No hay duda de que la gestión documental está de moda. Y, a diferencia del «cloud computing», no es un invento de los comerciales de las empresas interesadas. Está de moda porque es útil. Porque ahorra espacio, tiempo, a veces de una forma drástica. Porque todos queremos ahorrar papel, despejar las mesas y armarios… Porque es barata, asequible para las PYMES y Administraciones. Porque, en definitiva, da más de lo que cuesta (lo que no se puede decir de muchas otras «soluciones» tecnológicas).
En los últimos meses son muchas las empresas que contactan conmigo porque están pensando ofrecer a sus clientes un servicio de digitalización de documentos en papel y les surgen muchas dudas técnicas y «operativas». El martes pasado tuve una de esas reuniones, y lo que comenté hace unos días en Sevilla lo voy a poner ahora por escrito, por si estás en esa situación.
Digitalizar el archivo de una empresa o Administración no es sólo cuestión de hacer muchas fotocopias. Es la parte más evidente, la más laboriosa y larga y la que más presupuesto consume en un proyecto. [Precisamente por eso les comento siempre a los que están evaluando programas de gestión documental que, una vez comprueben que el programa hace todo lo que necesitan, se fije en cómo lo hace. Si incorporar un documento a la base de datos lleva mucho tiempo el coste del proyecto se dispara porque la mayor parte del coste es tiempo de proceso y por muy rápido que sea el escáner, el proceso de clasificar, identificar y guardar el documento es manual, artesanal y laborioso. Cuando multiplicas ese tiempo por 10, 20 ó 50 mil te das cuenta de que el coste del programa, de los ordenadores o de los escáneres es muy pequeño frente a este gasto.]
Pero, volviendo al argumento inicial, hay algo más que digitalizar, que escanear, si quieres hacerlo bien. Si, como me comentaba la gerente de esta empresa, quieres dar un «valor añadido» al mero hecho de convertir los papeles en archivos PDF.
Esta empresa lleva más de un año preparando un equipo de trabajo para ofrecer a sus clientes este nuevo servicio. Han estado buscando el personal han comprado parte del equipo (algunos ordenadores, escáneres y, en breve, un servidor) y, sobre todo, han estado pensando en la forma más adecuada de plantear su oferta a los futuros clientes.
La «opción A» (así la llamé en nuestra reunión) es digitalizar, convertir cada documento en un archivo PDF, ponerle un título descriptivo y guardarlo en el servidor para entregarle, finalmente, un CD o DVD, o varios más bien, al cliente. Es algo. Es un avance. Pero es evidente que se queda un poco corto.
La «opción B» es similar, con una diferencia importante: los archivos se van a almacenar en un programa de gestión documental (obviamente hablamos de ArchivaTech porque, a diferencia de lo que ocurre cuando escribo este blog, cuando viajo a ver a un posible cliente intento venderle algo). El proceso de escaneado es el mismo, pero hay un proceso previo, anterior, de clasificación de la información y de creación de una estructura de carpetas y subcarpetas. De esta forma, cuando el documento en papel se ha convertido en un archivo en PDF hay que decidir en qué carpeta va y darle un título coherente con el resto de documentos. Además se le asigna un nivel de seguridad. De esta forma, los documentos quedan perfectamente ordenados, se pueden localizar rápidamente y están accesibles solo para los usuarios oportunos. Al cliente no se le entrega un montón de archivos, sino una base de datos documental y un programa de acceso (o gestión). Esta es la opción que ellas habían pensado (por eso me habían llamado, claro).
La «opción C» que les comenté, por ser exhaustivo, era conservar los documentos en un servidor en sus instalaciones (las de la empresa digitalizadora, no las del cliente) o en un servidor público (vamos, en «la nube») y proporcionar un acceso al cliente final a través de Internet. Esta opción tiene algunas ventajas para el cliente: no tiene que comprar otro servidor, no se tiene que ocupar de mantenerlo al día ni de posibles averías, ni preocuparse de que se quede pequeño… El principal problema que presenta, les comenté, es que necesitan un ancho de banda «generoso» para consultar documentos que pueden ser bastante «pesados». Ellas, por su parte, veían complicado que determinados clientes acepten que sus documentos estén en una base de datos con acceso a través de Internet. Por 600€ que cuesta un servidor en el que Oracle mueve con soltura 1.000.000 de documentos les gustó más la «opción B». Pero que conste que les hablé de «la nube», como si no la odiara.
Llegado un punto no pude dejar de comentarles que un proyecto completo es algo más y que tenía un video en el que hablo de «las 5 patas de un proyecto de gestión documental» y de otros servicios que pueden prestar a sus clientes. En realidad no sólo tengo un video, tengo un montón de entradas sobre el tema en este blog. Si no las has visto aún éste es un buen momento. Ellas habían visto el video (ya te dije que llevan tiempo con este proyecto).
Pueden ofrecer la custodia de la documentación «física»: nos llevamos 20 metros cúbicos de papel y os devolvemos los documentos en un servidor, pero no los destruimos aún… por si acaso (aquí estamos todos pensando en algún juez un poco obsoleto, de los que aún quedan muchos, que reclame el documento «original», aunque a veces no hace falta que sea «obsoleto» para que sea necesario aportar el original).
También pueden ofrecer la destrucción certificada de los documentos, un tema que también he tratado antes. Y firma electrónica para conservar los documentos más importantes…
De lo que más hablamos fue de otro servicio que, a mi pesar, me cae encima en algunas ocasiones: la organización de los documentos. Siempre digo a los nuevos clientes que lo primero que hay que hacer ANTES de empezar a digitalizar ni un papel es:
1.- Dar de alta a los usuarios, con su nivel de acceso y su estructura en grupos de trabajo.
2.- Tener preparada la estructura en árbol en la que se van a almacenar todos los documentos.
Como casi nunca empezamos de cero, los documentos ya existen así que este trabajo de clasificación se puede y se debe hacer antes de escanear la primera hoja. Mi consejo es utilizar una hoja Excel para crear la estructura, aunque se puede hacer con un lápiz y un papel. Y mi segundo consejo es que si el volumen es muy grande, consulten con un biblioteconomista para que les ayude (en realidad no suelo hacerlo, pero si no lo pongo aquí mis lectores del gremio me machacan con sus comentarios). Bromas aparte sí que le comenté este punto. Una cosa es echar una mano a una gestoría de 5 personas que dudan entre una carpeta para documentos mercantiles y cuentas anuales y otra cosa es ofrecer un servicio completo a un ayuntamiento con decenas de miles de documentos. Aquí hace falta algo más que una hoja de cálculo y un par de horas de conversación.
En resumen, su oferta de dar «valor añadido» me parece muy acertada y tienen opciones interesantes que elegir para darle al cliente un buen servicio. Mucho más que fotocopias.
Hombre yo no sé cómo ves tú la «nube», pero si la explicas así, es normal que nadie quiera tener sus archivos en la «nube», y a los que nos dedicamos a eso nos haces un flaco favor.
