Sin embargo, esta reducción de tamaño también tiene algunas ventajas y, sobre todo, el nuevo enfoque estrictamente profesional lo hace mucho más eficaz. Los visitantes no han venido de paseo. Buscan respuestas concretas, productos concretos, posibles socios. Casi todas las consultas merecen la pena. Y no hay niños pidiendo caramelos o bolígrafos.

Este año el SIMO ha coincidido con el último lanzamiento de Apple, el iPhone 4S. Obviamente por casualidad. Apple no cuenta con el SIMO, como tampoco lo hacen los demás fabricantes cuando lanzan nuevos productos. El mercado es muy exigente y casi nadie espera para lanzar sus novedades. Puede que cuando lo hagas tus competidores te hayan adelantado.

Pero, a pesar de todo, tres días hablando con 40 ó 50 visitantes “profesionales”, además de con algunos expositores vecinos, proporcionan algunas noticias interesantes y reflexiones que voy a compartir con vosotros, de forma bastante desordenada.

1.- La gestión documental sigue de moda. Este año nos limitamos a poner información de nuestros dos programas de gestión documental: ArchivaTech y ArchivaClinic para que el visitante ocasional tuviera claro qué es lo que ofrecíamos. El resultado fue una sucesión casi ininterrumpida de personas interesándose por nuestra oferta. Hace tiempo que los programas de gestión documental dejaron de ser aplicaciones caras y complejas, exigentes en cuanto a los requisitos de los equipos de almacenamiento. Aplicaciones limitadas, en definitiva, a grandes empresas o Administraciones.

Las PYMES también quieren liberarse de sus papeles. Entienden perfectamente que los documentos digitales son más el presente que el futuro y saben que la “oficina sin papeles” está a su alcance.

2.- Los proveedores de equipos y soluciones quieren tener programas atractivos que ofrecer a sus clientes. Fueron bastantes los posibles distribuidores que se interesaron por nuestro software. Y la historia que contaban se repitió bastante: “tengo varios clientes que me piden soluciones de gestión documental y estoy buscando un producto que esté consolidado porque no me planteo desarrollarlo yo mismo”.

Desde dueños de empresas de fotocopias de Santiago de Compostela a distribuidores de equipos multifunción de Las Palmas. Es una necesidad generalizada. “Cada vez hago menos fotocopias y escaneo más“, me contaban. No me extraña: en mi empresa tengo prohibido hacer fotocopias. Cuando fotocopias un documento lo haces para esa ocasión. Si lo escaneas, lo haces para siempre, será la última vez que lo hagas. Y el fax ni se nombra. Es un producto obsoleto que odio.

En resumen, las PYMES (y aquí incluyo despachos de abogados, gestorías, asesorías y pequeñas empresas de todo tipo) quieren sus documentos escaneados y sus proveedores buscan soluciones en el mercado.

3.- Muchas empresas están escaneando sus documentos o generando directamente archivos digitales (Word, PDF, Excel, correos…) o solicitan a la fotocopiadora de toda la vida que se los escaneen. Pero solo algunas se dan cuenta de que guardar los archivos en Windows no es la solución. Este proceso – empezar a digitalizar, guardar en carpetas, quedar desbordado por el número de archivos, buscar un software de gestión – es casi inevitable si la empresa maneja varios miles de documentos al año. Pero algunos visitantes estaban todavía en la fase inicial y no veían la necesidad de comprar un software de gestión. Es cuestión de tiempo. Quiero decir, de volumen de documentos. Las carpetas de Windows funcionan bien hasta unos pocos miles de documentos (y eso si eres muy ordenado al clasificar los documentos). Llegado un momento, necesitas herramientas de búsqueda y funcionalidades adicionales de control de acceso, restricción en la creación de carpetas, enlace con el correo… Es una evolución inevitable.

