Le pregunté por sus papeles, como si no me importara nada, y me confesó que siguen igual que la última vez que lo vi. Y pensé para mi: si me compra mi programa de gestión documental y me dice que le ayude a instalarlo en su bufete (que son 16 abogados) me meto en un buen lío. No sabría por dónde empezar. Confieso, un poco abochornado, que casi me alegré de que no me lo pidiera.

Luego, más tranquilamente, pensé en la mejor forma de afrontar un reto de este calibre. No es fácil. No es rápido. Pero se puede hacer. Hay varias formas de afrontarlo aunque quizás la mejor forma de digitalizar los archivos de un cliente tan complicado es planificarlo bien, y luego improvisar, para adaptarse a su forma de trabajar y hacer una transición al “mundo digital” lo menos traumática posible.

No hay dos clientes iguales y no hay dos proyectos iguales. Pero sí hay alguna “reglas” o normas más o menos evidentes que debemos tener en cuenta. Me gustaría tratar de resumir las más importantes muy brevemente. Seguramente me deje alguna, pero voy a tratar de encontrar las 10 más importantes. El orden no implica mayor o menor importancia.

1.- No empieces si no estás convencido. Digitalizar 100 ó 200 documentos es relativamente rápido y sencillo, pero si vas a escanear 10.000 documentos en los próximos meses más vale que estés “concienciado”. Es un trabajo sencillo pero laborioso y no hay atajos. Lleva tiempo.

2.- Busca el momento adecuado. Conforme vas creando tu base de datos documental empezarás a ganar tiempo en la consulta de los documentos, pero esto no ocurre hasta que llevas bastante tiempo alimentando el archivo digital. Al principio es un trabajo adicional, por lo que más vale que lo afrontes cuando tengas cierto tiempo libre en tu jornada diaria.

3.- Cómprate un buen escáner. Para una PYME o despacho de 5 a 20 usuarios el Fujitsu Scansnap S1500 es perfecto. Desconfía de equipos muy baratos que luego se atascan continuamente. Por supuesto nada de escáneres de cristal, son insoportables para documentos de varios folios y doble cara. Y si tienes decenas de miles de documentos, vete a un modelo un poco superior, como el fi 6130Z. Hay otras marcas con buenos escáneres (Kodak es el siguiente en mi lista) pero estos dos modelos de Fujitsu son perfectos.

4.- Nada de multifunciones. Mejor varios escáneres pequeños (y baratos) que uno muy grande (y muy caro).

5.- Cómprate monitores grandes. De 22 pulgadas, o mejor aún de 24. Son muy baratos para el rendimiento que dan. Te permiten ver dos páginas en tamaño real y eso es un ahorro impresionante de tiempo cuando manejas cientos de documentos. Los vas a amortizar en pocas semanas.

6.- Organizate antes de empezar. Me refiero a la estructura de carpetas (o similares) en las que vas a clasificar los documentos. Es un trabajo muy importante y que se puede y debe realizar antes de empezar a digitalizar. Revisa tu estructura actual de carpetas de Windows y la del resto de compañeros de la empresa. La del servidor. Tu correo electrónico… Con todo ello, crea un borrador en Excel y revísalo de nuevo hasta que te convenza. Solo entonces empieza a digitalizar y archivar los documentos en esta estructura lógica.

7.- Distingue el archivo “vivo” del “histórico”. Con histórico me refiero a los documentos que apenas consultas y que solo conservas “por si acaso” necesitas acceder a ellos en el futuro. El enfoque, la forma de digitalizarlos y clasificarlos, es bastante diferente (esto lo he comentado ya antes). Además, puedes dividir el trabajo en diferentes “fases” y esta es la primera división.

8.- Delega. Si no tienes tiempo ahora, para tu trabajo actual, aún menos vas a tener tiempo para hacer tu trabajo y digitalizar documentos. Es fácil encargar a otra persona que digitalizce determinados tipos de documentos, sobre todo del archivo “histórico”. Seguro que en la empresa hay alguien que puede ir digitalizando las facturas, o contratos antiguos, o recibos del banco… sin que afecten al trabajo de los demás.

9.- Subcontrata. Si el volumen es muy alto, no lo intentes con tus propios medios. Aunque las empresas de digitalización te van a cobrar por hacer este trabajo, el que lo hagas con el personal propio de la empresa también tiene un coste. Salvo que tengas personas desocupadas (parcialmente se entiende) plantéate darle un primer empujón al archivo con una empresa especializada. Puede ser necesario para arrancar el proyecto y alcanzar una masa crítica de documentos digitalizados.

10.- Instala un buen programa de gestión documental. Esto es lo último, pero quizás lo más importante. Gestionar decenas de miles de documentos es sencillo técnicamente, pero hacerlo bien, de una forma ágil, rápida… no es tan fácil. No elijas el software sin ver una demostración y tener claro que te va a ayudar en tu trabajo diario, y no lo contrario. Hay algunos programas tan malos que en vez de aumentar la productividad de la empresa se convierten en una auténtica carga. Échale un ojo al mío para empezar. Te vendrá bien como referencia.

Hay más consejos, pero 10 parece un buen número. ¡Si alguien quiere aportar su consejo no tiene más que escribir un comentario!

Lo primero que tienes que pensar y decidir es qué servicios vas a ofrecer. Obviamente el “núcleo” de tu oferta es la digitalización de documentos en papel pero puedes ofrecer también a tus posibles clientes otras “cosas”: consultoría sobre la forma de organizar sus documentos, instalación de un sistema informático de gestión de los documentos digitales, custodia “física” de los documentos en papel y destrucción, certificada o no, de todos o parte de los documentos escaneados.

Si te limitas a la digitalización simplificas tu oferta y tus necesidades de medios e infraestructura, pero puedes perder un tanto por ciento importante del mercado. Otra opción, es la que utilizo yo, es trabajar con empresas complementarias para poder ofrecer un “servicio completo” a tus clientes sin necesidad de dominar todas las tareas asociadas a la oferta.

