Le pregunté por sus papeles, como si no me importara nada, y me confesó que siguen igual que la última vez que lo vi. Y pensé para mi: si me compra mi programa de gestión documental y me dice que le ayude a instalarlo en su bufete (que son 16 abogados) me meto en un buen lío. No sabría por dónde empezar. Confieso, un poco abochornado, que casi me alegré de que no me lo pidiera.

Luego, más tranquilamente, pensé en la mejor forma de afrontar un reto de este calibre. No es fácil. No es rápido. Pero se puede hacer. Hay varias formas de afrontarlo aunque quizás la mejor forma de digitalizar los archivos de un cliente tan complicado es planificarlo bien, y luego improvisar, para adaptarse a su forma de trabajar y hacer una transición al “mundo digital” lo menos traumática posible.

No hay dos clientes iguales y no hay dos proyectos iguales. Pero sí hay alguna “reglas” o normas más o menos evidentes que debemos tener en cuenta. Me gustaría tratar de resumir las más importantes muy brevemente. Seguramente me deje alguna, pero voy a tratar de encontrar las 10 más importantes. El orden no implica mayor o menor importancia.

1.- No empieces si no estás convencido. Digitalizar 100 ó 200 documentos es relativamente rápido y sencillo, pero si vas a escanear 10.000 documentos en los próximos meses más vale que estés “concienciado”. Es un trabajo sencillo pero laborioso y no hay atajos. Lleva tiempo.

2.- Busca el momento adecuado. Conforme vas creando tu base de datos documental empezarás a ganar tiempo en la consulta de los documentos, pero esto no ocurre hasta que llevas bastante tiempo alimentando el archivo digital. Al principio es un trabajo adicional, por lo que más vale que lo afrontes cuando tengas cierto tiempo libre en tu jornada diaria.

3.- Cómprate un buen escáner. Para una PYME o despacho de 5 a 20 usuarios el Fujitsu Scansnap S1500 es perfecto. Desconfía de equipos muy baratos que luego se atascan continuamente. Por supuesto nada de escáneres de cristal, son insoportables para documentos de varios folios y doble cara. Y si tienes decenas de miles de documentos, vete a un modelo un poco superior, como el fi 6130Z. Hay otras marcas con buenos escáneres (Kodak es el siguiente en mi lista) pero estos dos modelos de Fujitsu son perfectos.

4.- Nada de multifunciones. Mejor varios escáneres pequeños (y baratos) que uno muy grande (y muy caro).

5.- Cómprate monitores grandes. De 22 pulgadas, o mejor aún de 24. Son muy baratos para el rendimiento que dan. Te permiten ver dos páginas en tamaño real y eso es un ahorro impresionante de tiempo cuando manejas cientos de documentos. Los vas a amortizar en pocas semanas.

6.- Organizate antes de empezar. Me refiero a la estructura de carpetas (o similares) en las que vas a clasificar los documentos. Es un trabajo muy importante y que se puede y debe realizar antes de empezar a digitalizar. Revisa tu estructura actual de carpetas de Windows y la del resto de compañeros de la empresa. La del servidor. Tu correo electrónico… Con todo ello, crea un borrador en Excel y revísalo de nuevo hasta que te convenza. Solo entonces empieza a digitalizar y archivar los documentos en esta estructura lógica.

7.- Distingue el archivo “vivo” del “histórico”. Con histórico me refiero a los documentos que apenas consultas y que solo conservas “por si acaso” necesitas acceder a ellos en el futuro. El enfoque, la forma de digitalizarlos y clasificarlos, es bastante diferente (esto lo he comentado ya antes). Además, puedes dividir el trabajo en diferentes “fases” y esta es la primera división.

8.- Delega. Si no tienes tiempo ahora, para tu trabajo actual, aún menos vas a tener tiempo para hacer tu trabajo y digitalizar documentos. Es fácil encargar a otra persona que digitalizce determinados tipos de documentos, sobre todo del archivo “histórico”. Seguro que en la empresa hay alguien que puede ir digitalizando las facturas, o contratos antiguos, o recibos del banco… sin que afecten al trabajo de los demás.

9.- Subcontrata. Si el volumen es muy alto, no lo intentes con tus propios medios. Aunque las empresas de digitalización te van a cobrar por hacer este trabajo, el que lo hagas con el personal propio de la empresa también tiene un coste. Salvo que tengas personas desocupadas (parcialmente se entiende) plantéate darle un primer empujón al archivo con una empresa especializada. Puede ser necesario para arrancar el proyecto y alcanzar una masa crítica de documentos digitalizados.

10.- Instala un buen programa de gestión documental. Esto es lo último, pero quizás lo más importante. Gestionar decenas de miles de documentos es sencillo técnicamente, pero hacerlo bien, de una forma ágil, rápida… no es tan fácil. No elijas el software sin ver una demostración y tener claro que te va a ayudar en tu trabajo diario, y no lo contrario. Hay algunos programas tan malos que en vez de aumentar la productividad de la empresa se convierten en una auténtica carga. Échale un ojo al mío para empezar. Te vendrá bien como referencia.

Hay más consejos, pero 10 parece un buen número. ¡Si alguien quiere aportar su consejo no tiene más que escribir un comentario!

Lo primero que tienes que pensar y decidir es qué servicios vas a ofrecer. Obviamente el “núcleo” de tu oferta es la digitalización de documentos en papel pero puedes ofrecer también a tus posibles clientes otras “cosas”: consultoría sobre la forma de organizar sus documentos, instalación de un sistema informático de gestión de los documentos digitales, custodia “física” de los documentos en papel y destrucción, certificada o no, de todos o parte de los documentos escaneados.

Si te limitas a la digitalización simplificas tu oferta y tus necesidades de medios e infraestructura, pero puedes perder un tanto por ciento importante del mercado. Otra opción, es la que utilizo yo, es trabajar con empresas complementarias para poder ofrecer un “servicio completo” a tus clientes sin necesidad de dominar todas las tareas asociadas a la oferta.

Quizás el servicio más complicado de todos, por las necesidades de infraestructura, es precisamente el más sencillo conceptualmente: la custodia de los documentos en papel. Requiere unas instalaciones bastante grandes, infraestructura (estanterías, cajas, sistema de trasporte…) y por tanto una inversión importante. Para empresas que buscan un nuevo mercado puede ser muy atractivo precisamente porque esta necesidad de inversión hace que la oferta sea muy inferior a la de servicios más básicos, pero su complejidad, desde el punto de vista empresarial, la hace más complicada.