4.- Si tienes que escanear un archivo histórico “de verdad”, necesitas un escáner “de verdad”. Fujitsu nos dejó uno de sus escáneres de alta productividad. 70 páginas por minuto a doble cara. No es demasiado grande, pero el rendimiento es espectacular. Uno de nuestros visitantes se convirtión en ”admirador”. Trabaja con las típicas impresoras multifunción que no son más que fotocopiadoras evolucionadas. Nada que ver con estos escáneres de doble lector. Mientras el escáner tenga que dar la vuelta al papel y volver a pasarlo por el cristal, no será oportuno para grandes volúmenes. A pesar de ocupar 4 ó 5 veces el volumen de estos escáneres.

A veces es difícil elegir el modelo adecuado pero hay una regla clarísima: para un uso irregular, unas docenas de folios al día repartidos en 20 ó 30 documentos, elije un modelo de sobremesa (como el ScanSnap S1500) de unas 20 páginas por minuto a doble cara y poco más de 500€. Cómodo, al lado de tu ordenador, ocupa poco espacio y no te tienes que levantar para escanear un contrato o un folleto que te entregan en mano.

Pero si tienes que digitalizar una habitación llena de papeles, necesitas un escáner “profesional”, con un sistema de alimentación adecuado y unos buenos rodillos que aguanten 40 ó 50 mil folios al día sin inmutarse. Eso sí, necesitarás dos o tres personas para “alimentar” a la bestia y al menos una o dos más para indexar los documentos que se generan. Así sí puedes afrontar un proyecto de digitalización de un archivo de varios años.

5.- El cloud computing está presente de forma generalizada pero ya no es la avalancha de marketing del año pasado. La mayoría lo considera una tecnología con grandes ventajas y lo incorpora a sus productos y servicios pero ya no hay que darle tanta publicidad. Por una parte no es novedad, ya que todos la tienen. Por otra, casi se da por supuesto que tu producto la utiliza, por lo que no es necesario hablar de ella con tanta vehemencia.

Nosotros, por ejemplo, tenemos una versión Web de ArchivaTech y ArchivaClinic que permite ofrecer servicios de gestión documental en la nube. Suelo empezar las demostraciones por esta parte, entre otras cosas porque el interfaz es muy atractivo y con un iPad el impacto es aun mayor. Hacer zoom en un documento gráfico en PDF con los dedos resulta siempre sorprendente, sobre todo cuando piensas que ese archivo está en un servidor no sabes dónde (en la nube aparentemente, aunque en nuestras oficinas en este caso). Pero luego paso a enseñarles la versión “de sobremesa” que en la mayor parte de los casos es más apropiada para mis clientes (sobre todo por el ancho de banda).

La “nube” está en todas partes, pero no reclama un protagonismo absoluto.

6.- Fuera del ámbito de la gestión documental, me llamó la atención la impresora 3D de HP. Es ya un producto casi de consumo. Un poco voluminosa, como una láser con dos o tres bandejas de 500 folios, pero lo suficientemente pequeña para ponerla encima de la mesa. En unos minutos te “imprime” una pieza en plástico con una precisión más que sorprendente. Y con huecos, recovecos y agujeros de todo tipo.

Y en el pabellón de enfrente una feria de reprografía. Impresoras de más de dos metros de ancho creando posters preciosos en pocos minutos. Sobre papel, vinilo, tela… Cortadoras de cartón, de metacrilato, de metal…

El hardware no deja de sorprendernos, aunque la sensación es que se ha convertido en una “commodity”. Todo es posible. Todo es sencillo. Los ordenadores son muy rápidos. Los ploters imprimen documentos preciosos. Las impresoras esculpen pequeñas maravillas en plástico. La capacidad de asombrarnos es limitada. Así que al final, lo que marca la diferencia es el software, la experiencia de usuario de la que he hablado antes (“El Secreto de Apple“).