Quizás el servicio más complicado de todos, por las necesidades de infraestructura, es precisamente el más sencillo conceptualmente: la custodia de los documentos en papel. Requiere unas instalaciones bastante grandes, infraestructura (estanterías, cajas, sistema de trasporte…) y por tanto una inversión importante. Para empresas que buscan un nuevo mercado puede ser muy atractivo precisamente porque esta necesidad de inversión hace que la oferta sea muy inferior a la de servicios más básicos, pero su complejidad, desde el punto de vista empresarial, la hace más complicada.

Una vez decididos los servicios que vas a ofrecer, hay que concretar la oferta en cuanto a la digitalización. Los medios materiales son fundamentales para poder hacer una oferta competitiva. En primer lugar, los escáneres. La oferta es enorme, lo que complica la elección, y los precios también son enormes si vas a modelos de alto rendimiento en formatos superiores a DIN A4. Además, muchos clientes te van a exigir que los documentos no salgan de sus instalaciones por lo que hay que tener en cuenta el transporte de los equipos y el coste de desplazar al personal de digitalización. Quizás por este motivo muchas empresas de digitalización son “locales” (solo trabajan a pocos kilómetros de su sede) ya que el coste de tener desplazado un equipo de personas durante varios meses puede ser la partida más importante del proyecto, por más que no aporte valor añadido.

Siguiente decisión: qué le vas a entregar al cliente. Hay varias opciones y probablemente lo mejor es ofrecer al cliente la decisión final, aunque tú le aconsejes la que te parezca más adecuada para él. En primer lugar, la más sencilla: entregarle unos DVDs o un disco duro externo con las imágenes en ficheros independientes organizados en carpetas. Es la solución más fácil, a cambio de ser la menos atractiva. Salvo como “copia de seguridad digital” de su archivo, sirve para poco más. ¿Cómo va a localizar los documentos digitales? Si son unos pocos cientos puede valer, pero si son decenas de miles es una solución que se queda muy corta.

La siguiente opción es entregarle los documentos en una base de datos “estructurada” y a ser posible que forme parte de un programa de gestión documental. Ahora no solo le das los documentos sino también una herramienta para “gestionarlos”, para buscarlos por cualquier criterio, palabra clave, título… además le puedes clasificar los archivos por diferentes parámetros, con distintos niveles de acceso, con control de quién accede… En definitiva le das una solución de gestión que mejora el manejo de sus documentos, además de evitar el uso del papel. Para hacerlo hay multitud de programas en el mercado, incluyendo por supuesto el nuestro, y mi consejo es que llegues a un acuerdo con alguno de los fabricantes para poderlo montar a tu cliente como parte de tu oferta.

Otra posibilidad, últimamente la más popular, es ofrecerle un servicio “en la nube” de forma que accede a sus documentos a través de un navegador pero no los tiene almacenados en sus instalaciones. El cliente se “ahorra” el servidor con la base de datos de documentos, se despreocupa de las copias de seguridad y de problemas de espacio o rendimiento. Puede acceder a sus documentos digitalizados desde cualquier ordenador o dispositivo con acceso a Internet y no tiene que instalar ningún software en sus equipos. Pero, siempre hay un pero, también tiene algún inconveniente. En primer lugar la seguridad: los documentos circulan por Internet y existe la posibilidad de que acceda alguien que no debería (sobre esto podemos hablar largamente). El segundo problema es más evidente: necesita un buen ancho de banda para consultar los documentos con cierta soltura. Sin una buena conexión a Internet la consulta frecuente de los archivos digitales se puede convertir en un auténtico problema, con esperas continuas.

Dentro de esta opción de acceso remoto puedes alojar los archivos en tus propios servidores o utilizar un alojamiento de algún proveedor. Una vez más cada opción tiene sus pros y sus contras. Si conservas tú los archivos en un servidor propio tienes mayor control sobre su acceso y probablemente tus clientes se sientan más seguros. Si elijes un proveedor de archivo en “Cloud” cedes la gestión de tu base de datos a un tercero (mejor o peor, pero ya no eres tú) y, de nuevo, puedes tener un grave problema de “cuello de botella”. Bajar archivos “pesados” de Internet puede ser un proceso lento y frustrante. “Subir” archivos es mucho peor aún. Un escáner de 40 ó 50 páginas por minuto puede generar en un día varios miles de archivos que ocupen varios GB y tarden en subir a “la nube” varios días. Para procesos masivos no es operativo.

En definitiva, además de pensar en lo evidente, en la digitalización e indexación de documentos, tienes que elegir con cuidado el “modelo de negocio” que vas a montar porque te va a condicionar la oferta, los precios, la forma de trabajar… y los clientes a los que vas a acceder.

Es una pregunta que casi todos los niños hacen alguna vez en su vida (algunos la siguen haciendo de adultos). ¿Para qué me sirve aprender matemáticas? ¿Para qué sirven las funciones, las derivadas, las raices cuadradas…? Y no digamos las ecuaciones diferenciales o las series de Fourier.

La respuesta es obvia: las matemáticas son una herramienta con la que resolverás problemas que encontrarás en el futuro. Claro que esa explicación funciona bien para las operaciones básicas, pero cuando hablamos de derivadas resulta más difícil encontrar un ejemplo de “la vida real”. Sin embargo, incluso en el diseño del software podemos encontrar aplicaciones prácticas a las series convergentes, a sistemas de control retroalimentados. ¿Seguro?