Cuando yo creo un programa en nube, los datos están «blindados» para que solo su dueño pueda acceder, mediante bloqueos de acceso, encriptación y cifrado, y por supuesto nadie puede acceder a los datos de forma libre, puesto que eso sería una violación de la LOPD y la multa es para pensar hacer las cosas a la ligera.
Sí es verdad que hay que tener un buen ancho de banda, no sirve una conexión 3G para subir 1Gb de datos, por velocidad y por limitaciones de Tráfico de las operadoras, pero sí una ADSL normal para empezar a trabajar.
Por cierto la «nube» no es como algunas empresas dicen que es poner el servidor en un Hosting de Internet, bien sea un servidor Virutal o un Servidor Físico, eso solo es poner tu solución de software en Internet. la filosofía CloudComputing va mucho más allá, ya que una de las claves de esta tecnología es que «no hay límites», lo pongo entre comillas ya que el límite es el dinero.
A medida que las comunicaciones y los dispositivos se vayan mejorando, la nube, nos guste o no, va a ser el futuro.
Estoy de acuerdo contigo en que la seguridad en la nube puede ser muy alta, probablemente mayor que la de una instalación habitual en un aPYME con acceso a Internet. El problema es la opinión del cliente final, al que hay que convencerlo. Ya sabes que es uno de los retos de los «vendedores de nubes».
El ancho de banda es un problema real, al menos en la gestión documental. Aunque el tiempo va a favor de la nube, sin duda. Pero en algunos pueblos o polígonos industriales pueden ser, al menos hoy, un obstáculo insalvable.
En todo caso, a mi no me gusta ofrecer al cliente una solución única. Prefiero ofrecerle varias, con sus pros y contras, y que él elija. La nube es una opción más y en algunos casos las ventajas serán mayores que los inconvenientes.
Lo que no es la nube es «la solución» a todos los problemas. Y aquí sí soy muy crítico con la moda de que «todos» y «todo» va a estar en la nube. No lo creo. Hay mercados y productos que estarán, y otros no.
Gracias por tu comentario. Espero que hayas leído mis posts sobre la nube, aunque no creo que te gusten 😉
Buenos días Fernando,
Permite decirte que la nube es el presente y futuro, en breve nadie tendrá en local aplicaciones ni datos, solo el acceso a los mismos.
Con respecto al gestor documental que comentas ArchivaTech es un poco antiguo, carpetas y subcarpetas, los gestores documentales modernos son aplicaciones web muy potentes modulables y no requieren un sistema de carpetas para su uso o configuración, simplemente buscar por texto OCR. hace poco nuestra corporación adquirió DocuWare un software alemán, ver video demo: http://www.adiosalpapel.com/videos_demo.html
Estamos muy contentos y creo merece la pena veas los videos, saludos.
Hola Pablo, unos comentarios interesantes, pero muy temerarios y, desde mi punto de vista, con varios errores importantes.
Con la misma claridad que tú, te contesto uno a uno. En realidad merecerían una conversación tranquila para tratar los temas como merecen, pero a falta de que te pases por mi oficina a desayunar juntos, haré un resumen aquí mismo.
1.- La nube es el presente y futuro. Nadie tendrá en local aplicaciones y datos… No puedo estar mas en desacuerdo. La nube es una opción más. Convivirá con las otras, pero no las sustituirá. Al menos en los próximos años. Hay situaciones muy adecuadas para la nube, y otras que son totalmente incompatibles. Por ejemplo, cuando el ancho de banda es bajo, lo que ocurre en miles de empresas en España, y no digamos ya en otros países menos avanzados tecnológicamente. Igual que la TV no acabó con la radio, la nube tiene su hueco, que es muy grande, pero no es la mejor opción SIEMPRE. Por cierto, ofrecemos ArchivaTech en la nube también. Es una opción del cliente, no una imposición nuestra.
2.- ArchivaTech antiguo. Es cierto que nos falta añadir un video en la Web que muestre el «módulo Web» o cliente Web de ArchivaTech. Una vez más es una opción del cliente: instalar el cliente «pesado» o el cliente «Web». Tenemos los dos y en cada caso se elige el más adecuado. O los dos, una combinación que me gusta mucho (lo llamo arquitectura «mixta»). De todas formas decir que archivar en carpetas y subcarpetas es «anticuado» es absurdo. Es como decir que un armario con cajones es anticuado. Aunque sea una tecnología antigua sigue vigente. ¿Cómo guardas tus documentos y programas en Windows o Mac?
Por otra parte, ArchivaTech permite consultas «full text» como las que indicas. El usuario decide en cada momento cómo buscar el documento que quiere consultar. Por ejemplo, una carpeta con toda la información laboral, otra con la fiscal… independientemente de que pueda buscar por palabras clare. Es una opción más. No tiene sentido renunciar a la clasificación de los documentos por que tenga la opción de buscar por palabras. Además, cuando tengas decenas de miles de documentos y muchos de ellos traten temas similares la búsqueda por palabras clave puede ser muy complicada. A veces lo «antiguo» sigue vigente.
3.- Conozco DocuWare. Lo vi en persona en el stand de la empresa en el CeBIT, en Hannover. Me pareció uno de los mejores software de gestión documental que conozco. De hecho le encuentro bastante parecido con ArchivaTech, lo que no me gustó dado el tamaño de la empresa. Pero creo que el precio medio es como 10 veces el de nuestro software. Eso sí me gustó.
Gracias por tu comentario pero, realmente, no puedo estar más en desacuerdo con casi todo. Si te pasas por Granada lo discutimos con una cerveza… y más tiempo.
Sí que los leo, estoy suscrito a tu blog, además te he apoyado bastante en tu lucha contra los software de Gestión Documental como Alfresco.
Siempre me pregunto el por qué no te gusta la nube. Sobre todo teniendo un iPad, que todo es nube, hasta la música, si tienes suscripciones de pago a Last.fm o a Spotify, solo necesitas el almacenamiento para guardar las aplicaciones
En realidad no estoy en contra de la nube. De hecho, tenemos una aplicación que permite consultar la base de datos de ArchivaTech desde el iPad. ¡Es una auténtica chulería! Haces zoom con los dedos, lo manejas con facilidad y accedes desde cualquier lugar.
Y tenemos una versión Web de ArchivaTech en marcha. Saldrá en los próximos meses.
Además, nos planteamos ofrecer una versión de acceso a la nube, usando nuestros propios servidores o los de empresas como esta de Sevilla.
En realidad lo que más me gusta es una arquitectura mixta, de la que ya he hablado varias veces, y que aporta lo mejor de cada mundo.
Lo que me molesta del «cloud computing» es la forma de tratarlo por parte de los comerciales (y directivos de las empresas) y de muchos periodistas. Es el santo grial, la panacea universal, que va a cambiar el mundo. Y los que no lo ven son unos dinosaurios que no se enteran de nada.