Y como ejemplo, una anécdota de este año. El primer día me hicieron cuatro entrevistas para la televisión. A la responsable de comunicación de la feria le gustó nuestro software ArchivaClinic, sobre todo porque este año la feria se dedicaba a e-Salud. Nos mando a los periodistas y cámaras y durante casi una hora me grabaron mientras les contaba las maravillas de nuestra aplicación y como los médicos pueden consultar los historiales clínicos de sus pacientes con un iPad, de forma inmediata y con acceso directo a través de cualquier dato del paciente.

En el telediario de la noche de Antena3 compartí espacio informativo con el recién lanzado iPhone 4S (hasta aquí suena muy bien). Durante 3 segundos se pudo ver mi mano manejando un historial clínico sobre la pantalla del iPad. Ni una mención a los médicos, a los archivos, al ahorro de tiempo. Solo la mano.

Mi conclusión es que lo realmente llamativo de nuestro producto, lo que llamó la atención al periodista, fue la “usabilidad“. Todo el SIMO reducido a una mano haciendo zoom sobre el más cómodo, revolucionario y atractivo invento de Steve Jobs. ¡Viva Apple y viva el software!

Aunque el número de asistentes y empresas expositoras es hoy solo una fracción del que solía ser habitual hace sólo 5 ó 6 años, la feria sigue siendo un lugar de encuentro para profesionales del sector.

Este año estaré de nuevo en el stand de MTC Soft durante los tres días que dura la feria y te invito a que aproveches la ocasión para conocernos en persona, saludarnos de nuevo (si ya nos conocemos) o simplemente repasar las novedades de nuestro software de gestión documental, ArchivaTech, o la versión para historiales clínicos de hospitales, ArchivaClinic.

La principal novedad respecto a versiones anteriores es el nuevo “módulo Web” que permite acceder a la base de datos de documentos de ArchivaTech usando simplemente un navegador. Tanto en una intranet como desde cualquier dispositivo conectado a Internet (si así se configura la instalación) es posible consultar los PDFs, documentos Word, Excel… almacenados en Oracle con, si cabe, mayor facilidad de uso.

Si te pasas por nuestro stand no dejes de preguntar por mi.

El jueves 16 participaré en el evento que organiza Fujitsu en el Palacio de Congresos de Madrid, en el Paseo de la Castellana.  

Estaré allí todo el día en un stand, enseñando ArchivaTech y ArchivaClinic a todos los interesados en gestión documental que se acerquen por allí.

Creo que es una estupenda ocasión para conocernos personalmente, suponiendo claro está que ese día estés en Madrid.

Si te animas, no olvides que hay que registrarse antes en la Web del evento.

Copio a continuación la invitación oficial del evento. 

Del 5 al 7 de octubre se celebra la feria de informática y telecomunicaciones SIMO Network en Madrid, en el pabellón 10 del recinto ferial de IFEMA, muy cerca del aeropuerto.

Durante muchos años “el SIMO” era la feria anual de referencia en España. Los hoteles se llenaban, las empresas montaban gigantescos stands y mostraban sus novedades. Acudían cientos de miles de personas durante toda una semana. Muy al estilo del CeBIT de este año, al que también acudimos con un stand, y al que asistieron 340.000 personas.

Las últimas edicions del SIMO han sido mucho más modestas y han cambiado el enfoque. Ahora es una feria mucho más corta, solo 3 días, pequeña, solo un pabellón, y orientada al 100% al visitante profesional. Por este motivo, este año acudimos por primera vez como expositores.

MTC Soft estará presente en el stand H19 (Pasillo H, entrando a la derecha).

Para los que estéis en Madrid alguno de estos días, es una ocasión estupenda para conocernos personalmente, para ver nuestro software de gestión documental, o la versión para clínicas. Para discutir sobre clasificación de la documentación. O hablar de discos duros SSD (por cierto, llevaré uno ya que han generado mucho interés).

¡Te espero por allí!