Una vez decididos los servicios que vas a ofrecer, hay que concretar la oferta en cuanto a la digitalización. Los medios materiales son fundamentales para poder hacer una oferta competitiva. En primer lugar, los escáneres. La oferta es enorme, lo que complica la elección, y los precios también son enormes si vas a modelos de alto rendimiento en formatos superiores a DIN A4. Además, muchos clientes te van a exigir que los documentos no salgan de sus instalaciones por lo que hay que tener en cuenta el transporte de los equipos y el coste de desplazar al personal de digitalización. Quizás por este motivo muchas empresas de digitalización son “locales” (solo trabajan a pocos kilómetros de su sede) ya que el coste de tener desplazado un equipo de personas durante varios meses puede ser la partida más importante del proyecto, por más que no aporte valor añadido.

Siguiente decisión: qué le vas a entregar al cliente. Hay varias opciones y probablemente lo mejor es ofrecer al cliente la decisión final, aunque tú le aconsejes la que te parezca más adecuada para él. En primer lugar, la más sencilla: entregarle unos DVDs o un disco duro externo con las imágenes en ficheros independientes organizados en carpetas. Es la solución más fácil, a cambio de ser la menos atractiva. Salvo como “copia de seguridad digital” de su archivo, sirve para poco más. ¿Cómo va a localizar los documentos digitales? Si son unos pocos cientos puede valer, pero si son decenas de miles es una solución que se queda muy corta.

La siguiente opción es entregarle los documentos en una base de datos “estructurada” y a ser posible que forme parte de un programa de gestión documental. Ahora no solo le das los documentos sino también una herramienta para “gestionarlos”, para buscarlos por cualquier criterio, palabra clave, título… además le puedes clasificar los archivos por diferentes parámetros, con distintos niveles de acceso, con control de quién accede… En definitiva le das una solución de gestión que mejora el manejo de sus documentos, además de evitar el uso del papel. Para hacerlo hay multitud de programas en el mercado, incluyendo por supuesto el nuestro, y mi consejo es que llegues a un acuerdo con alguno de los fabricantes para poderlo montar a tu cliente como parte de tu oferta.

Otra posibilidad, últimamente la más popular, es ofrecerle un servicio “en la nube” de forma que accede a sus documentos a través de un navegador pero no los tiene almacenados en sus instalaciones. El cliente se “ahorra” el servidor con la base de datos de documentos, se despreocupa de las copias de seguridad y de problemas de espacio o rendimiento. Puede acceder a sus documentos digitalizados desde cualquier ordenador o dispositivo con acceso a Internet y no tiene que instalar ningún software en sus equipos. Pero, siempre hay un pero, también tiene algún inconveniente. En primer lugar la seguridad: los documentos circulan por Internet y existe la posibilidad de que acceda alguien que no debería (sobre esto podemos hablar largamente). El segundo problema es más evidente: necesita un buen ancho de banda para consultar los documentos con cierta soltura. Sin una buena conexión a Internet la consulta frecuente de los archivos digitales se puede convertir en un auténtico problema, con esperas continuas.

Dentro de esta opción de acceso remoto puedes alojar los archivos en tus propios servidores o utilizar un alojamiento de algún proveedor. Una vez más cada opción tiene sus pros y sus contras. Si conservas tú los archivos en un servidor propio tienes mayor control sobre su acceso y probablemente tus clientes se sientan más seguros. Si elijes un proveedor de archivo en “Cloud” cedes la gestión de tu base de datos a un tercero (mejor o peor, pero ya no eres tú) y, de nuevo, puedes tener un grave problema de “cuello de botella”. Bajar archivos “pesados” de Internet puede ser un proceso lento y frustrante. “Subir” archivos es mucho peor aún. Un escáner de 40 ó 50 páginas por minuto puede generar en un día varios miles de archivos que ocupen varios GB y tarden en subir a “la nube” varios días. Para procesos masivos no es operativo.

En definitiva, además de pensar en lo evidente, en la digitalización e indexación de documentos, tienes que elegir con cuidado el “modelo de negocio” que vas a montar porque te va a condicionar la oferta, los precios, la forma de trabajar… y los clientes a los que vas a acceder.

Es una pregunta que casi todos los niños hacen alguna vez en su vida (algunos la siguen haciendo de adultos). ¿Para qué me sirve aprender matemáticas? ¿Para qué sirven las funciones, las derivadas, las raices cuadradas…? Y no digamos las ecuaciones diferenciales o las series de Fourier.

La respuesta es obvia: las matemáticas son una herramienta con la que resolverás problemas que encontrarás en el futuro. Claro que esa explicación funciona bien para las operaciones básicas, pero cuando hablamos de derivadas resulta más difícil encontrar un ejemplo de “la vida real”. Sin embargo, incluso en el diseño del software podemos encontrar aplicaciones prácticas a las series convergentes, a sistemas de control retroalimentados. ¿Seguro?

En realidad, algo tan cotidiano como darse una ducha lleva detrás una interesante carga matemátia. Lo normal cuando te duchas es que el agua empiece saliendo fría. Introduces tu “sensor” (la mano o un pie) debajo del chorro de agua y esperas a que se caliente. Lo siguiente, al menos en mi ducha, es que salga demasiado caliente y tu “sistema de control” (el cerebro) te dice que cierres un poco el grifo del agua caliente y esperes (esta es la clave) a ver cuánto baja la temperatura. Una persona nerviosa podría no encontrar nunca la temperatura justa. Al salir caliente cierra demasiado bruscamente el agua caliente y se pasa. Al encontrarla ahora demasiado fría vuelve a abrir demasiado la caliente y vuelve a quemarse. Y así se pasa el rato, del frío al calor.

Hay un aspecto clave en todo sistema de control (incluida la ducha): la respuesta tiene que ser más lenta que el tiempo de reacción del sistema. Un sistema con esta “cualidad” es estable, tiende al equilibrio (ducha templada) mientras que la reacción “nerviosa”, más rápida que el propio sistema, es inestable.

Un ejemplo más tecnológico es el piloto automático de un avión. Cuando el avión vuela en equilibrio, en linea recta, y sufre una turbulencia (una ráfaga de viento lateral, por ejemplo), el avión se inclina y el piloto automático reacciona moviendo los alerones para compensar la ráfaga y volver a la posición de equilibro. Después de varias oscilaciones, en teoría cada una más pequeña que la anterior, el avión vuelve a su posición inicial. Si el pilóto automático no estuviera bien diseñado, si fuera un tipo nervioso, las correcciones provocarían oscilaciones cada vez más grandes y el avión se estrellaría. Si alguna vez has manejado un helicóptero de radio control sabes perfectamente a qué me refiero.

¿Y todo esto que tiene que ver con el software? Bastante. Sobre todo con los basados en Internet (ya sabes, los del Cloud Computing). Y más aún si incluye la consulta de documentos “pesados”.

Los usuarios de programas informáticos necesitan saber cuándo han pulsado una opción: un botón, una marca de verificación, un vínculo… Incluso cuando pusamos una tecla. Es lo que en el principio de la informática se llamaba “ECO”. Cuando este “eco” falta o simplemente se retrasa… nos ponemos nerviosos (como el de la ducha). Ya no sabemos si hemos pulsado esa tecla, si hemos hecho clic sobre el botón “Enviar”… y repetimos la acción. Y puede pasar cualquier cosa: que me salte un formulario sin rellenar, que las palabras que escribo tengan teclas repetidas, que envíe tres veces la misma respuesta (eso me ocurrió a mí hace solo un par de días).