En realidad, algo tan cotidiano como darse una ducha lleva detrás una interesante carga matemátia. Lo normal cuando te duchas es que el agua empiece saliendo fría. Introduces tu “sensor” (la mano o un pie) debajo del chorro de agua y esperas a que se caliente. Lo siguiente, al menos en mi ducha, es que salga demasiado caliente y tu “sistema de control” (el cerebro) te dice que cierres un poco el grifo del agua caliente y esperes (esta es la clave) a ver cuánto baja la temperatura. Una persona nerviosa podría no encontrar nunca la temperatura justa. Al salir caliente cierra demasiado bruscamente el agua caliente y se pasa. Al encontrarla ahora demasiado fría vuelve a abrir demasiado la caliente y vuelve a quemarse. Y así se pasa el rato, del frío al calor.

Hay un aspecto clave en todo sistema de control (incluida la ducha): la respuesta tiene que ser más lenta que el tiempo de reacción del sistema. Un sistema con esta “cualidad” es estable, tiende al equilibrio (ducha templada) mientras que la reacción “nerviosa”, más rápida que el propio sistema, es inestable.

Un ejemplo más tecnológico es el piloto automático de un avión. Cuando el avión vuela en equilibrio, en linea recta, y sufre una turbulencia (una ráfaga de viento lateral, por ejemplo), el avión se inclina y el piloto automático reacciona moviendo los alerones para compensar la ráfaga y volver a la posición de equilibro. Después de varias oscilaciones, en teoría cada una más pequeña que la anterior, el avión vuelve a su posición inicial. Si el pilóto automático no estuviera bien diseñado, si fuera un tipo nervioso, las correcciones provocarían oscilaciones cada vez más grandes y el avión se estrellaría. Si alguna vez has manejado un helicóptero de radio control sabes perfectamente a qué me refiero.

¿Y todo esto que tiene que ver con el software? Bastante. Sobre todo con los basados en Internet (ya sabes, los del Cloud Computing). Y más aún si incluye la consulta de documentos “pesados”.

Los usuarios de programas informáticos necesitan saber cuándo han pulsado una opción: un botón, una marca de verificación, un vínculo… Incluso cuando pusamos una tecla. Es lo que en el principio de la informática se llamaba “ECO”. Cuando este “eco” falta o simplemente se retrasa… nos ponemos nerviosos (como el de la ducha). Ya no sabemos si hemos pulsado esa tecla, si hemos hecho clic sobre el botón “Enviar”… y repetimos la acción. Y puede pasar cualquier cosa: que me salte un formulario sin rellenar, que las palabras que escribo tengan teclas repetidas, que envíe tres veces la misma respuesta (eso me ocurrió a mí hace solo un par de días).

Es muy importante “decirle” al usuario que YA ha pulsado ese botón. Tiene que recibir alguna confirmación. Y el tiempo que trascurre desde que pulsa el botón hasta que recibe la confirmación debe ser MUY breve. Si no, volverá a pulsarlo.

¿No es grave? Hace unos meses la página de la Universidad de Granada se colapsó porque los alumnos pulsaban 3 ó 4 veces el botón de envío de solicitudes y en cada ocasión se creaba una nueva conexión. El sistema se desbordó porque estaba dimensionado para un número de alumnos muy inferior al que estaba atendiendo, aunque fueran los mismos repetidos.

A pequeña escala, estos pequeños retrasos, y los errores que provocan, pueden llegar a ser muy molestos si se producen continuamente.

Así que, cuando diseñes un programa, asegúrate de que sea un “sistema estable”, es decir, que el usuario reciba un “eco” siempre que realice una acción.

Y si eres un usuario, paciencia. Los ordenadores son muy rápidos pero cuando se conectan a un servidor en Internet no siempre van a la velocidad que tú quisieras.

Una revolución permanente

En estos días el Spectrum cumple 30 años. Hace unos meses lo hizo el PC (Personal Computer) de IBM (sí, entonces vendían ordenadores, no servicios) y también los cumple el Commodore 64. Yo tenía uno, en 1.983.

30 años después seguimos instalados en esta revolución permanente de la informática, los móviles inteligentes (que no dejan de ser ordenadores), los iPads, Ultrabooks… A lo que se suma el software y servicios asociados: Facebook, Twitter…

Hay quien piensa que no es para tanto, que es solamente una evolución de la tecnología. ¿Solo? Veamos si es una revolución real. ¿Ha cambiado la forma de vivir de la mayoría de la gente? Sí, sin duda. Todo ha cambiado. No son avances en la gestión de grandes empresas o en la forma de trabajar de unas pocas personas. Todos, todos, no solo en el trabajo sino también en nuestra vida personal, diaria, vivimos inmersos en este nuevo mundo digital. Llevamos un pequeño ordenador en el bolsillo. Otro en el maletín. Tenemos uno, o varios en casa. Y, por supuesto, cada día cuando llegamos al trabajo lo primero que hacemos es encender el ordenador.

Y la segunda condición para calificarlo de revolución. ¿Ha sido en poco tiempo? Un sí más rotundo aún. Si hay algo llamativo de los cambios que ha propiciado la revolución informática es que el ritmo es frenético. Cada pocos años aparecen nuevos productos que se popularizan en pocos años, incluso meses. Cada oleada es más rápida que la anterior. Las cifras son conocidas y no merece la pena recordarlas. Todos sabemos lo rápido que nacen, y mueren, las modas de la nueva tecnología. Solo hay que ver las cifras de ventas de Apple.

En definitiva: vivimos en una revolución permanente. Y nos afecta a todos. Por supuesto a los interesados en instalar un sistema de gestión documental, y a los creadores del software.

Para los usuarios todo son ventajas. Hace 25 años la oferta era muy limitada. Los recursos (hardware) no daban para mucho y los desarrolladores de software eran pocos y tenían todo por hacer. Había muchas limitaciones que reducían el ámbito de aplicación de los sistemas informáticos. La gestión de documentos electrónicos estaba totalmente fuera del alcance de las PYMES. Los ordenadores personales, los que podía comprar una pequeña empresa, no tenían capacidad para manejar los documentos electrónicos. Un disco duro de 10 MB costaba 60.000 ptas en 1.987. Era impensable utilizar un espacio tan valioso para guardar 20 ó 30 documentos escaneados. Hoy, en un servidor de 600€ con un disco duro de 500GB puedes manejar con soltura un millón de documentos en PDF. ¡No hay límites!

