, documental o no, son una herramienta de “productividad”. Si te “piden” más de los que te “dan”, no sirven. En este caso, con la inestimable ayuda de un escáner ScanSnap, las dos hijas de Vicente introdujeron todos los historiales en solo 7 meses. 40 años en 7 meses. Es un trabajo que compensa.

Ahora, mira a tu alrededor: ¿cuántos papeles, archivadores, armarios, trasteros… puedes tirar a la basura si te lo planteas con un poco de visión de futuro? Si Vicente lo ha hecho, tú también puedes.