Es muy importante “decirle” al usuario que YA ha pulsado ese botón. Tiene que recibir alguna confirmación. Y el tiempo que trascurre desde que pulsa el botón hasta que recibe la confirmación debe ser MUY breve. Si no, volverá a pulsarlo.

¿No es grave? Hace unos meses la página de la Universidad de Granada se colapsó porque los alumnos pulsaban 3 ó 4 veces el botón de envío de solicitudes y en cada ocasión se creaba una nueva conexión. El sistema se desbordó porque estaba dimensionado para un número de alumnos muy inferior al que estaba atendiendo, aunque fueran los mismos repetidos.

A pequeña escala, estos pequeños retrasos, y los errores que provocan, pueden llegar a ser muy molestos si se producen continuamente.

Así que, cuando diseñes un programa, asegúrate de que sea un “sistema estable”, es decir, que el usuario reciba un “eco” siempre que realice una acción.

Y si eres un usuario, paciencia. Los ordenadores son muy rápidos pero cuando se conectan a un servidor en Internet no siempre van a la velocidad que tú quisieras.

Todos somos conscientes de lo importante que es aprender antes de hacer cualquier tarea. Y cuanto más difícil es esa tarea más largo suele ser el aprendizaje. Parece obvio. Y lo es.

Sin embargo, esos mismos profesionales que dedican tantos años a aprender su oficio, no tienen tiempo de aprender a usar de una forma eficiente una herramienta que utilizan todos los días. Continuamente. Su ordenador.

Una y otra vez veo a estupendos profesionales, médicos, abogados, contables… utilizar de una forma primitiva,ineficiente, los programas de ordenador. Perdiendo tiempo en tareas repetitivas, sencillas, ejecutadas con gran torpeza. Les veo utilizar el ratón, trabajosamente, para hacer una tarea que podrían realizar en unas décimas de segundo pulsando un par de teclas (que desconocen). Les veo realizar varias operaciones engorrosas cuando un sencillo “truco” de su programa ofimático les ahorraría 20 ó 30 segundos. Cada vez.

Y les entiendo: ellos odian los ordenadores. Los utilizan porque no tienen más remedio. Alguno incluso no los utiliza. Conozco a un catedrático de universidad que sigue escribiendo a mano sus dictámenes, sus artículos para revistas. Y no es una persona mayor, es relativamente joven.

Es cierto que la informática es una maldición que nos ha caído encima a todos. Nos guste o no. He hablado de esto antes. Pero igualmente hay muchas otras tareas y obligaciones que tenemos que hacer, queramos o no. Personalmente no me gusta nada escribir a mano. Pero no por ello dejo de hacerlo. Tampoco me gusta afeitarme, pero lo hago a diario. Y hay muchas otras tareas cotidianas, en la vida personal y en el trabajo, que yo, como todos, hago resignado. Y, eso sí, en el menor tiempo posible. ¡No podemos evitarlo! Pues, entonces, aceptémoslo y tratemos de que nos ocupe poco tiempo.

Todos sabemos que para manejar bien el AutoCad, o el PhotoShop, hacen falta 3 ó 4 meses de dedicación. Normalmente incluso ir a una academia o dar un curso, relativamente largo. Pero para ahorrar tiempo cada día en pequeñas tareas rutinarias con el ordenador no hace falta más que poner un poco de interés. ¡No es cuestión de tiempo! sino de voluntad.

Siempre empiezo por lo más “corriente”: Control+Z = Deshacer (el último cambio). Es un atajo de teclado genial. ¡Lo uso todos los días! ¿Y qué me dices de Control+C (copiar) y Control+V (pegar)? Mucho más rápido que buscar la opción en el menú. ¡Es un ahorro real, diario, frecuente! ¿Por qué no lo usa todo el mundo?

Lo que me molesta es que, cuando se lo comento a algún amigo, o a algún cliente, me mira como si fuera un extraterrestre, un friki enganchado a la Play todo el día. ¡Parece que los atajos de teclado son cosa de programadores, o fanáticos del ordenador! No lo entiendo, pero es así. Y a esa mirada de sorpresa (por queres ayudarle a ganar tiempo en su trabajo diario) suele acompañarle la maldita frase: !No tengo tiempo de aprender esas cosas!

¡JA! No tiene tiempo de aprender a usar un “truco” en 5 segundos que le va a ahorar cientos de horas a lo largo de los próximos meses… durante el resto de su vida. ¡Lo que no tiene es ganas de aprender! Hay un auténtico bloqueo mental, incomprensible para mí, en todos estos usuarios a la fuerza que piensan que con lo que saben ya es suficiente, que el tiempo que han dedicado (en el pasado) a aprender a manejar el maldito cacharro ya ha sido suficiente para el resto de su vida.

Y lo más curioso es que este es el mismo motivo por el que muchos profesionales no instalan un programa de gestión documental (y un escáner) en su oficina o su empresa: ¡No tengo tiempo! de dedicar unas horas a lo largo de un par de semanas… a instalar y aprender a usar un sistema de trabajo que me ahorrará miles de horas en los próximos años.

¿Cómo es que fuiste a la universidad? ¿De dónde sacaste el tiempo?

Desde hace 20 años tengo una relación de amor-odio con los ordenadores portátiles. Los he usado, y disfrutado, en innumerables viajes, visitas comerciales, momentos de ocio fuera de casa… Los he odiado, como hace solo un par de días, cuando he tenido que trabajar varias horas seguidas en su minúscula pantalla (comparada con las que tengo en mi oficina o mi casa), su absurdo teclado, su posición antiergonómica…

En los últimos años se venden muchos más portátiles que ordenadores personales. No acabo de entenderlo. Entiendo que tengas un portátil “para cuando viajas“, pero no entiendo a los que lo usan en el trabajo o en su casa, en una mesa de trabajo “grande y fija” en la que puedes tener un ordenador de sobremesa y un monitor de 22 ó 24 pulgadas sin problema. Y un teclado “de verdad”.

¿Que les pasa a la gente con los portátiles? ¿Por qué han sustituido sus ordenadores “de toda la vida” por un portátil?

Como no quiero que parezca que mi opinión es subjetiva, como puede, solo puede, que sea yo el que esté equivocado, voy a hacer la habitual (al menos para mí y este blog) lista de “a favor” y “en contra” a ver quién gana, a ver qué opción es más adecuada para mí, o para tí.

Empecemos con lo más evidente, la movilidad.

Obviamente, si necesitas desplazarte, sea cerca o lejos, el portátil es la ÚNICA opción. Podemos discutir si el iPad (o similar) puede sustituirlo, que lo hace en algunas ocasiones, pero lo que está claro es que no puedes llevarte tu ordenador de sobremesa a un viaje de negocios, o de placer.