Ya llevo más de 27 años creando programas y he visto muchas modas «revolucionarias» y he notado como la gente te mira por encima del hombro si criticas «la última versión de la tecnología tal». Esa actitud, muy frecuente, me molesta mucho. Gente que no sabe lo que es una base de datos Oracle o un modelo entidad relación, que no se ha sentado media hora a ver cómo trabajan sus clientes y que se cree en posesión de la verdad. Eso me molesta. Y con el «cloud» pasa mucho.
Pero no es para tanto. Me divierte ir a la contra, más o menos en broma, y me río de los ignorantes que sólo saben cuatro cosas.
Estaremos en la nube. ¡Ya lo estamos! Sin por eso abandonar la arquitectura cliente-servidor para determinados clientes que no necesitan otra cosa.
Gracias por tus comentarios, que enriquecen este blog.
[…] This post was mentioned on Twitter by Arquivologia da UFSM, Archivistas Colombia. Archivistas Colombia said: Montar una empresa de digitalización de documentos: Fernando Moreno-Torres http://aurl.es/83p […]
Hola Fernando. Como experto en el tema que eres, me gustaría hacerte una consulta.
Cuando se trata de instalar un sistema de gestión documental en una empresa relativamente grande (pongamos de unos 100 millones de € de facturación y unos 350 empleados), ¿quién sería el que tendría la capacidad de decisión para instalar un sistema de gestión documenta?, es decir, si fuéramos una empresa de gestión documental, ¿a quién nos tendríamos que dirigir? ¿al director general? ¿al de marketing?, ¿al financiero?….
¡Vaya pregunta complicada! No estoy seguro de poder ayudarte.
Hay un aspecto importante a tener en cuenta: qué departamento va a instalar el programa. En algunas ocasiones se instala para un grupo más o menos cerrado, con lo cual la respuesta obvia es al jefe o responsable de ese departamento.
Si, como parece ser tu caso, el programa lo van a utilizar todos los empleados, el alcance es muy grande y sin duda es una decisión estratégica que afecta al director general.
Incluso en estos casos es frecuente que haya un departamento «piloto» o un jefe de departamento que esté especialmente interesado, que sea el que ha propuesto la idea al resto de los directivos. Normalmente existe esta persona «concreta», que puede ser el propio director general, y es tu objetivo. Él ya está convencido y si tu propuesta le encaja y le soluciona su necesidad se encargará de «convencer» al resto.
A veces es el director financiero porque quiere liberarse de papeles. Pero puede ser el de recursos humanos o cualquier otro. Incluso, pero es difícil, puede ser el director del departamento de informática. Estos suelen optar por soluciones que puedan modelar, con las que puedan trabajar ellos. A mí me gustan menos como «entrada» a la empresa.
En resumen, mi consejo es que busques al «interesado» y te dirijas a él, independientemente de su cargo concreto.
Muchas gracias Fernando,
Tu comentario me ha sido de gran utilidad (como todos los que expones por otra parte).
Muy buena la pregunta de Antonio F Benitez, es algo de lo que yo tambien queria preguntar.
Muy interesantes todos los comentarios
Hola Fernando, te dejo un saludo desde Argentina, realmente tu blog me esta siendo de Exelente ayuda, estoy montando una empresa de digitalizacion de documentos y cuando tengo alguna duda entro a tu blog y suelo encontrar el norte.
Me gustaría ponerme en contacto, ya que estoy interesado en su producto.
un cordial saludo y mis mas sinceras gracias!
Hola Manuel.
Me alegra que te sea útil el blog. Es uno de sus objetivos. Otro es contactar con gente interesada, lo que también es tu caso.
Estamos buscando colaboradores en Latinoamerica, así que me parece muy bien que contactemos para ver si podemos trabajar juntos. Puedes mandarme un correo a direccion@mtcsoft.es
Un saludo.
Muy buenas tardes don Fernando, me parece excelente su pagina y de mucha gran ayuda para mi proyecto.
Mi idea es crear una empresa de digitalizacion documental, mi pregunta es: que scanner me recomienda y cuanto es la vida util, adicional cuanto me vale el software? y para entregarle a mis clientes la informacion ellos tendrian que comprar su software? es una empresa pequeña se pueden organizar y entegrar en un CD, pero cuando sean grandes volumenes los clientes tendrian que manejar o comprar el software.
Necesito de su colaboracion porque al ver su video que aparte de ser muy sencillo, practico y facil de entender es completo.
Adicional mi proyecto esta pasando por mi mente de hace mucho tiempo y tengo la oportunidad de mostrarlo a mucha gente, si hay la posibilidad de empezarlo me gustaria contar con usted.
Por lo tanto quiero que me cotice y explique, muchas gracias por su colaboracion
Hola Karen, me alegro de que el blog te resulte útil. Y más aún de que te guste nuestro software (hacerlo sencillo de usar no ha sido fácil).
Te contesto a tus preguntas:
Hay muchos modelos de escáneres en el mercado, tantos que es difícil elegir. La buena noticia es que hay muchos que son válidos. Personalmente utilizo los de Fujitsu, pero HP, Canon o Epson, por citar algunos, tienen modelos igual de buenos. La elección de un modelo concreto depende de dos factores importantes, que yo desconozco en tu caso. 1.- El volumen de documentos que esperas digitalizar. Para un uso más o menos masivo empezaría con el modelo fi6130i. Tiene muy buena relación calidad-precio.
2.- El formato de los documentos. Si la mayor parte son folios sueltos DIN A4 o menores, este modelo te va muy bien. Si es DIN A3, la cosa cambia radicalmente (mucho más caros). Si hablamos de libros, el cambio es aún más radical.
En cuanto a nuestro software, lo ofrecemos en modelo de venta o de alquiler (o pago por uso). Estoy totalmente de acuerdo contigo en que es mucho mejor entregar a los clientes los documentos en una base de datos y gestionados por un programa que como meros documentos en un CD. Les das un valor añadido muy importante. También puedes ofrecerles el servicio «en la nube»: guardas los documentos en mi programa, por ejemplo, en tus propios servidores (o de un proveedor) y les das un acceso a ellos para que consulten los documentos que vas digitalizando.
Hablo con frecuencia con empresas como la tuya porque creo que nos complementamos perfectamente. Aunque lo ideal es eso, «hablar», porque resolver estas dudas por escrito es complicado. Me puedes mandar un correo a direccio@mtcsoft.es y te doy mi nombre de Skype para hablar tranquilamente cuando quieras. Seguro que avanzamos rápidamente.
Gracias por tus comentarios y un saludo.
Muchas gracias por su respuesta, fue de gran ayuda.
Hola Fernando, muchas felicidades por tu blog, realmente es de mucha ayuda, sin duda alguna es el mejor que he podido encontrar respecto al tema de la digitalización de documentos. En este momento estoy elaborando un plan de negocio para montar una empresa de digitalización, sin embargo, a la hora de desarrollarlo he adquirido muchas dudas, por tal motivo tengo a bien solicitarte muy amablemente puedas ayudarme en resolverlas. Uno de los factores claves considero que es el precio de la pagina digitalizada, ¿cómo debo calcular el precio del servicio? ¿debe ser por volúmenes de hojas o por numero de páginas?