Siguiendo mi guión habitual, primero hablé unos minutos de “teoría”, en este caso utilizando el guión de “las 5 patas de un proyecto integral de gestión documental” que he utilizado en ocasiones anteriores. Puedes ver un video y una explicación del contenido en una entrada de este mismo blog de hace unas semanas. Una parte importante es saber los motivos de cada empresa para instalar este software (de esto hablé en la entrada anterior) y siempre pongo el ejemplo del archivo de los abogados o juzgados al que da miedo entrar por si se te cae encima, sin saber que la prensa local destacaba un accidente laboral en un juzgado granadino esa misma mañana (no es broma, llevaron al trabajador al hospital).

A continuación pasé a la parte “práctica”, empezando por un ejemplo de escáner de sobremesa. Como es habitual también, utilicé un ScanSnap S1500 que tiene una relación prestaciones-precio sorprendentes. Y, también como es habitual, los asistentes que no conocían este tipo de escáneres se sorprendieron agradablemente. En la mayoría de las empresas que no han “entrado” aún en el proceso de digitalización de su documentación tienen una impresora multifunción que “también escanea”. Cuando ven un escáner tan pequeño trabajando a 20 páginas por minuto y a doble cara se quedan muy sorprendidos. Y más aún del precio (poco más de 500€). Ya he comentado en varias ocasiones que mi instalación “ideal” en una empresa consiste en varios de estos escáneres junto a los usuarios más activos, frente al modelo habitual de una “supermultifunción” de varios miles de euros y un metro cúbico de tamaño colocada en alguna sala más o menos remota de la oficina. Es lo que llamo “informática distribuida” frente a “centralizada”.

Una vez que los asistentes quedaron impresionados con el escáner (parece que vendo hardware y no software), les hice una demostración muy breve de nuestro programa de gestión documental, ArchivaTech, para ver de forma muy práctica las cualidades que deben buscar al evaluar este tipo de software, y que si eres lector habitual de este blog te sabrás de memoria: seguridad en el acceso, seguridad de los documentos almacenados, sistema de búsquedas potente, facilidad de uso y agilidad en la introducción de la información. La demo fue muy similar, incluso en extensión, al video de ArchivaTech de mi canal de You Tube (que supongo habrás visto después de tanto tiempo hablando de él).

Me gusta destacar en estas presentaciones de carácter general que lo importante es que los asistentes aprendan los conceptos básicos de la gestión documental y las cualidades que deben esperar de los programas porque de esta forma podrán juzgar cualquier programa que se estén planteando instalar (no solo el nuestro). De igual forma que al comprar un coche todos sabemos que debemos preguntar por la potencia, el consumo y la capacidad del maletero, hay que saber preguntar al “vendedor” de software de gestión documental por las características que son básicas para mi empresa, que no necesariamente son las que nos va a enseñar el comercial.

Por último, sin agotar los 40 minutos previstos porque no me gusta alargarme demasiado, pasamos a las preguntas del público, que no fueron muchas (nunca sé si eso es bueno o malo), aunque quizás las más interesantes me las hicieron en el desayuno posterior.

La primera fue muy llamativa: ¿cuánto vale? Evidentemente no hay una respuesta porque depende, mucho, de cada instalación. Lo importante es saber que los programas “clásicos” de las multinacionales se mueven en las decenas de miles de euros, mientras que los destinados a las PYMES han bajado mucho, al menos en España, en los dos últimos años. Estamos hablando ya de unos pocos miles de euros para 10 a 30 usuarios, lo cual es una bajada muy significativa en muy poco tiempo (hablando siempre de programas que utilizan bases de datos, no los juguetes que te regalan con el escáner).

Pero quizás lo más interesante es que ya son bastantes las empresas que ofrecemos programas en modalidad de “pago por uso” o “SaaS” (Software as a Service, en cuanto al pago), que no es más que una forma más fina o moderna de decir que se pueden alquilar por una cuota mensual, sin necesidad de comprar una licencia. No sé si fruto de la crisis o de esta tendencia al SaaS, alentada por el Cloud computing tan de moda, la realidad es que se pueden instalar programas con esta modalidad lo que facilita mucho la toma de la decisión al evitar un desembolso inicial importante.