Ahora ya centrados en el uso, lo más importante (para mí): el teclado.

Odio, literalmente, los teclados de los ordenadores portátiles. Suelen ser más pequeños, el recorrido de las teclas es mucho menor (lo que provoca innumerables errores porque no estás seguro de si has presionado la tecla) y, lo que es peor, muchas teclas accesoras como “Supr”, “Mayus.”, “AvPág”… no están en donde tu cerebro tiene grabado (inconscientemente) que deberían estar. Seas un mecanógrafo más o menos experto o escribas con dos dedos, andar buscando estas teclas es una pequeña pesadilla. ¡Y cada portátil las tiene en un sitio distinto! Creo que me hace perder por lo menos un 20% del tiempo al escribir.

Y podemos decir lo mismo del ratón. Aunque la mayoría lleva un ratón externo, con lo cual empieza a ser menos “portátil”.

Otro aspecto importante: la pantalla.

Aunque tengas un portátil de 17 pulgadas (que va a pesar un quintal y no le dura nada la batería), siempre es mucho, pero mucho menor que una pantalla de 22 pulgadas (lo mínimo que deberías tener). Yo tengo dos de 24″ (como he comentado en algún post anterior) y me molesta enormemente trabajar en pantallas de 13, 15 ó 17 pulgadas. Hay que tener en cuenta que hay algunas zonas que son fijas (menús, barras de botones, recuadros…) con lo que la superficie efectiva de la pantalla se reduce y un monitor de 22″ puede ser equivalente a dos de 15″. ¡Con lo que eso significa en la productividad! Estás continuamente apartando ventanas para ver qué hay debajo, desplazando el cursor arriba y abajo, y a los lados… perdiendo tiempo inútilmente porque no te cabe el documento en la pantalla. Un horror.

Otro aspecto imporante: la velocidad.

Los discos duros de la mayoría de los portátiles son lentos, muy lentos. Y el disco duro es, de largo, el componente más importante para determinar el rendimiento de un ordenador utilizado en tareas ofimáticas “administrativas” (Word, Excel, Power Point, correo…). Hay portátiles que tardan ¡varios minutos! en arrancar el Windows y casi otro tanto en apagarlo. !Cuánto tiempo perdido, desperdiciado, tirado a la basura! Acaba la reunión, todo el mundo se levanta y entonces te quedas de pie, 2 ó 3 minutos, esperando que se apague el maldito aparato. Esto se puede arreglar montando un disco SSD, como he explicado en este blog anteriormente. Yo lo he hecho con mis dos últimos portátiles y cierran Windows en 6 segundos. Pero aún no me he encontrado con ninguna otra persona que lo haya hecho.

Otro aspecto importante: la seguridad.

Conozco bastante gente que tiene todos sus datos en el portátil, y poco más. Alguna copia de seguridad, de vez en cuando, y nunca de una forma sistemática. “Me siento muy seguro llevando todos mis documentos debajo del brazo”. ¡Inconsciente! Estás jugando con fuego. Un abogado me decía que de esta forma no se lo roban de su despacho (ya lo hicieron). ¡Pero lo lleva en moto cada día desde su casa! ¿Y si te resbalas en un charcho y se te cae? ¿Y si te lo roban en un semáforo? ¿Y si mañana no arranca? (esto último pasa de vez en cuando). Es un disparate. Hay mil formas de resolver este problema: discos duros externos, pen-drives de 32GB (te caben todos los documentos que vas a crear en toda tu vida), DropBox (o mil otros similares)… Es mucho mejor tener un ordenador en la oficina y otro en casa y que uno sea siempre una copia del otro. Con un poco de disciplina es facilísimo hacerlo, y no lleva apenas tiempo. Pensar que tener TODO en el portátil es más seguro es un disparate, si no tienes una copia, o mejor dos copias.

Y me dejo para el final otro aspecto importante: la ergonomía.

¡Qué incómodo es trabajar en un portátil! No están pensados para eso. La pantalla está unida al teclado porque es la única forma de fabricarlos para que se puedan llevar cómodamente, pero es una aberración desde el punto de vista de la comodidad de uso. A veces pienso que son los traumatólogos los que fomentan el uso del portátil en las oficinas: ¡cuántos pacientes les llegarán con dolor en el cuello!

No he sumado pero creo que la goleada es espectacular. Claro que alguno estará pensando que él tiene en su oficina un monitor, un teclado y un ratón y los conecta al portátil cuando llega. Casi me parece peor. ¿Por qué transportar un aparato cada día de un lado para otro? Ten un ordenador en casa y otro en la oficina y sincronízalos (ya he dicho cómo), pero no cargues con el cacharo, sus cables y su transformador cada día. ¿Qué te aporta?

Yo, como creo que todos, intento trabajar lo menos posible. O dicho de otra forma (porque ha quedado muy mal) intento sacar el máximo partido al tiempo que dedico a trabajar. Si un teclado más cómodo me permite escribir más rápido, lo compro. O un ratón, uno de los dispositivos menos valorado y que más retrasos de rendimiento provoca. La inversión es mínima y la amortización es muy, muy rápida. Hay que rodearse de las mejores herramientas posibles para ser lo más productivo posible. No hablamos de unos minutos… estamos hablando de mucho más tiempo. Y muchas frustraciones. Al menos eso me ha pasado a mí retocando una presentación durante tres horas en un portátil. Y eso que era de 17 pulgadas. Creo que perdía al menos un 35% respecto a mi trabajo habitual en mi ordenador, con mi monitor de 24 y mi teclado “de verdad”.

La conclusión es clara:

1.- El portátil para cuando viajas.

2.- El monitor lo más grande posible (y mejor aún dos, que son muy baratos).

3.- Si aún no escribes con los diez dedos, empieza ahora mismo un curso de mecanografía. En un par de meses te irás a casa media hora antes cada día.

Llevo casi 30 años creando programas informáticos. Concretamente desde 1983. Y todavía me sorprende lo malos, lo rematadamente torpes, que son algunos programadores. Muchos, más de lo razonable. Durante muchos años, cuando hacía mis primeros programas en Basic en un ordenador de 64KB y luego en los primeros PCs que tenían 640MB de RAM en los mejores casos, las limitaciones del hardware justificaban, solo en parte, que algunos programas fueran un tanto burdos. Los recursos eran limitados y la prioridad era que el programa hiciera lo que “tenía” que hacer: por ejemplo, un listado de facturas pendientes de pago. La estética final ni se consideraba. La “usabilidad” no era ni siquiera un concepto a tener en cuenta. Al menos por la mayoría de los programadores.