Para los desarrolladores el cambio es mucho mayor. Antes había que trabajar siendo consciente de las limitaciones del hardware. El mero hecho de conseguir que un listado saliera por la impresora era ya un triunfo. Manejar con soltura una base de datos con una pequeña contabilidad era un reto técnico. El usuario pasaba a un segundo plano: lo importante era “hacer” las cosas, no importaba “cómo”.

Ahora es justamente al revés. Nadie se va a impresionar por lo que haga un programa. ¡Se da por supuesto! Lo importante es la forma en que lo has hecho. Si es sencillo de usar, si es rápido, fácil de aprender… la experiencia del usuario es la clave (algo que ya he comentado ampliamente).

Y para cada programa que hagas, hay 20 más en el mercado que hacen lo mismo. Así que más te vale hacerlo de una forma diferente, a ser posible mejor. Y que esa misma percepción la tenga el usuario, el posible comprador. La oferta es enorme y la tecnología es lo de menos.

La informática, el software de gestión documental, es un MEDIO no un FIN. Es una forma de mejorar la gestión de mi empresa. Es una forma de ahorrar tiempo cada día. No me importa el lenguaje utilizado, como se llama la base de datos o si se conecta a Internet vía satélite. Lo importante es que funcione BIEN, a mi gusto. Mejor que los otros programas.

30 años y todo ha cambiado. ¡Y lo que nos queda por ver!

Todos somos conscientes de lo importante que es aprender antes de hacer cualquier tarea. Y cuanto más difícil es esa tarea más largo suele ser el aprendizaje. Parece obvio. Y lo es.

Sin embargo, esos mismos profesionales que dedican tantos años a aprender su oficio, no tienen tiempo de aprender a usar de una forma eficiente una herramienta que utilizan todos los días. Continuamente. Su ordenador.

Una y otra vez veo a estupendos profesionales, médicos, abogados, contables… utilizar de una forma primitiva,ineficiente, los programas de ordenador. Perdiendo tiempo en tareas repetitivas, sencillas, ejecutadas con gran torpeza. Les veo utilizar el ratón, trabajosamente, para hacer una tarea que podrían realizar en unas décimas de segundo pulsando un par de teclas (que desconocen). Les veo realizar varias operaciones engorrosas cuando un sencillo “truco” de su programa ofimático les ahorraría 20 ó 30 segundos. Cada vez.

Y les entiendo: ellos odian los ordenadores. Los utilizan porque no tienen más remedio. Alguno incluso no los utiliza. Conozco a un catedrático de universidad que sigue escribiendo a mano sus dictámenes, sus artículos para revistas. Y no es una persona mayor, es relativamente joven.

Es cierto que la informática es una maldición que nos ha caído encima a todos. Nos guste o no. He hablado de esto antes. Pero igualmente hay muchas otras tareas y obligaciones que tenemos que hacer, queramos o no. Personalmente no me gusta nada escribir a mano. Pero no por ello dejo de hacerlo. Tampoco me gusta afeitarme, pero lo hago a diario. Y hay muchas otras tareas cotidianas, en la vida personal y en el trabajo, que yo, como todos, hago resignado. Y, eso sí, en el menor tiempo posible. ¡No podemos evitarlo! Pues, entonces, aceptémoslo y tratemos de que nos ocupe poco tiempo.

Todos sabemos que para manejar bien el AutoCad, o el PhotoShop, hacen falta 3 ó 4 meses de dedicación. Normalmente incluso ir a una academia o dar un curso, relativamente largo. Pero para ahorrar tiempo cada día en pequeñas tareas rutinarias con el ordenador no hace falta más que poner un poco de interés. ¡No es cuestión de tiempo! sino de voluntad.

Siempre empiezo por lo más “corriente”: Control+Z = Deshacer (el último cambio). Es un atajo de teclado genial. ¡Lo uso todos los días! ¿Y qué me dices de Control+C (copiar) y Control+V (pegar)? Mucho más rápido que buscar la opción en el menú. ¡Es un ahorro real, diario, frecuente! ¿Por qué no lo usa todo el mundo?

Lo que me molesta es que, cuando se lo comento a algún amigo, o a algún cliente, me mira como si fuera un extraterrestre, un friki enganchado a la Play todo el día. ¡Parece que los atajos de teclado son cosa de programadores, o fanáticos del ordenador! No lo entiendo, pero es así. Y a esa mirada de sorpresa (por queres ayudarle a ganar tiempo en su trabajo diario) suele acompañarle la maldita frase: !No tengo tiempo de aprender esas cosas!

¡JA! No tiene tiempo de aprender a usar un “truco” en 5 segundos que le va a ahorar cientos de horas a lo largo de los próximos meses… durante el resto de su vida. ¡Lo que no tiene es ganas de aprender! Hay un auténtico bloqueo mental, incomprensible para mí, en todos estos usuarios a la fuerza que piensan que con lo que saben ya es suficiente, que el tiempo que han dedicado (en el pasado) a aprender a manejar el maldito cacharro ya ha sido suficiente para el resto de su vida.

Y lo más curioso es que este es el mismo motivo por el que muchos profesionales no instalan un programa de gestión documental (y un escáner) en su oficina o su empresa: ¡No tengo tiempo! de dedicar unas horas a lo largo de un par de semanas… a instalar y aprender a usar un sistema de trabajo que me ahorrará miles de horas en los próximos años.

¿Cómo es que fuiste a la universidad? ¿De dónde sacaste el tiempo?

