Creo que todos estaremos de acuerdo en que la información digital es más volátil, más delicada que la información en soportes “físicos”, como el papel. Es, relativamente, sencillo perder un archivo. Un borrado accidental, una conexión que se corta, un pen drive que se rompe, un virus que se apodera de mi disco duro… Destruir un contrato en papel requiere un cierto esfuerzo. Es cierto que me lo pueden robar, o lo puedo perder, o se puede quemar. Pero todo eso también ocurre con un portátil, un pen drive o un disco duro externo, que además están expuestos  a los otros peligros propios de su condición digital.

Además, en el caso de archivos digitales podemos perder con facilidad no uno sino miles o decenas de miles de documentos.

En los últimos 20 años he vivido muchas de estas situaciones. Afortunadamente la mayoría les ocurren a mis clientes (aunque algún problema también lo he sufrido yo, por supuesto). Y lo que me llama mucho la atención es la poca “sensibilidad” que hay sobre este problema. Eso sí, al que le ocurre, jura y perjura que en adelante, “a partir de hoy…” será más cuidadoso, hará las copias de seguridad más de una vez al año, guardará los documentos en más de un sitio.

Por supuesto que lo que hay que hacer es anticiparase a esas pérdidas, no esperar a que se produzca la catástrofe para tomar unas medidas básicas de seguridad. Así lo intentamos transmitir a nuestros clientes (y amigos) y así, de nuevo, lo intento transmitir hoy, consciente de que es difícil aprender de los errores de los demás.

Pero te lo voy a plantear de una forma muy directa. Y espero que al terminar de leer este post hagas “algo”, porque le veas las orejas al lobo. Sin orden y consciente de que es una lista incompleta, te planteo varias situaciones, muy reales, que les ocurren cada día a miles de personas.

La pregunta es: ¿Qué pasaría si hoy, ahora mismo,…?

1.- Te roban el móvil (o lo pierdes).

¿Tienes copia de tu agenda? ¿Tienes copia de las fotos que has hecho en los últimos meses? Y videos. Y tantas otras cosas que guardamos en el bolsillo y que están, literalmente, a un paso de desaparecer para siempre.

La solución es obvia, sobre todo si tienes un iPhone que se sincronizan con facilidad con iTunes con un ordenador. Todos los teléfonos tienen algún programa similar. No esperes ni un minuto más y haz una copia. Y repítela cada pocos meses.

2.- Te roban el portátil.

¿Tienes documentos importantes que solamente están ahí? Es una temeridad. ¿Las fotos familiares? Una pérdida, literalmente, irreparable.

No hay excusa, ninguna, para no tener uno o dos discos duros  externos para copiar con regularidad los archivos del portátil. Es fácil, barato y más o menos rápido. Los ordenadores portátiles son relativamente frágiles y no son, en absoluto, un lugar seguro para tus datos.

3.- No arranca tu ordenador en la oficina.

O te lo han robado, una gotera lo ha inundado, un virus ha machacado el disco duro, se ha incendiado la oficina o un avión se ha estrellado contra el edificio.

Todas estas cosas ocurren. Cada día.

¿Tienes copia de tus documentos? ¿Y de tus correos electrónicos? ¿Y las direcciones de correo de todos tus contactos profesionales? ¿Y las claves de acceso a tus bancos, redes, portales…? ¿Y la contabilidad, las facturas, los contratos…?

En las semanas posteriores a los atentados del 11S muchas empresas pequeñas cerraron porque habían perdido todos sus datos. ¡No tenían nada! Ni ficheros de clientes, ni contabilidad…

Hacer una copia de seguridad de TODOS los datos de una empresas no es tan sencillo como de un teléfono, pero el daño compensa, obviamente, el esfuerzo de tener un “plan B” para estos casos. Un ordenador es igual que un coche: antes o después se romperá, y suele hacerlo en el momento más inoportuno.

4.- El FBI cierra MegaUpload. O Dropbox.

¿Tienes archivos importantes SOLO en la nube? ¡Haz una copia a otro lugar ahora mismo! Hay muchas formas de hacerlo, ya sea local, a un disco duro que guardes en el cajón, o con algún proveedor que la haga en “otra” nube. No es probable que pierdas las dos al mismo tiempo.

La lista podía continuar: videos en tu canal de YouTube, fotos en Flickr, correos en Gmail… Por supuesto que cada situación es diferente: hay sitios más seguros que otros y hay documentos más importantes que otros. Perder un pen drive con 20.000 fotos de tu familia y no tener copia es imperdonable, pero que WordPress me borre este post no es grave.

Lo importante es tener un sistema de copia adecuado para cada tipo de información  y a su riesgo de pérdida.

Y puestos a hablar de prevención, ¿tienes una copia de tu DNI por si te roban la cartera? ¿Y los números de las tarjetas de crédito? Yo, desde luego, escaneé todos estos documentos hace ya varios años. Son las ventajas de tener un escáner al lado del ordenador, y ArchivaTech instalado.

Pero tan irracional es decir que el Cloud Computing es la solución para “todo” (esto es lo que me molesta de algunos de sus fanáticos defensores) como decir ahora que no sirve para “nada”. Como casi todas las tecnologías, la “computación en la nube” tiene algunas ventajas muy interesantes, pero peligros e inconvenientes también. Y es bueno conocerlos para evitarlos. El cierre de MegaUpload ha puesto de manifiesto el mayor peligro posible, perder mis archivos, pero es también una oportunidad de plantearse la forma más adecuada de usar los servicios en la nube.

Aunque crítico con algunas características del Cloud Computing, también soy usuario y lo contemplo con frecuencia como alternativa a mi propia gestión documental “local” (que por cierto, tiene también una versión “en la nube”). Con este objetivo, buscar lo mejor de cada mundo, comparto lo que considero “buenas prácticas” para usar “la nube”  con seguridad. Lo hago de una forma desordenada e informal y sabiendo que dejo fuera muchos consejos. Si quieres añadir alguno, te invito a que lo compartas con todos los lectores aproovechando la posibilidad de comentar este post.

1.- No pongas todos los huevos en la misma cesta.
Creo que con los años aumenta mi afición a citar refranes y dichos populares pero este me parece tan adecuado que no puedo resistir la tentación de usarlo. Cuando leo comentarios de usuarios de MegaUpload que dicen que guardaban sus archivos solamente allí me sigo sorprendiendo de lo inconsciente que es mucha gente. No es algo nuevo. Abogados que trabajan “sobre” un pen drive. Asesores fiscales que van y vienen al trabajo con un portátil en el que guardan toda su información. Oficiales de notarías que no tienen ni una sola copia de sus plantillas, que solamente están en la oficina. ¡Eso sí que es vivir peligrosamente!
Durante años he preguntado muchas veces a usuarios de mis programas, y también a amigos y familiares: “Si mañana cuando llegues a tu ordenador, no arranca, o te lo han robado. Si has perdido todo lo que tienes guardado… ¿qué harías?”. Opción 1: buscar la copia de seguridad en un cajón y perder un par de horas recuperando todo lo perdido. Opción 2: Lo mismo, pero perder esas dos horas durante dos o tres semanas, porque la copia no está muy al día que digamos. Opción 3: tirarme por la ventana porque no tengo copia alguna.
Sorprendentemente, o quizás no tanto, esta última opción es muy frecuente. ¡Con lo fácil y barato que es hacer una copia de seguridad! No hay excusa, literalmente, para no tener un sistema de copias “razonable”.
Con el cierre de MegaUpload, o cualquier otro sistema de almacenamiento en la nube similar, ocurre exactamente lo mismo. Hay que tener un sistema de respaldo, un plan B, un procedimiento de actuación ante desastres. Es fácil, barato y no necesariamente lleva mucho tiempo. Si no lo tienes, para tus datos, estén en la nube o en tu portátil, ponte a ello ahora mismo.

2.- Elije a tu proveedor.