Tengo una imagen grabada en la memoria, fruto de mis frecuentes viajes en tren, de la pantalla de venta de billetes de RENFE. ¡Era horrorosa! Por supuesto en fósforo verde. Eso es lo de menos. Lo que me llamaba más la atención, desde mi punto de vista ya entonces de programador, era la absoluta falta de interés del programador en organizar los campos en la pantalla. El número de tren, la hora de salida, el número de viajeros, la clase… los campos a introducir y los textos descriptivos se sucedían en la pantalla como una única línea de texto que saltaba al llegar al final de la pantalla y continuaba en la siguiente línea sin “maquetación” alguna. Nada estaba alineado con nada. No se agrupaban campos relacionados ni se resaltaban los más importantes, por ejemplo el precio o el número de billetes comprado.

Pero, para hacerlo más incómodo aún, muchos de los campos estaban codificados. Si ibas en litera, el campo clase era una Y (por ejemplo), mientras que el coche cama era una “X”. Y la forma de pago una “C” o una “H”. Lógicamente este lenguaje totalmente artificial obligaba a los vendedores de RENFE a consultar con frecuencia unas notas impresas en papeles desgastados y sucios llenos de sus propias anotaciones en bolígrafo. A veces las colas eran interminables. Sobre todo si había un empleado poco experimentado en el sistema.

Esa imagen, que se mantuvo durante años, era mi “anti-ejemplo”. Ese programa reunía todos los defectos que quería evitar al hacer mis propios productos. Cuando empecé en 1987 a programar en dBase, con los mismos recursos gráficos que tenían los programadores de RENFE, y muchos menos recursos económicos, tenía muy claro que mis programas tenían que ser diferentes. Los campos se alinean y se agrupan: datos personales en un orden preciso, todos dentro de un rectángulo pintado con una linea sencilla. Los datos de facturación colocados aparte. Las columnas de datos perfectamente alineadas en vertical. Los datos importantes en negrita o con un fondo diferente. En cuanto tuve ocasión, empecé a usar colores (16, no había más). ¡Era realmente llamativo. Un programa de gestión con colores! Pero todo el mundo admitía que ver las facturas pendientes de pago en rojo (por ejemplo) resultaba más eficiente en el trabajo diario.

Que en 1987 el interfaz del programa de RENFE fuese tan malo ya hablaba mal de sus programadores. Pero que hoy, en pleno siglo XXI, con los recursos disponibles se sigan haciendo programas malos, pero malos… eso no tiene excusa.

Por ejemplo, el “nuevo” programa para introducir los CV de los profesores de las Universidades andaluzas, el SICA2. Es malísimo. Incómodo, poco intuitivo, farragoso… además se cuelga con frecuencia, para desesperación de los profesores y catedráticos que tienen cosas mejores que hacer que luchar a brazo partido con la horrorosa creación de unos programadores ineptos. No dejo de oir comentarios negativos, en Twitter por ejemplo.

Solo un ejemplo: al elegir el idioma de una publicación realizada por el profesor, ¡aparece una lista enorme con los idiomas de casi todo el Mundo! En orden alfabético. ¡El primero es el Africaner! ¿Es posible mayor estupidez? ¡Está el Guajiri!… Y el español, que debería estar el primero, por supuesto, aparece en la E, como uno más. ¿Saben estos inútiles programadores cuánto tiempo hacen perder a miles de profesores y catedráticos de Universidad eligiendo el idioma por cada una de sus decenas de publicaciones? ¿Saben el cabreo que produce? Cuando el 99% de las veces se elige el español y el 99,99% serán los 4 ó 5 más comunes. ¿Qué trabajo les habría costado haber puesto el español el primero y el inglés, francés, italiano y alemán a continuación?

Lo que consiguen es justamente lo contrario que Apple: destrozar la “experiencia de usuario”, el gran secreto que hace que Apple haya vendido 65 millones de dispositivos con su sistema operativo iOS en el último trimestre de 2011. ¡Hay que mimar al usuario! Hay que ayudarle en su trabajo, mejorar su productividad ofreciéndoles las opciones más frecuentes en primer lugar, rellenando por él los campos con los datos más probables en función de los que va introduciendo, poniéndole “a mano” las respuestas mas plausibles. Hay que adaptar el software al usuario, y no al revés. Hay que perder unas horas de tiempo de programación (en realidad invertir, no perder) para ahorrar un minuto de uso a 20.000 usuarios 10 veces al día. Hay que hacer programas agradables, cómodos y ágiles.

Y todo esto tiene mucho que ver con los programas de gestión documental. No como con cualquier otro, sino con mucho mayor motivo.

La gestión documental en una empresa debe ser una opción de “o todo o nada”. Si se instala un software y se digitalizan los archivos todos los miembros de la empresa lo tienen que usar. Desde el becario que acaba de entrar hasta el gerente. Eso quiere decir que habrá usuarios torpes, jóvenes y viejos, de perfil técnico y abogados. Por tanto es importantísimo que sea fácil de usar. Y ágil, que no lleve más tiempo del imprescindible.

Si no es así, fracasará. Porque un programa de gestión documental debe mejorar la productividad de la empresa. Si se convierte en una carga, si aumenta el tiempo necesario para realizar las operaciones que pretente agilizar, deja de tener sentido.

Ya he comentado ésto en varias ocasiones, pero cuando veo hoy mismo programas como el SICA2 o que el Ministerio de Justicia español se ha gastado 400 millones de Euros en la modernización de la Justicia y es un fracaso porque el sistema informático no funciona… cuando leo estas noticias me doy cuenta de que algunos programadores aún no se han enteredo de que una cosa es hacer las cosas y otras es hacerlas BIEN. Que un programa puede cubrir las funcionalidades previstas, ser correcto “técnicamente” y ser un desastre en la práctica. Que un programa no solo TIENE que hacer ciertas cosas, también DEBE tener ciertas cualidades.

La facilidad de uso es una de ellas. Es la que discuto cada día con mis programadores: ponte la “gorra” de usuario y dime si te gusta cómo ha quedado la nueva versión. Si no te gusta, mejórala.

Creo que todos estaremos de acuerdo en que la información digital es más volátil, más delicada que la información en soportes “físicos”, como el papel. Es, relativamente, sencillo perder un archivo. Un borrado accidental, una conexión que se corta, un pen drive que se rompe, un virus que se apodera de mi disco duro… Destruir un contrato en papel requiere un cierto esfuerzo. Es cierto que me lo pueden robar, o lo puedo perder, o se puede quemar. Pero todo eso también ocurre con un portátil, un pen drive o un disco duro externo, que además están expuestos  a los otros peligros propios de su condición digital.

Además, en el caso de archivos digitales podemos perder con facilidad no uno sino miles o decenas de miles de documentos.

En los últimos 20 años he vivido muchas de estas situaciones. Afortunadamente la mayoría les ocurren a mis clientes (aunque algún problema también lo he sufrido yo, por supuesto). Y lo que me llama mucho la atención es la poca “sensibilidad” que hay sobre este problema. Eso sí, al que le ocurre, jura y perjura que en adelante, “a partir de hoy…” será más cuidadoso, hará las copias de seguridad más de una vez al año, guardará los documentos en más de un sitio.