La siguiente pregunta fue quizás más interesante, y no es la primera vez que me plantean esta cuestión. ¿Sirve un programa como ArchivaTech (insisto en que aquí se puede poner otro nombre, no es una pregunta solo para nuestro software) para mi necesidad concreta que son fotografías y videos de un programa de radio? O, en su versión general, ¿me sirve a mí, con mi estructura de archivos, este programa? Los programas de gestión documental (la mayoría) son “genéricos” en el sentido de que no están dirigidos a un sector concreto y no tienen una estructura concreta que responde a las necesidades de una empresa concreta. De hecho, la primera tarea a realizar al instalar un programa es crear la estructura en la que se va a almacenar la información, los documentos. Yo me adelanto aún más y recomiendo a nuevos clientes que tengan preparada esta estructura en una hoja de cálculo para que no la creen de una forma improvisada (y desordenada) conforme empiezan a dar de alta a los documentos. Hay que tenerla pensada de antemano y crearla, vacía, nada más instalar el programa. Es un pequeño trabajo inicial que, a cambio, permite al programa adaptarse a las necesidades de cada empresa, y no al revés.

Por último me gustaría destacar un comentario de varias empresas asistentes: realmente necesitaban un programa de gestión empresarial, no de gestión documental. Es un tema importante, distinguir la gestión de datos “alfanuméricos” (nombres, direcciones, fechas, cantidades…) de la gestión de documentos (ficheros Word, PDFs, contratos, nóminas…). Se puede utilizan un programa de gestión documental para llevar una pequeña gestión (yo mismo utilizo ArchivaTech como CRM muy básico), pero lo ideal es tener un programa de gestión específica para la empresa, que hay muchos y muy variados. Es un tema interesante así que lo desarrollaré más adelante en una entrada monográfica, ya que es un error bastante extendido.

Como supongo que la mayoría de los lectores de este blog no sois de Granada, voy a resumir las ideas más interesantes que quiero transmitir a los asistentes a la charla. ¡Si vives en Granada no tienes excusa para no acudir, y llevar a todos tus amigos y conocidos que vivan sepultados en papeles, que seguramente son muchos! (muchos amigos, no papeles).

Mi objetivo principal en esta pequeña exposición será que las empresas evalúen la conveniencia de instalar un programa de gestión documental. Estamos en una época complicada en la que nadie gasta ni un euro sin necesidad y la pregunta que todos nos hacemos es ¿por qué me interesa hacer este gasto? ¿qué ventajas, qué ahorro va a suponer para mi empresa? Ya no se puede hablar de “mejorar la gestión”, “ser más competitivos”, “ahorrar tiempo” de una forma genérica. Hay que concretar, porque los departamentos financieros de las empresas no están dispuestos a aprobar ningún gasto que no sea realmente necesario, o suponga un ahorro (la palabra clave en estos tiempos).

(Nota: para ahorrar tiempo solo hablo de “empresas”, pero cuando digo “empresa”, hay que entender también despacho de abogados, gestoría, clínica, hospital… o AAPP, aunque los Ayuntamientos y Diputaciones no parece que vayan a gastar un duro en estos tiempos, y menos aún pagarlo.)

Así que, la pregunta a responder el jueves (y aquí) es ¿Por qué montar un programa de gestión documental en mi empresa?

Quizás la forma más sencilla y “honesta” de contestar sea decir porqúe lo han montado algunos de nuestros clientes más recientes. Y como me gustan las cosas sencillas, eso voy a hacer.

