La gestión documental: ¿Vale la pena?
Todos estamos anclados en nuestra forma de toda la vida de hacer las cosas.
Se presenta una avance para las oficinas como es la gestión documental. Sobre papel es estupendo, rentable, asequible, etc. Pero requiere un reajuste–de más o menos envergadura–en nuestra forma de hacer las cosas en nuestra oficina.
¿Vale realmente la pena apuntarse a las ventajas que brinda la gestión documental?
Fernando,
Esta pregunta – idéa, la lanzo al Foro:
Esto de la gestión documental empezó a rondar en mi cabeza porque se me van acumulando los archivos (en su mayor parte de aplicaciones de office y pdfs) y no sabía como ordenarlos de la forma más efectiva posible. Al principio los tenía los de cada aplicación por separado y en algunos casos, como en el Word, tengo subcarpetas para clasificar los documentos por tema (sobre todo por a quién hacen referencia). Luego me encuentro con que en reuniones… se usan distintos tipos de documentos, relacionados con un tema (por ejemplo un excel, un word, y un docuemento que me lo mandan escaneado…) y el sistema de ordenación no me sirve.
Desconocía que existiera esto de la gestión documental, pero por lógica me parecía que tenía que existir.
Mi primera idéa de un gestor de documentos era algo similar a cómo funciona el programa PICASA (¿lo conoces?) con las imágenes, que simplemente las tiene localizadas en cualquier ubicación del disco y te permite agruparlos a tu antojo, poner etiquetas…
Preguntando a algunos por aquí y mirando por internet, no he visto nada parecido. ¿sabéis si existen? Tiene que haber. Mi experiencia con la informática es que va por delante de mi imaginación…
En su lugar encuentro aplicaciones muy serias, como la vuestra, que se me antojan exageradas para mis necesidades.
Luego está lo de encripar lo documentos. Me parece útil, para añadir seguridad, pero bueno, tampoco manejamos altos secretos, como los de wikileaks. En tu blog (lo he descubierto hace poco) lo vinculas con la firma electrónica … que también me parece interesante.
Lo de la firma digital es otro tema que tampoco tengo claro hasta qué punto garantiza que sea uno mismo el firmante. Creo que eso sólo se conseguiría reconociendo huellas digitales…
En uno de tus post sobre el tema, hablas de las opciones de Camerfirma. No tiene sentido. El que firma es la persona, que puede firmar un documento de empresa, si tiene poderes para ello, o su propia declaración de la renta. Quiero decir que puede hacer un uso de empresa o un uso privado y lo que el sistema tiene que garantizar, a mi juicio, es que el firmante es la persona que se supone que es.
Un saludo.
Hola de nuevo.
Me gusta mucho tu razonamiento porque es justamente el que suelo utilizar para explicar porqué una empresa necesita algo más que un escáner para organizar sus documentos.
El problema, como bien dices, es que un programa como ArchivaTech, basado en Oracle, es algo exagerado para tus necesiades, vamos que no quieres matar moscas a cañonazos.
Cuando me preguntan cual es el momento en el que necesitas realmente un programa “serio” casi todo el mundo espera un número, una cantidad de documentos (archivos) a partir del cual es aconsejable montar un programa. En realidad el número de documentos es menos imporante que el número de usuarios. Aquí sí surge una necesidad clara: diferentes usuarios accediendo desde diferentes ordenadores.
Si no es tu caso, puedes apañarte perfectamente con programas “de escritorio”, monopuesto, como Paper Port o Rack2 filer, que vienen de regalo con algún escáner o cuestan menos de 100€. O quizás mejor aún, el “Google desktop” que funciona muy bien para un solo ordenador.
Si tus necesidades “crecen”, tendrás que dar el salto. Aunque 130€ al mes no es un precio muy alto si vas a gestionar decenas de miles de documentos y perdéis el tiempo con frecuencia buscando ese archivo que sabes que está en alguna parte.
En cuanto a la firma, es un dispositivo más de los muchos que hay para mejorar la seguridad. Personalmente creo que es muy adecuado para muchas de las necesidades diarias. Los sistemas biométricos los veo muy bien para control de acceso (huellas en un portátil o similares) pero para enviar documentos o almacenarlos de una forma “fiable”, funcionan bastante bien.
Si te quedan dudas, adelante. Para eso está este foro.
Probaré con la versión sencilla del Google Desktop. Creo que no me da la opción de agrupar distintos documentos, pero por empezar por algo…
Gracias por tu recomendación.