Por supuesto que lo que hay que hacer es anticiparase a esas pérdidas, no esperar a que se produzca la catástrofe para tomar unas medidas básicas de seguridad. Así lo intentamos transmitir a nuestros clientes (y amigos) y así, de nuevo, lo intento transmitir hoy, consciente de que es difícil aprender de los errores de los demás.

Pero te lo voy a plantear de una forma muy directa. Y espero que al terminar de leer este post hagas “algo”, porque le veas las orejas al lobo. Sin orden y consciente de que es una lista incompleta, te planteo varias situaciones, muy reales, que les ocurren cada día a miles de personas.

La pregunta es: ¿Qué pasaría si hoy, ahora mismo,…?

1.- Te roban el móvil (o lo pierdes).

¿Tienes copia de tu agenda? ¿Tienes copia de las fotos que has hecho en los últimos meses? Y videos. Y tantas otras cosas que guardamos en el bolsillo y que están, literalmente, a un paso de desaparecer para siempre.

La solución es obvia, sobre todo si tienes un iPhone que se sincronizan con facilidad con iTunes con un ordenador. Todos los teléfonos tienen algún programa similar. No esperes ni un minuto más y haz una copia. Y repítela cada pocos meses.

2.- Te roban el portátil.

¿Tienes documentos importantes que solamente están ahí? Es una temeridad. ¿Las fotos familiares? Una pérdida, literalmente, irreparable.

No hay excusa, ninguna, para no tener uno o dos discos duros  externos para copiar con regularidad los archivos del portátil. Es fácil, barato y más o menos rápido. Los ordenadores portátiles son relativamente frágiles y no son, en absoluto, un lugar seguro para tus datos.

3.- No arranca tu ordenador en la oficina.

O te lo han robado, una gotera lo ha inundado, un virus ha machacado el disco duro, se ha incendiado la oficina o un avión se ha estrellado contra el edificio.

Todas estas cosas ocurren. Cada día.

¿Tienes copia de tus documentos? ¿Y de tus correos electrónicos? ¿Y las direcciones de correo de todos tus contactos profesionales? ¿Y las claves de acceso a tus bancos, redes, portales…? ¿Y la contabilidad, las facturas, los contratos…?

En las semanas posteriores a los atentados del 11S muchas empresas pequeñas cerraron porque habían perdido todos sus datos. ¡No tenían nada! Ni ficheros de clientes, ni contabilidad…

Hacer una copia de seguridad de TODOS los datos de una empresas no es tan sencillo como de un teléfono, pero el daño compensa, obviamente, el esfuerzo de tener un “plan B” para estos casos. Un ordenador es igual que un coche: antes o después se romperá, y suele hacerlo en el momento más inoportuno.

4.- El FBI cierra MegaUpload. O Dropbox.

¿Tienes archivos importantes SOLO en la nube? ¡Haz una copia a otro lugar ahora mismo! Hay muchas formas de hacerlo, ya sea local, a un disco duro que guardes en el cajón, o con algún proveedor que la haga en “otra” nube. No es probable que pierdas las dos al mismo tiempo.

La lista podía continuar: videos en tu canal de YouTube, fotos en Flickr, correos en Gmail… Por supuesto que cada situación es diferente: hay sitios más seguros que otros y hay documentos más importantes que otros. Perder un pen drive con 20.000 fotos de tu familia y no tener copia es imperdonable, pero que WordPress me borre este post no es grave.

Lo importante es tener un sistema de copia adecuado para cada tipo de información  y a su riesgo de pérdida.

Y puestos a hablar de prevención, ¿tienes una copia de tu DNI por si te roban la cartera? ¿Y los números de las tarjetas de crédito? Yo, desde luego, escaneé todos estos documentos hace ya varios años. Son las ventajas de tener un escáner al lado del ordenador, y ArchivaTech instalado.

Pero tan irracional es decir que el Cloud Computing es la solución para “todo” (esto es lo que me molesta de algunos de sus fanáticos defensores) como decir ahora que no sirve para “nada”. Como casi todas las tecnologías, la “computación en la nube” tiene algunas ventajas muy interesantes, pero peligros e inconvenientes también. Y es bueno conocerlos para evitarlos. El cierre de MegaUpload ha puesto de manifiesto el mayor peligro posible, perder mis archivos, pero es también una oportunidad de plantearse la forma más adecuada de usar los servicios en la nube.

Aunque crítico con algunas características del Cloud Computing, también soy usuario y lo contemplo con frecuencia como alternativa a mi propia gestión documental “local” (que por cierto, tiene también una versión “en la nube”). Con este objetivo, buscar lo mejor de cada mundo, comparto lo que considero “buenas prácticas” para usar “la nube”  con seguridad. Lo hago de una forma desordenada e informal y sabiendo que dejo fuera muchos consejos. Si quieres añadir alguno, te invito a que lo compartas con todos los lectores aproovechando la posibilidad de comentar este post.

1.- No pongas todos los huevos en la misma cesta.
Creo que con los años aumenta mi afición a citar refranes y dichos populares pero este me parece tan adecuado que no puedo resistir la tentación de usarlo. Cuando leo comentarios de usuarios de MegaUpload que dicen que guardaban sus archivos solamente allí me sigo sorprendiendo de lo inconsciente que es mucha gente. No es algo nuevo. Abogados que trabajan “sobre” un pen drive. Asesores fiscales que van y vienen al trabajo con un portátil en el que guardan toda su información. Oficiales de notarías que no tienen ni una sola copia de sus plantillas, que solamente están en la oficina. ¡Eso sí que es vivir peligrosamente!
Durante años he preguntado muchas veces a usuarios de mis programas, y también a amigos y familiares: “Si mañana cuando llegues a tu ordenador, no arranca, o te lo han robado. Si has perdido todo lo que tienes guardado… ¿qué harías?”. Opción 1: buscar la copia de seguridad en un cajón y perder un par de horas recuperando todo lo perdido. Opción 2: Lo mismo, pero perder esas dos horas durante dos o tres semanas, porque la copia no está muy al día que digamos. Opción 3: tirarme por la ventana porque no tengo copia alguna.
Sorprendentemente, o quizás no tanto, esta última opción es muy frecuente. ¡Con lo fácil y barato que es hacer una copia de seguridad! No hay excusa, literalmente, para no tener un sistema de copias “razonable”.
Con el cierre de MegaUpload, o cualquier otro sistema de almacenamiento en la nube similar, ocurre exactamente lo mismo. Hay que tener un sistema de respaldo, un plan B, un procedimiento de actuación ante desastres. Es fácil, barato y no necesariamente lleva mucho tiempo. Si no lo tienes, para tus datos, estén en la nube o en tu portátil, ponte a ello ahora mismo.

2.- Elije a tu proveedor.