1.- “Necesito espacio”. Es un clásico de este blog, lo que no lo hace menos significativo. Es, sin duda, el argumento más obvio, porque solo hay que echar un vistazo al archivo de una empresa, o al despacho de un amigo abogado, para darse cuenta que hay que hacer “algo” con esas montañas de papeles que ocupan un espacio muy valioso (literalmente). La solución técnica para librarse de todo este espacio es muy sencilla, comprarse un escáner, pero la puesta en práctica no lo es tanto: ¿quién va a escanear esos miles de folios? De hecho, en nuestros clientes “de volumen”, el proceso de digitalización e “indexación” de esas montañas de papeles lo han contratado a una empresa externa que por la “módica” cantidad de 15 ó 20 céntimos por folio (depende del contenido) convierten todos los documentos en PDFs perfectamente clasificados. ¡Sale bastante caro ahorrar espacio! Claro que, además de librarnos del papel, guardarlos en un programa de gestión documental me va a permitir acceder a los documentos de una forma rápida (convirtiendo en segundos lo que antes eran 2 ó 3 días) y los va a poner a disposición de cientos o miles de usuarios (como en el caso de los 2000 médicos y enfermeras de un hospital). Para una empresa pequeña es difícil justificar este gasto por lo que la otra alternativa es más viable: hacerlo con el personal propio, de una forma sistemática en los “ratos libres”. O contratar a un par de personas para que lo hagan, que siempre será más barato que contratar a una empresa.

2.- “No encuentro los documentos archivados”. Este es un argumento importante, pero tiene una pega. Mientras que digitalizar, clasificar y guardar los documentos (sean en papel o electrónicos) requiere un trabajo y un esfuerzo “cierto”, la ventaja de encontrarlos rápidamente es algo bastante intangible, sobre todo en las primeras semanas, o incluso meses, de uso. Hace falta que los usuarios estén muy convencidos para que acepten la “disciplina” de guardar todo en el programa, al menos de una forma ordenada. No digo que no se pueda hacer, estoy seguro de que sí se puede, pero hay que echar un buen “sermón” a todo el mundo si quieres que la implantación sea un éxito. Y comprobar que lo utilizan en las primeras semanas. Si no, se relajarán y no se habrá conseguido nada más que perder el tiempo unos días.

3.- “Distribuir la información”. Como ya es el tercer argumento, va perdiendo peso. Esto es muy importante para empresas de cierto tamaño, sobre todo si hay usuarios en varias plantas de un edificio grande. El caso perfecto es algún hospital que ya he comentado. En las empresas muy pequeñas es un argumento secundario. En cualquier caso, no deja de ser importante que todo el mundo pueda acceder a toda la información (a la que “debe” acceder solamente, claro). Ahorra muchos paseos, pérdidas y búsquedas, sobre todo cuando el que “debía” tener determinado documento no ha venido hoy a la oficina y nadie sabe dónde está el maldito papel que necesito justamente ahora.

4.- “Seguridad”. Lo he dejado para el final, no por que sea menos importante, sino porque lo es en menos “situaciones”. Hay empresas en las que es fundamental asegurar la seguridad de sus documentos, ya sea porque no pueden permitir que se pierdan documentos, o que no accedan personas no autorizadas. Para estas empresas puede ser el argumento número uno (y tengo varias entradas sobre el tema). Pero en muchas PYMES, la LOPD suena lejana y los documentos habituales no tienen mayor transcendencia, por lo que este argumento no va con ellas.

En realidad la decisión final de montar o no un programa de gestión documental suele ser una combinación de factores, no uno solo. Es la famosa lista de “pros” y “contras” que ya he comentado en otras ocasiones y que solo se puede rellenar “bien”, “racionalmente”, ponderando la importancia de cada argumento en “mi” caso concreto.

De lo que sí estoy seguro es que el precio del software es lo de menos (nota para los defensores del software gratuito). Lo realmente importante es el coste, en tiempo y dinero, de introducir los documentos en el sistema, la disciplina necesaria para que los usuarios cambien sus hábitos de trabajo. Eso sí que es importante, y por eso siempre digo que nuestra obsesión al hacer software (no solo éste) es conseguir un sistema ágil y sencillo de usar.