Por otro lado, me encuentro muy interesado en su producto, me gustaría ponerme en contacto con usted.
De antemano le agradezco por su colaboración, y lo felicito por su blog.
Saludos cordiales
Denis B.
Bolivia
Hola Denis, me alegro de que te guste mi blog. Y de que te sea de utilidad.
Sobre la forma de calcular el precio, hay un post bastante detallado de hace unas pocas semanas.Si te queda alguna duda al terminar de leerlo, coméntamelo e intentaré ayudarte.
En cuanto al programa, tenemos algunos distribuidores en Latinoamérica, pero aun ninguno en Bolivia.
Si me mandas un correo a direccion@mtcsoft.es lo comentamos. Por nuestra parte, nos encaja muy bien la colaboración con empresas como la que comentas.
Un saludo.
Buenas tardes Don Fernando, lo felicito por su blog.
Desde hace un tiempo quiero empezar una empresa de digitalización y gestión de documento, ya que en Chile existen muchas entidades publicas y empresas mineras necesitan de este servicio, En estos momentos estoy a punto de titularme como ingeniero civil industrial y me agrada mucho el area de gestión, me gustaría si usted podría asesorar con respecto a scaner y software a utilizar. He visto su video y se ve un proyecto muy adsequible dada su vasta experiencia.
Espero me pueda asesorar y explicar con más detalles. desde ya muchas gracias y nuevamente felicitaciones.
Saludos
Patricio Rojas Araya
Hola Don Fernando lo felicito por su blog, ha sido de gran ayuda.
mi nombre es Patricio y estoy por titularme de ingenieria civil industrial, mi area de interes es la gestión. en estos momentos dentro de mis planes es poder craer una empresa dedicada a la digitalización y gestión documental y me gustaría que usted me asesorara en el tema, ya que en Chile existen bastantes organismos publicos y empresas mineras que podrían necesitar de este servivio.
Desde ya agradezco su asesoría y nuevamente lo felicito por su blogs.
saludos
Había dejado un post pero al parecer no había activado la cuenta.
Patricio Rojas
Hola Patricio. Ante todo disculpa mi tardanza pero he estado fuera de la oficina varios días y se me ha acumulado el trabajo. Tengo mi mesa llena de papeles y eso me pone muy nervioso.
En cuanto a tu consulta, estoy de acuerdo contigo en que hay una gran demanda de este servicio. Recibo con cierta regularidad comentarios como el tuyo. Ya no hay que explicar a las empresas y Administraciones que hay que librarse de los papeles. La pregunta es ¿cómo? Las ventajas son evidentes y bien conocidas.
Creo que lo mejor que puedes hacer es repasar algunas entradas de este mismo blog en las que comento precisamente aspectos relacionados con la puesta en marcha de una empresa del tipo que comentas. En estos dos años y medio que llevo escribiendo he recopilado bastante información al respecto y creo que gran parte de ella te será de utilidad. Hace solo unos días me comentaba una persona en tu situación que se había leído todos los posts durante dos días ininterrumpidamente. Sin llegar a tanto, creo que puedes ir pasando por los últimos y encontrarás varios interesantes para tí.
Si después de esto te queda alguna duda, no dejes de consultarme de nuevo, sea desde este post o desde el que te plantee nuevas cuestiones.
Un saludo.
buenas tardes fernando soy ingeniero de sistemas y tengo una empresa de gestion documental (digitalización) u otros servicios que presta este medio, he desarrollado una aplicacion la cual permite hacer la consulta de los documentos digitalizados de una forma facil y eficaz la empresa lleva poco en el mercado pero ya con algunos proyectos en marcha me gustaria si nos podemos contactar de una forma mas directa para poder unir fuerzas y por que no negosios a futuro de este medio
Siempre estoy abierto a colaboraciones con otras empresas.
Me puedes enviar un correo a direccion@mtcsoft.es y lo comentamos.
Hola Fernando. Estoy muy interesado en el tema de la digitalización. Soy tecnico restaurador patrimonial y quiero dirigirme al tema de documentación patrimonial. De manera casera estoy probando aunque lo que mas hago es digitalización de video. Pero en mi Ramo para poder efectuar un buen proceso de restauración debes primero investigar, lo que pasa por el fichaje y recopilación historica y tecnica. Si puedes ayudarme a modo de consejos, todo ellos bienvenidos.
Saludos.
Carlos Cienfuegos G.
Quilpué, Chile.
carlos.cienfuegos@gmail.com
Hola Carlos:
Creo que tu especialidad escapa de mis conocimientos. Ahora bien, si quieres montar un sistema de gestión del archivo que vas digitalizando, quizás te pueda ayudar, y lo haré con gusto.
Lo que si te pido es que me hagas preguntas concretas. Qué base de datos usar para guardar los datos, modelos de escáneres aéreos, arquitectura de un sistema… son temas que conozco. Pero en general no tiene mucho sentido comentarlos.
Aunque mi primer consejo es que, si no lo has hecho ya, des un repaso a este blog. Hay unas 150 entradas sobre este tema y seguro que más de una te resulta de utilidad.
Hola, Fernando:
Acabo de descubrir tu blog y me parece muy interesante todos los datos y artículos sobre gestión documental. Te expresas de una manera clara y concisa, y esto se agradece enormemente.
Muchas gracias. Un saludo.
Gracias por el comentario. Esa era mi intención. Ya sabes … para gente «normal»…
Un saludo.
buenas tardes fernando, estuve leyendo tu blog y de verdad me gusto mucho puesto que para mi es la mejor manera de almacenar documentos y tener espacio.
pero viendo tu sabiduria en cuanto este tema me gustaria que me dieras tu opinion porq no se si te sonara bobo pero estoy realizando una tesis en cuanto al orden, del archivo puesto que trabajo en una empresa de seguros y como es una sucursal pequeña, el cuarto de archivo es pequeño y pues te imaginas un poco como deben de estar los documentos
si puedes darme algun consejo te lo agradeceria asi de esta manera puedo defender tu punto de vista y el mio a la vez y no solo eso asta logra convencer a la empresa en cuanto a ello gracias.
saludos.
Me alegro de que te sea de utilidad.
Hablando en general, me cuesta imaginar un tema que no haya tratado ya en estos casi tres años de vida del blog.
Mi consejo es que busques por categorías y encontrarás, probablemente, mi opinión sobre casi cualquier asunto relacionado con la gestión documental.
Y si tienes alguna pregunta concreta, no dudes en consultármela.
gracias no dudare en hacerlo
Exelente Blog. felicitaciones, me aclarastes muchas dudad, te enviare un correo con mi caso.