Desde hace muchos años me preguntan con frecuencia qué ordenador comprar. Clientes, familiares, amigos… Mi respuesta siempre es la misma: Cuando se te rompa (que lo hará), ¿a quién vas a llamar para que te lo arregle? Hoy es imposible comprar un ordenador malo, que no sirva para navegar por Internet, leer el correo, escribir un contrato… Pero es muy fácil comprarselo a un proveedor malo. Que no te atienda rápidamente. Que no se preocupe si en el arreglo te borra tus datos. Que discuta si está o no en garantía y te haga perder varios días sin darte una solución.

Con el Cloud Computing la relación con el proveedor es mucho más importante porque es un servicio. Dependes de él continuamente, no solo en el momento de la compra (todos son buenos) o cuando hay algún problema (casi todos se vuelven malos). ¿A quién se le ocurre depositar su confianza, y sus documentos, en manos de un tío que se llama “No sé qué dot Comm”, se autodefine como un pirata del siglo XXI y vive en Nueva Zelanda?

Pero no hay que irse tan lejos. Amazon tiene sus servidores en Irlanda. Cuando se viniero abajo hace un par de meses, ¿a qué teléfono puedes llamar para pedir explicaciones? Claro que no es un problema fácil de resolver. Cuando en España llamas al 1552 de Vodafone, el peor servicio de atención al cliente del mundo, hablas con Argentina y no les importas nada, literalmente.
No es fácil saber a priori quién te dará un buen servicio, aunque sí hay algunos proveedores que parecen más serios que otros. Personalmente me gusta llamar a un número más o menos local y, sobre todo, saber con quién hablo. Eso es imposible con las grandes empresas pero se puede conseguir con proveedores más pequeños. Y hay bastantes.
Con este blog, por ejemplo, rompo la regla y dependo de WordPress, que me parece que están en EEUU y no tengo ni idea de cómo llamarlos si falla algo. A su favor tienen, y no es poco, que es una empresa que me parece más que razonablemente seria y solvente.

En el otro extremo, he leído en estos días un post muy interesante sobre el cierre de MegaUpload de una empresa malagueña. Una empresa a la que puedes llamar y preguntar por un “responsable” que te explique dónde están tus datos, cómo acceder en caso de que surjan problemas… que te atiende “personalmente” y no se va a esconder en su mansión de Nueva Zelanda si necesitas ayuda. Hay mucha variedad, elige bien en qué cesta pones tus huevos.

3.- No todo es adecuado para el Cloud Computing.

Parece una obviedad pero los “vendedores” de la nube lo olvidan continuamente.
La informática, en general, ha evolucionado muy rápido desde el PC original y ha llegado a TODAS partes. Sirve para TODO. Lo usamos en el trabajo (cualquier trabajo), en casa (toda la familia), para el ocio…
Esta amplitud de uso y usos conlleva una especialización. Una adaptación a diferentes necesidades, a diferentes perfiles de usuarios, a diferentes soluciones. Lo que es bueno para unos no les sirve a otros. El iPad que utilizo en un sillón para ojear un periódico me resulta muy incómodo para escribir este blog (lo que estoy haciendo ahora, pero con la ayuda de un teclado bluetooth, y aún así echo de menos mi ordenador).

El Cloud Computing es adecuado para algunos productos (como un blog) pero no lo es para otros (como mi archivo de fotos y vídeos personales que ocupan decenas de GBytes).

Y es adecuado en algunas situaciones pero totalmente inválido en otras. Lo que va bien en un despacho de abogados de Madrid o Nueva York, con una conexión ADSL de 20MB puede ser un desastre en un pueblecito de Badajoz que apenas tiene ancho de banda. La misma aplicación, el mismo cliente, el mismo uso.

En definitiva, usa el Cloud como una alternativa más para determinados servicios o necesidades que cubrir. Aquellos en los que saques mayor partido de sus ventajas (acceso desde cualquier lugar, información compartida con otros usuarios, independencia del hardware…) pero no lo uses para otros en los que sus inconvenientes lo hacen poco o nada adecuado: archivos muy grandes que cambias con frecuencia, documentos importantes que no pueden salir de la oficina, instalaciones con una conexión a Internet de baja calidad.

Me quedo con bastantes cosas que decir pero creo que ya me he alargado demasiado. Volveré sobre este tema más adelante. Mientras tanto, espero vuestros consejos sobre “buenas prácticas” en forma de comentarios.

Al final del post está su “propuesta”, que puedes consultar antes de leer las preguntas y respuestas, pero que intentaré reproducir en sus partes más importantes al contestar para ahorrarte esa consulta.

Estas son sus dudas:

1. Quisiera tu opinión con relación al sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo y que se basa en 3 puntos, versus el sistema de gestión documental basado en las 5 “patas”.

Cuando comento en mi post que un proyecto “integral” tiene estas 5 “patas” o partes ya indico que no siempre son necesarios todos los “módulos”. En realidad, este que me plantea no está muy alejado, aunque hay algunas diferencias que me gustaría resaltar (y son válidas para cualquier proyecto).

1. Echo de menos una mención expresa al sistema de copias de seguridad. Es tan importante que no se debe considerar “implícito” en la propuesta sino que debe estar claramente previsto, presupuestado y explicado al cliente. Una pérdida de datos de decenas o cientos de miles de documentos es tan catastrófica que debe estar prevista desde el primer momento. Y si es por escrito, es una buena forma de protegerse ante reclamaciones futuras. Si está bien planteado pero las copias mal ejecutadas, la culpa es del usuario/cliente. Eso es muy importante.
2. Creo que haces muy bien en dejar claro que la consultoría y el estudio de la documentación es parte importante del trabajo. Alguna vez he pensado añadir esa “sexta pata”. No es una parte “tangible”, como un escáner, pero es probablemente la más importante. El problema es que muchos clientes no son conscientes de su valor.
3. La otra “pata” que falta, la destrucción de la documentación, parece que no se aplica en este caso.

En definitiva, no es tan diferente, aunque ojo con olvidar las copias.

2. Dado que el éxito de un sistema de gestión documental se basa fundamentalmente en el software o programa, quisiera tu opinión con relación a los requerimientos de hardware y software que plantea el sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo. Es decir, ¿Qué tan bueno es, tomando como referencia la robustez, seguridad, agilidad y velocidad? Una comparación con relación a Archivatech.

Dejando a un lado, de momento, el sistema de gestión de correspondencia, planteas entregar los documentos en PDF o TIFF en forma de archivos en el sistema y con un buscador mediante navegador Web. Me parece que te quedas muy corto.

No considero suficientemente sólido, robusto, escalable… un sistema de archivo que no utilice un gestor de bases de datos para la organización física de los documentos digitalizados. Puede ser Oracle, SQL Server, MySQL… hay muchos perfectamente válidos. Pero tener los archivos en una o varias carpetas de uno, o varios, discos duros… me parece muy poco apropiado. Insuficiente.