Hola, Te felicito por tu publicacion de mucha informacion y sobre todo muy claro, Ahora fijate que nosotros tenemos una base en ORACLE, Pues resulta que al parecer los usuarios tienen el problema que solo para un modulo se estan tardando en aplicar cualquier proceso, ya sea consulta, ejecucion de reporte o bien con un simple select que le demos se tarda un mundo. esto nos esta creando serios conflictos. Tu me puedes guiar que procedimiento debemos seguir para solventar este problema.
De antemano muchisimas gracias
Hola José, gracias por tus comentarios. Me alegro de que te resulte de utilidad.
Me he encontrado en muchas ocasiones con la situación que comentas. Es frustante saber que hay algo que falla, pero no saber qué. De hecho, suele ser más complicado y largo detectar el error concreto, saber qué “pieza” está causando el problema, que corregirlo. Y este comentario es frecuente, lo que hace que me plantee con frecuencia si debería hacer un blog solo de Oracle.
Volviendo a tu pregunta, como supongo que imaginas es imposible ayudarte con precisión sin tener mucha más información. Pero en absoluto voy a dejar de intentar ayudarte.
Cuando estoy en una situación como la que comentas, me gusta (y me viene muy bien) imaginarme el proceso “completo” que sigue la consulta: identificar TODOS los “eslabones” de la cadena que unen la consulta del cliente con el resultado. Simplificando un poco, estos son:
El ordenador “local” desde el que se hace la consulta: es rápido, cómo anda de memoria, el disco duro, la conexión a la red local. Si el problema se presenta en todos los equipos que hacen consultas y tienen diferente hardware y configuración, ya puedes descartar esta pieza como la culpable del retraso.
La red: el cableado da problemas, el conmutador o concentrador es rápido, está colapsado… Si el problema es generalizado, puede ser la causa. Si otros programas van bien de velocidad al utilizarlos en red, entonces lo puedes descartar.
El servidor: es importante que el hardware esté bien dimensionado: memoria, velocidad del disco duro, conexión a la red… Es fácil ampliar algunos elementos, pero con frecuencia no son la causa del problema por lo que no sirve para nada aumentar lo que ya era suficientemente grande.
La configuración de Oracle: el famoso “tuning” que es muy potente pero complicadísimo. Es imposible resumir la cantidad de parámetros que puedes cambiar para mejorar el acceso de Oracle. Son cientos. Hay algunos libros muy buenos que revisan los más importantes. Si montas Oracle con regularidad, te recomiendo buscar alguno.
El software de acceso a la base de datos: me he dejado para el final el más importante. Es muy frecuente que una consulta SQL inadecuada provoque una caída enorme en el rendimiento. Hay que tener en cuenta cómo funciona Oracle al hacer una consulta que puede generar el envío de mucha información que colapse momentáneamente la red. O, simplemente, que requiera mucho tiempo de proceso. La mejor forma de saber si es vuestro caso es hacer la consulta desde una consola SQL (hay varios programas que lo permiten).
Oracle es un gestor muy probado. Si va lento, algún eslabón de esta cadena será responsable. La buena noticia es que tiene solución. Seguro. La mala noticia es que no siempre es fácil encontrarla.
Un saludo.
Hola Fernando, llevo bastante tiempo dandole vueltas a la cabeza, sobre la creación de una empresa de Servicios, dedicada a la gestion documental, a prestar el servicio a empresas sobre escaneo de documentos, pero la verdad es que no se por donde empezar. Me gustaria que me indicases si es posible los passos a seguir para la creación de la empresa.
Gracias.
Hola Jose.
No es demasiado complicado, pero tampoco elemental.
Te recomiendo que empieces por ver mi video de “las 5 patas de un proyecto de gestión documental” para que veas en cual de esas “patas” o servicios te quieres posicionar. O si quieres ofrecer un “servicio integral” a los clientes, que sí resulta más complicado.
Si lo que estás pensando es en ofrecer servicios de digitalización, tienes que empezar por manejarte con los escáneres que utilizarás para la conversión de los documentos en papel a ficheros informáticos. No es difícil, pero tienes que tomar algunas decisiones importantes, qué escáneres utilizar, y realizar una primera inversión. Aquí los errores se pagan, porque no hay vuelta atrás.
Mi consejo, para este tipo de servicio, es que no te limites a convertir los documentos en archivos y los entregues al cliente en un DVD o similar sino que lo incorpores a un programa o una base de datos que permita al cliente “gestionar” los documentos o incorporarlos a su propia base de datos, aunque esta opción es más complicada. De esta forma le das un valor añadido. Obviamente ArchivaTech es una opción, aunque ni mucho menos la única.