Saludos
Con gusto. direccion@mtcsoft.es
Buenos dias, agradezco su portal, estoy interesado en crear empresa y me gustaria me orientaras sobre la los pasos, como del equipo y donde los puedo adquirir y un mas o menos cuanto puede costar en pesos colombianos
Agradezo mi correo es
jesus.perez3610@correo.policia.gov.co
Me hacen con frecuencia esta pregunta pero no es fácil responderla. Son muchas cosas y no sé cuáles sabes ya.
Mi primer consejo es que, si no lo has hecho ya, repases este blog. Hay varios posts sobre este tema y algunos son bastante detallados. Por ejemplo, el de «las 5 patas de un proyecto de gestión documental». También los hay sobre escáneres (recomendando algunos modelos)…
Tras esa primera lectura que no debería llevarte mucho tiempo creo que tendrás algunas ideas bastante claras, y algunas preguntas más concretas.
Te planteo alguna más: ¿Qué servicios quieres prestar? Digitalización, custodia de documentación, instalación de software (con los documentos digitalizados), sistema de copias de seguridad, acceso remoto a los documentos digitalizados, destrucción certificada (o no) de la documentación…
Cuando tengas tu proyecto más «encajado», no dudes en consultarme de nuevo. Me puedes mandar un correo a direccion@mtcsoft.es
Buenas tardes Fernando, agradezco por tu blog y que nos entregues esta información, estoy trabajando en un proyecto de gestión documental y en el momento nos encontramos en la fase de digitalización, ya estamos bien avanzados, vamos como siete meses, el problema es que ahora vamos a cambiar de formato de documentos y queremos implantar un organigrama más idóneo, quisiera me puedas ayudar con ejemplos de organigramas para empresas de digitalización.
Esperando una pronta respuesta te agradezco de antemano y te felicito por tu blog.
Ana
Hola Ana. Me alegra que te guste el blog, y que te resulte útil.
Sin embargo no sé si te puedo ayudar porque no sé exactamente qué es lo que me estás pidiendo. Quizás sea un problema del lenguaje pero no estoy seguro de entender lo que tú por «organigrama».
¿La estructura de carpetas y subcarpetas en las que clasificar y almacenar toda la información?
Dame más detalles, incluso un ejemplo, y veré si tengo algo que te pueda servir.
De todas formas no olvides que mi formación es de ingeniero, si quieres de informático, no de archivista. ¡A veces me regañan los archiveros o documentalistas por meterme en su terreno!
Espero tus noticias para ver si te puedo ayudar. Me puedes mandar un correo directamente a direccion@mtcsoft.es
Un saludo.
Hola Fernando navegando por la web me encontre con tu blog, te felicito se ve que eres muy profesional.
Necesito saber que costo tiene el sofware de gestion documental y por supuesto como adquirirlo y preguntarte ¿crees que cualquier negocio por muy pequeño que pueda ser necesita este servicio?
Hola Eduardo. Gracias por tus comentarios.
En cuanto al software, ArchivaTech, lo instalamos tanto en régimen de alquiler (125€/mes) como de venta de licencia (3.000€). Además hay que añadir la licencia de Oracle (10€/mes ó 350€) y quizás algunas opciones más.
Tu última pregunta: No, no «todo» el mundo necesita un programa de gestión documental. Es una cuestión de volumen: de documentos y de «papeles». Y de que necesites las características que te aporta respecto a guardar los ficheros en carpetas del sistema operativo, por ejemplo.
Para uno o dos usuarios no creo que compense, por muchos papeles que tenga.
A partir de 3 ó 4 y sobre todo si hablamos de decenas de miles de documentos en adelante, empieza a ser rentable. Sobre todo por el ahorro diario en localizar rápidamente documentos archivados hace unos días… o hace 2 años.
Además es importante la mejora en la seguridad (tanto de control de acceso como de creación de copias).
Si todo esto no resulta «atractivo», no merece la pena instalar un software de gestión de este precio.
En cuanto a cómo instarlarlo, no tenemos distribuidor en México (sí en otros países como Colombia o Brasil) pero podemos hacerlo directamente desde aquí, España, si tenéis cierta soltura con los ordenadores o alguna empresa que os ayude.
Estimado:
Estamos interesados en montar una nueva unidad de negocio de digitalización. Actualmente ofrecemos servicios de operador logístico (comercio exterior) y tenemos una gran cartera de clientes. En este rubro se utiliza una gran cantidad de papeles y todos ellos deben ser guardados ya sea po exigencia de las entidades gubermanetales como la aduana o por propio respaldo ante cualquier reclamo del cliente.
En tal sentido creo que podemos fácilmente abrir otra unidad de negocio y aprovechar los clientes que tenemos. Sin embargo, esto sólo es una sospecha que me gustaría concretarla con algunas respuestas que me den los clientes si realmente les interesaría el servicio de digitalización.
Por ello, me gustaría que me puedas orientar con algunas preguntas que le debo hacer a mis clientes para saber si allí tengo una gran mercado para desarrollar este proyecto.
Quedo a la espera de sus comentarios…..
Tu pregunta es muy interesante porque responde a una situación frecuente: conforme aumenta el volumen de mis clientes y trabajo en general cada vez se hace más evidente la conveniencia o incluso necesidad de un sistema para gestionar toda la documentación. Y ahí es donde entra en juego un buen escáner, metodología para dejar de generar papeles nuevos y utilizar documentos electrónicos y, final e inevitablemente, un software para gestionar todos los archivos que se convierten en inmanejables con las herramientas básicas del sistema operativo.
Te mando un correo electrónico y seguimos hablando del tema. Un saludo.
Que tal Fernando, buena tarde muy bueno tu blog, te comento que yo ya iniciè operaciones como una empresa de digitalizaciòn, obiamente empece con lo màs basico, claro un escanner que me diera alto rendimiento el HP MOD. 7000 muy bueno y pues otros de gran calidad y rapidez.
Lo ùnico que me falta es ofrecer un buen sistema de gestiòn documental y como lo habías comentado anteriormente, no es nada mas foto copiar y entregar la informaciòn, sino buscar algùnas alternativas más y poder manejar y explotar toda la informaciòn digitalizada en un buen sistema. En estos momentos cuento con un desarrollador que estamos diseñando un nuevo sistema para una Universidad obio tenemos que acoplarnos a las necesidades de cada empresa y pues la idea es tener un abanico de posibilidades y ver que podemos ofrecer.
Ojalà me puedas enviar toda la informaciòn de tu sistema de gestiòn documental.
saludos desde MÈXICO
Sin duda un programa de gestión documental es un complemento perfecto y casi imprescindible a la digitalización. De poco sirve entregar al cliente 20 DVDs con los documentos archivados. Sigue necesitando una herramienta de búsqueda y acceso rápido.
Puedes encontrar información de ArchivaTech en la página Web, http://www.archivatech.es y en You Tube: http://youtu.be/xdYJAkatKgI
Trabajamos con distribuidores y colaboradores como vosotros en varios países. Tenemos todo el material necesario para que puedas montar el programa en tus propios equipos y, posteriormente, a los clientes. También puedes archivar los documentos digitales en tus instalaciones y dar acceso a través de Internet a los clientes.