El incremento en la seguridad, de acceso y de gestión, de un gestor de base de datos es imprescindible para tomar en serio un sistema de archivo. Además de las opciones de búsqueda de los datos. Y la posibilidad, más que recomendable, imprescindible, de añadir información adicional estructurada a los documentos o expedientes.

En definitiva, no considero una opción para un volumen importante de documentos o de usuarios un sistema así.

En cuanto al sistema de gestión de correspondencia, personalmente no me gusta nada Lotus Notes. Lo conocí cuando era un producto novedoso, ¡en 1985! Creo que solo se justiffica montar Lotus Notes si ya está instalado y hay docenas de usuarios que lo conocen.

Hay que migrar a herramientas más conocidas, abiertas y actuales. Usar un producto como Lotus Notes es crear una isla de información que no va a dar más que problemas. Yo me plantearía una migración a alguno de los sistemas “actuales”, que son muchos.

3. ¿Cómo podría determinar cuales son los requerimientos básicos necesarios (tomando como referencia las “5 patas”) tanto humanos como tecnológicos para implementar esta empresa, de tal manera de ofrecer un servicio eficiente a los clientes?

Lo primero, el conocimiento. Que está muy relacionado con la “6ª pata” ya comentada: la consultoría. Si tienes esto, tienes lo más difícil.

A continuación hay que dominar los equipos involucrados: escáneres, OCR, servidores, sistemas de copias de seguridad… Es muy sencillo porque las necesidades técnicas son elementales y la oferta es muy grande. No plantea ningún problema.

Por último, elegir el programa de gestión documental en el que almacenar los documentos que se digitalizan. Obviamente un programa como ArchivaTech te puede venir muy bien porque es muy sencillo de aprender, tanto para instalar como para utilizarlo. Estamos hablando de unos días. Si prefieres software libre, Alfresco, Nuxeo… ve contando con varios meses de aprendizaje. En el otro extremo, Sharepoint de Microsoft. También te llevará bastante tiempo manejarlo con soltura.

4. ¿Con qué conocimientos técnicos se debería contar para implementar este proyecto y realizar un trabajo adecuado en gestión documental? Es decir, ¿cualquier persona que decida implementar un proyecto de estas características, lo puede hacer sin mayores inconvenientes?

 Creo que he contestado en la pregunta anterior. Lo más importante y difícil es el conocimiento relativo al archivado de documentos, clasificación, indexación… Hay estudios universitarios, lo que ya indica la dificultad que llega a tener.

Si los proyectos son sencillos también las necesidades lo son, por lo que puedes afrontarlos sin grandes conocimientos.

Mi consejo: plantéate la colaboración con algún documentalista o archivero para desarrollar proyectos complicados y busca un buen software, y sencillo, para cubrir los aspectos claves del conocimiento.

5. Cuando adquieres un software de gestión documental, ¿existe la posibilidad de que te capaciten en su uso?

 Lógicamente depende de la empresa a la que lo compres. Nosotros, por ejemplo, tenemos material didáctico tanto para distribuidores-integradores como para clientes. En el caso del software libre seguro que lo encuentras fácilmente en Internet (aunque te tendrás que buscar la vida). Otros programas comerciales tienen también sus manuales, aunque algunos da miedo verlos (demasiado complejos para mi gusto).

Espero que estas preguntas le sirvan a mi “lector” y a otros muchos que os planteéis montar una empresa de gestión documental.

Reproduzco ahora la solución que propone y sobre la que he comentado sus preguntas:

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROPUESTO:

1. SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

 Servicio de conversión de colecciones físicas en formato de archivo de imágenes PDF o TIFF y registro de indexación, complementada con la entrega de respaldos en CDs/DVDs/Flash/intranet con buscador mediante navegador web. La solución es ideal para la sistematización de colecciones históricas y para la optimización de espacios de almacenamiento.

 SERVICIOS QUE COMPRENDE

• Conversión de documentos en archivos PDF y/o TIF.
• Procesamiento de imágenes con reconocimiento de caracteres (OCR), extracción de datos y clasificación documental de acuerdo a procesos funcionales.
• Indexación de documentos de acuerdo a criterios definidos como cliente, caso, asunto u operación.
• Procesos de control de calidad de datos.

 ACTIVIDADES

• Revisión de colecciones para procesar: estado, soporte, etc.
• Preparación de unidades para digitalización: desarchivo, desengrampado, desempastado, etc.
• Proceso de Digitalización y Registro por documento o legajo.
• Reacondicionado de unidades para Archivo.

 REQUERIMIENTO OPERATIVO

• Procesamiento in-situ o alternativamente, en ambiente remoto con flujo físico continuo de las documentaciones.

2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA

Herramienta de colaboración para la gestión documental que incorpora las funciones de registro, creación, captura mediante digitalización, procesamiento y seguimiento de la documentación en todo su ciclo de vida hasta su disposición final, ofreciendo una integración total con los servicios de mensajería electrónica.  

ACTIVIDADES DE IMPLEMENTACIÓN

• Parametrización y ajustes de Aplicación de acuerdo a relevamiento de procesos y tipos documentales.
• Instalación “Gestor Documental” para usuarios encargados de la verificación y procesamiento de correspondencia.
• Capacitación.
• Implementación y ajustes.

3. ORDENAMIENTO E INVENTARIACIÓN

 Servicio de inventariación, ordenamiento y sistematización de las colecciones  físicas de gestión y centrales de acuerdo a tipos documentales identificados y normas vigentes, complementada con una herramienta de registro y seguimiento de la mismas.

 ACTIVIDADES

• Ordenamiento e inventariación de colecciones fisicas.
• Etiquetado con códigos de barra por unidad de soporte y encajonado.
• Instalación de sistema de registro y seguimiento.
• Captura documental mediante digitalización por legajo.
• Capacitación a personal encargado de Archivos

En lugar de describirlas, os adjunto un video con las más importantes. Es una breve presentación de nuestro software, ArchivaTech, en el que, lógicamente, nos hemos preocupado en que “pase el corte”. Obviamente no es casualidad que nuestro propio software tenga estas características: lo hemos diseñado pensando en ellas.

Seguridad, utilización de una base de datos estándar (no hace falta que sea Oracle, pero que sea “conocida”), búsquedas rápidas y potentes (cuando digo “potentes” me refiero a que puedas encontrar fácilmente cualquier documento)… y, por encima de todas ellas, agilidad en la introducción de los documentos. Como bien sabrás si lees este blog con regularidad, esta es la característica más importante para que un proyecto de gestión documental llegue a buen puerto.

Hay otra característica que falta en el video: acceso remoto. El que un programa se monte en modo local frente a una instalación “cloud computing” no significa que no se puedan acceder a los documentos desde el “exterior”. Al nuestro, por ejemplo, puedo acceder desde mi iPad, usando el navegador. Sin embargo, como es una opción del programa la he dejado para otro video. Y otro post.