Espero verte el jueves en Granada, o al menos a algún amigo, conocido, colega… que quiera discutir estos temas “en persona”.

Mañana, martes 19, y pasado mañana se celebra en Granada este congreso, de carácter académico y empresarial, en el que las empresas y universidades andaluzas hablaremos sobre un tema tan interesante y actual como es la vertiente más “tecnológica” de la Ciencia o cómo las nuevas tecnologías están inmersas en el desarrollo actual de la Ciencia (así, en mayúsculas).

Dentro de los muchos temas que se van a tratar, hay un apartado interesante sobre la e-Ciencia y la Empresa en el que se hablará, por ejemplo, de Cloud Computing (seguro que esto te suena, si es que lees con frecuencia este blog). Aunque yo no soy muy partidario de aplicarlo a la gestión documental en las PYMES, hay muchas otras aplicaciones en las que está pegando fuerte, y con motivo. Algunas de sus cualidades se expondrán el miércoles por la mañana de la mano de una empresa muy conocida en la supercomputación , Catón (si no te dedicas a los superordenadores, es difícil que la conozcas).

Unos minutos después, concretamente a las 12:25, presentaré Parsalyzer, nuestro software de etiquetado de textos en inglés que proponemos como herramienta para la mejora de las búsquedas en Internet y, en general, para desarrollar la Web Semántica. No te adelanto más para que no te aburras, si decides asistir. Prometo una entrada sobre Parsalyzer más adelante, y un video en You Tube con la presentación.

Lo interesante, desde el punto de vista de este blog, es que se puede utilizar esta misma herramienta para mejorar las búsquedas en grandes bases de datos en las que los resultados son poco precisos y se necesita un filtrado más “fino” de los documentos que cumplen los criterios de búsqueda.

Esta misma presentación la hice en la World Wide Web Conference del año 2009, delante de un público realmente selecto: ingenieros de los centros de desarrollo de Google, Yahoo, Micsoft… !el propio Tim Berners Lee estaba presente! (ya sabes, el inventor de las www). Aunque estuvieron muy atentos a mi presentación, aún no hemos desarrollado ningún producto conjuntamente, aunque no es una vía cerrada…

En las jornadas de ayer hubo una intervención muy interesante por parte del jefe de inspección de la Agencia Española de Protección de Datos. Sí, ya sé que el cargo asusta, y con razón, pero su presentación fue muy amena y práctica, lejos de los ponentes que se limitan a recitar reglamentos y leyes.

Eso sí, la palabra “sanción” se repetía una y otra vez, por más que lo comentase como quien habla de que está lloviendo y te ha estropeado el día.

No quiero hacer aquí un resumen exhaustivo ni dedicarme a estos “temas”, que no son los míos, pero sí voy a comentar algunas ideas sueltas que me parecieron interesantes o, simplemente, curiosas. Si alguien me “anima” con algún comentario, prometo ampliar la información más adelante con la ponencia en la mano para los que quieran más rigor.

Primera reflexión, y el motivo por el que hablo de la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal). Cumplir las obligaciones que marca la ley es más o menos complicado según sea el nivel de seguridad exigible a “tus datos”, pero en cualquier caso, la mejor herramienta que puedes utilizar es un buen programa de gestión documental. Y cuando digo “buen” me refiero a que tiene que aportar los mecanismos de seguridad que exige la ley. Un programa como ArchivaTech y una buena instalación en cuanto a la definición de los niveles de seguridad de los usuarios y los documentos prácticamente deja resueltas las exigencias de seguridad en el tratamiento de la documentación.

Otra idea interesante: si el nivel de seguridad es alto o muy alto, lee mi entrada “las 5 patas de un proyecto de gestión documental“. Las tres últimos, el programa de gestión, las copias de seguridad seguras y la destrucción de la información, cubren gran parte de las obligaciones que marca la ley, y el ponente las citó en varias ocasiones. Como decía antes, no es casualidad que acuda a eventos en los que se habla de LOPD.