Desde hace 20 años tengo una relación de amor-odio con los ordenadores portátiles. Los he usado, y disfrutado, en innumerables viajes, visitas comerciales, momentos de ocio fuera de casa… Los he odiado, como hace solo un par de días, cuando he tenido que trabajar varias horas seguidas en su minúscula pantalla (comparada con las que tengo en mi oficina o mi casa), su absurdo teclado, su posición antiergonómica…

En los últimos años se venden muchos más portátiles que ordenadores personales. No acabo de entenderlo. Entiendo que tengas un portátil “para cuando viajas“, pero no entiendo a los que lo usan en el trabajo o en su casa, en una mesa de trabajo “grande y fija” en la que puedes tener un ordenador de sobremesa y un monitor de 22 ó 24 pulgadas sin problema. Y un teclado “de verdad”.

¿Que les pasa a la gente con los portátiles? ¿Por qué han sustituido sus ordenadores “de toda la vida” por un portátil?

Como no quiero que parezca que mi opinión es subjetiva, como puede, solo puede, que sea yo el que esté equivocado, voy a hacer la habitual (al menos para mí y este blog) lista de “a favor” y “en contra” a ver quién gana, a ver qué opción es más adecuada para mí, o para tí.

Empecemos con lo más evidente, la movilidad.

Obviamente, si necesitas desplazarte, sea cerca o lejos, el portátil es la ÚNICA opción. Podemos discutir si el iPad (o similar) puede sustituirlo, que lo hace en algunas ocasiones, pero lo que está claro es que no puedes llevarte tu ordenador de sobremesa a un viaje de negocios, o de placer.

Ahora ya centrados en el uso, lo más importante (para mí): el teclado.

Odio, literalmente, los teclados de los ordenadores portátiles. Suelen ser más pequeños, el recorrido de las teclas es mucho menor (lo que provoca innumerables errores porque no estás seguro de si has presionado la tecla) y, lo que es peor, muchas teclas accesoras como “Supr”, “Mayus.”, “AvPág”… no están en donde tu cerebro tiene grabado (inconscientemente) que deberían estar. Seas un mecanógrafo más o menos experto o escribas con dos dedos, andar buscando estas teclas es una pequeña pesadilla. ¡Y cada portátil las tiene en un sitio distinto! Creo que me hace perder por lo menos un 20% del tiempo al escribir.

Y podemos decir lo mismo del ratón. Aunque la mayoría lleva un ratón externo, con lo cual empieza a ser menos “portátil”.

Otro aspecto importante: la pantalla.

Aunque tengas un portátil de 17 pulgadas (que va a pesar un quintal y no le dura nada la batería), siempre es mucho, pero mucho menor que una pantalla de 22 pulgadas (lo mínimo que deberías tener). Yo tengo dos de 24″ (como he comentado en algún post anterior) y me molesta enormemente trabajar en pantallas de 13, 15 ó 17 pulgadas. Hay que tener en cuenta que hay algunas zonas que son fijas (menús, barras de botones, recuadros…) con lo que la superficie efectiva de la pantalla se reduce y un monitor de 22″ puede ser equivalente a dos de 15″. ¡Con lo que eso significa en la productividad! Estás continuamente apartando ventanas para ver qué hay debajo, desplazando el cursor arriba y abajo, y a los lados… perdiendo tiempo inútilmente porque no te cabe el documento en la pantalla. Un horror.

Otro aspecto imporante: la velocidad.

Los discos duros de la mayoría de los portátiles son lentos, muy lentos. Y el disco duro es, de largo, el componente más importante para determinar el rendimiento de un ordenador utilizado en tareas ofimáticas “administrativas” (Word, Excel, Power Point, correo…). Hay portátiles que tardan ¡varios minutos! en arrancar el Windows y casi otro tanto en apagarlo. !Cuánto tiempo perdido, desperdiciado, tirado a la basura! Acaba la reunión, todo el mundo se levanta y entonces te quedas de pie, 2 ó 3 minutos, esperando que se apague el maldito aparato. Esto se puede arreglar montando un disco SSD, como he explicado en este blog anteriormente. Yo lo he hecho con mis dos últimos portátiles y cierran Windows en 6 segundos. Pero aún no me he encontrado con ninguna otra persona que lo haya hecho.

Otro aspecto importante: la seguridad.

Conozco bastante gente que tiene todos sus datos en el portátil, y poco más. Alguna copia de seguridad, de vez en cuando, y nunca de una forma sistemática. “Me siento muy seguro llevando todos mis documentos debajo del brazo”. ¡Inconsciente! Estás jugando con fuego. Un abogado me decía que de esta forma no se lo roban de su despacho (ya lo hicieron). ¡Pero lo lleva en moto cada día desde su casa! ¿Y si te resbalas en un charcho y se te cae? ¿Y si te lo roban en un semáforo? ¿Y si mañana no arranca? (esto último pasa de vez en cuando). Es un disparate. Hay mil formas de resolver este problema: discos duros externos, pen-drives de 32GB (te caben todos los documentos que vas a crear en toda tu vida), DropBox (o mil otros similares)… Es mucho mejor tener un ordenador en la oficina y otro en casa y que uno sea siempre una copia del otro. Con un poco de disciplina es facilísimo hacerlo, y no lleva apenas tiempo. Pensar que tener TODO en el portátil es más seguro es un disparate, si no tienes una copia, o mejor dos copias.

Y me dejo para el final otro aspecto importante: la ergonomía.

¡Qué incómodo es trabajar en un portátil! No están pensados para eso. La pantalla está unida al teclado porque es la única forma de fabricarlos para que se puedan llevar cómodamente, pero es una aberración desde el punto de vista de la comodidad de uso. A veces pienso que son los traumatólogos los que fomentan el uso del portátil en las oficinas: ¡cuántos pacientes les llegarán con dolor en el cuello!

No he sumado pero creo que la goleada es espectacular. Claro que alguno estará pensando que él tiene en su oficina un monitor, un teclado y un ratón y los conecta al portátil cuando llega. Casi me parece peor. ¿Por qué transportar un aparato cada día de un lado para otro? Ten un ordenador en casa y otro en la oficina y sincronízalos (ya he dicho cómo), pero no cargues con el cacharo, sus cables y su transformador cada día. ¿Qué te aporta?