Desde hace muchos años me preguntan con frecuencia qué ordenador comprar. Clientes, familiares, amigos… Mi respuesta siempre es la misma: Cuando se te rompa (que lo hará), ¿a quién vas a llamar para que te lo arregle? Hoy es imposible comprar un ordenador malo, que no sirva para navegar por Internet, leer el correo, escribir un contrato… Pero es muy fácil comprarselo a un proveedor malo. Que no te atienda rápidamente. Que no se preocupe si en el arreglo te borra tus datos. Que discuta si está o no en garantía y te haga perder varios días sin darte una solución.

Con el Cloud Computing la relación con el proveedor es mucho más importante porque es un servicio. Dependes de él continuamente, no solo en el momento de la compra (todos son buenos) o cuando hay algún problema (casi todos se vuelven malos). ¿A quién se le ocurre depositar su confianza, y sus documentos, en manos de un tío que se llama “No sé qué dot Comm”, se autodefine como un pirata del siglo XXI y vive en Nueva Zelanda?

Pero no hay que irse tan lejos. Amazon tiene sus servidores en Irlanda. Cuando se viniero abajo hace un par de meses, ¿a qué teléfono puedes llamar para pedir explicaciones? Claro que no es un problema fácil de resolver. Cuando en España llamas al 1552 de Vodafone, el peor servicio de atención al cliente del mundo, hablas con Argentina y no les importas nada, literalmente.
No es fácil saber a priori quién te dará un buen servicio, aunque sí hay algunos proveedores que parecen más serios que otros. Personalmente me gusta llamar a un número más o menos local y, sobre todo, saber con quién hablo. Eso es imposible con las grandes empresas pero se puede conseguir con proveedores más pequeños. Y hay bastantes.
Con este blog, por ejemplo, rompo la regla y dependo de WordPress, que me parece que están en EEUU y no tengo ni idea de cómo llamarlos si falla algo. A su favor tienen, y no es poco, que es una empresa que me parece más que razonablemente seria y solvente.

En el otro extremo, he leído en estos días un post muy interesante sobre el cierre de MegaUpload de una empresa malagueña. Una empresa a la que puedes llamar y preguntar por un “responsable” que te explique dónde están tus datos, cómo acceder en caso de que surjan problemas… que te atiende “personalmente” y no se va a esconder en su mansión de Nueva Zelanda si necesitas ayuda. Hay mucha variedad, elige bien en qué cesta pones tus huevos.

3.- No todo es adecuado para el Cloud Computing.

Parece una obviedad pero los “vendedores” de la nube lo olvidan continuamente.
La informática, en general, ha evolucionado muy rápido desde el PC original y ha llegado a TODAS partes. Sirve para TODO. Lo usamos en el trabajo (cualquier trabajo), en casa (toda la familia), para el ocio…
Esta amplitud de uso y usos conlleva una especialización. Una adaptación a diferentes necesidades, a diferentes perfiles de usuarios, a diferentes soluciones. Lo que es bueno para unos no les sirve a otros. El iPad que utilizo en un sillón para ojear un periódico me resulta muy incómodo para escribir este blog (lo que estoy haciendo ahora, pero con la ayuda de un teclado bluetooth, y aún así echo de menos mi ordenador).

El Cloud Computing es adecuado para algunos productos (como un blog) pero no lo es para otros (como mi archivo de fotos y vídeos personales que ocupan decenas de GBytes).

Y es adecuado en algunas situaciones pero totalmente inválido en otras. Lo que va bien en un despacho de abogados de Madrid o Nueva York, con una conexión ADSL de 20MB puede ser un desastre en un pueblecito de Badajoz que apenas tiene ancho de banda. La misma aplicación, el mismo cliente, el mismo uso.

En definitiva, usa el Cloud como una alternativa más para determinados servicios o necesidades que cubrir. Aquellos en los que saques mayor partido de sus ventajas (acceso desde cualquier lugar, información compartida con otros usuarios, independencia del hardware…) pero no lo uses para otros en los que sus inconvenientes lo hacen poco o nada adecuado: archivos muy grandes que cambias con frecuencia, documentos importantes que no pueden salir de la oficina, instalaciones con una conexión a Internet de baja calidad.

Me quedo con bastantes cosas que decir pero creo que ya me he alargado demasiado. Volveré sobre este tema más adelante. Mientras tanto, espero vuestros consejos sobre “buenas prácticas” en forma de comentarios.

Al final del post está su “propuesta”, que puedes consultar antes de leer las preguntas y respuestas, pero que intentaré reproducir en sus partes más importantes al contestar para ahorrarte esa consulta.

Estas son sus dudas:

1. Quisiera tu opinión con relación al sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo y que se basa en 3 puntos, versus el sistema de gestión documental basado en las 5 “patas”.

Cuando comento en mi post que un proyecto “integral” tiene estas 5 “patas” o partes ya indico que no siempre son necesarios todos los “módulos”. En realidad, este que me plantea no está muy alejado, aunque hay algunas diferencias que me gustaría resaltar (y son válidas para cualquier proyecto).

1. Echo de menos una mención expresa al sistema de copias de seguridad. Es tan importante que no se debe considerar “implícito” en la propuesta sino que debe estar claramente previsto, presupuestado y explicado al cliente. Una pérdida de datos de decenas o cientos de miles de documentos es tan catastrófica que debe estar prevista desde el primer momento. Y si es por escrito, es una buena forma de protegerse ante reclamaciones futuras. Si está bien planteado pero las copias mal ejecutadas, la culpa es del usuario/cliente. Eso es muy importante.
2. Creo que haces muy bien en dejar claro que la consultoría y el estudio de la documentación es parte importante del trabajo. Alguna vez he pensado añadir esa “sexta pata”. No es una parte “tangible”, como un escáner, pero es probablemente la más importante. El problema es que muchos clientes no son conscientes de su valor.
3. La otra “pata” que falta, la destrucción de la documentación, parece que no se aplica en este caso.

En definitiva, no es tan diferente, aunque ojo con olvidar las copias.

2. Dado que el éxito de un sistema de gestión documental se basa fundamentalmente en el software o programa, quisiera tu opinión con relación a los requerimientos de hardware y software que plantea el sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo. Es decir, ¿Qué tan bueno es, tomando como referencia la robustez, seguridad, agilidad y velocidad? Una comparación con relación a Archivatech.

Dejando a un lado, de momento, el sistema de gestión de correspondencia, planteas entregar los documentos en PDF o TIFF en forma de archivos en el sistema y con un buscador mediante navegador Web. Me parece que te quedas muy corto.

No considero suficientemente sólido, robusto, escalable… un sistema de archivo que no utilice un gestor de bases de datos para la organización física de los documentos digitalizados. Puede ser Oracle, SQL Server, MySQL… hay muchos perfectamente válidos. Pero tener los archivos en una o varias carpetas de uno, o varios, discos duros… me parece muy poco apropiado. Insuficiente.

El incremento en la seguridad, de acceso y de gestión, de un gestor de base de datos es imprescindible para tomar en serio un sistema de archivo. Además de las opciones de búsqueda de los datos. Y la posibilidad, más que recomendable, imprescindible, de añadir información adicional estructurada a los documentos o expedientes.

En definitiva, no considero una opción para un volumen importante de documentos o de usuarios un sistema así.

En cuanto al sistema de gestión de correspondencia, personalmente no me gusta nada Lotus Notes. Lo conocí cuando era un producto novedoso, ¡en 1985! Creo que solo se justiffica montar Lotus Notes si ya está instalado y hay docenas de usuarios que lo conocen.

Hay que migrar a herramientas más conocidas, abiertas y actuales. Usar un producto como Lotus Notes es crear una isla de información que no va a dar más que problemas. Yo me plantearía una migración a alguno de los sistemas “actuales”, que son muchos.

3. ¿Cómo podría determinar cuales son los requerimientos básicos necesarios (tomando como referencia las “5 patas”) tanto humanos como tecnológicos para implementar esta empresa, de tal manera de ofrecer un servicio eficiente a los clientes?