Y te recomiendo que hagas pruebas “reales” de escaneado antes de hacer un presupuesto. Un error al estimar los tiempos cuando se multiplica por 10 ó 20 mil documentos te puede salir muy caro.
Si tienes más dudas, que seguro las tendrás, no dejes de consultarme.
Un saludo y suerte.
Hola; soy recien llegado, por búsqueda google intento encontrar un programa de gestión documental y me parece francamente interesante el vuestro, con la posibilidad de visualizar “lo” escaneado, y usar arrastrar como medio de clasificación.
Soy abogado, y tengo una duda que me interesa resolver: para decidirme
No sé si esta es la vía para plantear preguntas, pero bueno, lo hago y en caso de no ser así ruego me indiquéis como dirigiros mis dudas: soy abogado y mi trabajo “mas pesado” es clasificar diariamente las más de 30-50 notificaciones de juzgados, de escritos que presento, y de copias selladas por los diferentes juzgados de los escritos presentados. Claro: desgrapo todo ese material, y lo escaneo todo de una sola vez, quedándome un solo pdf de 100-200 páginas, al que debo asignar un nombre, que luego tengo que “ir leyendo”, para extraer del pdf las páginas que corresponden a cada procedimiento, y después, pedir que lo guarde en la carpeta correspondiente a cada procedimiento debiendo nuevamente asignar nombre a ese nuevo específico pdf . Vamos, una pérdida de tiempo terrible, pero necesaria. Es más rápido así que escanear “separadamente” cada notificación, escrito, etc, separadamente, y tener que asignar en cada escaneo un nombre. Viendo que vuestro programa, el video explicativo, ya veo que dispone de una visualización previa en pantalla de lo escaneado; y eso de “arrastrar” me parece una maravilla. Mi pregunta es: siendo mi método de trabajo el que he explicado, ¿puedo ver en dicha presentación cada una de las páginas escaneadas (en un lote de 100 pag, p.e.), como un archivo “individual”, seleccionar las que me interesen, y arrastrarlas a su carpeta? es decir, sin necesidad de hacer la operación del pdf acrobat X10 “extraer” y “guardar como”?
en caso de no ser así, directamente desde vuestro programa, existiría otro “previo” software que permita ese procesamiento de extracción simple, que luego remitiera lo extraido a vuestro programa para ya proceder a la clasificación de las páginas o conjunto de páginas extraido?
Me interesa mucho la respuesta, porque sin duda me interesa mucho vuestro programa para facilitar mi trabajo. Gracias anticipadas
Bueno, felicidades por el blog,
Estimado Jaime:
Ante todo disculpas por no contestarte antes. Estaba en Sevilla, precisamente haciendo una demostración de ArchivaTech a un grupo de abogados y procuradores. No es casualidad, es que andáis todos buscando lo mismo.
Precisamente dedicamos un buen rato a comentar la operativa diaria y la mejor forma de hacer el trabajo repetitivo, como el que tú comentas.
No es fácil tener esta “conversación” por escrito. Te sugiero que hablemos por teléfono, o Skype, y lo comentemos con la agilidad de una conversación, en la que puedes pedir más datos, rebatir argumentos… en fin, que es mucho más ágil.
Ya te adelante que el sistema que utilizas me parece complicado porque pasas mucho “trabajo” al proceso del PDF. Pero hay algo que se me escapa y creo que está relacionado con tu sistema de archivo.
¿Quedamos para una conversación?
Me puedes mandar un correo a direccion@mtcsoft.es
Un saludo.
Disculpad, ya que estoy…; en relación con lo anterior, tego un scansnap de fujitsu, y quizá haya algún escaner con un software incorporado que sirva a la función que os he comentado; el rpoblema de los escaneres que se anuncian como “auto clasificadores” es que funcionan con código de barras, pero… evidentemente los Juzgados o los organismos externos a mi empresa no me envían sus notificaciones con “mi” código de barras, con el cogigo de barras que yo he asignado a mi expediente, por lo que tal tipo de escaner no me es util.
Siendo que el elemento común que “unificaría” mis escritos y los documentos externos (para una clasificación automática por un único codigo, cual sería el de codigo de barras), es, el nº de Juzgado, y el nº de procedimiento, y el nombre de mi cliente ((nombre que aparece en las notificaciones del juzgado
Buenas tardes:
Lo felicito por este blog tiene muy buenas publicaciones y además brinda orientación para quienes tienen dudas y problemas con la gestión de sus documentos.
