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Archivos de la categoría ‘Instalación de un sistema de gestión documental’

Gestión documental: ejemplo de proyecto real

Publicado en casos reales, Instalación de un sistema de gestión documental, Opinión, etiquetado , , el 5 diciembre 2011 | Deja un Comentario »

Uno de mis lectores me plantea varias preguntas sobre un proyecto que va a presentar a un cliente y, específicamente, qué ventajas o inconvenientes tiene el enfoque de las “5 patas” frente al suyo. Creo que es un ejemplo interesante así que, tras pedirle su aprobación, le contesto “públicamente” para que pueda servir de ayuda [...]

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¿Merece la pena instalar un sistema de gestión documental?

Publicado en Instalación de un sistema de gestión documental, Opinión, etiquetado , , el 24 noviembre 2011 | Deja un Comentario »

Obviamente la respuesta es SÍ o al menos esa es mi opinión. Pero hoy voy a intentar “convencer” a algunos aficionados recalcitrantes al papel impreso utilizando un razonamiento práctico, objetivo (si es posible) y exclusivamente económico. Para eso nada como la “teoría de juegos” de mi post anterior (léelo ahora mismo si no lo has [...]

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¿Cuánto cuesta digitalizar mi archivo?

Publicado en didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, etiquetado , , el 5 julio 2011 | 4 Comentarios »

Hay muchos motivos para montar un sistema de gestión documental. El más evidente (quizás por el nombre) es la mejora en la productividad, en la “gestión” de la documentación: búsquedas rápidas, distribución entre los usuarios, clasificación “inteligente”… Pero últimamente, quizás por la crisis que todo lo contamina, los nuevos clientes que visito suelen estar especialmente [...]

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¡Gestión documental ya!

Publicado en didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, etiquetado , , , el 21 junio 2011 | Deja un Comentario »

La duda se reduce a “cómo hacerlo”. En las últimas semanas he visitado no menos de 10 posibles clientes, gracias a las gestiones de nuestro distribuidor en Sevilla. Han sido empresas de todo tipo, desde bufetes de 2 abogados en el centro de la ciudad a fábricas de mayonesa en las afueras. Ayuntamientos, asesorías, fundaciones… [...]

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¿Es posible librarse del papel?

Publicado en casos reales, didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, etiquetado , el 11 marzo 2011 | 7 Comentarios »

La paradoja del vendedor. ¿Cómo empiezas el trabajo cada mañana? O más bien, ¿por dónde empiezas? Básicamente hay dos opciones: a) Primero las cosas importantes, a menudo largas y complicadas. Luego las tareas “secundarias” y pequeñas. b) Empezar por “despejar la agenda”, la mesa, la bandeja de entrada… de pequeñas tareas antes de afrontar las más [...]

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Informática distribuida

Publicado en didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, etiquetado , el 23 febrero 2011 | 1 comentario

Habitualmente se utiliza este término para referirse a redes de ordenadores que colaboran para realizar cálculos complejos de una forma coordinada. Pero no es de “eso” de lo que yo quería hablar aquí. Utilizo esta expresión para algo mucho más sencillo, para resolver una duda recurrente en nuevas instalaciones: ¿Qué es mejor, una impresora grande, [...]

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Elegir una base de datos

Publicado en didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, etiquetado , el 24 enero 2011 | 9 Comentarios »

Una de las decisiones más importantes al instalar un sistema de gestión documental en una organización (empresa, AAPP… ver nota al pie) es la base de datos en la que almacenar los miles, decenas de miles… o millones de documentos que se van a gestionar con el nuevo software. Aunque parezca una decisión “técnica”, sus consecuencias [...]

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Montar una empresa de digitalización de documentos

Publicado en didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, etiquetado , el 17 enero 2011 | 34 Comentarios »

No hay duda de que la gestión documental está de moda. Y, a diferencia del “cloud computing”, no es un invento de los comerciales de las empresas interesadas. Está de moda porque es útil. Porque ahorra espacio, tiempo, a veces de una forma drástica. Porque todos queremos ahorrar papel, despejar las mesas y armarios… Porque [...]

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El secreto de los Reyes Magos

Publicado en didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, etiquetado , , , , el 5 enero 2011 | 13 Comentarios »

Hoy (5 de enero) es la noche más esperada por todos los niños. Una noche mágica en la que los Reyes Magos de Oriente llevan a cada niño los juguetes que ha pedido en su carta. O carbón, si el niño ha sido realmente muy malo. Y todos nos hemos preguntado cómo hacían los Reyes [...]

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Digitalización de documentos en papel

Publicado en casos reales, didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, etiquetado , , , , , el 1 noviembre 2010 | 2 Comentarios »

Algunas claves sobre el proceso y los costes En las últimas semanas varios clientes, ciertos o posibles, me han planteado su “proyecto” de instalar un programa de gestión documental y digitalizar sus archivos “históricos” en papel (que no es lo mismo que los archivos “vivos”, de documentos recientes, como ya comenté en una entrada anterior). Vamos, [...]

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