Lo primero, el conocimiento. Que está muy relacionado con la “6ª pata” ya comentada: la consultoría. Si tienes esto, tienes lo más difícil.

A continuación hay que dominar los equipos involucrados: escáneres, OCR, servidores, sistemas de copias de seguridad… Es muy sencillo porque las necesidades técnicas son elementales y la oferta es muy grande. No plantea ningún problema.

Por último, elegir el programa de gestión documental en el que almacenar los documentos que se digitalizan. Obviamente un programa como ArchivaTech te puede venir muy bien porque es muy sencillo de aprender, tanto para instalar como para utilizarlo. Estamos hablando de unos días. Si prefieres software libre, Alfresco, Nuxeo… ve contando con varios meses de aprendizaje. En el otro extremo, Sharepoint de Microsoft. También te llevará bastante tiempo manejarlo con soltura.

4. ¿Con qué conocimientos técnicos se debería contar para implementar este proyecto y realizar un trabajo adecuado en gestión documental? Es decir, ¿cualquier persona que decida implementar un proyecto de estas características, lo puede hacer sin mayores inconvenientes?

 Creo que he contestado en la pregunta anterior. Lo más importante y difícil es el conocimiento relativo al archivado de documentos, clasificación, indexación… Hay estudios universitarios, lo que ya indica la dificultad que llega a tener.

Si los proyectos son sencillos también las necesidades lo son, por lo que puedes afrontarlos sin grandes conocimientos.

Mi consejo: plantéate la colaboración con algún documentalista o archivero para desarrollar proyectos complicados y busca un buen software, y sencillo, para cubrir los aspectos claves del conocimiento.

5. Cuando adquieres un software de gestión documental, ¿existe la posibilidad de que te capaciten en su uso?

 Lógicamente depende de la empresa a la que lo compres. Nosotros, por ejemplo, tenemos material didáctico tanto para distribuidores-integradores como para clientes. En el caso del software libre seguro que lo encuentras fácilmente en Internet (aunque te tendrás que buscar la vida). Otros programas comerciales tienen también sus manuales, aunque algunos da miedo verlos (demasiado complejos para mi gusto).

Espero que estas preguntas le sirvan a mi “lector” y a otros muchos que os planteéis montar una empresa de gestión documental.

Reproduzco ahora la solución que propone y sobre la que he comentado sus preguntas:

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROPUESTO:

1. SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

 Servicio de conversión de colecciones físicas en formato de archivo de imágenes PDF o TIFF y registro de indexación, complementada con la entrega de respaldos en CDs/DVDs/Flash/intranet con buscador mediante navegador web. La solución es ideal para la sistematización de colecciones históricas y para la optimización de espacios de almacenamiento.

 SERVICIOS QUE COMPRENDE

• Conversión de documentos en archivos PDF y/o TIF.
• Procesamiento de imágenes con reconocimiento de caracteres (OCR), extracción de datos y clasificación documental de acuerdo a procesos funcionales.
• Indexación de documentos de acuerdo a criterios definidos como cliente, caso, asunto u operación.
• Procesos de control de calidad de datos.

 ACTIVIDADES

• Revisión de colecciones para procesar: estado, soporte, etc.
• Preparación de unidades para digitalización: desarchivo, desengrampado, desempastado, etc.
• Proceso de Digitalización y Registro por documento o legajo.
• Reacondicionado de unidades para Archivo.

 REQUERIMIENTO OPERATIVO

• Procesamiento in-situ o alternativamente, en ambiente remoto con flujo físico continuo de las documentaciones.

2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA

Herramienta de colaboración para la gestión documental que incorpora las funciones de registro, creación, captura mediante digitalización, procesamiento y seguimiento de la documentación en todo su ciclo de vida hasta su disposición final, ofreciendo una integración total con los servicios de mensajería electrónica.  

ACTIVIDADES DE IMPLEMENTACIÓN

• Parametrización y ajustes de Aplicación de acuerdo a relevamiento de procesos y tipos documentales.
• Instalación “Gestor Documental” para usuarios encargados de la verificación y procesamiento de correspondencia.
• Capacitación.
• Implementación y ajustes.

3. ORDENAMIENTO E INVENTARIACIÓN

 Servicio de inventariación, ordenamiento y sistematización de las colecciones  físicas de gestión y centrales de acuerdo a tipos documentales identificados y normas vigentes, complementada con una herramienta de registro y seguimiento de la mismas.

 ACTIVIDADES

• Ordenamiento e inventariación de colecciones fisicas.
• Etiquetado con códigos de barra por unidad de soporte y encajonado.
• Instalación de sistema de registro y seguimiento.
• Captura documental mediante digitalización por legajo.
• Capacitación a personal encargado de Archivos

En lugar de describirlas, os adjunto un video con las más importantes. Es una breve presentación de nuestro software, ArchivaTech, en el que, lógicamente, nos hemos preocupado en que “pase el corte”. Obviamente no es casualidad que nuestro propio software tenga estas características: lo hemos diseñado pensando en ellas.

Seguridad, utilización de una base de datos estándar (no hace falta que sea Oracle, pero que sea “conocida”), búsquedas rápidas y potentes (cuando digo “potentes” me refiero a que puedas encontrar fácilmente cualquier documento)… y, por encima de todas ellas, agilidad en la introducción de los documentos. Como bien sabrás si lees este blog con regularidad, esta es la característica más importante para que un proyecto de gestión documental llegue a buen puerto.

Hay otra característica que falta en el video: acceso remoto. El que un programa se monte en modo local frente a una instalación “cloud computing” no significa que no se puedan acceder a los documentos desde el “exterior”. Al nuestro, por ejemplo, puedo acceder desde mi iPad, usando el navegador. Sin embargo, como es una opción del programa la he dejado para otro video. Y otro post.

En mi quinto año en la universidad el profesor de estadística hizo un comentario que he recordado en innumerables ocasiones desde entonces. Nos dijo, a 70 u 80 estudiantes de ingeniería:“deberíais aprender bien esta asignatura porque muchos puestos de trabajo que podrían ser para ingenieros los ocupan economistas porque dominan el análisis estadístico de los costes”.

¿Qué relación tiene la estadística con la economía, los ingenieros… y este blog?

La respuesta es muy sencilla: es una herramienta que permite tomar decisiones de una forma “racional”, medida, ponderada. Y en una empresa, (o Administración o incluso en la economía doméstica de una familia) la toma de decisiones es una parte muy importante de la gestión diaria, sobre todo cuando tiene consecuencias directas en la “economía” de la empresa.

¿Cuántas líneas de teléfono debo contratar al instalar la nueva oficina para 40 empleados? ¿Cuantos cajeros debe tener un supermercado, para que los clientes no se aburran esperando su turno? ¿Cuántos escáneres me tengo que comprar para deshacerme de mi archivo de papeles? Tengo una amiga que incluso utilizaba un sistema similar para elegir entre dos posibles novios, aunque siempre tomaba la decisión final por razones “subjetivas” (cuál era el más guapo).

Pero en el caso de una empresa, se puede hacer un estudio bástante sistemático de muchas de las situaciones en las que hay que tomar una decisión y tenemos información cuantitativa de los diferentes elementos que influyen en el problema a resolver. Para ello, es muy importante ser ordenado y tener el mayor número de datos de todos los factores que forman mi ecuación. Es aquí donde la probabilidad de que ocurra determinado suceso tiene una importancia fundamental, y es por eso que estos problemas se estudian dentro de una asignatura que parece tan poco relevante en lo económico como es la estadística.

Para revisar los parámetros que tengo que conocer, usaré un ejemplo concreto. ¿Cada cuánto tiempo debo hacer copias de seguridad de mis datos? O, incluso, me puedo preguntar si merece la pena hacerlas.

Hacer las copias lleva un tiempo y tiene, por tanto, un coste. No hacerlas tiene un riesgo: perder todos mis datos. Pero la probabilidad de que se rompa un disco duro es muy pequeña (en teoría, en la práctica se rompen o fallan bastante).