Lo que no te recomiendo es que hagas un nuevo programa desde cero. Es un mercado muy maduro, con muchas empresas y productos. A estas alturas el coste de hacer un programa frente a la posibilidad de utilizar uno ya existente (como ArchivaTech) es difícil de justificar.
No dudes en pedirme más información a través de mi correo electrónico, direccion@mtcsoft.es
Un saludo.
hola Fernando, me llamo Miguel y soy de BsAs. mi consulta quizas te cause gracia, soy un hombre de 30 años que le gusta gestionar cosas, en mi pc soy bastante ordenado y mis amigos me gastan por ese tema, bien, el caso es que quiciera iniciarme y conocer sobre el tema de digitalizacion de documentos, pero no tengo nada. que debo saber, que soft usar, que comprar etc..etc.. me gustaria me ayudes a orientame para saber como empesar, desde ya muchas gracias y muy bueno el blog
Lo primero es que te compres un buen escáner. De doble cara, sin duda. Un modelo perfecto es el ScanSnap S1500 de Fujitsu. Si no vas a digitalizar muchos documentos, el modelo inferior será suficiente, ScanSnap S1300. También puede que necesites uno plano, de cristal, si vas a digitalizar libros, fotos, periódicos. Son muy baratos.
En función del volumen de documentos necesitarás o no un programa de gestión. Normalmente para un único usuario no es necesario. Organizándote bien, con el Explorador de Windows será suficiente. Hay otras alternativas, como el RackToFiles (que viene gratis con algunos escáneres) o PaperPort.
Si el volumen es muy grande, por encima de 15 ó 20 mil documentos, te puede merecer la pena un programa, como ArchivaTech.
Y luego, no lo olvides, tienes que instalar un sistema de copias de seguridad y hacerlas de forma regular. Una vez a la semana, quizás cada dos semanas. Y, muy importante, de vez en cuando comprobar que se hacen bien las copias. Como mínimo las restauraría una vez al mes en otro ordenador. No te puedes arriesgar a perder todos tus documentos.
Si tienes más dudas, no dejes de consultarme. Un saludo.
[…] ya he escrito sobre esto antes (pulsa aquí para ver la entrada) ha pasado bastante tiempo y me siguen llegando consultas con cierta frecuencia […]
Saludos, me gusto su blog y la orientación que da a los demás y no se si me podría ayudar o asesorar para poder emprender una empresa de digitalización ya que en mi país no hay muchas empresas como esta y me gustaría comenzar a trabajar en ello ya que lo había pensado hace mucho tiempo pero no conozco mucho sobre el tema de como calcular el precio (hora/hombre) y cuanto debo cobrar por digitalización y que maquina debo comprar para una buena digitalización le agradecería mucho me ayude con este tema por favor.
le dejo mi correo (ginno_nc22@hotmail.com)
Creo que tu consulta es bastante interesante por lo que te contesto en el blog para que otros usuarios tengan acceso también.
Lo más relevante que me consultas es la forma de calcular el coste de digitalizar los documentos de los clientes. El cliente siempre intenta que le des cuanto antes un valor por página (10 céntimos, 20 céntimos…) pero es una temeridad contestarle sin haber estudiado detalladamente sus documentos. Lo que puede ser un precio adecuado para unos es ruinoso en otros casos porque el coste de la digitalización depende mucho de factores propios del cliente.
Para calcular el precio hay que simular el trabajo diario:
Acceder a los documentos (no es lo mismo en un despacho junto al escáner que en un trastero en un sótano), sacarlos de su archivo actual (en cajas, carpetas, archivadores…), prepararlos para digitalizar (quitar grapas, sacar de sobres, desdoblar hojas…), digitalizarlos (aquí es donde se considera la velocidad del escáner), indexarlos con los datos que necesita el cliente (puede ser solo un título o ser necesario añadir códigos, claves, temas, contenido…), incorporarlos al programa de gestión (que puede ser muy sencillo o llevar un tiempo significativo) y por último devolver los documentos a su archivo físico original.
Sin evaluar el tiempo necesario para realizar todo este proceso no se puede dar un precio al cliente porque el error puede convertir un trabajo interesante en un auténtico desastre para la empresa.
Con el tiempo ya es sencillo calcular el coste (horas/hombre).
En cuanto al escáner, hay una gran variedad y de características muy diferentes. Una vez más hay que identificar previamente el trabajo concreto a realizar: tamaño del papel, número de personas que van a digitalizar, volumen diario previsto… Para trabajos sencillos en DIN A4 el Fujitsu fi6130 es una opción estupenda pero se puede quedar un poco corto en trabajos de gran volumen.
Espero haberte ayudado. Un saludo.
Hola gracias por la explicación. ¿Qué software recomendaría usted para realizar este trabajo?
Obviamente mi respuesta es ArchivaTech. No solo porque sea el software de mi empresa, sino porque lo hemos ido adaptando y mejorando a lo largo de los años y responde a la «filosofía» de mis comentarios de este blog. ¡Lo contrario sería una incongruencia!
Aunque primero debes definir el modelo de negocio con tus clientes. Hay, al menos, tres opciones:
1.- Digitalizas los documentos de forma individual, en ficheros PDF por ejemplo, y se los entregas al cliente en un CD o disco externo.
2.- Los digitalizas pero directamente en una base de datos gestionada por ArchivaTech. Le montas al cliente el programa con sus documentos.
3.- Los digitalizas en una base de datos propia, en tus oficinas, gestionada por ArchivaTech, y le das al cliente acceso a través de Internet.
Todas tienen sus ventajas e inconvenientes, aunque sin duda yo elegiría la segunda, por los siguientes motivos.
La opción 1 aporta muy poco valor añadido. Tener varios miles de documentos en un CD o disco duro sirve para poco sin una buena aplicación de búsqueda. Se queda muy corto.
La opción 3 funciona bien con clientes que no necesitan acceder a los documentos frecuentemente. Es interesante para archivos más o menos antiguos. Pero resulta poco funcional para consultas frecuentes.
La opción 2 es la que aporta más valor al cliente final. No solo tiene todos sus documentos perfectamente clasificados y con el nivel de acceso adecuado, además tiene una potente herramienta de búsqueda y puede añadir documentos adicionales fácilmente.
Puedes echar un vistazo al funcionamiento de ArchivaTech en http://www.archivatech.es. Hay un video bastante corte que te muestra las opciones principales. También lo puedes ver directamente en YouTube: http://youtu.be/xdYJAkatKgI
Buen dia Don Fernando,
Muy interesante su articulo y estoy muy interesado en montar una empresa de digitalizacion en mi pais. Me consulta es si ustedes tienen el sistema , si lo tuviesen cuanto seia el costo de ello.