Yo, como creo que todos, intento trabajar lo menos posible. O dicho de otra forma (porque ha quedado muy mal) intento sacar el máximo partido al tiempo que dedico a trabajar. Si un teclado más cómodo me permite escribir más rápido, lo compro. O un ratón, uno de los dispositivos menos valorado y que más retrasos de rendimiento provoca. La inversión es mínima y la amortización es muy, muy rápida. Hay que rodearse de las mejores herramientas posibles para ser lo más productivo posible. No hablamos de unos minutos… estamos hablando de mucho más tiempo. Y muchas frustraciones. Al menos eso me ha pasado a mí retocando una presentación durante tres horas en un portátil. Y eso que era de 17 pulgadas. Creo que perdía al menos un 35% respecto a mi trabajo habitual en mi ordenador, con mi monitor de 24 y mi teclado “de verdad”.

La conclusión es clara:

1.- El portátil para cuando viajas.

2.- El monitor lo más grande posible (y mejor aún dos, que son muy baratos).

3.- Si aún no escribes con los diez dedos, empieza ahora mismo un curso de mecanografía. En un par de meses te irás a casa media hora antes cada día.

El próximo jueves 18 de abril participo en un congreso de gestión documental en Bogotá. Hablaré de tres temas muy interesantes que ya he comentado ampliamente en este blog.

“Hacia un mundo digital: ¿Podemos destruir nuestros documentos en papel?”

Sin duda una pregunta “de moda” que, desafortunadamente, todavía no se puede contestar de forma afirmativa con rotundidad. Hace solo unas semanas comentaba la situación actual, en España, muy similar a la de Bogotá, por ejemplo. La conclusión es que los legisladores van, como siempre, muy por detrás de la “sociedad”, de la empresa privada. Por no hablar de los jueces, al menos los españoles, que viven rodeados de papeles y ajenos a las necesidades de un mundo “del siglo XXI”.

“Proyecto integral de digitalización”

Otro tema recurrente en este blog y en mis videos en mi canal de YouTube. La digitalización de los documentos es solo una parte de las tareas asociadas a un proyecto integral de sustitución de los “papeles” por documentos en formato electrónico. Antes de afrontar un proyecto en la empresa conviene ser consciente de que hay que contemplar otros aspectos que el mero “fotocopiado” de los documentos en papel.

“Programas de gestión documental”: Clasificación, Arquitectura, Características.”

Temas ya “clásicos” en este blog. De arquitectura de sistemas he hablado ampliamente en las últimas semanas porque es un tema interesante y bastante desconocido. No me repetiré porque solo tienes que echarle a un vistazo a esos posts. Sí adelante que tengo previsto un video con el contenido de esta presentación de Bogotá.

En definitiva, una hora y media que creo que será muy interesante, didáctica y, por encima de todo, práctica. Si estás en Bogotá, y me consta que más de 100 personas leen este blog desde Colombia cada día, no dejes pasar la oportunidad de conocernos personalmente y, si tienes interés, emplear un día completo en aprender sobre este tema.

Puedes contactar con los organizadores en formacionactivabogota@gmail.com.

Pero empezaré por el principio. Si buscamos en Wikipedia encontramos la definición “técnica” de la deduplicación. Es una técnica que se utiliza sobre todo al hacer copias de seguridad de grandes bases de datos para ahorrar espacio. Básicamente es detectar bloques de información repetidos y guardar solo una vez este bloque, más una referencia cada vez que aparece de nuevo. A algunos nos recuerda el “viejo” compresor de ficheros de MS DOS, el PKZIP, que se popularizó tanto que Windows lo incorpora desde hace bastante años.

En bases de datos es especialmente eficiente. Si en mi lista de clientes tengo miles de “Martinez”, solo guardo la palabra “completa” una vez y luego un código, que ocupa mucho menos espacio. En la gestión documental es aún más intesante porque se puede ahorrar mucho más espacio, sobre todo en grandes bases de datos. Imagina el ahorro de guardar una copia del contrato (de varias páginas) que han firmado miles de clientes. Salvo para la primera vez, para el resto solo hay que guardar la parte final con las firmas, la que es diferente en cada caso.

Pero no quería hablar de esta visión tan técnica de la deduplicación sino de su uso a un nivel mucho más cercano. Conozco una empresa que dedica muchísimo tiempo a “deduplicar” las bases de datos de sus clientes que no son otros que los bancos que se están creando últimamente en las fusiones de Cajas y Bancos, algo muy corriente últimamente. ¿Te imaginas el fichero de clientes que se forma al unir el de Caja Granada y Banco de Murcia (por ejemplo)? Millones de fichas de clientes que proceden de dos o más bases de datos gestionadas de forma diferente durante años.

El problema es importante: a nadie le gusta tener clientes repetidos. Y a ningún cliente le gusta recibir cartas duplicadas, por señalar solo uno de los problemas que se generan. Para complicar aún más las cosas, los datos de los clientes no siempre están “normalizados” de la misma forma. Piensa en la dirección: Paseo de la Castellana, 47, bloque 1, escalera derecha, piso 1-A. ¿De cuantas formas distintas se puede escribir esta dirección? Casi tantas como diseñadores de la base de datos que la contenga.

Y ahora llego al último afectado por la duplicidad de datos: mi cuñado. Acaba de cambiar de móvil, de HTC a iPhone. Además tiene un portátil con Outlook y en su oficina un ordenador de sobremesa, también con Outlook. Además aún le quedan muchos contactos apuntados ¡en una agenda impresa en papel que conserva en WordPerfect! Eso hace… 5 bases de datos de amigos, clientes, proveedores… en 4 formatos distintos. ¡No sabe por donde empezar! (a deduplicar, claro).