Creo que ahora se entiende porqué a estos estudios se llaman “teoría de juegos“. Porque es como jugar a la ruleta, o a la lotería.

Hay un precio: el coste de la apuesta. Y un premio: lo que puedes ganar. Me “arriesgo” a perder mi apuesta a cambio de la “posibilidad” de ganar un premio.

Si se trata de un “juego justo“, el premio es proporcional a la probabilidad de ganarlo. En la ruleta, por ejemplo, apostar a un número se paga 36 a 1. Teniendo en cuenta que hay 36 números, pinta bien. Si apuesto a rojo o negro, se paga 2 a 1, que coincide con la proporción de números rojos o negros. En realidad hay una pequeña probabilidad de que gane la banca (cuando sale el número cero), pero de algo tienen que vivir los casinos, así que todos aceptamos que la ruleta es “casi” un juego justo. Saber si lo es el Black Jack es mucho más complicado porque las combinaciones son mucho más complejas.

Volvamos a nuestra pregunta: ¿cada cuánto tiempo hago copias de seguridad?

El precio de mi “apuesta” es el coste o tiempo empleado en hacerlas. El premio, más bien el castigo, es que se rompa el ordenador, o lo roben, o le caiga encima una gotera… y pierda todos los datos. Aunque la probabilidad de que ocurra es baja, quizás una vez cada 5 años o puede que nunca ocurra, el “premio” o castigo es tan grande que no hay duda de que merece la pena hacer las copias.

De hecho este es uno de esos casos en los que el castigo es tan grave o costoso que deja de ser un problema cuantitativo para serlo cualitativo. Imagina que pierdes todas las fotos de tu cámara digital. Todas. Desde que la compraste. Desde que nacieron tus hijos. Tus viajes con tus amigos o tu pareja… Es tal el “premio” que no hay que hacer las cuentas: has copias de seguridad, paga el precio.

Pero la clave de intentar que sea un “juego justo” es reducir el otro lado de la ecuación: el precio. Lo que hay que hacer es utilizar un sistema que te cueste muy poco tiempo y dinero. Un sistema automático que las hace por las noches. Un disco duro externo en el que copias determinados directorios los viernes… Hay mil formas de hacerlo.

Lo importante, desde el punto de vista de la teoría de juegos, es equilibrar el coste de la apuesta con la probabilidad de “llevarte el premio”.

Si le dedicas 5 minutos a la semana, aunque no necesites las copias en 5 años, seguirá siendo una ecuación equilibrada. Lo que no tendría sentido es dedicarle 1 hora diaria a copiar los datos de una contabilidad que puedes volver a introducir en un par de días de trabajo intenso.

Y ahora voy a aplicar esta “técnica” a la decisión que te interesa a tí, que por algo lees este blog: ¿Me compensa el coste de instalar un sistema de gestión documental y dedicar cada día unos minutos a digitalizar mis documentos en papel?

Creo la pregunta es lo suficientemente importante como para dedicarla una nueva entrada en exclusiva. Lo dejo para dentro de unos días.

Por eso, cuando llamé hace unos días a un cliente al que instalamos nuestro software hace un año y me comentó lo contento que estaba y cómo se había librado de sus 10.000 expedientes, disfruté con sus comentarios, compartí su satisfacción y terminé la conversación con una agradable sensación del “deber cumplido”. Cuando el éxito cuesta, el premio sienta mejor.

Porque este “caso” tenía algunos problemas añadidos (en realidad siempre los hay) que hacían más fácil el fracaso, que casi lo justificaban.
Y ahora que la historia ha terminado bien, creo que es interesante repasar los aspectos más interesantes porque hay muchas enseñanzas que sacar que se pueden utilizar en situaciones similares.

Esta es la historia de un médico de Sevilla que con sus 60 años, pelo blanco y la ayuda de sus dos hijas, sin ninguna experiencia previa en esta materia, consiguió lo que la mayoría de los Ayuntamientos, Ministerios o despachos de abogados no logran: liberarse de sus papeles completamente. Seguro que tú, o algún conocido, debería tomar nota.

El “sujeto pasivo”:
Vicente (el nombre es inventado pero el resto de los datos son reales) tiene una consulta en Sevilla. Es un médico “de los de antes”, que dedica una hora a cada paciente. Mientras habla con él, toma notas a bolígrafo en una hoja en blanco. Estas hojas, junto a algún análisis o informe médico adicional, forman el historial clínico de cada paciente.
Durante 40 años, al terminar la jornada, Vicente dobla los folios de cada paciente. Dos veces. Y los introduce en un sobre en el que escribe su nombre y apellidos a bolígrafo.
A continuación guarda los sobres de cada día en un archivador metálico, tan grande como una nevera, en el que los sobres están ordenados alfabéticamente.
Cada día, antes de empezar las consultas, va al archivador y busca los sobres de los pacientes de ese día, para tener su “historial” a mano cuando los va recibiendo.

Cuando nos llamó por primera vez tenía unos 10.000 sobres (historiales) en dos archivadores.

El problema:
Como en casi todos estos casos, Vicente tenía dos problemas:

1.- El espacio. 10.000 sobres son muchos sobres. A pesar de hacer “limpieza” cada pocos años (lo que le consumía mucho tiempo adicional), el volumen era ya bastante grande para la cocina del piso en el que tiene su consulta (no sé por qué pero siempre los archivos están en las cocinas).

2.- El tiempo que empleaba cada día en localizar los historiales y volver a ponerlos en su sitio al final del día. No demasiado tiempo, pero una indudable molestia diaria.

Además, en verano Vicente pasa consulta en otra ciudad y tenía que llevarse los historiales con antelación, previendo los pacientes que iba a recibir.

La solución:
Vicente vió nuestro programa de gestión documental, ArchivaTech, en la gestoría de un amigo y se dió cuenta de que podía resolver su problema. Nos llamó y le instalamos el programa en una mañana.
Concretamente le llevamos:
1.- Un servidor Hewlett Packard básico con Windows 2008 server.
2.- Un gestor de base de datos Oracle 11g.
3.- El programa de gestión documental en dos puestos de trabajo.
4.- Un escáner Fujitsu ScanSnap S1500 de 20 páginas por minuto a doble cara.

La formación nos llevó apenas una hora, incluyendo el uso del programa y el proceso de digitalización.

El coste:
En modo de alquiler (o pago por uso). 165€ al mes. Incluyendo el servidor, Windows, Oracle y el escáner.

La digitalización:
Esto es lo que más me ha gustado del proyecto. En 7 meses, sus dos hijas, sin experiencia previa en este tipo de trabajo, han digitalizado los 10.000 historiales clínicos. Dos metros cúbicos de papel a la basura.

Situación actual:
Ahora, cuando recibe a cada paciente, Vicente sólo tiene que poner su nombre o DNI en ArchivaTech y consulta inmediatamente su historial completo. No tiene que preparar la visita. No tiene la mesa llena de papeles. Ni espacio de archivo en la cocina. No tiene que levantarse y buscar de nuevo si se ha olvidado de algo o equivocado al elegir el “sobre”.

Cuando está en su consulta veraniega, se conecta desde su portátil al servidor con un programa de control remoto y accede a los historiales como si estuviera en Sevilla.

Las claves:
Lo más importante para conseguir el éxito en este proyecto es que Vicente se ha “implicado” directamente. Ha querido hacerlo, y ha puesto los medios necesarios (que en este caso eran sencillos). Ha vencido la “pereza” inicial de digitalizar los historiales sabiendo que le llevaría meses empezar a recoger los frutos de ese trabajo. Esta es la clave principal de su éxito.

Y hay otro par de ideas importantes:

1.- La sencillez de manejo. Vicente no es un forofo de la informática. Es un usuario tardío que se maneja con lo mínimo. Pero la facilidad de uso del programa y acceso a los historiales no le ha supuesto ningún obstáculo. Desde que vio el programa en la gestoría de su amigo se dio cuenta de que él podía usarlo fácilmente.