Fernando Alvarez
Sí, tenemos un software propio, ArchivaTech, muy adecuado para PYMES o incluso empresas grandes.
Habitualmente no lo vendemos directamente a clientes en el extranjero por la dificultad de prestar el soporte técnico adecuado con la diferencia horaria, y la distancia.
Tenemos distribuidores en Colombia, Brasil y Venezuela.
En cuanto al coste del software, la licencia para hasta 5 usuarios concurrentes (simultáneos) cuesta 3.000€.
Si necesita más información, puede enviarme un correo a direccion@mtcsoft.es
Buen dia, gracias por su pronta respuesta . En mi caso donde no hay un distribuidor ,que sugiere que se pueda hacer?
Realmente estoy muy interesado en montar una empresa para prestar este tipo de servicio.
Podemos montar ArchivaTech desde nuestras oficinas en España, pero deberá asumir que el soporte técnico lo prestamos con horario español, lo que quiere decir que le podremos atender en sus primeras horas de la mañana solamente. Y a través de Skype e Internet.
un saludo cordial Fernando
Te saludo desde Ecuador mi nombre es gissela , me parecio muy interesante tu blog y de gran ayuda, te comento que en mi pais son muy pocas la sempresas que se dedican a la digitalizacion de documentos yo e trabajado en dos de ellas y te puedo decir que los procesos que aqui se manejan no son los mejores, realmente aca esto es algo nuevo, pero al trabajar en estas empresas pude aprender mucho… estoy pensando ponerme una empresa de digitalizacion de documentos quisiera empezar con algo pequeño para ir poco a poco abriendo el mercado… quisiera que me ayudes con alguna recomendacion como deberia empezar con que scanners y como seria la mejor manera de entregar la informacion a los clientes… Me encantaria contar con su apoyo
Hola Gissela:
Mi primer consejo es que repases este blog con detenimiento. Hay más de 200 posts y muchos de ellos te pueden resultar útiles. De hecho creo que todo lo que me preguntas está recogido en estos tres años de comentarios sobre el tema.
Por concretar algo más: escáner: te recomiendo el Fujitsu fi6130. Tiene muy buena relación calidad/precio, es robusto, rápido y suficiente para empezar. Eso sí, solo DIN A4.
Para entregar la documentación: nada de un CD con imágenes, salvo que no tengas otra opción. Lo ideal es que les convenzas de que instalen un sistema de gestión documental (como Archivatech) y les organices un sistema de archivo gestionado por el programa. Otra opción sería tener tú los datos en un servidor y que los clientes accedan con su navegador a través de Internet, pero creo que no es lo más adecuado para una empresa pequeña que empieza.
Si tienes alguna otra duda me puedes consultar directamente en mi correo: direccion@mtcsoft.es
Mis felicitaciones Fernando, permiteme presentarme soy Eduardo Plúas de Ecuador y me desmpeño por 14 años com Servidor Público para una Institución del estado actualmente estoy a cargo del Área de Gestión Documental y Archivo y en nuestra institución como en las demas de este Gobierno Central de nuestro País se esta aplicando el proyecto «Cero papel». Actualmente todas las instituciones de este estado estan procesando los archivos físicos a sistemas digitales y yo soy uno de los tantos participantes en este programa he participado en varias capacitaciones referente a diversos sistemas que se utilizan en la SENPLADES (Organismo en la elaboro), tales como ALFRESCO o QUIPUX (Sistema de Gestión Documental y Archivo). en fin estoy interezado en crear una empresa con este tipo de servicio y quisiera suscribirme a tu pagina para poder conocer un poco más sobre LA NUBE, que me imagino a de ser algo muy bueno en este tema y también recibir por parte tuya y de algunos participantes en tu pagina comentarios que puedan servir en mi proyecto, por lo demas, gracias.
Te dejo mi correo personal: eduplu@hotmail.com
Me alegro de que el blog te sea de utilidad.
Si tienes alguna consulta concreta, no dejes de contactar de nuevo conmigo. Mi correo es direccion@mtcsoft.es
Cordial saludo mi nombre es mary chavez te saludo desde colombia podrías darme los datos del distribuidor de ArchivaTech en colombia Gracias.
Nuestro distribuidor en Colombia para ArchivaTech es la empresa Document Colombia. Puedes contactar con ALEJANDRO LASSO – alejandro.lasso@v-document.com
Le avisaré con un mail.
Un saludo.
Por favor yo necesito algunas soluciones por ejemplo la informacion de mi empresa se escanea para que otras personas atravez de un programa las puedan ver, pero como hay cantidad de documentos se confunde al escanear. Cual seria la sugrencia que nos darian para poder mejorar.
Con tan poca información poco te puedo ayudar.
Pero hay algo que parece obvio: el sistema de «archivo» que usáis ahora no es adecuado. Instalar un software de gestión documental que os facilitará una mejor gestión de los documentos.
Fernando te hablo desde el sur de argentina, tu programa ArchivaTech ademas de la clasificacion y los niveles de seguridad, ¿permite ofrecer al cliente una base de datos o software para que al ofrecerlo en un cd el cliente pueda acceder a sus documentos de una manera organizada?, es decir el programa crea ese software en el cd? o eso lo tengo que hacer a parte contratando un programador.y la otra pregunta es, tienen distribuidores en argentina?
Si el cliente «final» quiere acceder a los documentos digitalizados con la estructura y el nivel de seguridad que has utilizado al incorporarlos a ArchivaTech, debe instalar él mismo una copia de ArchivaTech y la base de datos de documentos.
Hay otra opción, que utilizan algunas empresas, y es darle acceso a través de internet a la base de datos utilizando la «versión Web» de ArchivaTech.
Tenemos un distribuidor en Argentina desde hace un par de meses. No tiene la exclusividad. En algunos países tenemos más de un distribuidor, siempre con el perfil adecuado para instalar ArchivaTech y dar soporte a los clientes finales.
Si tienes más dudas me puedes mandar directamente un correo a direccion@mtcsoft.es
si el cliente «final» debe instalar él mismo una copia de ArchivaTech y la base de datos de documentos.para poder acceder a los documentos digitalizados. que quiere decir? que por cada cliente final se debe comprar un archivatech?no creo que se justifique que una empresa quiera pagar el costo del producto mas la mano de obra. es un costo muy elevado para guardar documentacion.Pense que al comprar uno iba a ser suficiente como para brindar el servicio de digitalizacion.
El software se venda por usuario. Si le parece muy caro probablemente es porque no lo necesita. El explorador de Windows sería suficiente. Instalar un programa sobre Oracle solo tiene sentido para decenas de miles de documentos y al menos 4 ó 5 usuarios.
Buen día señor Moreno, soy de Perú, actualmente estoy planeando en crear mi propia empresa de digitación, su artículo me ha quitado varias dudas, pero aún tengo varias, habría alguna forma en la que pueda comunicarme con usted para que pueda asesorarme, se lo agradezco de ante mano
Me puedes enviar un correo a direccion@mtcsoft.es
Y podemos hablar por Skype. Mándame el correo y concretamos.