Convertir datos de diferentes fuentes en un único fichero común es un problema a veces inevitable. Lo que no tiene justificación posible es diseñar mal una base de datos desde el principio. Hay que evitar los futuros problemas de duplicidades desde antes de empezar a introducir datos. Y esta “regla de oro” se aplica también, por supuesto, a bases de datos documentales.

Así pues, cuando ordenes tus carpetas en Windows (o Mac), organices tus corres electrónicos (espero que en subcarpetas también) y por supuesto cuando instales y configures tu programa de gestión documental en el que vas a archivar decenas de miles de documentos de la empresa, recuerda la regla número 1: Un documento debe estar en un único sitio, tiene que haber una única versión “maestra”. Todo lo demas deben ser referencias o copias.

Siempre hay que saber en dónde buscar “la versión original”.

Todos queremos hacerlo, pero nos da miedo. Con razón. Y si le preguntas a un abogado es peor: unos te dirán que sí, y otros que no. Para un matemático 2+2 suma cuatro, pero para un abogado… depende de la interpretación de la ley…

La semana pasada participé en una jornada sobre gestión documental y tuve que preparar una presentación sobre este tema a directores financieros de empresas bastante grandes. El ponente previsto, experto en el tema, falló a última hora y me mandó unas notas. Me parecieron muy poco “serias” para el público previsto y pedí ayuda a otra empresa especializada en gestión documental “segura”. Lo que me mandó fue aún peor: decenas de Leyes, Normas y Reglamentos todos ellos dirigidos, en teoría, a conseguir la famosa “e-Administración”, la “oficina sin papeles” que todos perseguimos. Un auténtico caos de normas que se superponen unas a otras, parchean pequeños agujeros legales y estorban más que ayudan en el “largo y tortuoso camino hacia la administración electrónica” (lo pongo entre comillas porque es el título de un post anterior.

En definitiva, los legisladores lo están haciendo mal, rematadamente mal. Por más que me gustaría (es un argumento de venta estupendo para mi programa de gestión documental) me siento incapaz de decirle a un cliente que puede destruir sus documentos una vez digitalizados. Ni siquiera utilizando firma digital.

La firma digital garantiza que un documento electrónico no se modifica “en adelante”. Pero ¿quién garantiza que la imagen digitalizada es una copia fiel del original en papel? Esto ocurre con el software homologado por la Agencia Tributaria pero no es una garantía en caso de tener un problema judicial. Como siempre, los jueces van muy por detrás de los inspectores fiscales (si algo funciona en este país es la recaudación de impuestos).

Mucho más grave aún es que el procedimiento para digitalizar y conservar las facturas recibidas en formato electrónico es tan farragoso que consigue el resultado contrario al perseguido: se pierde más tiempo (y por tanto dinero) digitalizando las facturas que usando la versión en papel. Un auténtico disparate.

En resumen, qué tenemos:

Un conjunto de leyes y normas que no acaban de coger el problema por los cuernos y se limitan a dar pequeños pasos, tímidos y deslabazados, en la dirección correcta, sin llegar en absoluto a la meta.

Unos jueces y legisladores temerosos de todo lo que tenga que ver con el “mundo digital” que muchos no entienden y al que casi todos temen. No todos, pero sí la mayoría. Me gustaría saber qué juez en España (o fuera) sabe “realmente” lo que es la firma digital.

Un sistema jurídico, y aquí incluyo a notarios, registradores, gestores…, anclado en el pasado. La firma manuscrita, el sello de caucho y el papel timbrado.

¿No se dan cuenta de lo absurdo que es depositar toda su confianza en estos viejos recursos en vez de dar el paso al frente y aprovechar las posibilidades que nos brinda la tecnología?

Cuando tenía 13 ó 14 años me entretuve con mi hermano en copiar la firma de mi padre. En pocos minutos hacíamos una copia razonablemente fiel. Y qué decir de los sellos de caucho, a los que son tan aficionados los viejos dinosaurios que pueblan las Administraciones. En cualquier imprenta o papelería puedes encargar uno de cualquier empresa, notario o despacho de abogados sin que te pidan el menor justificante legal que te relacione con lo que dirá el sello. Por no hablar del papel en sí: cualquier impresora láser imprime un timbre, numeración, logotipo… que hará pensar a quien lo vea que tiene en sus manos un “original” de una Administración, despacho o notario.

No hay motivos razonables para seguir anclados en estos procedimientos cuando podemos hacer las cosas mucho mejor con las herramientas que nos ofrece la tecnología actual. Y como no me gusta criticar sin dar una solución, ahí van unos consejos a los legisladores que me quieran leer.

1.- Unificar las Normas y Reglamentos. No tiene sentido que el Ministerio de Economía y el de Justicia vayan por separado. Y que se publiquen docenas de normas parciales. Hay que darse cuenta de que es un cambio tecnológico, casi cultural, muy horizontal, o trasversal: afecta a la forma en la que se relacionan las empresas y las Administraciones Públicas entre sí. No es una problema de una u otra: es de todas. Igual que se estandariza el tamaño de un folio (DIN A4) o el DNI sirve igual para todo, la sustitución de los documentos en papel afectan a TODO y debe regularse con amplitud de miras.

2.- No exigir a los documentos electrónicos más que a los de papel. Un archivo electrónico, con las medidas de seguridad adecuadas, es MAS seguro que un archivo en papel. Lo he demostrado muchas veces en público (y lo subiré a YouTube un día de éstos en un video). Hay que incluir firma digital, por supuesto, medidas de seguridad en el acceso a los documentos, por supuesto, exigir copias de seguridad regulares, por supuesto… Pero no tonterías como ocurre con la digitalización de facturas. ¿Por qué hay que meter los datos de las propias facturas? ¿Acaso las facturas en papel tienen esa información explícita? Quien haya tomado esa decisión ha cometido un error que pagan, cada día, decenas de miles de empresas. Y luego nos hablan de “competitividad”. ¡Haced bien las Normas y no convirtáis las empresas en dinosaurios burocráticos!