2.- La agilidad en la entrada de la información. Siempre digo que esta es la clave de un proyecto. Si tardas demasiado en introducir los documentos, el fracaso está asegurado. Los programas de gestión, documental o no, son una herramienta de “productividad”. Si te “piden” más de los que te “dan”, no sirven. En este caso, con la inestimable ayuda de un escáner ScanSnap, las dos hijas de Vicente introdujeron todos los historiales en solo 7 meses. 40 años en 7 meses. Es un trabajo que compensa.

Ahora, mira a tu alrededor: ¿cuántos papeles, archivadores, armarios, trasteros… puedes tirar a la basura si te lo planteas con un poco de visión de futuro? Si Vicente lo ha hecho, tú también puedes.

Pero ¿por qué usamos Google y no los otros? ¿Por qué Yahoo ha fracasado?, a pesar de que llegó al mercado antes que Google y era la empresa de moda en los primeros años de Internet.

La palabra que lo define todo es “relevancia“. O “algoritmo”, que todo el mundo usa sin saber muy bien qué significa.

El éxito de Google fue mostrar en los primeros lugares de los resultados de las búsquedas aquello que realmente estábamos buscando.

Cómo lo hacen es un secreto tan bien guardado como la fórmula de la Coca Cola. Las famosas 200 variables (dicen) que contempla el algoritmo para clasificar las páginas Web y ordenarlas de tal forma que los resultados más “relevantes” aparezcan los primeros.

Pero yo no iba a hablar ahora del éxito de Google (es algo muy conocido) sino de su principal problema: la “basura”, los resultados “no relevantes” que aparecen con frecuencia donde no deberían, es decir, en la primera página de resultados. Un problema creciente que sufrimos todos con frecuencia. Un problema que a veces no podemos resolver, a pesar de cambiar las palabras para buscar, usar las comillas, añadir otras opciones… Un problema que también afecta a Google y que su algoritmo no puede resolver, porque es un problema “estructural”, de diseño. Un resquicio por el que podría colarse un competidor y superar a Google en lo que mejor sabe hacer: encontrar lo que realmente estamos buscando.

Para estudiar con detenimiento “el problema” creo que hay que mirar un poco al pasado y, de paso, jusfificar que hable de Google en un blog de gestión documental. Aunque me alargue, si resolvemos el problema de Google merecerá la pena (creo).

Ante todo una reflexión: ¿qué es Internet? Una gran base de datos de documentos (esto ya sí encaja en el blog). Miles de millones de páginas Webs con textos (similares a fin de cuentas a los que tenemos en cada oficina), archivos descargables (PDFs, por ejemplo, iguales a los que mandamos por e-mail a diario a nuestros clientes), imágenes (etiquetadas con título y otros datos)…

Y qué es Google: un programa de gestión documental. Bueno, en realidad solo una parte de él: el buscador. Cuando hago demostraciones de nuestro programa de gestión documental, la funcionalidad “estrella” es siempre la búsqueda de documentos. He perdido la cuenta de las veces que he dicho: “de nada sirve guardar los documentos si luego no eres capaz de encontrarlos”. Una frase que sirve para un despacho de abogados de 5 usuarios que no encuentra un contrato entre dos o tres mil documentos en Word, pero una frase que se aplica también a un consumidor ansioso por encontrar la tienda on-line con el mejor precio de un televisor de 40 pulgadas. De hecho, mi frase habitual para que el posible cliente entienda como funciona nuestra búsqueda (en local) es decirle: “funciona como Google, puedes usar cualquier palabra del documento”. Los técnicos lo llaman búsquedas “full text” pero creo que mi frase la entienden mejor mis clientes.

En definitiva, Google tiene el mismo problema que tenemos todos, buscar una manzana en un cesto lleno de manzanas (un cesto muy, muy grande). Un problema viejo que se suponía resuelto, hasta que el cesto se llenó de manzanas, miles de millones de manzanas.

Si miramos unos años al pasado encontramos soluciones interesantes. Lo más parecido que recuerdo es el sistema de archivo de las bibliotecas. Recuerdo de niño, antes de que los PCs estuvieran en todas partes, que me gustaba mucho repasar las fichas de cartón de las bibliotecas. Solían ser pequeñas, como un iPhone o algo mayores, y estaban perfectamente ordenadas y clasificadas en pequeños cajones hechos a medida. Muy estrechos y largos. Alineados en una matriz de filas y columnas, con las letras en el frontal, como en los lomos de las enciclopedias. Ordenadas por autor, encontrabas los libros de Isaac Asimov agrupados. Cada ficha un libro. Título, autor, “signatura” (me encantaba esa palabra)… Un sistema sencillo, barato… y con grandes limitaciones.

Esto es un sistema de archivo “estructurado”, con una clasificación cerrada, bien definida. Sirve para una biblioteca de un colegio, o la de tu casa, pero poco más. Además de una limitación evidente en cuanto al número de volúmenes que se pueden manejar de una forma mínimamente eficiente, y el número de usuarios simultáneos (dándose codazos delante de los cajoncitos), tiene dos gravísimos defectos:

1.- Necesita un proceso manual, artesanal, lento, para añadir cada nueva entrada (en este caso libro, pero sirve igual para documentos en general). Hay que hacer una ficha con unos “campos” precisos. Esto requiere un usuario especializado que siga siempre el mismo criterio y que debería conocer el contenido del libro para hacerlo correctamente. La persona ideal es, por supuesto, la que lo ha escrito, pero esperar que el autor “etiquete” su obra es mucho pedir por lo que siempre dependeremos de una tercera persona, que puede cambiar con el tiempo, y que no siempre elegirá bien.

2.- La clasificación en una estructura “cerrada”, predefinida, es por definición imprecisa, incompleta. Una relación de libros ordenados por el autor es perfecta, siempre que sepas el nombre del autor. Si lo hacemos extensivo a artículos y comentarios de todo tipo, el autor pasa a ser un dato irrelevante. La otra opción, clasificarlos por temas, ayuda, siempre y cuando el tema esté claro. Y mi criterio al buscarlo coincida con el del que eligió el tema, al clasificarlo. Y, una vez más, lo limita enormemente porque un libro puede tratar multitud de temas de interés.

Una solución, ya propia del uso de los ordenadores es añadir temas como palabras clave, no como criterio de ordenación principal. Es lo que llamamos “etiquetas”. Sigue requiriendo un trabajo “artesanal” y conocer el contenido del libro o documento, pero al menos mejorará las opciones de búsqueda. El problema es que sigue siendo muy limitado. Si clasificas un libro con las palabras “gusanos” y “palmera” podrás localizarlo por esas dos, pero no por “insecticida” aunque sea lo más importante para muchos de los futuros interesados en el libro. Pero si el que lo clasifica no se lo ha leido y no añade esa tercera etiqueta nadie lo encontrará nunca por ese término.

Hasta aquí las bibliotecas “estructuradas”, las bases de datos temáticas (legislación, normas, fármacos…), especializadas. Hasta aquí los primeros buscadores de Internet, como Altavista y Yahoo (simplificando mucho, lo sé).

Y entonces llegó Google y rompió moldes. ¡Lo indexó todo! Cualquier palabra dentro del documento es válida para localizarlo. Una auténtica revolución.

Si, además, usando características del documento como son el número de veces que aparece una palabra, si está en negrita, en el título, subrayada… si otros documentos enlazan con esa palabra… le doy más importancia (relevancia) y la muestro en los primeros lugares en la lista de resultados… acabamos de conseguir un buscador que deja en la prehistoria los antiguos cajoncitos con fichas de cartulina. Y de paso a Yahoo y los demás.