Buenos días Fernando, tengo una duda quisieras saber cuanto se puede cobrar por el servicio de digitalizacion de documentos, si se cobra por hoja o por caja de hoja y cuanto es el cobro?, si me pudieras ayudar te lo agradecería mucho, de antemano gracias por la atención prestada
Buenos días Jose:
No hay una tarifa fija ni hay una norma que te indique qué puedes hacer y qué no. Es un trato que tienes que hacer con el cliente.
Si buscas sobre este tema en el blog encontrarás una (quizás más de una) entrada en la que comento todo ésto con mucho detalle. Merece la pena que la busques y la leas porque es un tema frecuente y lo trato con detenimiento. No te copio aquí todo lo que cuento porque es muy largo y no lo podría hacer con tanto detalle como lo hice en su día. Busca la entrada y tendrás las respuestas que necesitas.
Un saludo.
CUANTO CUESTA APROXIMADAMENTE AQUI EN MEXICO DIGITALIZAR?
Fernando, soy de Mendoza, Argentina, electrotécnico y manejo herramientas informáticas desde 1990 (en especial Autocad y otros cad), te molesto para consultarte.., existe la necesidad de gestionar doc. archivada por expedientes en papel compuestos de notas y planos, la idea (estimo) es encarar 3 tareas que describo a continuación:
1 – Digitalizar la información (los planos en a formato .dxf (original) y luego a .dwf (formato no editable, pero revisionable) las versiones).
2 – Recibir la documentacion que va ingresando digitarlizarla e ingresarla al sistema (puede sea un expediente nuevo, o enlazarla con el expediente ya digitalizado o a digitalizar).
3 – Crear los nuevos documentos en formato electrónico (.doc, xls, dwg, etc.) estructurados, estos serán entregados a los profesionalices para que los utilicen, y entregen la doc. en formato electrónico.
Archivatec:
– Permite esta flexibilidad.
– Soporta doc. cad .dwg, dxf, dwf, dgn, etc.
– Con quien me contacto en Argentina (vi que hace poco tienen un representante) para tener idea de la estructura necesaria, metodología, costos, etc.
Desde ya muchas gracias y espero tu respuesta.
Buenos días Aquilino. Te contesto:
1.- ArchivaTech encaja perfectamente. Admite cualquier tipo de archivo (incluso .exe o .dll), aunque no incorpora «visores». Cuando haces un doble click sobre el archivo se abre con el programa asociado en Windows.
2.- En Argentina tenemos un par de colaboradores pero no en Mendoza. Sería más sencillo que lo montes con nuestro apoyo directo. Si el desfase horario no es un problema.
Si sigues interesado mándame un correo a direccion@mtcsoft.es y vemos los detalles.
Un saludo.
Lo cierto es que en despachos de abogados puede ser vital el uso de esta clase de tecnologia y archivo documental. Muy intersante el articulo.
Loroño & Gonzalez Abogados Bilbao
http://www.loronogonzalez.com
Muy buen artículo; otro sector en el que es muy necesario este tipo de servicios es , por sus características y volumen de documentación tratada,, el Hotelero.
buen dia sr. Fernando
me gustaría ponerme en contacto ya que estoy interesado en iniciar una empresa dedicada a la digitalizacion en la ciudad de león, gto mexico
Puedes enviarme un correo a direccion@mtcsoft.es
En el blog hay varias entradas que tratan la puesta en marcha de este tipo de empresa. Te aconsejo que las leas antes de nada.
Hola Fernando
es muy útil todas tus recomendaciones me sirven mucho y me interesa el programa de archive tech soy del estado de Mexico, Mexico cuanto cuesta y quien lo comercializa.
Gracias.
Mándame un correo a direccion@mtcsoft.es y lo comentamos.
¿Sigues pensando a día de hoy en 2017, que la nube no es el futuro?, ¿estas al tanto de las noticias tecnológicas, y de los planes de desarrollo de los software?. ¿Sabes que el siguiente sistema operativo de microsoft (más usado a nivel desktop actualmente, será en la nube?. No creo que estuvieras muy acertado hace 5, 6 años cuando lo negabas constantemente…
Primero, algo importante. Las verdades de hoy son mentira mañana. Especialmente en un entorno tecnológico que cambia continuamente.
En cuanto a la nube. Es «parte» del futuro, no todo. Del futuro cercano, me refiero. Cualquier previsión a más de 5 ó 6 años es pura especulación. O un acto de soberbia.
Hoy sigo pensando que la nube es una de las tecnologías que hay que usar, pero no la única.
Continuamente hablo de estos temas con personas que viven en Madrid, que leen noticias de Silicon Valley, que citan siempre empresas enormes, como Google o Microsoft.
¿Y qué pasa con los usuarios que viven en pueblos aislados de Andalucía, o de Huesca o mil sitios más?
Hace más de 2 años que he pedido a Movistar el acceso por fibra óptica en mi oficina y en mi casa. Sigo esperando. Y estoy en Granada, que no es el peor sitio del mundo.
La nube está muy bien, para algunos usuarios y para algunos usos. Yo la uso. Para ciertas cosas. Para otras, sigo mejor con mi servidor en la habitación de al lado y conexión GigaEthernet. Y es mucho más barato. Uno de los servidores que tengo contratados en un data center me cuesta 150€ al mes. En tres meses me compro uno nuevo.
Es fácil medir las necesidades de los demás a partir de las nuestras. Es mucho más difícil ponerse en su lugar. Tengo muchos usuarios que no pueden plantearse aún la nube. Llegará, o no, pero no hoy.
¿A qué clase de empresas puede estar dirigido éste servicio?
Cualquier empresa que quiera digitalizar su documentación. Literalmente, cualquiera.
[…] Para poder ofrecer el servicio de escaneo de documentos debes contar con equipos especializados que te permitan realizar esta labor de manera confiable y profesional. Lo primero que debes hacer es adquirir los equipos adecuados, que incluyen escáneres de alta calidad y computadoras con especificaciones técnicas apropiadas para manejar grandes volúmenes de datos. Es importante tener varios equipos operativos para evitar tiempos muertos en caso de averías o mantenimientos, y contar con equipos propios te permitirá tener un mayor control sobre ellos. También debes obtener los permisos y licencias necesarios y cumplir con los trámites requeridos para poder ofrecer este servicio. Una vez que tengas todo listo, podrás empezar a ofrecer los servicios de escaneo de documentos, que incluyen la digitalización de documentos y libros, la impresión de folletos y tarjetas de presentación, y el escaneo de documentos. También puedes ofrecer servicios adicionales, como laminados, encuadernaciones y otras opciones para satisfacer las necesidades de cada uno de tus clientes. Con estos aspectos cubiertos, tu negocio de servicio de fotocopiado y escaneo estará listo para aportar valor a tus clientes y convertirse en una opción muy demandada en el mercado. [27][28] […]