Soy una archivista Colombiana que sueña con el reconocimiento y el respeto que merece nuestra disciplina en mi país. Estoy trabajando en ello desde el ejercicio de mi oficio y no ha sido facil pero aún así no desfalleceré.
Gracias.
Gracias por el comentario. A veces me cuesta seguir, son ya dos años y medio. Comentarios como el tuyo animan.
Por cierto, en Colombia tenemos ya distribuidor de nuestro software. Espero que pronto sepas que alguna empresa de tu país lo ha instalado.
He encontrado vuestra pagina y me ha parecido muy interesante, llevo tiempo pensando en digitalizar dcoumentos para tenerlos mejor gestionados, por ello me gustaria que me aconsejasen sobre cual escaner escoger de entre estos dos:
- Fujitsu scansnap S1500.
- HP Scanjet Professional 3000.
Son de precios similares, pero tengo dudas sobre compatibilidades, con sistemas mac/windows, cual tiene mejor software, en fin espero que puedan aconsejarme.
Gracias.
Sin duda alguna el Fujitsu. Es el mejor en su gama. Hemos vendido más de 600!. Yo mismo tengo uno.
Trae un buen software y es muy robusto manejando el papel.
Ojo, la versión Mac es diferente. Creo que no es compatible.
Gracias por la rápida contestación, por cierto he visto que hay una versión de dicho escáner (Fujitsu scansnap S1500) con un software llamado “Rack2-Filer versión 5.0” quería preguntar si dicho software es imprescindible y si viene en idioma español.
Gracias una vez más.
Rack2-Files es un pequeño gestor documental con un interfaz muy atractivo. No es imprescindible en absoluto. Es un complemento.
Personalmente no lo veo interesante porque puedes hacer casi lo mismo con el propio explorador de Windows y te obliga a aprender un nuevo programa.
Creo que un gestor documental debe utilizar una base de datos. Este es poco más que un juguete.
El manual viene en español, pero no he instalado el software.
Buenos dias Fernando,
Ante todo gracias por la información que aportas aclara muchas dudas, especialmente interesante me ha parecido en el articulo “Digitalización Certificada de Facturas” la mencion que haces sobre que a nivel legal puede haber problemas con una factura digital.
Quería consultarte dudas respecto a todo esto de los documentos digitales. Es posible que toda la documentacion de una empresa teoricamente pueda ser digital? Contratos, albaranes, facturas, impuestos…. ? Tanto inicialmente, generando el archivo correspondiente y utilizando firmas electronicas sin llegar a imprimirlo como escaneando la documentacion que ya existe en papel segun la normativa legal vigente? Podrias indicarme como puedo obtener informacion concreta sobre esto?
Gracias de nuevo
Saludos
Es una buena pregunta. El problema es que, como todos los temas relacionados con el Derecho, admite interpretaciones.
Algunas ideas que sí están claras:
- Firma digital. Sustituye a la firma manuscrita por lo que los documentos electrónicos firmados digitalmente tienen el mismo valor que los documentos en papel. A pesar de ésto, algún juez puede ser reticente a aceptar los documentos digitales y, aunque lleves razón, no es bueno discutir con un juez.
- Facturas. Las electrónicas son perfectamente válidas y sustituyen a las impresas en papel. Ojo con los requisitos técnicos que deben cumplir.
- Facturas “digitalizadas”. Con las emitidas no hay problema. Con las recibidas debes usar un software homologado. Y ojo con la posible exigencia de un juez, que puede pedirte el original en papel.
- Contratos y demás documentos digitalizados. NO sustituyen al original en papel. En cualquier momento, unas semanas, unos meses, quizás un par de años, saldrá una normativa que permitirá digitalizarlos y destruirlos, dando valor a la versión digital. Llevamos, yo desde luego, varios años esperando que la Administración dé este paso, pero les está costando. Todo parece indicar que será pronto.
Hasta entonces, por más que algunos digan que ya es posible, es “delicado” arriesgarse a destruir todos los papeles. Puedes encontrar un juez poco amigo de lo digital y que no le dé valor a documentos que no están impresos y firmados “a la antigua”.
Pero, sin duda, esto está cambiando y en poco tiempo podremos dar el paso definitivo al documento digital.
Es un tema muy interesante y tengo previsto pedir a unos conocidos, expertos en la materia, que colaboren con algún post sobre este tema.
Gracias de nuevo Fernando, es dificil encontrar informacion tan concreta como la que me has facilitado.
Saludos