Pero, y este es el “pero” que da lugar a este post, ahora las palabras clave, las etiquetas, que en este sistema son todas las palabras que aparecen, son frecuentemente irrelevantes. Cuando una persona elegía de una forma manual 3 ó 4 etiquetas para indicar de qué trataba un libro, se tomaba su tiempo y trataba de elegir las más representativas. Eran pocas, pero valiosas. Ahora ocurre justamente lo contrario. Todas las palabras del documento valen lo mismo a priori. El proceso de indexado no distingue el grano de la paja. Las palabras son solo palabras, no tienen significado ni valen más para el programa de indexado por el hecho de ser el sujeto de una oración, el que hace algo, que un complemente circunstancial, una cita sin importancia.

Y, peor aún, toda la ambigüedad del lenguaje, que es mucha, se incorpora en el proceso de clasificación. ¿Cómo sabe Google que un artículo sobre casas no tiene nada que ver con una boda? No lo sabe.

Para indexar bien, para clasificar textos, deberíamos saber más del lenguaje que compone esos textos. Google lo ignora, y lo paga en los resultados.

En la próxima entrada les diré cómo resolverlo (por si alguien de Google lo quiere leer).

Sin embargo, esta reducción de tamaño también tiene algunas ventajas y, sobre todo, el nuevo enfoque estrictamente profesional lo hace mucho más eficaz. Los visitantes no han venido de paseo. Buscan respuestas concretas, productos concretos, posibles socios. Casi todas las consultas merecen la pena. Y no hay niños pidiendo caramelos o bolígrafos.

Este año el SIMO ha coincidido con el último lanzamiento de Apple, el iPhone 4S. Obviamente por casualidad. Apple no cuenta con el SIMO, como tampoco lo hacen los demás fabricantes cuando lanzan nuevos productos. El mercado es muy exigente y casi nadie espera para lanzar sus novedades. Puede que cuando lo hagas tus competidores te hayan adelantado.

Pero, a pesar de todo, tres días hablando con 40 ó 50 visitantes “profesionales”, además de con algunos expositores vecinos, proporcionan algunas noticias interesantes y reflexiones que voy a compartir con vosotros, de forma bastante desordenada.

1.- La gestión documental sigue de moda. Este año nos limitamos a poner información de nuestros dos programas de gestión documental: ArchivaTech y ArchivaClinic para que el visitante ocasional tuviera claro qué es lo que ofrecíamos. El resultado fue una sucesión casi ininterrumpida de personas interesándose por nuestra oferta. Hace tiempo que los programas de gestión documental dejaron de ser aplicaciones caras y complejas, exigentes en cuanto a los requisitos de los equipos de almacenamiento. Aplicaciones limitadas, en definitiva, a grandes empresas o Administraciones.

Las PYMES también quieren liberarse de sus papeles. Entienden perfectamente que los documentos digitales son más el presente que el futuro y saben que la “oficina sin papeles” está a su alcance.

2.- Los proveedores de equipos y soluciones quieren tener programas atractivos que ofrecer a sus clientes. Fueron bastantes los posibles distribuidores que se interesaron por nuestro software. Y la historia que contaban se repitió bastante: “tengo varios clientes que me piden soluciones de gestión documental y estoy buscando un producto que esté consolidado porque no me planteo desarrollarlo yo mismo”.

Desde dueños de empresas de fotocopias de Santiago de Compostela a distribuidores de equipos multifunción de Las Palmas. Es una necesidad generalizada. “Cada vez hago menos fotocopias y escaneo más“, me contaban. No me extraña: en mi empresa tengo prohibido hacer fotocopias. Cuando fotocopias un documento lo haces para esa ocasión. Si lo escaneas, lo haces para siempre, será la última vez que lo hagas. Y el fax ni se nombra. Es un producto obsoleto que odio.

En resumen, las PYMES (y aquí incluyo despachos de abogados, gestorías, asesorías y pequeñas empresas de todo tipo) quieren sus documentos escaneados y sus proveedores buscan soluciones en el mercado.

3.- Muchas empresas están escaneando sus documentos o generando directamente archivos digitales (Word, PDF, Excel, correos…) o solicitan a la fotocopiadora de toda la vida que se los escaneen. Pero solo algunas se dan cuenta de que guardar los archivos en Windows no es la solución. Este proceso – empezar a digitalizar, guardar en carpetas, quedar desbordado por el número de archivos, buscar un software de gestión – es casi inevitable si la empresa maneja varios miles de documentos al año. Pero algunos visitantes estaban todavía en la fase inicial y no veían la necesidad de comprar un software de gestión. Es cuestión de tiempo. Quiero decir, de volumen de documentos. Las carpetas de Windows funcionan bien hasta unos pocos miles de documentos (y eso si eres muy ordenado al clasificar los documentos). Llegado un momento, necesitas herramientas de búsqueda y funcionalidades adicionales de control de acceso, restricción en la creación de carpetas, enlace con el correo… Es una evolución inevitable.

4.- Si tienes que escanear un archivo histórico “de verdad”, necesitas un escáner “de verdad”. Fujitsu nos dejó uno de sus escáneres de alta productividad. 70 páginas por minuto a doble cara. No es demasiado grande, pero el rendimiento es espectacular. Uno de nuestros visitantes se convirtión en ”admirador”. Trabaja con las típicas impresoras multifunción que no son más que fotocopiadoras evolucionadas. Nada que ver con estos escáneres de doble lector. Mientras el escáner tenga que dar la vuelta al papel y volver a pasarlo por el cristal, no será oportuno para grandes volúmenes. A pesar de ocupar 4 ó 5 veces el volumen de estos escáneres.

A veces es difícil elegir el modelo adecuado pero hay una regla clarísima: para un uso irregular, unas docenas de folios al día repartidos en 20 ó 30 documentos, elije un modelo de sobremesa (como el ScanSnap S1500) de unas 20 páginas por minuto a doble cara y poco más de 500€. Cómodo, al lado de tu ordenador, ocupa poco espacio y no te tienes que levantar para escanear un contrato o un folleto que te entregan en mano.

Pero si tienes que digitalizar una habitación llena de papeles, necesitas un escáner “profesional”, con un sistema de alimentación adecuado y unos buenos rodillos que aguanten 40 ó 50 mil folios al día sin inmutarse. Eso sí, necesitarás dos o tres personas para “alimentar” a la bestia y al menos una o dos más para indexar los documentos que se generan. Así sí puedes afrontar un proyecto de digitalización de un archivo de varios años.

5.- El cloud computing está presente de forma generalizada pero ya no es la avalancha de marketing del año pasado. La mayoría lo considera una tecnología con grandes ventajas y lo incorpora a sus productos y servicios pero ya no hay que darle tanta publicidad. Por una parte no es novedad, ya que todos la tienen. Por otra, casi se da por supuesto que tu producto la utiliza, por lo que no es necesario hablar de ella con tanta vehemencia.

Nosotros, por ejemplo, tenemos una versión Web de ArchivaTech y ArchivaClinic que permite ofrecer servicios de gestión documental en la nube. Suelo empezar las demostraciones por esta parte, entre otras cosas porque el interfaz es muy atractivo y con un iPad el impacto es aun mayor. Hacer zoom en un documento gráfico en PDF con los dedos resulta siempre sorprendente, sobre todo cuando piensas que ese archivo está en un servidor no sabes dónde (en la nube aparentemente, aunque en nuestras oficinas en este caso). Pero luego paso a enseñarles la versión “de sobremesa” que en la mayor parte de los casos es más apropiada para mis clientes (sobre todo por el ancho de banda).

La “nube” está en todas partes, pero no reclama un protagonismo absoluto.

6.- Fuera del ámbito de la gestión documental, me llamó la atención la impresora 3D de HP. Es ya un producto casi de consumo. Un poco voluminosa, como una láser con dos o tres bandejas de 500 folios, pero lo suficientemente pequeña para ponerla encima de la mesa. En unos minutos te “imprime” una pieza en plástico con una precisión más que sorprendente. Y con huecos, recovecos y agujeros de todo tipo.