Un comentario que llama la atención a los no iniciados en la LOPD: la Agencia no actúa de oficio, es decir, no inspecciona según un plan marcado o una decisiones de los funcionarios. Siempre actúan como consecuencia de una denuncia. Y ojo, los que denuncian a las empresas son clientes, empleados (cuidado con los despidos) y la competencia. Y la Agencia tiene la obligación de tramitar todas las denuncias, y en el orden en que se reciben. Lo más preocupante, sí más aún, es que este año se va a llegar a 6.000 denuncias, ¡el doble que el año pasado!

En resumen, hay que “adaptarse” a la Ley, porque las multas pueden ser muy importantes y podemos ser inspeccionados en cualquier momento.

La buena noticia es que si eres una empresa con datos “normales”, es decir, el fichero de clientes con sus datos profesionales, las nóminas y poco más, es realmente sencillo y puedes hacerlo tú mismo. En la página Web de la Agencia está toda la información (aunque la página es realmente tosca y estéticamente muy mejorable, sirve para informarse).

Ahora, si tienes datos médicos, de contenido religioso… más vale que contrates a una empresa especializada porque cumplir con la Ley puede ser bastante complicado, ¡y las multas son mucho mayores!

El próximo martes, 15 de diciembre, intervengo en esta jornada, organizada por Novotecnic y la Asociación Española de Editoriales de Publicaciones Periódicas.

Será a partir de las 09:30 en el hotel Cuzco, en Madrid.

Creo que la temática es muy interesante y los ponentes de un nivel muy alto (salvo el de gestión documental, del que no puedo decir mucho

Puedes inscribirte y ver el programa en la página web de la jornada www.jornadadigital2009.com

En cuanto a mi intervención, explicaré brevemente las 5 patas de un proyecto completo de gestión documental y haré una demostración práctica a continuación.

Será una versión un poco más amplia del vídeo sobre los conceptos básicos de la gestión documental (añado las “patas” que faltan, OCR, copias de seguridad y destrucción certificada), y una demostración similar al vídeo de ArchivaTech.

Espero que si decides acercarte (o se lo comentas a algún amigo), no dejes de saludarme personalmente para conocernos “en persona”.

Programa:

09:30 h: Acreditación

10:00h: Apertura de la jornada a cargo de D. Arsenio Escolar (Presidente de la AEEPP), D. Carlos Astíz (Secretario General de la AEEPP) y D. Manuel Díaz (Gerente de Grupo Novotecnic). 

10:15h: Digitalización de documentos y gestión documental. Aplicación y beneficios para las empresas.

Ponente: Fernando Moreno-Torres Camy, ingeniero por la Universidad Politécnica de Madrid. Fundador y director de MTC Soft.

11:00h: Factura electrónica. Plataformas de facturación electrónica. Ventajas operativas y Normativa aplicable.

Ponente: Enrique Garcia Oliveros.  Ingeniero Industrial en Organización por la Escuela de Ingenieros de Sevilla. Máster en Alta Dirección por IESE. Director Territorial de Telvent.

11:45h Pausa. Café.

12:15h: Seguridad informática: Análisis de riesgo y desarrollo de políticas de seguridad empresarial.

Ponente: Experto en Seguridad Informática

13:00 h: Protección de Datos Personales en las empresas. Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico.

Ponente: Luis de Salvador Carrasco. Doctor en Informática por la UPM y MBA por la UNED. Jefe de Área de Inspección de Datos de la Agencia Española de Protección de Datos.

13:45h: Ronda de preguntas.

14:00h. Clausura de la jornada.

En el stand de MTC Soft los visitantes podrán probar en persona nuestro software ArchivaTech y los escáneres ScanSnap de Fujitsu. Aprovechamos la feria para presentar una versión limitada para “microPYMES” que incluye el programa y un servidor con todas las licencias necesarias para empezar a trabajar enseguida, por una única cuota mensual muy reducida.