3.- Hay que dar a las empresas la posibilidad de asumir la responsabilidad en la digitalización de los documentos. El mayor problema para destruir documentos en papel es garantizar que la imagen digital, la “foto” que ha hecho el escáner, se corresponde con la imagen recogida en el papel, con el original. Hay que resolver, de una vez, este escollo legal que frena el proceso. ¿Por qué no dejarlo en manos de la empresa? Igual que es responsable de no alterar los documentos en papel, de no incluir más datos o firmas posteriormente a la formalización de, por ejemplo, un contrato, ¿por qué no hacerlo responsable del proceso de digitalización? El exceso de celo con los documentos electrónicos no es comprensible cuando no se ha tenido con los documentos en papel.

Podía seguir pero el resumen es muy sencillo: la tecnología está ahí (hace tiempo). La necesidad está ahí (y cada día es mayor). Llamad a unos cuantos expertos en la materia y desarrollar de una vez un reglamente que ayude a avanzar. Antes o después llegaremos al “mundo sin papeles”. No pongáis obstáculos en el camino.

Lo primero, sin duda: léete este blog. De arriba a abajo. No es imposible: un visitante del pasado SIMO me dijo que lo había hecho. Y no es broma. En estos 160 posts, escritos en los tres últimos años, hay mucha, mucha información interesante para alguien que quiere comenzar un proyecto relacionado con la gestión documental.

Lo segundo, si no lo has hecho hace un momento: léete el post “Las 5 patas de un proyecto de gestió documental” y visiona el video con detenimiento. Es un primer paso imprescindible: saber a qué “parte” de la gestión documental te quieres dedicar. Porque ese es el …

Tercer paso: decidir la parcela de la “gestión documental” en la que vas a trabajar. Lo más corriente, entre mis lectores (o al menos entre los que me consultan) es que estén pensando en poner en marcha una empresa de digitalización de documentos en papel. Es un mercado floreciente, muy activo en Europa y EEUU, aunque algo maduro, y con un gran futuro en países emergentes como casi cualquiera de Latinoamérica (supongo que en muchos otros lugares del mundo, pero tengo pocos lectores de Birmania o Angola, por aquello del idioma).

Además de ofrecer servicios de digitalización, hay otras tareas o servicios que puedes ofrecer a empresas y Administraciones Públicas:

1.- Consultoría. Sobre la mejor forma de archivar sus documentos (en papel o en formato electrónico), flujo de trabajo, seguridad en el manejo… Evidentemente estas empresas deben estar dirigidas por expertos en la materia: documentalistas o archiveros.

2.- Seguridad de los documentos (electrónicos), en forma de implementación de firma digital, manejo de permisos y niveles de acceso…

3.- Custodia de la documentación en papel. Habitualmente se ofrece a las empresas (o AAPP) retirar sus documentos de la oficina central (con frecuencia en el centro de la ciudad y, por tanto, con un alto coste de utilización del espacio), custodiarlos en alguna nave a las afueras de la ciudad (con un coste muy inferior), clasificación de los documentos y, con frecuencia, un servicio de entrega de cualquier documento solicitado.

4.- Destrucción de la documentación en papel y demás soportes físicos. Habitualmente de una forma segura, es decir, garantizando que nadie ha accedido a los documentos y que la destrucción es irrecuperable. Con frecuencia se expide un certificado que es necesario en determinadas empresas para documentos muy delicados (como historiales clínicos de pacientes de hospitales).

5.- Copias de seguridad de los archivos electrónicos. Normalmente como complemento de algún otro servicio, habitualmente el de digitalización.

Por supuesto hay otro “negocio” que es desarrollar un software para la gestión de los documentos electrónicos pero para eso ya existe ArchivaTech y espero que ninguno de mis lectores me pida consejos para hacerme la competencia.

De todos estas posibilidades la que genera más consultas en este blog es la de ofrecer servicios de digitalización. Y no es extraño. Hay una gran demanda, hay una importante oferta. Pero al ser un trabajo muy artesanal (a pesar de los escáneres de alta velocidad), la necesidad de este tipo de servicio es muy importante y el coste de estos trabajos muy significativo, por lo que el mercado no para de crecer.

Obviamente, y no lo digo porque me interese, se han acabado esos “tiempos” en los que se entregaban al cliente 20 ó 30 DVDs con los documentos digitalizados en carpetas, sin más. Cualquier empresa de digitalización que quiera dar un “buen” servicio al cliente le ofrecerá incluir todos los archivos electrónicos perfectamente clasificados e “indexados” en una base de datos robusta y, preferiblemente, gestionada por un “buen” programa de gestión.

Aquí mi consejo es muy claro:

1.- Elegir una base de datos estándar (como Oracle, SQL Server, MySQL o alguna similar), nunca un sistema “propietario” de una PYME que te ata al creador de la base de datos. En todo el mundo hay técnicos que entienden de Oracle o SQL en general y es una garantía de acceso a los documentos que el cliente valora con seguridad.

2.- Mi segundo consejo es elegir un “buen” programa. Siempre pongo “buen” entre comillas porque hay mucha oferta pero grandes diferencias entre los programas. En precio, en funcionalidades y, desde luego, en facilidad y agilidad de uso. De nada me sirve tener 50.000 documentos en PDF si la consulta y acceso es lenta y farragosa. La rapidez de acceso debe ser una características absolutamente irrenunciable. Y hay muchos programas que lo consiguen, y otros muchos que no. Elige bien.

Mi consejo final: adelante. Hay mercado. Hay demanda. Hay oportunidades. No te metas en la parte complicada (consultoría de archivado) si no es tu especialidad, pero asesorándote bien (consultándome en este blog, por ejemplo), puedes poner en marcha una empresa muy rentable.