Y en el pabellón de enfrente una feria de reprografía. Impresoras de más de dos metros de ancho creando posters preciosos en pocos minutos. Sobre papel, vinilo, tela… Cortadoras de cartón, de metacrilato, de metal…

El hardware no deja de sorprendernos, aunque la sensación es que se ha convertido en una “commodity”. Todo es posible. Todo es sencillo. Los ordenadores son muy rápidos. Los ploters imprimen documentos preciosos. Las impresoras esculpen pequeñas maravillas en plástico. La capacidad de asombrarnos es limitada. Así que al final, lo que marca la diferencia es el software, la experiencia de usuario de la que he hablado antes (“El Secreto de Apple“).

Y como ejemplo, una anécdota de este año. El primer día me hicieron cuatro entrevistas para la televisión. A la responsable de comunicación de la feria le gustó nuestro software ArchivaClinic, sobre todo porque este año la feria se dedicaba a e-Salud. Nos mando a los periodistas y cámaras y durante casi una hora me grabaron mientras les contaba las maravillas de nuestra aplicación y como los médicos pueden consultar los historiales clínicos de sus pacientes con un iPad, de forma inmediata y con acceso directo a través de cualquier dato del paciente.

En el telediario de la noche de Antena3 compartí espacio informativo con el recién lanzado iPhone 4S (hasta aquí suena muy bien). Durante 3 segundos se pudo ver mi mano manejando un historial clínico sobre la pantalla del iPad. Ni una mención a los médicos, a los archivos, al ahorro de tiempo. Solo la mano.

Mi conclusión es que lo realmente llamativo de nuestro producto, lo que llamó la atención al periodista, fue la “usabilidad“. Todo el SIMO reducido a una mano haciendo zoom sobre el más cómodo, revolucionario y atractivo invento de Steve Jobs. ¡Viva Apple y viva el software!

Y hoy quiero recordar una que me viene a la memoria con frecuencia en muchos momentos, normalmente tratando con nuevos clientes, o ayudando a algún familiar en algún apuro (tecnológico), como pronto entenderéis.

Comenta Mafalda con uno de sus amigos: “Los perros, para vivir, tienen que ser perros. Los gatos, gatos y los caballos, caballos. Pero el hombre tiene que ser fontanero, abogado, ingeniero…”

Un buen trabajo suele estar prececido de años de estudio, primero en el colegio y luego en la universidad. Años de esfuerzo durante los que te enseñan conocimientos “artificiales” que no puedes adquirir fácilmente sin ayuda: matemáticas, física, química, cardiología… materias difíciles que exigen horas de estudio y práctica para ser dominadas y que, finalmente, te permitirán acceder al mercado laboral y desempeñar una profesión o un trabajo que no tiene nada que ver con “ser un hombre”, sin más, un hombre prehistórico que caza con sus manos y unas piedras.

Ese es el peaje que hay que pagar para vivir en esta moderna sociedad.

Pero eso era antes. Porque ahora es mucho más complicado.

Mi padre, como muchas personas de su generación, se jubiló sin haber usado nunca una fotocopiadora. Tampoco sabía escribir a máquina. Tenía, tiene, muy buena letra y escribe unas cartas muy bien presentadas y legibles. Nunca programó un video para grabar una película de TV y el teléfono móvil lo utiliza exclusivamente marcando cada llamada: ni memorias, ni alarmas, ni fotos… ni por supuesto correo electrónico.

Se libró, por poco, de la revolución de la informática que nos ha caído a todos encima. Las siguientes generaciones no han tenido tanta suerte y, queramos o no, debemos vivir rodeados de ordenadores, tablets, iPhones y todo tipo de gadgets electrónicos en los que casi siempre hay un software que nos “ayuda” a hacer multitud de tareas.

Hace unos días, por poner un ejemplo, uno de mis 9 cuñados me pidió ayuda con unas fotos de un viaje. Aunque parezca mentira todavía usan en su casa máquinas de fotos “de carrete” (algo que me pone los pelos de punta casi tanto como cuando me llega un Fax del SIMO). Sin embargo, en esta ocasión se había llevado una cámara digital y tenía problemas para ver las fotos en su portátil.

¡No os podéis imaginar el desastre! Había creado carpetas, subcarpetas, más subcarpetas dentro de cada carpeta anterior… mezcladas con fotos en cada “nivel”… Estaba, con motivo, agobiado porque empezaba a pensar que había perdido sus fotos.

Empecé a ordenarle un poco el caos que tenía y me sorprendió su absoluto desconocimiento de las nociones básicas de Windows. No sabía crear una carpeta en el escritorio, ni usar dos ventanas abiertas a la vez, una al lado de otra, para mover las fotos entre ellas. ¡No conocía la distinción entre “mover” y “copiar” archivos! Y, a diferencia de mi padre, estamos hablando de una persona de mi edad (es decir, joven ) que usa el ordenador cada día para trabajar.

¿Cómo puedo esperar que las empresas instalen programas de gestión documental y eliminen sus papeles si los futuros usuarios no saben ni mover archivos entre dos carpetas? ¿Cómo puedes hablar de herramientas para mejorar la productividad con alguien que no sabe el ABC, los aspectos más básicos de la herramienta que usa cada día?

Y entonces me acuerdo de Mafalda. Ahora el hombre no solo tiene que ser fontanero o ingeniero, tiene que saber informática. Quiera o no. Le guste o no. Haya hecho un curso en una academia o aprendido en su casa. Igual que tienes que saber inglés si quieres moverte por el mundo, tienes que saber informática para trabajar. En cualquier sitio.

Sea para escribir un informe, retocar un dibujo de un avión en autocad, o llevar la contabilidad de una empresa… necesitas manejar con soltura los ordenadores. Y, salvo que seas Botín o Mariano Rajoy y tengas un “asistente personal, becario o secretaria”, también para contestar tu correo electrónico, escribir en Facebook o tuitear algo. No hay forma de librarse.

Es penoso ver a un médico, que te acaba de antender con gran profesionalidad y conocimiento del tema, teclear torpemente con dos dedos rellenando trabajosamente un informe en una pantalla. Es triste ver a una persona joven luchando, y sufriendo, con el portátil para ver unas fotos que acaba de hacer y teme borrar para siempre.

Así que, en resumen, es el momento de actuar. Si no lo has hecho antes en tu vida, ve ahora mismo a una academia cercana y apúntate a un curso de mecanografía. Te alegrarás el resto de tu vida. Y luego, a un curso de nociones básicas de uso de ordenadores. No tiene que ser muy largo, solo lo más basico.

Es lógico que en la Universidad se dediquen a enseñar materias complicadas, física atómica, a trasplantar un riñón… Conocimientos que no puedes aprender solo en tu casa. Pero escribir con los 10 dedos y manejar bien Windows te proporcionará muchísimo tiempo extra cada día.

Luego, me llamas y montamos un programa de gestión documental y tiras tus papeles a la basura.

Como me paso el día convenciendo a clientes y amigos de las ventajas de la gestión documental (electrónica), he decidido digitalizar personalmente algunos años, además de algún otro expediente antiguo al que ya le tenía ganas. Ha sido bastante pesado, aburrido, y me ha costado algo más de tiempo del que esperaba, pero ha sido una experiencia muy interesante para comprobar si merece la pena digitalizar el archivo, que ya te adelanto que sí, que lo merece, aunque no es ni mucho menos un problema trivial.

Desde hace unos tres años (también empecé en agosto) utilizo nuestro programa de gestión documental y mi escáner ScanSnap S1500 para digitalizar y archivar todos los documentos que utilizo en la empresa. Me va bastante bien. Muchos de los que me visitan se sorprenden de que no tengo apenas un papel encima de la mesa. Me costó un poco al principio y de vez en cuando se me acumulan algunos, tras un viaje o unos días con más trabajo del habitual. Pero estoy al día. Lo que yo llamo el “archivo vivo” lo tengo controlado. Y lo disfruto cada día. Encuentro los documentos fácilmente. Mando una copia por e-mail. Imprimo un recibo que me pide un cliente… No me lleva más de unos minutos diarios “mantener” al día mis papeles.

Pero otra cosa muy distinta es digitalizar el “archivo histórico”, los armarios llenos de archivadores, de facturas, de extractos bancarios, contratos antiguos, correos electrónicos y cartas de hace 5, 7, 10 años. Estamos hablando de decenas de miles de folios. ¿Merece la pena digitalizar todo ese volumen? (por cierto, en un post anterior explico porqué diferencio el archivo “vivo” del “histórico”, una distinción que no todo el mundo comparte).

En los dos últimos días lo he probado y la respuesta es sí, pero con algunas salvedades importantes. He estado tomando tiempos (los reproduzco al final) y trabajando como si fuera lo único que tenía que hacer, tratando de ser lo más objetivo posible. En resumen, dedicar media hora “neta” para escanear y archivar un año entero de facturas, unos 1500 folios en 4 carpetas que miden casi medio metro de ancho, creo que merece la pena. Un expediente de un proyecto antiguo, unos 2000 folios, me llevó casi una hora entera, con mucho más detalle y cuidado que las facturas, ya que la información es más variada y complicada. Un “coste” que no tengo claro que compense. Otros proyectos, menos importantes, me los liquidé en sólo unos 20 minutos, lo que resulta más llevadero.

En definitiva, he sacado varias conclusiones que resumo de una forma desordenada por si te sirven para decidir si digitalizar, o no, tu “viejo” archivo histórico:

1.- Olvídate de hacerlo tú mismo. Es muy pesado, lento y aburrido. Puedes quitarte algunas decenas de archivadores en una época de poco trabajo, pero si tienes un volumen importante, busca ayuda a menos que quieras dedicarte a escanear en vez de a hacer tu trabajo real. Hay empresas que se dedican a ésto o puedes dedicar a parte del personal en horas extra o momentos de poco trabajo, pero un abogado, ingeniero, gerente… que tenga cosas que hacer no puede pensar en quitarse un volumen significativo de su archivo sin desatender sus obligaciones durantes muchos días.

2.- Utiliza escáneres de alta producción. Soy un gran defensor de los modelos “de sobremesa” o escáneres personales como el Fujitsu ScanSnap S1500. 20 Páginas por minuto está muy bien para el “día a día”. Pero para expedientes de 400 folios se quedan muy cortos. Si contratas a una empresa especializada traerá sus propios escáneres. Si lo haces con tu propia plantilla, seguro que compensa comprar al menos un escáner de cierto volumen, de 30 ó 40 páginas por minuto al menos.

3.- Lo que más tiempo consume es preparar los papeles. Quitar grapas, separadores, papeles doblados… es muy laborioso. Escanear 200 folios perfectamente ordenados es muy fácil y rápido. Pero quitar 30 grapas repartidas de forma aleatoria en esos mismos 200 folios te puede llevar 10 minutos. Más vale que tengas una buena mesa, grande quiero decir, y un lugar cómodo para manejar el papel porque esta parte del trabajo es, con mucho, la que consume más tiempo.

 4.- Define bien, y al principio, el formato de los documentos: nombres, carpetas en los que guardarlos, códigos… De nada sirve digitalizar 10 años de facturas si luego no puedes encontrar la que necesitas en un momento dado. Por supuesto que no debes escanear y guardar en una carpeta de Windows o un DVD. Eso no sirve para nada, a menos que sólo tengas 300 ó 400 documentos. Utiliza un programa de gestión documental que te permita organizar bien la documentación y buscarla fácilmente en el futuro (obviamente yo utilizo ArchivaTech). Si el volumen de documentos es muy grande, no es ninguna tontería utilizar aquí los servicios de algún documentalista profesional que te ayude a definir el sistema de archivo. Los errores se multiplican por el número de documentos, por lo que pueden salir muy caros.

5.- Obsesiónate por ahorrar tiempo. Cuando un proceso se va a repetir cientos de veces cualquier pérdida de tiempo acaba saliendo muy cara. Organizar bien el trabajo de digitalización sale muy rentable, sobre todo si lo haces con tus propios medios. “Perder” un poco de tiempo al principio para definir bien la mejor metodología de trabajo se compensa rápidamente en cada proceso que se repite una y otra vez. Por ejemplo, para digitalizar las facturas, documentos de unos 400 folios cada uno, he creado un nuevo “perfil” de papel para que me pida más cuando se acaba el que he introducido en el alimentador del escáner (hasta 50 folios). Aunque definir el nuevo perfil me ha llevado unos minutos me ahorro el tener que unir posteriormente 10 ó 12 PDFs en uno, que es lo que me pasaba con el perfil anterior, pensado para documentos de pocos folios.

6.- Lo importante no es el número de folios de cada documento, sino cómo se organizan. El escáner es muy rápido y, sobre todo, trabaja solo una vez has introducido los papeles en el alimentador. El trabajo manual, el que cuesta tiempo, es el que tiene que hacer “artesanalmente” la persona que digitaliza. Además de quitar grapas, agrupar papeles relacionados, decidir el título de cada documento que crea, elegir la carpeta o expediente en el que se archiva, y crearlo en su momento. Al valorar el tiempo a emplear en la digitalización, más que el número de papeles hay que contar el número de archivos y expedientes que hay que crear. Y hay una conclusión evidente y muy importante: para documentos antiguos que probablemente no se consultarán nunca, hay que simplificar el proceso. Por ejemplo, creando un solo archivo con todos los papeles del documento, sin separarlo en diferentes ficheros. Una clasificación detallada y minuciosa ayuda en las consultas posteriores pero con un coste muy importante. Si el volumen a digitalizar es grande y los documentos no se consultan mucho, no compensa este gasto adicional. Por supuesto esta decisión es totalmente subjetiva y depende de cada caso, pero hay que ser muy consciente al plantearse un proyecto de digitalización que el coste final dependerá de lo meticulosos que seamos en el proceso, sea con recursos propios o contratando a un tercero.

Como resumen de mi “experiencia piloto”, estos son los números:

1.- Facturas emitidas: 3 años, 12 archivadores, metro y medio de estantería, 4500 folios. He creado una carpeta para cada año y un expediente para cada trimestre, con un PDF recogiendo las facturas de cada trimestre.

• Tiempo de preparación de los papeles: 40 min.
• Tiempo de escaneado: 3 horas (en un escáner S1500). Durante el escaneado podía hacer otras tareas, por lo que el tiempo realmente empleado no ha llegado a 1 hora.
• Tiempo de clasificación, creación de expedientes en ArchivaTech y del título de cada PDF: 20 min.

En total unas 4 horas, de las cuales aproximadamente 2 han sido de “dedicación completa” y en las otras he podido hacer otras tareas mientras pasaba el papel por el escáner.

2.- Expediente de un viejo proyecto: 2000 folios, 20 archivos independientes, cada uno con su título, un solo expediente en ArchivaTech. En total una hora aproximadamente, pero de dedicación exclusiva.

¿Mucho o poco? ¿Merece la pena dedicar 3 horas para librarse de metro y medio de archivadores polvorientos en una estantería? Personalmente no voy a seguir haciéndolo, pero sí voy a encargar al responsable de administración a que termine el trabajo con los 6 años que nos quedan aún de facturas en papel. Si hubiera tenido que pagar a una empresa por este trabajo, creo que no lo habría hecho, simplemente porque no estamos tan agobiados por los papeles como para que sea una necesidad, pero dedicar unas horas, en ratos “libres”, y vaciar completamente uno de nuestros armarios sí creo que nos compensa (de hecho cuando leas estas líneas ya lo habremos hecho).

Conozco muchas empresas y despachos de abogados y procuradores que están, literalmente, sepultados por papeles y me parece que a este ritmo, unas 2 horas por metro de estantería, les sale más que rentable afrontar un proyecto de digitalización de su archivo y, también literalmente, revolucionar su oficina y liberarse de unos cuantos metros cúbicos de papeles polvorientos, la mayoría de los cuales nunca volverán a necesitar.

Así que mi conclusión es que el resultado merece la pena, pero hay que planificarlo bien para que no se dispare el coste, y el tiempo.